Tahapan Melakukan Supply Chain Audit, Tips, dan Tantangannya

Jika Anda ada perusahaan yang bergantung pada rantai pasok, penting bagi Anda mengetahui supply chain audit.

Perusahaan sering kali mengandalkan rantai pasokan atau supply chain yang kompleks dan tersebar secara geografis untuk mendapatkan bahan baku, membuat produk, dan mengirimkannya ke pelanggan.

Namun, operasi yang tersebar luas ini sering kali memiliki berbagai risiko, mulai dari miskomunikasi vendor yang kecil hingga gangguan global yang besar.

Perusahaan hanya dapat memperbaiki apa yang dapat mereka lihat – baik itu memperbaiki masalah saat ini atau mempersiapkan diri untuk menghadapi risiko di masa depan.

Supply chain audit dapat memberikan visibilitas yang dibutuhkan perusahaan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam rantai pasokan mereka dan membuat peta jalan untuk memperbaikinya.

Namun, audit memiliki tantangannya sendiri dan harus direncanakan dan dilakukan dengan sengaja untuk memastikan bahwa para pemimpin bisnis mendapatkan informasi yang akurat dan terperinci.

Hanya dengan demikian, para pemimpin dapat mengambil keputusan penting yang akan memperkuat rantai pasokan mereka hari ini dan mempersiapkan operasi mereka untuk menghadapi tantangan di masa depan.

Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan cara dan tahapan melakukan supply chain audit beserta tantangan dan tips melakukannya.

Apa yang Dimaksud dengan Supply Chain Audit?

Supply chain audit adalah penilaian mendalam terhadap semua operasi yang membentuk rantai pasokan bisnis.

Tujuan utama supply chain audit adalah untuk mengidentifikasi kelemahan, termasuk hambatan, gangguan, ekspektasi pelanggan yang tidak terpenuhi, dan ketidakefisienan lainnya yang menyebabkan perlambatan atau berdampak pada keuntungan.

Agar audit dapat memberikan wawasan kepada para pengambil keputusan tentang kelemahan-kelemahan tersebut, perusahaan harus menyiapkan rencana audit yang kuat dan melaksanakannya dengan sungguh-sungguh.

Jika tidak, audit hanya akan mengidentifikasi gejala-gejala inefisiensi, sehingga perusahaan hanya membuang waktu dan sumber daya untuk pengendalian kerusakan daripada memperbaiki akar masalahnya.

Bergantung pada kebutuhan dan kemampuan mereka, perusahaan dapat mendatangkan auditor dari luar, menggunakan ahli supply chain internal yang sudah ada dalam staf, atau mengandalkan gabungan keduanya untuk melakukan supply chain audit.

Namun, siapa pun yang melakukan audit perlu bersikap objektif dan memprioritaskan tujuan akhir – untuk mengidentifikasi kelemahan, merencanakan tindakan perbaikan, dan menciptakan rantai pasokan yang lebih tangguh.

Supply chain audit memeriksa setiap mata rantai dalam rantai pasokan bisnis, mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman akhir barang ke pelanggan dan setiap proses di antaranya, termasuk produksi, pergudangan, manajemen inventaris, dan distribusi.

Tanpa manajemen rantai pasokan yang efektif, pasokan, barang, dan informasi tidak dapat mengalir secara efisien melalui organisasi, menyebabkan kemacetan dan perlambatan dan pada akhirnya mengurangi kepuasan pelanggan.

Laporan Gartner 2022 Audit Plan Hot Spots mencantumkan rantai pasokan atau supply chain sebagai salah satu dari 12 area risiko utama saat ini untuk diaudit, dengan menyebutkan “kekurangan barang dan bahan utama secara global serta meningkatnya gangguan rantai pasokan” sebagai penyebab meningkatnya biaya.

Sebagai contoh, supply chain audit dapat mengungkapkan inefisiensi dalam operasi gudang bisnis yang disebabkan oleh kelebihan persediaan, yang menyebabkan biaya penyimpanan yang lebih tinggi dan potensi perlambatan pengiriman akibat rak yang tidak tertata dan berantakan.

