Tips Mengelola Anggaran Paling Efektif untuk Bisnis Anda

Mengembangkan dan mengelola anggaran yang komprehensif dan realistis dapat membantu individu dan bisnis mencapai kondisi keuangan yang baik. Dengan mempelajari tips mengelola anggaran yang efektif, dapat membantu Anda membangun fondasi yang kuat untuk mencapai kesuksesan keuangan di masa depan.

Dalam artikel ini, Kledo akan membagikan tips mengelola anggaran, mengapa mengelola anggaran itu penting dan teknik pengelolaan anggaran yang populer.

Apa itu Anggaran?

Untuk mengetahui tips mengelola anggaran, sebaiknya pahami terlebih dahulu apa itu anggaran dan apa fungsinya.

Anggaran adalah cara untuk memperkirakan dan merencanakan pendapatan dan pengeluaran Anda. Ini biasanya dilakukan dengan menghitung pendapatan dan pengeluaran, mengalokasikan sumber daya keuangan ke berbagai kategori yang sesuai dan menjaga keseimbangan antara pendapatan dan pengeluaran dengan cara yang sejalan dengan tujuan keuangan Anda.

Anda dapat menetapkan anggaran untuk apa saja, mulai dari keuangan pribadi hingga keuangan berskala besar di seluruh perusahaan. Anggaran seringkali didasarkan pada kombinasi data masa lalu dan nilai prediksi untuk kemudian dibagi menjadi beberapa kategori.

Misalnya, anggaran pribadi dapat dibagi menjadi anggaran perumahan, utilitas, makanan, transportasi, dan tabungan. Dengan membagi anggaran ke dalam beberapa kategori, Anda dapat lebih mudah melihat cara terbaik untuk membelanjakan pendapatan dan berapa banyak yang Anda butuhkan atau tersedia untuk dialokasikan ke setiap kategori.

Baca juga: Download Template Budgeting dan Contohnya

Bagaimana Tips Mengelola Anggaran yang Efektif?

Sistem penganggaran yang terorganisir dengan baik mudah dipelihara dan dapat memberi Anda wawasan penting tentang keadaan keuangan Anda. Meskipun anggaran setiap orang berbeda, ada lima langkah umum yang dapat Anda lakukan untuk menetapkan anggaran yang efektif dan berhasil mengelolanya.

Langkah 1. Tinjau anggaran yang ada dan pahami ekspektasi

Saat mengelola anggaran departemen bisnis, salah satu hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah memperoleh pemahaman tentang biaya departemen dan bagaimana sumber daya dialokasikan di masa lalu.

Ini adalah saat yang tepat untuk memutuskan seberapa tepat kategori anggaran yang ada dan apakah Anda perlu membuat anggaran yang baru.

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa bisnis memiliki kategori anggaran untuk pengeluaran kantor, iklan, pelatihan, asuransi, gaji, dan biaya hukum, tetapi tidak memiliki kategorianggaran untuk pemeliharaan teknologi dan perangkat lunak komputer.

Departemen bisnis sering mengalokasikan anggaran untuk tahun berikutnya. Memahami ekspektasi perusahaan membuat Anda bisa mengevaluasi anggaran saat ini dan mengetahui kenaikan atau penurunan mana yang diperlukan atau di mana harus mengalokasikan sumber daya untuk memenuhi tujuan departemen Anda.

Anda juga dapat menerapkan ini pada usaha skala kecil dan pada tingkat individu. Memiliki gagasan yang jelas tentang kebiasaan belanja di masa lalu dapat membantu Anda menetapkan harapan yang realistis.

Langkah 2. Tetapkan tujuan yang realistis

Setelah Anda meninjau anggaran yang ada atau pola pendapatan dan pengeluaran sebelumnya, Anda dapat menetapkan tujuan realistis yang sesuai.

Memiliki tujuan dapat mengarah pada visi dan organisasi yang lebih besar dan membantu bisnis atau individu mengukur kemajuan dan mengenali prioritas.

Anda dapat membagi tujuan ke dalam kategori yang berbeda, seperti tujuan jangka pendek dan jangka panjang atau tujuan primer dan sekunder. Dengan mengkategorikan tujuan Anda, Anda dapat lebih mudah memvisualisasikan kerangka waktu dan menetapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

Jika Anda menggunakan anggaran yang sudah ada, Anda mungkin tidak memiliki pengetahuan tentang setiap area departemen. Untuk itu, Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan anggota departemen berbeda dan belajar tentang penggunaan sumber daya dan apa yang mereka proyeksikan untuk biaya yang berbeda di tahun mendatang.

Pengetahuan ini, selain data anggaran yang Anda ulas di langkah pertama, dapat memungkinkan Anda untuk lebih mudah mengembangkan tujuan yang realistis dengan menyelaraskannya dengan proyeksi ini.

