Cara Membuat Jurnal Gaji Karyawan dalam Proses Pembukuan

Pembukuan yang akurat adalah dasar dari setiap bisnis yang sukses, dan ayat jurnal gaji karyawan adalah komponen penting dari proses ini.

Bagi manajer HR dan pemilik bisnis kecil, memahami cara mencatat transaksi penggajian dengan benar sangat penting untuk menjaga transparansi keuangan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan menghindari kesalahan yang merugikan.

Jika Anda baru memulai bisnis, Anda bisa membuat jurnal gaji karyawan secara manual melalui spreadsheet excel. Nantinya seiring dengan pertumbuhan bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang terintegasi dengan sistam payroll dan HR.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu ayat jurnal gaji karyawan, jenis-jenis utamanya, dan tips terbaik untuk mencatatnya secara akurat dan sesuai regulasi.

Apa yang Dimaksud dengan Ayat Jurnal Penggajian?

Ayat jurnal gaji karyawan adalah catatan akuntansi yang mendokumentasikan semua transaksi keuangan yang terkait dengan kompensasi karyawan untuk periode pembayaran tertentu.

Biasanya, perusahaan membuat satu ayat jurnal yang mencatat seluruh proses penggajian, daripada mencatat entri terpisah untuk setiap karyawan.

Entri konsolidasi ini tidak hanya mencakup gaji dan upah, tetapi juga hal-hal seperti:

• Pajak penghasilan (baik potongan karyawan maupun kontribusi pemberi kerja)
• Tunjangan karyawan (asuransi kesehatan, program pensiun, dll.)
• Potongan (premi asuransi kesehatan, tunjangan, dll.)

Baca juga: Jurnal Aset Tetap: Cara Membuat, Jenis, dan Contohnya

Contoh Ayat Jurnal Gaji Karyawan

Ayat jurnal gaji karyawan standar

Sebuah perusahaan telah memproses penggajian untuk bulan ini.

Seorang karyawan mendapatkan gaji kotor sebesar 10.000.000. Potongan termasuk 50.000 untuk pajak penghasilan, 130.000 untuk BPJS Ketenagakerjaan, dan 100.000 untuk asuransi kesehatan swasta. Kontribusi pemberi kerja termasuk 270.000 untuk BPJS Ketenagakerjaan, 150.000 untuk PPh 21, dan 100.000 untuk asuransi kesehatan.

Ayat Jurnal

Akun	Debit	Kredit
Pengeluaran gaji	10.000.000
Pajak penghasilan (PPh 21)		50.000
BPJS Ketenagakerjaan		130.000
Asuransi Kesehatan		100.000
Kas/Bank (Pembayaran Bersih)		9.720.000
Beban Pajak Penghasilan (PPh 21) Pemberi Kerja	150.000
Biaya Asuransi Kesehatan (Pemberi Kerja)	100.000
Biaya BPJS Ketenagakerjaan (Pemberi Kerja)		270.000
Utang Asuransi Kesehatan (Pemberi Kerja)		100.000

Ayat jurnal gaji karyawan akrual

Karyawan telah mendapatkan gaji tetapi tidak akan dibayar sampai periode berikutnya. Karyawan telah menerima gaji kotor sebesar 15.000.000, namun pembayaran akan dilakukan minggu depan.

Potongan-potongan masih perlu dicatat; hanya jumlah kotor yang masih harus dibayar.

Ayat jurnal:

Akun	Debit	Kredit
Beban Gaji	15.000.000
Utang Gaji		15.000.000

Baca juga: 6 Kesalahan Penjurnalan dalam Akuntansi dan Cara Mengatasinya

Penyesuaian jurnal penggajian secara manual

Terlepas dari upaya terbaik yang kita lakukan, kesalahan penggajian terkadang terjadi. Di situlah ayat jurnal penyesuaian penggajian manual digunakan.

Ayat ini digunakan untuk memperbaiki kesalahan, membuat perubahan satu kali, atau mencatat kejadian penggajian yang tidak biasa.

Beberapa skenario umum yang mungkin memerlukan penyesuaian manual:

• Membatalkan gaji yang salah cetak
• Mencatat potongan atau penggantian yang terlewat
• Mengoreksi kelebihan atau kekurangan pembayaran
• Memberikan bonus atau komisi satu kali

Mari kita lihat contoh kasus seorang karyawan dibayar bonus sebesar 500.000, pembayaran diproses di luar siklus penggajian reguler. Bonus tersebut akan dipotong pajak sebesar 10%.

Ayat jurnal:

Akun	Debit	Kredit
Biaya Bonus	500.000
Kas/Bank (Pembayaran Bersih)		450.000
Utang Pajak Penghasilan		50.000

Cara Mencatat Ayat Jurnal Gaji Karyawan

Setelah kita memahami jenis-jenis jurnal penggajian, mari kita bahas proses pencatatannya. Berikut ini adalah panduan langkah demi langkah:

Langkah 1: Mengumpulkan informasi penggajian

Langkah pertama adalah mengumpulkan semua informasi yang diperlukan. Ini termasuk:

• Timesheet atau data gaji untuk setiap karyawan
• Tarif dan jumlah pemotongan pajak
• Potongan tunjangan dan kontribusi pemberi kerja
• Penggantian biaya, bonus, atau pembayaran khusus lainnya

Data ini harus akurat dan lengkap. Setiap kesalahan di sini akan terbawa ke entri jurnal dan laporan keuangan Anda.