Dengan peningkatan visibilitas yang dimungkinkan oleh audit, manajer dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang potensi perubahan pada operasi logistik dan mengoptimalkan ruang gudang, mengurangi biaya, dan mempercepat pengiriman.

Selain perbaikan efisiensi umum seperti ini, audit juga memberikan wawasan kepada para manajer tentang di mana dan bagaimana melakukan perbaikan di berbagai bidang seperti kesehatan dan keselamatan, keberlanjutan, hubungan dengan vendor, mengidentifikasi kecurangan, dan banyak lagi.

Sebelum melakukan audit, perusahaan harus merencanakan ruang lingkup audit untuk memastikan bahwa setiap area yang dapat memperoleh manfaat dari analisis yang mendalam telah tercakup.

Baca juga: Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya

Memahami Ruang Lingkup dan Tujuan Supply Chain Audit

Sebelum memulai supply chain audit, Anda perlu menentukan ruang lingkup dan tujuan penilaian. Ruang lingkup audit Anda akan bergantung pada ukuran, kompleksitas, dan sifat rantai pasokan Anda, serta masalah atau area spesifik yang ingin Anda fokuskan.

Beberapa komponen dan area umum yang mungkin ingin Anda sertakan dalam supply chain audit Anda adalah:

• Pengadaan: Pengadaan, pembelian, dan kontrak bahan baku, komponen, dan layanan dari penyedia eksternal.
• Manajemen persediaan: Penyimpanan, penanganan, dan pelacakan bahan dan produk di seluruh rantai pasokan.
• Proses manufaktur: Transformasi bahan mentah menjadi barang jadi, dengan menggunakan berbagai metode dan teknologi.
• Logistik: Pengangkutan, distribusi, dan pengiriman barang dan jasa kepada pelanggan.
• Kontrol kualitas: Pemeriksaan, pengujian, dan validasi produk dan proses untuk memastikan produk dan proses tersebut memenuhi standar kualitas dan spesifikasi.
• Hubungan pemasok: Komunikasi, kolaborasi, dan evaluasi pemasok dan kinerja mereka.
• Keamanan siber: Perlindungan data, sistem, dan jaringan dari akses yang tidak sah, pencurian, atau kerusakan.
• Keberlanjutan: Dampak lingkungan, sosial, dan ekonomi dari aktivitas rantai pasokan Anda.

Tujuan supply chain audit Anda akan bergantung pada tujuan, strategi, dan tantangan organisasi Anda yang unik. Beberapa tujuan umum yang umum dari supply chain audit adalah:

• Mengidentifikasi inefisiensi, kemacetan, dan pemborosan dalam proses dan alur kerja rantai pasokan Anda.
• Memitigasi risiko seperti gangguan, keterlambatan, kesalahan, kecurangan, atau pelanggaran dalam operasi rantai pasokan Anda.
• Memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan seperti Undang-Undang Rantai Pasokan Jerman, etika, dan persyaratan pelanggan dalam praktik rantai pasokan Anda.
• Mendorong peningkatan berkelanjutan dalam kinerja, produktivitas, dan profitabilitas rantai pasokan Anda.
• Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan memberikan produk dan layanan berkualitas tinggi secara tepat waktu dan dengan harga yang kompetitif.

Baca juga: Supply Chain Analytics: Pengertian Lengkap dan Mengapa ini Penting?

Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Melakukan Supply Chain Audit

Setelah Anda menentukan ruang lingkup dan tujuan supply chain audit Anda, Anda perlu mempersiapkan pelaksanaan penilaian yang sebenarnya. Berikut adalah beberapa langkah yang perlu Anda ikuti untuk mempersiapkan supply chain audit yang sukses:

1. Menetapkan tujuan audit

Berdasarkan definisi ruang lingkup Anda, Anda harus menentukan apa yang ingin Anda capai dari audit Anda.

