Seorang pebisnis sejati harus memahami alur transaksi penjualan. Mengapa?
Bayangkan sebuah bisnis yang setiap harinya menghadapi antrean pelanggan, tetapi sering terjadi kesalahan penghitungan, stok yang tiba-tiba habis, atau pembayaran yang tidak tercatat dengan baik.
Kondisi ini tidak hanya mengganggu kelancaran operasional, tetapi juga berisiko menyebabkan kerugian yang signifikan, baik dari segi keuangan maupun kepercayaan pelanggan.
Dengan memiliki alur yang jelas dan terdokumentasi, bisnis dapat mengelola setiap tahap penjualan secara efisien.
Artikel ini akan membahas pentingnya alur transaksi penjualan bagi bisnis Anda beserta langkah-langkah, contoh, dan tipsnya.
Apa itu Alur Transaksi Penjualan?
Sederhananya, alur transaksi penjualan adalah rangkaian proses atau tahapan dalam kegiatan penjualan suatu barang atau jasa, mulai dari interaksi awal dengan pelanggan hingga pembayaran dan pengiriman produk atau layanan.
Alur ini membantu memastikan setiap transaksi berjalan lancar, tertata, dan terdokumentasi dengan baik.
Sementara itu, transaksi penjualan sendiri merupakan peristiwa yang terjadi ketika bisnis Anda menjual sesuatu kepada pembeli.
Sesuatu ini dapat berupa barang fisik, barang yang tidak berwujud fisik (seperti software), atau jasa. Barang-barang ini dapat ditukar dengan:
- Tunai sekarang (transaksi tunai)
- Tunai nanti (transaksi kredit)
- Barang atau jasa yang bernilai (transaksi barter)
Misalnya, anggaplah sebuah perusahaan kue menawarkan untuk menjual sekotak croissant kepada sebuah hotel ternama seharga Rp1.000.000 untuk diberikan kepada para tamu. Dan pihak hotel menerima tawaran tersebut.
Hal ini menciptakan transaksi penjualan untuk perusahaan pastry karena menawarkan sesuatu yang bernilai (sekotak croissant) dan hotel menerimanya dengan menawarkan sesuatu yang bernilai (uang tunai).
Namun, bagaimana jika perusahaan kue menawarkan sekotak croissant dengan ganti gratis menginap selama satu malam di hotel?
Kasus ini masih merupakan transaksi penjualan, karena kedua belah pihak menyetujui detail transaksi dan sama-sama menawarkan sesuatu yang bernilai.
Baca Juga: Pendapatan dan Penjualan: Pengertian dan Perbedaanya dalam Akuntansi
Apa Pentingnya Mengetahui Alur Transaksi Penjualan?
Mengetahui dan mencatat alur transaksi penjualan sangat penting bagi keberhasilan bisnis karena membantu memastikan efisiensi, akurasi, dan kontrol dalam operasional sehari-hari. Berikut adalah beberapa alasan mengapa hal ini penting:
1. Efisiensi operasional
Dengan alur yang jelas, Anda dapat melakukan proses penjualan dengan lebih cepat dan tanpa kebingungan.
Selain itu, karyawan Anda pun dapat memahami tugas mereka dengan baik, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat layanan pelanggan karena sudah ada alur yang bisa mereka contoh.
2. Meningkatkan pengalaman pelanggan
Dengan alur yang tertata, karyawan dapat melayani pelanggan dengan cepat dan tanpa hambatan.
Selain itu, kepercayaan pelanggan pada bisnis pun meningkat karena setiap langkah dalam transaksi jelas dan terdokumentasi.
Alur transaksi yang rapi akan membuat pengalaman yang nyaman, dan bahkan dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.
3. Pengendalian dan audit internal
Pencatatan alur transaksi memudahkan Anda mengidentifikasi kesalahan seperti perbedaan stok atau ketidaksesuaian pembayaran.
Selain itu, dokumentasi yang rapi juga bisa mengurangi peluang kecurangan baik dari pihak internal maupun eksternal.
