Baik Anda seorang profesional keuangan berpengalaman atau baru dalam hal penganggaran, blog ini akan menjelaskan konsep bottom up budgeting.
Banyak perusahaan menggunakan pendekatan umum untuk membuat anggaran mereka. Manajer tingkat senior akan membuat anggaran tingkat tinggi yang harus dipatuhi oleh setiap departemen. Ini biasanya disebut sebagai penganggaran dari atas ke bawah atau top-down budgeting.
Namun, beberapa perusahaan menggunakan pendekatan yang berbeda yang disebut bottom up budgeting. Namun yang dimaksud dengan bottom up budgeting?
Baca terus artikel kali ini untuk mengetahui apa itu bottom up budgeting, cara membuatnya, beserta kelebihan, dan kekurangannya.
Apa yang Dimaksud dengan Bottom Up Budgeting?
Bottom up budgeting adalah praktik di mana setiap departemen mengajukan target dan anggaran yang diminta untuk tahun tersebut, yang kemudian ditinjau oleh tim keuangan untuk diselaraskan dengan tujuan perusahaan. Metode penganggaran ini menggunakan pendekatan granular yang dimulai dari “bawah” organisasi – misalnya departemen.
Dengan fokus utama pada data real time, anggaran bottom-up dapat memperkirakan pengeluaran aktual di masa depan. Sebagai contoh, World Food Program menggunakan anggaran bottom-up untuk “kejelasan dan konsistensi yang lebih besar dalam pengajuan anggaran regional.”
Dalam contoh ini, manajemen kas yang lebih strategis berarti dana lebih selaras dengan aktivitas aktual – sangat penting bagi badan amal. Anggaran World Food Program tidak hanya lebih tepat sasaran, namun juga digunakan dengan lebih efisien.
Dengan fokus utama pada data real time, bottom up budgeting dapat meramalkan pengeluaran aktual di masa depan. Misalnya, World Food Program menggunakan bottom up budgeting untuk “kejelasan dan konsistensi yang lebih besar dalam pengajuan anggaran regional.”
Seperti yang telah dibahas, penyusunan bottom up budgeting bergantung pada setiap manajer departemen yang bertanggung jawab atas pembelanjaan mereka sendiri.
Namun untuk tetap memegang kendali, pimpinan senior akan menggunakan perangkat lunak dan teknologi penganggaran untuk mengawasi kemajuan dan batasan. Kepemilikan dan pengambilan keputusan berada di tangan manajer anggaran, namun tim keuangan memiliki kontrol anggaran.
Saat ini, hanya 40% organisasi yang menggunakan sistem berbasis cloud. Untuk meningkatkan peluang keberhasilan bottom up budgeting di seluruh area organisasi, menggunakan sistem modern untuk memiliki pemahaman data secara real time sangat disarankan.
Salah satu yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software akuntansi online seperti Kledo untuk memudahkan pencatatan dan menganalisis data keuangan secara real time sesuai kebutuhan.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif
Perbedaan Bottom Up Budget dengan Top-Down Budget
Berbeda dengan penganggaran bottom-up, penganggaran top-down mengharuskan tim keuangan untuk menyusun target dan mengalokasikan dana ke setiap departemen. Anggaran top-down biasanya ditinjau dan disetujui oleh manajemen sebelum dikomunikasikan kepada masing-masing tim.
Alih-alih dimulai dari “bawah” organisasi, penganggaran top-down dimulai dari “atas” atau kepemimpinan, dan sumber daya dialokasikan berdasarkan inisiatif strategis perusahaan untuk tahun depan, serta kinerja masa lalu setiap departemen dan kondisi pasar.
Setelah rencana tersebut diedarkan kepada tim yang lebih luas, departemen dapat mulai menyusun anggaran berdasarkan dana yang telah dialokasikan.
Perbedaan Bottom Up Budgeting dengan Anggaran Operasional
Anggaran operasional memperkirakan pendapatan dan pengeluaran perusahaan selama periode waktu tertentu. Anggaran operasional memberikan gambaran umum tingkat tinggi tentang kinerja bisnis dan cara untuk memantau pendapatan, biaya variabel, biaya tetap, biaya non-tunai, dan biaya non-operasional.