Misalnya, Anda mungkin ingin menilai efektivitas sistem manajemen inventaris Anda atau mengevaluasi postur keamanan siber pemasok Anda. Anda juga harus menentukan kriteria atau standar yang akan Anda gunakan untuk mengukur hasil audit.

2. Tentukan ruang lingkup audit

Untuk melakukan audit secara efektif, Anda perlu mengidentifikasi aspek atau segmen tertentu dari rantai pasokan Anda yang memerlukan perhatian.

Hal ini dapat melibatkan fokus pada lini produk atau lokasi geografis tertentu. Selain itu, penting juga untuk menentukan kerangka waktu pengumpulan dan analisis data selama proses audit.

3. Membentuk tim audit

Setelah menentukan ruang lingkup dan tujuan audit Anda, pilihlah orang-orang yang tepat yang akan melakukan audit.

Akan sangat bermanfaat jika Anda melibatkan auditor internal dari berbagai fungsi atau departemen yang berbeda atau auditor eksternal dari perusahaan atau agensi pihak ketiga.

Pertimbangkan juga untuk menetapkan peran dan tanggung jawab untuk setiap anggota tim.

4. Mengumpulkan dokumentasi dan data yang diperlukan

Selanjutnya, kumpulkan informasi dan bukti yang relevan yang akan mendukung temuan dan rekomendasi audit Anda. Hal ini dapat mencakup dokumen-dokumen seperti kontrak, faktur, kuitansi, laporan, kebijakan, prosedur, manual, atau catatan.

Anda mungkin juga perlu mengumpulkan data dari berbagai sumber seperti database, sistem, aplikasi, sensor, atau perangkat IoT. Selain itu, pastikan dokumentasi dan data Anda akurat, lengkap, dan terbaru.

5. Rencanakan jadwal dan metodologi audit

Langkah terakhir dalam mempersiapkan supply chain audit Anda adalah merencanakan waktu dan pendekatan kegiatan audit Anda.

Hal ini mungkin memerlukan koordinasi dengan pemasok, pelanggan, atau pemangku kepentingan lainnya untuk mengatur kunjungan lapangan, wawancara, atau observasi.

Anda juga harus memutuskan metode dan alat bantu yang akan Anda gunakan untuk melakukan audit, seperti checklist, kuesioner, survei, atau perangkat lunak.

Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian Lengkap Dan Metriks Pengukurannya

Hal yang Harus Diperhatikan Saat Melakukan Supply Chain Audit

Setelah Anda berhasil mempersiapkan supply chain audit, Anda siap untuk melakukan penilaian aktual terhadap proses dan kinerja rantai pasokan Anda.

Berikut adalah beberapa langkah yang harus Anda ikuti untuk melakukan supply chain audit yang sukses:

1. Lakukan pengumpulan data

Kumpulkan informasi dan bukti yang diperlukan dari sumber-sumber rantai pasokan Anda.

Anda dapat menggunakan berbagai teknik seperti tinjauan dokumen, analisis data, kunjungan lapangan, wawancara, atau observasi.

Anda harus memastikan bahwa pengumpulan data dilakukan secara objektif, konsisten, dan komprehensif.

2. Melakukan analisis data

Selanjutnya, analisis data yang telah Anda kumpulkan dari sumber rantai pasokan Anda.

Anda dapat menggunakan berbagai teknik seperti benchmarking, analisis kesenjangan, analisis akar masalah, atau analisis SWOT.

Anda harus memastikan bahwa analisis data tersebut dapat diandalkan, valid, dan relevan.

3. Laporkan temuan audit Anda

Setelah data Anda dianalisis dan informasi yang memadai telah dikumpulkan, Anda sekarang dapat mengidentifikasi dan melaporkan kekuatan dan kelemahan proses dan kinerja rantai pasokan Anda.

Di sini Anda juga harus menyoroti risiko dan peluang yang Anda temukan dalam operasi rantai pasokan Anda. Sangat penting untuk memastikan bahwa temuan audit jelas, ringkas, dan didukung oleh bukti.

