Selama beberapa dekade terakhir, bisnis di seluruh industri telah menggunakan bentuk pelaporan tertulis tradisional untuk menganalisis kinerja mereka, salah satunya dengan membuat laporan bulanan, mingguan, bahkan harian.
Namun, kebutuhan akan pelaporan yang lebih sering dan terperinci semakin meningkat seiring dengan semakin banyaknya data yang dihasilkan setiap harinya. Organisasi bisnis sering kali membuat presentasi laporan bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Meskipun jenis laporan bisnis ini memiliki kegunaannya, namun biasanya tidak memiliki jenis informasi mendalam yang dibutuhkan perusahaan untuk menjadi sukses dan tetap kompetitif. Di sinilah pentingnya membuat laporan mingguan dalam bisnis
Laporan mingguan merangkum kemajuan dan pencapaian bisnis selama minggu tertentu. Laporan ini memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan dan membantu Anda melacak kemajuan, tetap berada di atas tugas dan tujuan, dan memberi informasi kepada para pemangku kepentingan internal.
Artikel ini akan memandu Anda melalui proses pembuatan laporan mingguan untuk perusahaan Anda. Namun pertama-tama, mari kita coba memahami apa sebenarnya laporan mingguan itu dan apa pentingnya laporan mingguan bagi organisasi Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Laporan Mingguan?
Laporan mingguan adalah ikhtisar tertulis tentang tugas, kemajuan, dan keberhasilan perusahaan atau proyek dalam satu minggu tertentu.
Biasanya, laporan ini berisi informasi tentang tugas-tugas yang telah diselesaikan, kesulitan atau hambatan yang dihadapi, dan hasil dari kegiatan minggu sebelumnya.
Tujuan laporan mingguan adalah untuk memberikan gambaran umum tentang bagaimana kinerja perusahaan atau proyek sekaligus menyoroti masalah atau kesulitan yang mungkin perlu diselesaikan.
Laporan ini bertindak sebagai saluran komunikasi antara tim dan manajemen, membuat semua orang selalu mendapatkan informasi terbaru tentang kemajuan usaha atau perusahaan.
Laporan khusus ini dapat menjamin bahwa semua orang bekerja menuju tujuan yang sama, membantu proyek perusahaan Anda menuju ke arah yang benar, menunjukkan area yang perlu dikembangkan, dan membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.
Baca juga: 5 Persiapan yang Diperlukan Dalam Membuat Laporan Keuangan
Mengenal Beberapa Jenis Laporan Mingguan
Ada beberapa jenis laporan:
- Laporan penjualan: Laporan ini menyediakan analisis aktivitas penjualan selama seminggu. Laporan ini dapat mencakup jumlah unit yang terjual, pendapatan yang dihasilkan, dan setiap perubahan perilaku atau tren pelanggan.
- Laporan status proyek: Contoh laporan bisnis ini memberikan informasi terkini mengenai status proyek tertentu, mencantumkan tugas-tugas yang telah diselesaikan selama seminggu, masalah atau kesulitan yang dihadapi, dan jangka waktu penyelesaian yang diantisipasi.
- Laporan pemasaran: Laporan pemasaran merangkum strategi pemasaran yang dilakukan selama seminggu, termasuk rencana pemasaran, kampanye atau inisiatif baru yang dilakukan oleh tim pemasaran, tujuan pemasaran, kinerja kampanye yang ada, dan wawasan atau data apa pun yang dikumpulkan melalui riset pasar.
- Laporan keuangan: Laporan keuangan mingguan memberikan gambaran umum tentang kinerja keuangan perusahaan selama seminggu, termasuk pendapatan, biaya overhead, laporan rugi laba, setiap perubahan dalam margin keuntungan, dan masalah arus kas.
- Laporan layanan pelanggan: Laporan ini memberikan ringkasan aktivitas yang berkaitan dengan layanan pelanggan selama seminggu, termasuk jumlah pertanyaan atau keluhan yang diterima, waktu respons yang biasa diberikan, dan komentar atau masukan dari konsumen.
- Laporan operasional: Laporan operasional memberikan informasi terbaru tentang bagaimana perusahaan saat ini beroperasi, termasuk kesulitan atau masalah yang dihadapi, modifikasi yang telah dilakukan pada proses atau prosedur, dan pencapaian yang patut dicatat.
