Cara Melakukan Stock Opname dalam Bisnis

cara melakukan stock opname

Anda harus mengetahui stok dengan pasti untuk memudahkan Anda mengukur efisiensi dan kinerja secara akurat, dan stock opname adalah salah satu proses yang harus Anda lakukan untuk memastikan semua itu. Namun, apakah Anda mengetahui cara dan tahapan dalam melakukan stock opname?

Tapi apa itu stock opname dan mengapa stock opname menjadi bagian penting dalam menjalankan toko atau gudang? Pada artikel ini kita akan membahas cara melakukan stock opname dengan benar.

Apa itu Stock Opname?

cara melakukan stock opname

Stock opname dalah proses pengecekan persediaan – berapa banyak yang Anda miliki, serta kondisi barang – dan mencatat hasilnya dalam sebuah laporan.

Proses ini membantu kontrol stok Anda. Misalnya, jika Anda menjual makanan, Anda harus tahu kapan barang akan mencapai penjualannya berdasarkan tanggal sehingga Anda dapat menyegarkan rak bila perlu.

Jenis barang yang Anda jual biasanya akan menentukan seberapa sering Anda harus melakukan stock opname. Seperti di atas, bisnis makanan dan minuman harus memeriksa stok mereka secara teratur, karena barang mereka mudah rusak.

Tetapi bisnis lain mungkin memilih untuk melakukan pemeriksaan stok tahunan – itu tergantung pada spesifikasi bisnis Anda.

Jadi pada intinya proses stock opname membantu bisnis Anda untuk:

  • Melacak inventaris
  • Melihat apakah proses pemesanan Anda efisien
  • Mengurangi over-stocking, atau stockouts (ketika Anda kehabisan barang untuk dijual)
  • Mengungkap masalah – misalnya, masalah dengan pemasok Anda, atau pencurian

Bagaimana Cara Melakukan Stock Opname?

1. Pilih seberapa sering melakukan stock opname

Tidak ada yang meragukan fakta bahwa proses melakukan stock opname adalah proses yang memakan waktu dan melelahkan. Anda perlu mendedikasikan waktu untuk proses tersebut, yang akan membantu Anda membatasi gangguan dan kesalahan.

Anda harus mengetahui seberapa sering Anda akan melakukan stock opname:

  • Secara berkala – Anda mungkin ingin melakukan stock opname setiap bulan, kuartal atau setengah tahun, selama satu atau dua hari
  • Setiap tahun – ini mungkin usaha yang lebih besar daripada stock take berkala, tetapi stock take tahunan bisa masuk akal untuk bisnis Anda – misalnya, jika Anda memiliki barang murah dan tidak mudah rusak
  • Terus menerus – ini adalah proses dimana Anda merencanakan stock opname terus menerus tergantung pada jenis barang yang Anda miliki, misalnya Anda mungkin memeriksa beberapa item setiap bulan, yang lain setiap minggu, dan beberapa setiap hari – dan kemudian memperbarui catatan stock opname Anda secara terus menerus

2. Cetak lembar untuk proses stock opname Anda

Catatan stok berupa sheet akan membentuk dasar dari proses stock opname Anda. Anda menggunakannya untuk merekam hitungan baru Anda, terhadap apa yang seharusnya ada di sana. Lembar stok harus menggunakan catatan terbaru yang Anda miliki.

Ini harus terus ada dalam sistem kontrol stok yang ada. Sebagai pilihan lain, saati ini banyak paket perangkat lunak memungkinkan Anda mencetak lembar stok dalam beberapa klik.

Tetapi pastikan untuk menggunakan lembar stok dengan urutan yang benar:

  • Hitung dulu apa yang ada di rak atau di gudang.
  • Kemudian perhatikan jika ada jumlah yang tidak sesuai dengan apa yang dikatakan sistem Anda.

Jika tidak, Anda akan mencatat dan mendapatkan informasi yang salah dari proses ini.