4. Membantu memantau kinerja bisnis
Dengan mencatat alur transaksi secara mendetail, Anda dapat memanfaatkannya untuk memantau tren penjualan, produk terlaris, atau waktu puncak kunjungan pelanggan.
Selain itu, data transaksi juga membantu mengetahui kapan Anda harus mengelola inventaris untuk mencegah kehabisan stok atau penumpukan barang.
5. Membantu mengembangkan strategi bisnis
Dengan memantau alur, Anda dapat menemukan bagian mana dalam proses transaksi yang membutuhkan perbaikan.
Selain itu, data transaksi juga membantu Anda membuat keputusan strategis, seperti menawarkan diskon atau memperluas lini produk.
Baca Juga: Mengenal Berbagai Model Penjualan untuk Bisnis Anda
Langkah-Langkah dalam Transaksi Penjualan
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam alur transaksi penjualan:
- Penerimaan Pesanan: Pelanggan memilih produk atau layanan yang ingin mereka beli, baik secara langsung (di toko fisik) maupun melalui platform online.
- Pencatatan Pesanan: Penjual mencatat detail pesanan seperti nama pelanggan, jenis barang/jasa, jumlah, harga, dan waktu pengiriman. Dalam bisnis modern, proses ini sering terjadi melalui sistem Point of Sale (POS) atau software manajemen.
- Penawaran Harga (Opsional): Terkadang akan terjadi proses tawar menawar. Penjual bisa memberikan penawaran harga resmi, terutama untuk transaksi besar atau bisnis B2B.
- Konfirmasi Pesanan: Setelah menyepakati detail pesanan, pelanggan mengonfirmasi pembelian dan memberikan persetujuan untuk melanjutkan.
- Pembayaran: Pelanggan melakukan pembayaran sesuai metode yang tersedia (tunai, transfer bank, kartu kredit, e-wallet, dll.). Penjual lalu memberikan bukti transaksi kepada pelanggan.
- Pengolahan Pesanan: Penjual menyiapkan barang atau layanan sesuai pesanan. Proses ini mencakup pengecekan stok, pengemasan, dan persiapan pengiriman.
- Pengiriman Barang/Jasa: Produk atau layanan diberikan kepada pelanggan. Untuk toko fisik, pelanggan menerima barang langsung di tempat. Untuk toko online, barang dikirim melalui jasa pengiriman.
- Penerimaan Pesanan oleh Pelanggan: Pelanggan menerima dan memeriksa barang atau layanan. Jika ada masalah, pelanggan dapat mengajukan komplain atau permintaan retur.
- Dokumentasi dan Arsip: Penjual menyimpan dokumentasi transaksi, seperti faktur, struk pembayaran, atau dokumen pengiriman, untuk keperluan pencatatan keuangan dan audit.
- After Sales Service/Layanan Purna Jual (Opsional): Penjual memberikan layanan tambahan, seperti garansi, panduan penggunaan, atau penanganan klaim.
Alur ini dapat berbeda-beda tergantung pada jenis bisnis, skala operasi, dan kebutuhan pelanggan. Misalnya, alur transaksi penjualan di kedai kopi dan toko elektronik tentu saja akan berbeda.
Transaksi di toko kopi biasanya cepat dan langsung terjadi di lokasi, dan kemungkinan besar tidak memerlukan layanan purna jual seperti toko elektronik.
Baca Juga: Bukti Transaksi Internal dan Eksternal: Pengertian dan Contohnya
Contoh Alur Transaksi Penjualan
Berikut ini adalah dua contoh alur transaksi penjualan secara online maupun offline:
Alur transaksi penjualan online (marketplace)
Ida ingin membeli kaos kaki melalui e-commerce. Untuk membelinya, ia mengikuti alur transaksi penjualan seperti ini:
- Menerima Pesanan: Ida memilih produk, menambahkannya ke keranjang, dan mengisi alamat pengiriman.
- Konfirmasi dan Pembayaran: Ida melakukan pembayaran melalui transfer bank atau dompet digital. Sistem mencatat pembayaran berhasil.