- Laporan HR: Laporan ini memberikan ringkasan operasi sumber daya manusia selama seminggu di organisasi, termasuk rekrutmen baru, inisiatif pelatihan, kinerja pekerja, dan modifikasi apa pun terhadap kebijakan atau prosedur perusahaan.
Contoh Laporan Mingguan
Berikut adalah contoh laporan minggan sederhana untuk proyek pengembangan website dalam format tabel:
| No. | Kegiatan/Tugas | Deskripsi | Status | Tantangan/ Kendala | Rencana Minggu Depan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Penyusunan Laporan Proyek | Menyusun laporan perkembangan proyek minggu ini | Selesai | Tidak ada | Mengumpulkan data untuk laporan minggu depan |
| 2 | Pertemuan dengan Klien | Mengadakan meeting untuk membahas kemajuan proyek | Selesai | Klien tidak datang tepat waktu | Menjadwalkan ulang meeting dengan klien |
| 3 | Pengembangan Website | Memperbarui fitur dan memperbaiki bug pada website | Sedang Berlangsung | Kesulitan teknis dengan server | Fokus pada testing dan debugging minggu depan |
| 4 | Analisis Data Keuangan | Menganalisis laporan keuangan dan merancang proyeksi | Belum Dimulai | Belum ada data keuangan yang lengkap | Mulai menganalisis data yang tersedia minggu depan |
| 5 | Pengiriman Produk ke Pelanggan | Mengirimkan produk kepada pelanggan yang memesan | Selesai | Terkendala pengiriman karena cuaca buruk | Memastikan pengiriman tepat waktu dan melacak status produk |
| 6 | Penyusunan Materi Presentasi | Membuat materi presentasi untuk rapat internal minggu depan | Belum Dimulai | Terbatas waktu karena deadline lainnya | Menyelesaikan materi presentasi minggu depan |
Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi dari Berbagai Jenis Bisnis dan Templatenya
Mengapa Penting untuk Membuat Laporan Mingguan?
Membuat laporan mingguan adalah praktik yang berharga bagi bisnis. Mari kita telusuri alasan utama mengapa Anda harus membuatnya juga.
Menjaga para stakeholders mendapatkan informasi yang up to date
Membuat laporan mingguan adalah pendekatan yang baik untuk menjaga pihak-pihak yang terlibat tetap terinformasi dan mendapatkan informasi terbaru tentang perkembangan proyek, perusahaan, atau tim.
Laporan ini mempromosikan transparansi dengan memberikan gambaran rinci tentang kemajuan yang sedang dibuat pada proyek atau bisnis.
Hal ini membantu membangun kepercayaan dan kredibilitas dengan para pemangku kepentingan dan menumbuhkan budaya keterbukaan dan kejujuran.
Membuat karyawan tetap terlibat dalam setiap proses
Dengan menetapkan tujuan dan ekspektasi yang jelas dalam laporan mingguan, karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan dapat memfokuskan upaya mereka untuk mencapai tujuan tersebut.
Laporan ini memberikan transparansi terhadap pekerjaan yang sedang dilakukan, yang dapat membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen.
Rasa transparansi ini dapat membantu karyawan merasa lebih terlibat dalam keberhasilan bisnis atau proyek.
Selain itu, laporan mingguan juga dapat mencakup pengakuan atas pencapaian individu dan tim, serta umpan balik mengenai area yang perlu ditingkatkan. Hasilnya, karyawan akan merasa lebih termotivasi dan dihargai.
Melacak kemajuan dan mengidentifikasi area untuk perbaikan
Laporan status mingguan proyek memberikan gambaran tentang kemajuan yang dicapai selama seminggu, sehingga Anda dapat melacak kemajuan menuju sasaran dan tujuan.
Hal ini membantu memastikan bahwa proyek atau bisnis berada di jalur yang tepat dan tugas-tugas diselesaikan sesuai rencana.
Laporan mingguan juga membantu Anda mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dengan menyoroti tantangan atau masalah yang dihadapi selama seminggu.
Dengan menganalisis tantangan-tantangan ini, Anda dapat melakukan penyesuaian pada proses atau strategi mereka, membantu mengoptimalkan kinerja dan memaksimalkan efisiensi.