Langkah 2: Tentukan debit dan kredit

Selanjutnya, Anda perlu menentukan akun mana yang akan didebet dan mana yang akan dikredit untuk setiap bagian dari data penggajian Anda.

Sebagai aturan umum:

• Biaya (upah, gaji, pajak penggajian) ditambah dengan debit.
• Kewajiban (pajak yang harus dibayar, tunjangan yang harus dibayar) dan ekuitas (hutang gaji bersih) bertambah dengan kredit.

Jika Anda tidak yakin akun mana yang harus digunakan, lihat bagan akun Anda atau minta panduan dari akuntan Anda.

Baca juga: Contoh Jurnal Khusus Penerimaan Kas dan Cara Membuatnya

Langkah 3: Mencatat upah kotor

Dengan data yang Anda miliki, Anda siap untuk mulai mencatat entri jurnal. Ayat pertama adalah untuk upah kotor. Ini adalah jumlah total yang diterima oleh karyawan Anda sebelum dipotong pajak atau potongan apa pun.

Debit akun pengeluaran yang sesuai dan kredit akun kliring gaji Anda. Rekening kliring Anda adalah tempat penyimpanan sementara untuk dana yang pada akhirnya akan dibayarkan.

Langkah 4: Mencatat pajak dan potongan

Selanjutnya, catat entri dalam jurnal penggajian Anda untuk setiap pajak, potongan, dan kontribusi pemberi kerja.

Untuk pajak dan kontribusi pemberi kerja, debit akun biaya yang sesuai dan kredit akun utang yang sesuai. Untuk potongan karyawan, debit akun kliring gaji dan kredit akun hutang yang terkait.

Entri ini nantinya akan diposting ke buku besar Anda sebagai bagian dari proses akuntansi reguler Anda.

Langkah 5: Posting gaji bersih

Setelah semua pajak dan potongan diperhitungkan, Anda akan mendapatkan gaji bersih-jumlah aktual yang akan dibayarkan kepada karyawan Anda.

Untuk mencatatnya, debit rekening kliring gaji Anda dan kreditkan rekening kas Anda. Hal ini akan memindahkan dana dari rekening penampungan sementara ke rekening bank Anda yang sebenarnya, yang siap untuk dibayarkan kepada karyawan.

Langkah 6: Tinjau dan rekonsiliasi entri

Sebelum menganggap entri jurnal penggajian Anda selesai, penting untuk memeriksa ulang pekerjaan Anda.

Hitung kembali debit dan kredit Anda untuk memastikan semuanya seimbang. Bandingkan total gaji bersih dalam entri jurnal Anda dengan jumlah aktual yang dibayarkan dari rekening bank Anda.

Setiap perbedaan harus diselidiki dan diperbaiki.

Anda juga harus merekonsiliasi rekening kliring penggajian Anda setelah setiap periode pembayaran.

Jika semuanya dicatat dengan benar, rekening ini seharusnya bersaldo nol setelah semua pembayaran dilakukan.

Baca juga: 5 Contoh Jurnal Penyesuaian dalam Akuntansi dan Jenis Transaksinya

Pentingnya Ayat Jurnal Penggajian Karyawan dalam Akuntansi

Ayat jurnal gaji karyawan sangat penting dalam proses akuntansi karena memberikan dasar untuk melacak dan mengelola transaksi keuangan yang berhubungan dengan karyawan.

Bisnis yang secara teratur mencatat rincian penggajian dapat menyimpan catatan keuangan yang tepat dan dapat diandalkan, yang diperlukan untuk beberapa tujuan, mulai dari pelaporan keuangan hingga perencanaan strategis.

Pentingnya pencatatan ini lebih dari sekadar pembukuan, karena hal ini secara langsung berdampak pada kepatuhan, manajemen keuangan, dan kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan.

Pelaporan keuangan yang lebih akurat

Entri jurnal penggajian memastikan bahwa semua kompensasi karyawan, termasuk gaji kotor, potongan, dan kontribusi pemberi kerja, dicatat secara akurat dalam laporan keuangan.

Hal ini memberikan gambaran yang jelas dan lengkap mengenai biaya penggajian perusahaan.

Kepatuhan terhadap peraturan

Pencatatan penggajian yang benar membantu perusahaan mematuhi hukum pajak dan peraturan ketenagakerjaan.

Pelacakan yang akurat atas potongan seperti pajak penghasilan dan BPJS Ketenagakerjaan memastikan bahwa jumlah yang benar dipotong dan dilaporkan ke otoritas pajak, sehingga mengurangi risiko penalti.