4. Mengembangkan rekomendasi

Untuk mengakhiri tahap pelaksanaan supply chain audit, Anda harus memberikan saran dan panduan untuk meningkatkan proses dan kinerja rantai pasokan Anda.

Anda mungkin juga perlu mengusulkan tindakan korektif dan tindakan pencegahan untuk mengatasi risiko dan masalah yang telah Anda identifikasi dalam operasi rantai pasokan Anda.

Rekomendasi audit Anda harus realistis, dapat dilaksanakan, dan selaras dengan tujuan organisasi Anda.

Baca juga: Pengertian Inventory Pooling, Tantangan, dan Cara Mengelolanya

Analisis Data, Pelaporan, dan Perencanaan Tindakan

Setelah Anda melakukan supply chain audit, Anda perlu mengkomunikasikan dan mengimplementasikan hasil penilaian Anda.

Berikut adalah beberapa langkah yang perlu Anda ikuti untuk menyelesaikan supply chain audit yang sukses:

1. Menyiapkan laporan audit

Berdasarkan temuan dan rekomendasi audit Anda, siapkan dokumen formal yang merangkum hasil dan hasil supply chain audit Anda.

Laporan audit Anda harus mencakup pendahuluan singkat, ringkasan eksekutif, penjelasan rinci tentang ruang lingkup audit, tujuan, metodologi, temuan, rekomendasi, dan kesimpulan.

Lampirkan juga dokumentasi atau data yang relevan yang mendukung laporan audit Anda. Hal ini merupakan praktik terbaik untuk memastikan bahwa laporan audit Anda akurat, lengkap, dan profesional.

2. Mempresentasikan temuan audit

Setelah laporan audit selesai, Anda dapat mempresentasikan dan mendiskusikan hasil supply chain audit dengan para pemangku kepentingan atau stakehoders.

Pemangku kepentingan Anda dapat mencakup manajemen senior, profesional rantai pasokan, manajer risiko, atau pihak eksternal seperti pemasok atau pelanggan.

Presentasi audit harus menyoroti poin-poin penting dan wawasan dari laporan audit Anda, serta manfaat dan dampak yang diharapkan dari penerapan rekomendasi audit Anda.

Praktik terbaik lainnya adalah meminta umpan balik dan masukan dari para pemangku kepentingan atas laporan dan rekomendasi audit anda, serta memastikan bahwa presentasi audit anda jelas, ringkas, dan menarik.

3. Membuat rencana tindak lanjut

Berdasarkan laporan dan presentasi audit Anda, Anda perlu mengembangkan dan melaksanakan rencana untuk mengimplementasikan rekomendasi audit Anda.

Rencana tindakan Anda harus mencakup daftar tindakan, tanggung jawab, jadwal, sumber daya, dan metrik yang spesifik untuk setiap rekomendasi audit Anda.

Anda juga harus menetapkan peran dan tanggung jawab kepada orang-orang yang akan terlibat dalam melaksanakan rencana tindakan tersebut.

Anda harus memastikan bahwa rencana tindakan Anda realistis, terukur, dan dapat dicapai.

Baca juga: Supplier Management: Pengertian, Elemen, dan Tips Mengelolanya

Tantangan dalam Melakukan Supply Chain Audit

Melakukan supply chain audit dapat memberikan tantangan tersendiri, terutama bagi bisnis dengan rantai pasokan global yang kompleks.

Berikut adalah beberapa tantangan yang harus dihadapi dan dipersiapkan oleh perusahaan ketika merencanakan supply chain audit.

Kurangnya visibilitas

Audit bergantung pada sejumlah besar data untuk mengidentifikasi kelemahan dan memberikan saran di mana perbaikan dapat dilakukan.

Perusahaan yang tidak memiliki sistem yang kuat dan mudah diakses untuk menyimpan dan mengambil data mungkin akan mengalami kesulitan dalam memberikan semua informasi yang dibutuhkan auditor untuk melakukan audit yang menyeluruh.