Anggaran operasional biasanya diperbarui setiap bulan atau triwulan. Meskipun anggaran ini dapat disusun dengan menggunakan pendekatan bottom-up, anggaran ini terutama berfokus pada pendapatan dan pengeluaran dan sering kali disusun dengan metode top-down yang meminta masukan dari pimpinan.
Perhatikan bahwa, seperti anggaran lainnya, anggaran yang dibuat melalui pendekatan bottom-up pun dapat diperbarui secara berkala sesuai kebutuhan, dan tidak hanya mencerminkan satu titik waktu saja (misalnya, awal tahun).
Baca juga: Varians Anggaran: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Contohnya
Perbedaan Bottom Up Budgeting dengan Anggaran Modal
Perusahaan menggunakan anggaran modal untuk mengevaluasi kelayakan proyek dan investasi baru. Proses ini biasanya melibatkan pemeriksaan arus kas proyek dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah proyek tersebut akan memenuhi tolok ukur perusahaan dan menawarkan laba atas investasi mereka.
Seperti anggaran operasi, anggaran modal adalah jenis anggaran, bukan metode penganggaran. Baik anggaran modal maupun anggaran operasional dapat disusun dengan menggunakan pendekatan dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas, tergantung pada gaya dan struktur manajemen perusahaan.
Beberapa perusahaan mungkin lebih memilih pendekatan top-down yang menggunakan umpan balik dari pimpinan untuk mengevaluasi proyek atau investasi, sedangkan perusahaan lain mungkin menggunakan pendekatan bottom-up yang lebih menghargai masukan dari karyawan yang lebih dekat dengan operasi sehari-hari.
Baca juga: Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya
Bagaimana Cara Kerja Bottom Up Budgeting?
Mari kita lihat tiga langkah utama dalam menyusun bottom up budgeting.
Analisis biaya departemen
Langkah pertama dalam penganggaran bottom-up adalah meminta setiap departemen menyusun proyeksi biaya dan pengeluaran yang diantisipasi untuk tahun tersebut. Hal ini harus mencakup biaya karyawan, proyek yang direncanakan, dan biaya peralatan dan administrasi.
Membuat anggaran departemen
Setelah mengevaluasi kebutuhan yang diantisipasi untuk tahun ini, setiap departemen menjumlahkan biaya mereka untuk membentuk anggaran. Anggaran departemen ini kemudian dikompilasi dan ditambahkan ke dalam anggaran perusahaan secara keseluruhan.
Menyeimbangkan kebutuhan departemen dengan keinginan perusahaan tingkat atas
Setelah anggaran perusahaan dibuat, anggaran tersebut ditinjau oleh tim kepemimpinan untuk melihat apakah anggaran tersebut selaras dengan tujuan strategis organisasi dengan mengajukan pertanyaan seperti: apakah sumber daya telah dialokasikan ke proyek yang tepat? Apakah ada cukup dana untuk membiayai proyek atau investasi baru? Apakah departemen memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi target pendapatan?
Jika anggaran diposisikan dengan baik untuk memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan, maka anggaran tersebut akan diteruskan ke tim keuangan yang akan memvalidasi entri dan menyelesaikan bottom up budgeting.
Baca juga: Download Template Proposal Anggaran Beserta Tips Membuatnya
Proses dalam Melakukan Bottom Up Budgeting
Seperti yang sudah kita bahas diatas, bottom up budgeting adalah ketika semua departemen atau bagian perusahaan membuat daftar semua pengeluaran yang diantisipasi dan kemudian daftar masing-masing departemen dijumlahkan untuk membuat anggaran keseluruhan.
Bottom up budgeting juga sering disebut sebagai penganggaran partisipatif karena manajer dari setiap departemen perlu membantu membuat anggaran.
Perusahaan menggunakan proses penganggaran ini untuk memastikan setiap departemen mendapatkan dana yang cukup untuk keinginan dan kebutuhan mereka. Penganggaran semacam ini mendorong karyawan untuk memikirkan tujuan departemen mereka.