- Pengolahan Pesanan: Penjual menerima notifikasi pesanan, mengecek stok, lalu mengemas barang.
- Pengiriman Barang: Penjual mengirim barang melalui jasa ekspedisi. Lalu, penjual pun mengirim nomor resi ke pelanggan untuk pelacakan.
- Penerimaan Pesanan oleh Pelanggan: Ida menerima barang dan memverifikasi kondisinya. Karena puas, Ida pun memberikan ulasan.
- Pencatatan Transaksi: Sistem e-commerce mencatat penjualan dan menambahkan data ke laporan penjualan harian penjual.
Alur transaksi penjualan secara offline
Diana ingin membeli laptop di sebuah toko online. Alur penjualannya kira-kira akan seperti ini:
- Penerimaan Pesanan: Diana memilih laptop dan bertanya kepada staf mengenai detailnya.
- Pencatatan Pesanan: Staf memasukkan data barang ke sistem (misalnya: Laptop A, harga Rp5.000.000) dan menawarkan aksesori tambahan.
- Konfirmasi dan Pembayaran: Diana setuju dengan harga dan memilih pembayaran menggunakan kartu kredit secara cicilan. Transaksi terjadi di kasir dan penjual memberikan struk kepada Diana.
- Pengolahan Pesanan: Penjual mengambil barang dari gudang, mengecek kondisinya, dan memberikannya kepada pelanggan.
- Penyerahan Barang dan Garansi: Staf memberikan barang beserta kartu garansi dan informasi layanan purna jual.
- Pencatatan Transaksi: Sistem mencatat data transaksi, termasuk metode pembayaran dan stok barang yang berkurang.
Baca Juga: Perbedaan E-commerce dan Marketplace yang Harus Anda Tahu
Tips Agar Alur Transaksi Penjualan Lancar
Transaksi penjualan Anda haruslah lancar dan cepat, agar pelanggan Anda betah berbelanja di toko Anda.
Karena itu, Anda bisa mencoba beberapa tips di bawah ini:
Menggunakan sistem point of sale yang efisien
Menggunakan sistem point of sale atau aplikasi kasir bisa membantu merevolusikan proses bisnis Anda.
Alat ini dapat menyederhanakan transaksi, meningkatkan pengalaman pelanggan dan efisiensi operasional dengan mudah.
Namun karena ada begitu banyak aplikasi kasir yang ada di luar sana, mungkin Anda akan merasa kebingungan memilihnya. Karena itu, Anda bisa mengikuti tips ini:
1. Pilih yang sesuai dengan kebutuhan bisnis
Bagaimana skala usaha Anda? Pilih aplikasi yang sesuai dengan ukuran bisnis Anda (usaha kecil, menengah, atau besar).
Lalu, pastikan aplikasi memiliki fitur yang relevan, seperti:
- Pencatatan transaksi.
- Manajemen stok.
- Laporan penjualan.
- Dukungan untuk diskon atau promo.
- Integrasi dengan pembayaran digital (e-wallet, kartu kredit, dll.).
- Bisa tetap berfungsi meski tidak ada koneksi internet, untuk menghindari gangguan layanan saat jaringan bermasalah.
- Fitur laporan dan analisis
2. Perhatikan integrasi dengan sistem lain
Jika Anda sudah menggunakan beberapa sistem lain seperti software akuntansi, inventaris, atau aplikasi lainnya, pastikan bahwa aplikasi kasir yang Anda pilih bisa terintegrasi dengannya.
3. Pertimbangkan harga dan model pembayaran
Pilihlah aplikasi POS yang sesuai anggaran, lalu cari tahu apakah metode pembayarannya berbasis langganan bulanan atau pembayaran satu kali.
Terkadang, beberapa vendor juga akan menerapkan biaya tambahan seperti biaya lisensi, biaya tambahan fitur, atau biaya dukungan.
Karena itu, jangan lupa untuk membandingkan harga dengan fitur yang ditawarkan oleh beberapa vendor.