Baca juga: Perbedaan Budgeting dan Forecasting dalam Proses Pengelolaan Keuangan

Langkah 3. Perbarui anggaran lama atau kembangkan yang baru

Setelah Anda menganalisis data masa lalu dan menetapkan tujuan yang realistis, Anda dapat mulai menyesuaikan anggaran jika Anda bekerja dengan yang sudah ada atau mengembangkannya dari awal.

Anda dapat mulai melakukan ini dengan menghitung total pendapatan bulanan Anda. Ini dihitung dengan penambahan jumlah uang yang masuk dari setiap sumber setiap bulan.

Jika jumlah total ini berbeda dari bulan ke bulan, Anda bisa menghitung rata-rata berdasarkan data sebelumnya atau membuat perkiraan.

Selanjutnya, Anda dapat menghitung total pengeluaran bulanan Anda. Dalam bisnis, ini sering dibagi menjadi dua kategori: operasional dan diskresioner.

Item anggaran operasional dibayar setiap bulan dan terkait dengan operasi bisnis yang sedang berlangsung, seperti sewa atau listrik. Sedangkan item diskresioner adalah pengeluaran yang dilakukan untuk aktivitas atau proyek tertentu, seperti konvensi bisnis atau keanggotaan komunitas bisnis.

Dengan membagi anggaran menjadi operasional atau diskresioner, Anda dapat menghindari kewajiban kontrak jangka panjang, yang memudahkan jika Anda ingin mengubah anggaran atau merealokasi biaya.

Langkah 4. Lacak kemajuan Anda

Setelah menetapkan tujuan yang realistis dan menetapkan anggaran yang sesuai, langkah selanjutnya adalah melacak pendapatan dan pengeluaran Anda sesuai dengan itu.

Langkah ini yang biasanya dipikirkan orang ketika mendengar kata ‘budgeting‘. Menjaga catatan keuangan Anda terorganisir dengan baik sepanjang bulan dapat membantu membuat langkah ini lancar dan mudah.

Anda mungkin ingin memeriksa kwitansi bulanan dan laporan bank Anda dan memastikannya sesuai dengan saldo Anda. Jika ada ketidaksesuaian, pastikan untuk menindaklanjutinya dengan pihak yang sesuai.

Misalnya, hal tersebut terjadi mungkin karena pembayaran belum dilakukan. Setelah Anda mencatat dan memperhitungkan semuanya, Anda dapat melihat bagaimana nilai aktual anggaran selaras dengan nilai prediksi Anda.

Baca juga: Budget Adalah: Berikut Pembahasan Lengkap dan Tips Membuatnya

Langkah 5. Tinjau kembali anggaran dan minta bantuan jika perlu

Selalu ada cara untuk meningkatkan sistem penganggaran dan mengelola anggaran agar lebih efisien dan efektif. Oleh karena itu, Anda mungkin ingin mengecek kembali pada interval tertentu untuk melihat elemen mana yang berfungsi dan mana yang tidak.

Saat mengelola anggaran dalam bisnis, departemen keuangan atau akuntansi perusahaan, Anda bisa meminta bantau analis anggaran yang berpengetahuan luas dan dapat membantu jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan panduan.

Misalnya, mereka mungkin dapat membuat spreadsheet yang menghitung angka tertentu untuk Anda, sehingga memudahkan pemantauan anggaran Anda secara berkelanjutan.

Baca juga: Akuntansi Proyek: Pengertian, Prinsip, Manfaat, dan Bedanya dengan Akuntansi Standar

Mengapa Mengelola Anggaran Penting?

Pengelolaan anggaran melibatkan analisis kinerja masa lalu (berupa analisis data masuk dan keluar bulan-bulan sebelumnya), masa kini (berupa tracking bulanan) dan masa depan (berupa peramalan dan penetapan tujuan).

Oleh karena itu, ini memungkinkan Anda untuk mengambil pendekatan komprehensif terhadap keuangan Anda dan menggunakan data masa lalu untuk merencanakan masa depan dengan cara yang membuat Anda siap untuk berkembang dan memungkinkan Anda menjalankan bisnis sesuai kemampuan Anda.

Anggaran tidak perlu dibatasi sehingga dapat memberikan lebih banyak kebebasan finansial. Melacak pengeluaran Anda dapat membantu analisis anggaran, misalnya, Anda membelanjakan terlalu banyak dalam kategori tertentu di bulan ini.

Dengan membatasi pengeluaran berlebihan di area itu, Anda bisa melakukan penghematan. Manajemen anggaran dapat membantu Anda atau bisnis Anda untuk:

• memahami kebiasaan belanja
• terbebas dari hutang
• menghilangkan stres
• hemat
• fokus pada tujuan keuangan jangka panjang

Baca juga: Berbagai Metode Analisis Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

Teknik Pengelolaan Anggaran

Ada banyak teknik dan model pengelolaan anggaran yang dapat disesuaikan untuk dipilih. Dengan memahami beberapa pendekatan penganggaran yang paling umum, Anda dapat menjadi lebih siap untuk memilih pendekatan mana yang paling sesuai untuk Anda.