Hal ini juga membuat departemen membuat rencana ke depan untuk hal-hal seperti perekrutan karyawan baru, penjadwalan, dan proyek.
Berikut ini cara melakukan bottom up budgeting:
- Identifikasi semua departemen perusahaan
- Perintahkan setiap departemen untuk membuat daftar pengeluaran
- Jumlahkan semua pengeluaran setiap departemen
- Tinjau anggaran setiap departemen
- Tentukan anggaran akhir
1. Mengidentifikasi semua departemen perusahaan
Pertama, Anda perlu mengidentifikasi semua departemen perusahaan Anda. Tentukan apakah Anda perlu memecah departemen Anda menjadi beberapa bagian yang lebih kecil.
Misalnya, jika Anda memiliki departemen pemasaran yang besar, Anda bisa membuat media sosial menjadi bagiannya sendiri. Perjelas siapa yang perlu membuat daftar pengeluaran dan area apa saja yang perlu mereka tangani.
2. Perintahkan setiap departemen untuk membuat daftar pengeluaran
Sekarang, setiap departemen harus membuat daftar lengkap semua pengeluaran yang diantisipasi. Mereka harus membuat daftar proyek yang direncanakan untuk tahun yang akan datang dan kemudian membuat daftar semua biaya untuk setiap proyek.
Biaya lain mungkin termasuk upah karyawan, peralatan, perlengkapan kantor, biaya administrasi dan biaya perjalanan. Beritahukan kepada manajer departemen apa saja yang perlu mereka masukkan ke dalam daftar.
3. Jumlahkan semua pengeluaran setiap departemen
Setelah membuat daftar biaya, setiap departemen perlu menambahkan semua biaya mereka untuk mendapatkan anggaran departemen. Kemudian, setelah mengumpulkan anggaran setiap departemen, tambahkan semua anggaran untuk mendapatkan total keseluruhan untuk perusahaan.
Baca juga: 5 Jenis Strategi Penyusunan Anggaran Bisnis Beserta Contohnya
4. Tinjau anggaran setiap departemen
Sekarang saatnya memutuskan seberapa realistis anggaran setiap departemen. Tentukan apakah pengeluaran mereka sudah sesuai atau ada yang bisa dipangkas. Demikian juga, jika anggaran sebuah departemen tampak rendah, dorong manajer untuk memikirkan keinginan atau kebutuhan lain yang dimiliki departemen mereka untuk tahun yang akan datang.
5. Tentukan anggaran akhir
Setelah ada perubahan departemen pada anggaran, jumlahkan total anggaran Anda. Kemudian, putuskan apakah ini anggaran yang baik untuk perusahaan Anda. Jika ya, beri tahu setiap departemen bahwa anggaran masing-masing telah disetujui.
Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya
Apa saja Keuntungan dari Penyusunan Bottom Up Budgeting?
Ada beberapa keuntungan dari bottom up budgeting, termasuk peningkatan akurasi, akuntabilitas, dan moral karyawan.
Ketepatan dalam penyusunan anggaran
Bottom up budgeting lebih akurat daripada metode lainnya karena metode ini meminta umpan balik dari karyawan yang terlibat dalam operasi perusahaan sehari-hari.
Karyawan atau individu sering kali memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pengeluaran berulang dan rencana departemen daripada tim kepemimpinan, sehingga bottom up budgeting merupakan cara yang ideal untuk menyusun ikhtisar terperinci tentang kebutuhan organisasi.
Membina kepengurusan yang baik di antara para pemimpin departemen
Dalam proses penyusunan bottom up budgeting, pimpinan departemen memainkan peran penting tidak hanya dalam membuat, tetapi juga mematuhi anggaran mereka. Karena mereka bertanggung jawab untuk menyusun dan memproyeksikan biaya yang diantisipasi, mereka secara inheren mengembangkan rasa kepemilikan atas anggaran mereka.
Rasa kepemilikan ini biasanya membuat mereka berkomitmen pada batasan anggaran yang telah mereka tetapkan, yang mengarah pada disiplin keuangan yang lebih baik di dalam departemen mereka.