4. Dukungan teknis dan pembaruan
Pilih vendor dengan layanan pelanggan yang responsif. Jadi, jika Anda mengalami kesulitan saat mengoperasikan aplikasi, Anda bisa mendapat jawaban tanpa harus menunggu lama.
Selain itu, pastikan aplikasi mendapatkan pembaruan rutin untuk meningkatkan keamanan dan fitur.
5. Uji coba sebelum membeli
Carilah aplikasi yang menyediakan free trial selama beberapa hari, jadi Anda bisa mencoba sebelum memutuskan.
Gunakan masa percobaan ini untuk menguji fitur, kecepatan, dan kenyamanan penggunaannya.
Baca Juga: Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya
Mengurangi antrean panjang
Jika Anda memiliki toko fisik yang volume penjualannya tinggi, perhatikan bagaimana kondisi antrean pembeli.
Mungkin Anda senang melihat antrean yang panjang, akan tetapi pemandangan seperti ini bisa membuat orang lain malas membeli ke toko Anda karena harus mengantre lama.
Karena itu, Anda bisa mencoba mengimplementasikan sistem manajemen antrean yang efisien bisa membantu meminimalisir waktu tunggu dan mengoptimalkan kepuasan pelanggan.
Untuk melakukannya, Anda bisa membuat area khusus mengantre yang strategis dengan menempatkan beberapa tempat duduk.
Selain itu, Anda juga bisa mengalokasikan karyawan agar jumlahnya lebih banyak ketika jam sibuk. Dengan begitu, waktu tunggu pun berkurang dan alur transaksi menjadi lebih lancar.
Meningkatkan manajemen inventaris
Agar semakin efisien, hal yang perlu Anda lakukan selanjutnya adalah meningkatkan manajemen inventaris Anda.
Inventaris yang terkelola dengan baik memastikan produk selalu tersedia, sehingga kepuasan pelanggan pun meningkat.
1. Pelacakan inventaris secara real-time
Terapkan strategi untuk menyederhanakan transaksi penjualan Anda dengan menerapkan pelacakan inventaris secara real-time dalam proses bisnis Anda.
Dengan pendekatan ini, Anda bisa segera memperbarui stok dengan cepat, meminimalisir ketidaksesuaian jumlah, dan memastikan produk tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan.
2. Sistem pemesanan ulang otomatis
Sistem pemesanan ulang otomatis dapat membantu Anda memantau tingkat inventaris dan secara otomatis memulai pemesanan, mencegah kehabisan stok dan mempercepat pengisian stok untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3. Integrasi dengan POS
Agar proses bisnis Anda semakin cepat, Anda juga bisa mengintegrasikan manajemen inventaris dengan sistem POS.
Dengan dua sistem yang saling terhubung seperti ini, dapat dipastikan bahwa informasi tentang ketersediaan produk bisnis Andaselalu terbaru dan akurat. Dengan begitu, pelanggan Anda akan mendapatkan pengalaman transaksi yang lebih lancar.
Baca Juga: Tips Melakuan Inventory Monitoring, Metode, dan Tahapannya
Kesimpulan
Penting bagi bisnis untuk memahami alur transaksi penjualan, sebab hal ini bisa mendongkrak kesuksesan bisnis. Karena begitu krusialnya proses ini, banyak teknologi yang sudah hadir untuk mempermudah proses mencatat, mengelola, dan menganalisis transaksi penjualan.
Salah satu aplikasi ini adalah Kledo POS. Dengan aplikasi kasir Kledo POS, Anda dapat mengatur dan mengawasi alur transaksi penjualan Anda dengan lebih baik.
Mulai dari pencatatan transaksi, pengelolaan inventaris, pembayaran terintegrasi, semuanya bisa Anda lakukan baik secara online maupun offline.
Tertarik menggunakan Kledo POS? Yuk, coba sekarang lewat tautan ini.
- Bisnis Seblak Prasmanan: Rincian Modal dan Tipsnya - 7 Januari 2025
- Alur Transaksi Penjualan: Langkah, Contoh, dan Tipsnya - 7 Januari 2025
- Tips Endorsement Marketing dan Contoh Suksesnya - 6 Januari 2025