Baca juga: Proses Pembuatan Laporan Pengeluaran: 6 Tahapannya
5 Tahapan untuk Membuat Laporan Mingguan yang Benar
Ketika membuat laporan mingguan, mungkin Anda akan merasa bingung harus memulai dari mana atau informasi apa saja yang harus dimasukkan. Berikut ini adalah lima langkah utama yang perlu Anda lakukan:
- Tetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu ini: Mulailah dengan menetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu ini. Sertakan tugas, proyek, atau sasaran tertentu yang ingin Anda capai.
- Buatlah garis besar tugas dan aktivitas untuk minggu ini: Setelah Anda menetapkan tujuan dan sasaran, buatlah garis besar tugas dan aktivitas yang perlu Anda selesaikan untuk mencapainya. Buatlah secara spesifik, tetapkan indikator kinerja utama, dan sertakan tenggat waktu dan kerangka waktu untuk setiap tugas.
- Lacak kemajuan dan hasil: Sepanjang minggu, lacak kemajuan dan hasil Anda terhadap tujuan dan sasaran Anda. Untuk memastikan Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan, Anda dapat menggunakan alat bantu seperti spreadsheet, software akuntansi atau software manajemen proyek.
- Berikan ringkasan pencapaian dan tantangan: Di akhir minggu, berikan ringkasan pencapaian Anda. Sertakan catatan rinci tentang kemajuan Anda, serta masalah atau hambatan yang Anda hadapi.
- Tetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu berikutnya: Terakhir, tetapkan tujuan dan sasaran untuk minggu berikutnya berdasarkan pencapaian dan tantangan Anda. Gunakan wawasan yang diperoleh dari laporan mingguan Anda untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk rencana Anda.
Komponen Apa Saja yang Tercakup dalam Laporan Mingguan?
Laporan kemajuan mingguan harus mencakup beberapa elemen kunci:
- Pencapaian dan prestasi: Ringkasan tugas atau proyek yang telah diselesaikan selama seminggu dan kemajuan yang telah dicapai untuk mencapai tujuan.
- Sasaran dan tujuan untuk minggu ini: Daftar tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan untuk minggu tersebut, bersama dengan pembaruan kemajuan dan setiap perubahan atau pembaruan pada tujuan.
- Kemajuan dan hasil: Ikhtisar kemajuan yang dicapai terhadap tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk minggu tersebut, termasuk metrik keberhasilan utama atau poin data yang menunjukkan kemajuan.
- Masalah dan tantangan: Hambatan atau tantangan apa pun yang dihadapi selama seminggu, beserta rencana untuk mengatasinya.
- Butir tindakan dan langkah selanjutnya: Daftar item tindakan dan langkah selanjutnya yang perlu diambil untuk terus membuat kemajuan menuju tujuan dan sasaran.
- Catatan atau komentar tambahan: Informasi atau komentar tambahan yang mungkin relevan dengan kegiatan minggu ini, termasuk keberhasilan, kegagalan, pelajaran yang dipetik, atau umpan balik dari anggota tim.
Baca juga: Cara Menilai Laporan Keuangan Bagi Investor dan Pemilik Bisnis
Pada Intinya…
Laporan mingguan adalah alat yang berguna untuk bisnis apa pun karena dapat memfasilitasi komunikasi dengan para stakeholders, melacak kemajuan, dan mengidentifikasi peluang untuk pengembangan.
Membuat dan meninjau laporan mingguan secara teratur juga dapat meningkatkan kolaborasi di antara anggota tim, yang mengarah pada hasil yang lebih baik dan peningkatan produktivitas.
Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat menguasai pembuatan laporan mingguan dan memastikan semua orang di organisasi Anda memiliki gambaran yang jelas tentang kemajuan mereka terhadap tujuan dan sasaran dan membuat keputusan yang tepat.
Selain itu, untuk memudahkan Anda dalam menganalisis kesehatan keuangan bisnis baik itu, harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk mempermudah Anda dalam membuat laporan keuangan.
Dengan menggunakan Kledo, Anda akan mendapatkan lebih dari 40 laporan keuangan dan bisnis siap pakai sehingga mempercepat Anda dalam melakukan analisis dan pengambilan keputusan penting.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Annual Recurring Revenue (ARR): Rumus dan CaraMenghitungnya - 17 Desember 2024
- Laporan Mingguan: Definisi, Manfaat, dan Tahapan Membuatnya - 17 Desember 2024
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024