Namun, proses ini akan berjalan dengan baik jika ada komunikasi yang jelas dari manajemen tingkat atas mengenai tujuan strategis dan pedoman keuangan perusahaan.
Meningkatkan semangat kerja karyawan
Bottom up budgeting adalah cara terbaik untuk meningkatkan semangat kerja di antara para kontributor. Dengan melibatkan setiap departemen dalam prosesnya, karyawan Anda akan merasa bahwa masukan mereka berarti dan bahwa rencana departemen mereka adalah prioritas bagi bisnis.
Baca juga: Tips Mengelola Anggaran Paling Efektif untuk Bisnis Anda
Apa Saja Kekurangan dari Bottom Up Budgeting?
Meskipun bottom up budgeting memiliki banyak keuntungan, namun ada juga beberapa kelemahannya, termasuk risiko penganggaran yang berlebihan, waktu yang dibutuhkan, dan ketidaksesuaian dengan tujuan strategis.
Risiko pengeluaran yang berlebihan
Salah satu kelemahan dari penyusunan bottom up budgeting adalah bahwa hal ini dapat menyebabkan penganggaran yang berlebihan.
Ketika pemimpin departemen mengawasi anggaran mereka, mereka mungkin mengalokasikan dana tambahan untuk memperhitungkan biaya tak terduga, yang dapat menyebabkan mereka memperkirakan kebutuhan mereka secara berlebihan.
Jika setiap departemen mencoba mengalokasikan sumber daya tambahan untuk diri mereka sendiri, hal ini dapat menyebabkan penganggaran yang berlebihan di tingkat perusahaan, dan lebih banyak dana yang dihabiskan daripada yang diperlukan.
Proses yang memakan waktu
Bagi banyak organisasi, bottom up budgeting dapat dengan cepat menjadi proses yang memakan waktu. Tanpa adanya pendekatan yang terstandardisasi, akan sulit untuk mengkoordinasikan dan berkolaborasi dengan semua departemen yang diperlukan dan memahami alasan di balik pilihan mereka.
Juga membutuhkan waktu bagi setiap departemen untuk mengevaluasi biaya mereka dan menyusun rencana mereka untuk tahun tersebut.
Potensi ketidakselarasan dengan tujuan organisasi
Ketika departemen menyusun anggaran mereka untuk tahun ini, kemungkinan besar mereka sangat peduli dengan kemampuan mereka untuk memenuhi target dan tujuan mereka.
Pendekatan bottom-up terhadap penganggaran dapat melewatkan gambaran besar karena tim berfokus pada apa yang ingin mereka capai, bukan pada apa yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Manajemen tingkat atas juga memiliki keterlibatan yang terbatas dalam langkah awal penganggaran bottom-up, yang dapat membatasi visibilitas terhadap keselarasan strategis secara keseluruhan dari anggaran masing-masing departemen. Bottom up budgeting juga dapat menyebabkan hilangnya kesempatan untuk kolaborasi lintas departemen dan optimalisasi sumber daya.
Baca juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya
Kesimpulan
Saat menggunakan bottom up budgeting , berhati-hatilah untuk menghindari penganggaran yang berlebihan. Penting bagi Anda untuk tetap meninjau semua yang ada di daftar anggaran departemen dan menentukan apakah anggaran tersebut diperlukan untuk kesuksesan tim dan perusahaan secara keseluruhan.
Ingatkan karyawan untuk menggunakan estimasi terbaik mereka dan tidak menambahkan dana tambahan untuk bantalan biaya yang tdak terduga.
Selain itu, meskipun penting untuk memperhitungkan setiap pengeluaran, tidak perlu terlalu detail. Misalnya, saat menganggarkan perlengkapan kantor, tidak perlu mencantumkan semua pensil dan pulpen. Tetapkan tenggat waktu untuk setiap anggaran sehingga karyawan menghabiskan waktu yang tepat untuk menyusun anggaran.
- Corporate Card: Definisi, Cara Kerja, Hingga Manfaatnya untuk Bisnis - 4 Oktober 2024
- 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif - 4 Oktober 2024
- Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis - 4 Oktober 2024