Di bawah ini adalah contoh teknik penganggaran yang umum digunakan:

Aturan 50/30/20

Aturan 50/30/20 adalah model penganggaran berdasarkan pengelolaan anggaran menurut persentase. Ini dilakukan dengan mengalokasikan 50% dari pendapatan Anda untuk kebutuhan (seperti sewa dan utilitas), 30% untuk keinginan (seperti hiburan) dan 20% untuk tabungan atau melunasi hutang.

Metode ini adalah teknik penganggaran yang populer untuk keuangan pribadi, tetapi kategorinya luas dan karenanya cukup fleksibel untuk diterapkan pada konteks bisnis juga.

Mengelola anggaran menurut persentase daripada nilai nominal sangat membantu ketika pendapatan bulanan yang berbeda. Teknik ini mudah digunakan karena hanya ada tiga kategori; Anda cukup memutuskan item mana yang masuk ke kategori mana saat pertama kali mengembangkan anggaran.

Anda juga tidak perlu khawatir untuk menyesuaikan berapa banyak yang dialokasikan untuk setiap kategori.

Baca juga: Memahami Perbedaan Kas dan Akrual dalam Metode Akuntansi

Penganggaran bertahap (incremental budgeting)

Penganggaran bertahap dilakukan dengan mengambil anggaran saat ini sebagai dasar dan membuat penyesuaian kecil untuk anggaran yang ada di setiap periode penganggaran.

Penyesuaian ini bergantung pada pertumbuhan atau penurunan selama periode penganggaran terakhir. Misalnya, jika bisnis Anda menghasilkan 5% lebih banyak daripada periode penganggaran sebelumnya, Anda dapat meningkatkan anggaran dengan jumlah yang sama.

Pendekatan ini agak sulit karena membutuhkan perhitungan yang tepat dan penyesuaian yang harus sering dilakukan. Namun demikian, persyaratan yang sama ini membuat estimasi anggaran menjadi lebih tepat. Selain itu, anggaran ini sangat mudah beradaptasi dengan situasi keuangan yang sering berubah.

Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal

Penganggaran berbasis nol (zero based budgeting )

Tidak seperti sistem inkremental, penganggaran berbasis nol membuat kembali anggaran departemen yang baru. Seperti namanya, setiap departemen mulai dari nol dan harus membuat anggaran setiap biaya yang diproyeksikan untuk membangun sumber daya mereka.

Misalnya, jika departemen pemasaran Anda menginginkan anggaran untuk belanja iklan digital, mereka perlu membagi pengeluaran mereka baris demi baris dan menunjukkan bagaimana saluran distribusi berbayar seperti Facebook dan Google membantu kesuksesan perusahaan Anda.

Penganggaran berbasis aktivitas (activity based budgeting)

Penganggaran berbasis aktivitas adalah metode anggaran yang dilakukan dengan menganalisis aktivitas operasional bisnis dengan cermat untuk memprediksi dan mengurangi biaya di masa mendatang.

Ini dilakukan dengan mengidentifikasi biaya pemicu (seperti staf, jam kerja, dan material) di balik setiap aktivitas, mengevaluasi berapa banyak unit dari setiap aktivitas yang Anda butuhkan untuk memenuhi tujuan, dan kemudian menghitung total biaya per unit.

Misalnya, dalam proses penjualan, Anda mengharapkan 10.000 pesanan untuk periode tertentu. Jika Anda menemukan dibutuhkan Rp. 10.000 untuk membayar tenaga kerja dan bahan pada setiap pesanan, maka Anda memerlukan anggaran 10.000 x 10.000 = 100.000.000. untuk memenuhi stok produk Anda.

Baca juga: 10 Skandal Akuntansi Terbesar yang Pernah Terjadi di Dunia

Permudah Pengelolaan Anggaran Bisnis dengan Kledo

Selain beberapa tips di atas, menggunakan software akuntansi merupakan salah satu cara terbaik untuk mengelola anggaran bisnis Anda.

Beberapa perusahaan mungkin dapat mengelola keuangan bisnis kecil di buku catatan atau spreadsheet, tetapi software akuntansi dapat membantu merampingkan keuangan bisnis dan membuat pelacakan pendapatan dan pengeluaran jauh lebih mudah.

Kledo merupakan software akuntansi yang bisa membantu Anda mengelola anggaran bisnis. Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa membuat anggaran bisnis dan melacak bagaimana kinerja anggaran secara real time.

Nah, tunggu apalagi? Anda juga bisa mencoba Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.