Manajemen pengeluaran

Salah satu pengeluaran terbesar bisnis adalah penggajian. Dengan mencatat transaksi penggajian dengan cermat, perusahaan dapat mengelola dan mengendalikan biaya penggajian mereka dengan lebih baik, mengidentifikasi area-area di mana efisiensi dapat diperoleh.

Pelacakan kewajiban

Entri penggajian membantu melacak kewajiban seperti gaji yang belum dibayar, tunjangan karyawan, dan pajak penggajian.

Hal ini memastikan bahwa bisnis mengetahui dengan pasti apa yang menjadi kewajibannya dan kapan jatuh tempo pembayarannya, sehingga membantu mengelola arus kas secara efektif.

Penganggaran dan Perkiraan

Catatan penggajian yang akurat memberikan data yang berharga untuk penganggaran dan prakiraan. Perusahaan dapat menganalisis tren penggajian, memprediksi biaya penggajian di masa depan, dan membuat keputusan keuangan yang tepat berdasarkan informasi ini.

Baca juga: Contoh dan Cara Membuat Jurnal Beban Bunga pada Pembukuan

Tips Terbaik dalam Membuat dan Mengelola Jurnal Gaji Karyawan

Mencatat penggajian dengan benar dapat menjadi hal yang rumit, terutama untuk bisnis dengan banyak karyawan atau struktur gaji yang rumit. Berikut adalah beberapa tips dan praktik terbaik untuk membantu memastikan entri jurnal penggajian Anda akurat dan sesuai:

Tetap up to date tentang peraturan penggajian terkini

Proses penggajian tunduk pada berbagai hukum dan peraturan, mulai dari persyaratan pajak penghasilan, hingga aturan lembur dan standar upah minimum. Peraturan-peraturan ini dapat sering berubah, jadi penting untuk selalu mendapatkan informasi terbaru.

Gunakan software payroll untuk proses otomatisasi

Pemrosesan penggajian secara manual memakan waktu dan rawan kesalahan. Berinvestasi dalam software payroll seperti Gajihub dapat mengotomatiskan banyak tugas membosankan yang terlibat, termasuk menghitung upah dan pajak, dan menghasilkan slip gaji secara otomatis

Gajihub juga terintegrasi langsung dengan software akuntansi Kledo, sehingga memastikan bahwa laporan keuangan Anda selalu mencerminkan data penggajian terbaru.

Dengan integrasi Kledo dan Gajihub, Anda akan mendapatkan solusi pengelolaan pembukuan sekaligus manajemen penggajian yang lebih baik sehingga memudahkan Anda dalam melakukan pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.

Ketahui proses integrasi Kledo dan Gajihub melalui tautan ini dan coba Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya pada gambar di bawah ini:

Rekonsiliasi akun secara teratur

Jangan menunggu hingga akhir tahun untuk merekonsiliasi akun penggajian Anda. Membandingkan entri jurnal penggajian Anda dengan laporan bank, pengajuan pajak, dan catatan keuangan lainnya secara teratur (bulanan sangat ideal) memungkinkan Anda untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

Menyimpan dokumentasi yang menyeluruh

Menyimpan catatan yang terperinci sangat penting untuk mendukung entri jurnal penggajian Anda. Hal ini termasuk:

• Catatan waktu kerja karyawan dan informasi tarif gaji
• Formulir pajak
• Potongan gaji dan catatan setoran langsung
• Konfirmasi pembayaran dan pengarsipan pajak

Dokumentasi ini tidak hanya akan membantu Anda tetap terorganisir, namun juga akan sangat berharga jika terjadi audit atau sengketa hukum.

Mengedukasi tim penggajian Anda

Bahkan dengan software dan proses terbaik sekalipun, ayat jurnal penggajian hanya sebaik orang yang membuatnya. Berinvestasilah dalam pelatihan untuk semua orang yang terlibat dalam proses penggajian Anda, mulai dari staf HR hingga staf akuntansi.

Pastikan tim Anda tidak hanya memahami mekanisme pembuatan entri jurnal, tetapi juga prinsip-prinsip yang mendasari dan pentingnya akurasi dan kepatuhan. Kembangkan budaya perhatian terhadap detail dan berikan edukasi yang berkelanjutan seiring dengan berkembangnya aturan dan praktik terbaik.

Baca juga: Jurnal Utang Usaha: Contoh dan Cara Membuatnya

Buat Jurnal Penggajian Karyawan Lebih Mudah dengan Kledo

Proses pengelolaan dan pembuatan jurnal transaksi secara manual memang memakan waktu dan rentan kesalahan, termasuk saat Anda membuat jurnal gaji karyawan.

Sebagai solusi kemudahan proses akuntansi dan pengelolaan payroll, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online Kledo yang sudah terintegrasi dengan sistem HR dan payroll Gajihub.

Dengan menggunakan Kledo, proses pencatatan payroll di Gajihub bisa secara otomatis tercatat di sistem pembukuan Kledo.

Anda bisa dengan mudah mengakses laporan keuangan dan laporan payroll perusahaan dalam satu dashboard sehingga membuat proses operasional bisnis lebih efisien.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.