Bisnis yang berencana untuk melakukan audit secara berkala kemungkinan akan membutuhkan platform yang canggih untuk menyimpan dan mengatur data mereka, seperti software akuntansi atau sistem ERP berbasis cloud seperti Kledo.

Kompleksitas rantai pasokan

Banyak bisnis, terutama skala internasional bergantung pada rantai pasokan global yang kompleks, tetapi bahkan operasi domestik pun kemungkinan besar akan melibatkan banyak pihak yang dapat menimbulkan tantangan saat melacak produk dan bahan melalui rantai pasokan.

Misalnya, sebuah bisnis mungkin tidak dapat mengidentifikasi mengapa barangnya tidak memenuhi standar industri tanpa menelusuri pasokan kembali ke masing-masing vendor dan menganalisis bahan baku yang disediakan masing-masing.

Rantai pasokan yang kompleks kemungkinan akan membutuhkan audit yang lebih lama dan lebih komprehensif sebelum perusahaan dapat memperoleh manfaat dari temuan mereka.

Hambatan internasional

Rantai pasokan global mungkin memiliki hambatan bahasa atau budaya yang harus dilalui oleh auditor untuk memahami proses, mewawancarai staf di luar negeri, atau melacak peraturan regional.

Perusahaan internasional harus merencanakan perlambatan atau penundaan dalam mengaudit operasi internasional, seperti menunggu jam kerja atau penerjemah yang tersedia untuk melakukan wawancara dengan manajer gudang yang ditempatkan di luar negeri.

Munculnya workstation berbasis cloud dan jarak jauh telah mengatasi tantangan ini, namun masih memerlukan solusi atau perencanaan ekstra untuk mengatasinya.

Berdampak pada produktivitas dan biaya

Melakukan supply chain audit dapat memperlambat produktivitas, menyita sumber daya, dan membebani bisnis.

Bagi perusahaan kecil, hal ini dapat menimbulkan tantangan, terutama karena mereka juga harus menganggarkan dana untuk perbaikan pasca audit, yang mungkin tidak memiliki label harga yang jelas hingga audit selesai.

Sebagai contoh, produsen yang lebih kecil mungkin mampu membiayai audit namun mungkin tidak memiliki ruang dalam anggaran untuk peralatan dengan efisiensi yang lebih tinggi hingga tahun berikutnya.

Menyeimbangkan metode standar dengan hasil yang disesuaikan

Menyeimbangkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani masalah unik bisnis dapat menjadi tantangan tersendiri bagi auditor.

Sebagian besar bisnis tidak ingin audit terus berlanjut tanpa batas waktu, karena tujuannya adalah menggunakan temuan audit untuk meningkatkan operasi.

Namun, sebagian besar bisnis juga tidak menginginkan audit yang umum atau terburu-buru, yang dapat menghasilkan saran yang tidak bermanfaat atau tidak relevan.

Perusahaan harus menemukan keseimbangan antara standarisasi dan kustomisasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka, terutama saat membandingkan temuan dengan tolok ukur industri atau standar peraturan.

Baca juga: Tips Menyikapi Kenaikan Harga Supplier dan Mitigasi Risikonya

Pada Intinya…

Supply chain audit adalah alat yang berharga untuk meningkatkan fungsionalitas, keberlanjutan, dan profitabilitas rantai pasokan Anda.

Dengan mengikuti langkah-langkah utama dan praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat melakukan audit rantai pasokan yang sukses yang akan membantu Anda mengidentifikasi dan menghilangkan potensi risiko, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan pelanggan, serta mendorong inisiatif peningkatan berkelanjutan.

Gunakan juga tools yang membantu Anda dalam melakukan audit seperti menggunakan software akuntansi online seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Dengan menggunakan kledo Anda bisa melakukan pencatatan pembukuan, mengelola manajemen persediaan, otomatisasi depresiasi aset perusahaan dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.