Baca juga: Mengenal Prosedur Audit Keuangan dan Tahapannya dalam Bisnis

3. Atur stok Anda sebelum melakukan stock opname

Pastikan Anda menyisihkan stok yang sudah terjual, tetapi belum dikirim atau diambil oleh pelanggan.

Sebagai bagian dari ini, Anda juga harus menjeda semua pembelian dan penjualan, karena kemungkinan besar Anda akan mendapatkan masalah jika Anda memiliki stok yang berpindah saat Anda mencoba menghitung.

Setelah ini, Anda harus mulai mengkategorikan stok yang ada. Pastikan area stock opname Anda jelas dan bersih untuk meminimalkan risiko kesalahan.

Total stok Anda kemungkinan akan jatuh ke dalam sejumlah kategori yang berbeda dan akan lebih mudah untuk menghitung semuanya dengan benar jika Anda mengembangkan sistem untuk memulai.

Ini mungkin melibatkan pemindahan barang secara fisik di sekitar tempat Anda, menyortirnya ke dalam kategori, dan menghitung berdasarkan itu.

4. Mengatur staf

Jika Anda memiliki staf yang membantu melakukan stock opname, pastikan Anda mengaturnya dengan benar. Setelah Anda mengkategorikan stok Anda, Anda dapat menunjuk anggota staf terpisah untuk setiap kategori.

Ingatlah untuk menunjuk lebih banyak staf untuk kategori yang memiliki nilai atau jumlah yang lebih besar. Anda juga harus meminimalkan gangguan – mintalah karyawan untuk mematikan telepon mereka dan menghindari penggunaan radio, misalnya.

Jadi tidak ada waktu yang terbuang percuma, pastikan staf Anda juga mendapatkan istirahat selama proses berlangsung. Stock opname tidak menyenangkan dan penting bagi staf Anda untuk memiliki konsentrasi penuh selama ini proses ini berlangsung.

5. Pastikan semua data dalam stock opname tidak berdasarkan asumsi

Stock opname yang akurat membutuhkan penghitungan yang metodis – tidak perlu menebak-nebak. Tandai item saat Anda pergi untuk menghindari penghitungan duplikat.

Sekali lagi, Anda dapat menyederhanakan proses secara signifikan dengan menggunakan kategori logis untuk stok, dan dengan memastikan bahwa setiap item yang terjual telah dihapus dari area yang dihitung.

Plus, ingatlah untuk menghitung item di rak terlebih dahulu, sebelum menggunakan lembar stok Anda atau melihat sistem kontrol stok Anda untuk melihat apa yang seharusnya ada di sana.

Baca juga: Kartu Stok Barang: Pengertian, Fungsi, Contoh dan Hubungannya dalam Akuntansi

6. Validasi proses stock opname

Setelah penghitungan Anda selesai, Anda perlu memvalidasi hasil dari stock opname Anda. Bandingkan hasil penghitungan dengan catatan stok yang Anda cetak sebelumnya.

Setiap ketidakkonsistenan harus dicatat dan diperhitungkan – misalnya, Anda memerlukan prosedur untuk menangani barang yang rusak.

Jika Anda memiliki banyak cabang, pastikan Anda melacak transfer toko dengan benar, dan pesanan pembelian ditangani secara efektif.

Perbedaan bisa serius, jadi penting untuk menyelidiki penyebabnya. Apakah suatu barang berada di tempat yang salah, apakah ada masalah dengan pemasok Anda, atau ada masalah dengan sistem kontrol stok Anda secara umum?

Kabar baiknya adalah bahwa stock opname adalah langkah pertama untuk memecahkan masalah, sehingga Anda dapat memastikan bahwa itu tidak terjadi lagi.

7. Perbarui catatan stok Anda

Terakhir, Anda perlu memperbarui catatan stok Anda dengan hasil penghitungan terakhir Anda. Jika Anda menggunakan solusi perangkat lunak untuk melacak stok, ini seharusnya menjadi proses yang sederhana. Jika Anda masih menggunakan sistem berbasis kertas, Anda dapat mempertimbangkan untuk pindah ke alternatif digital seperti menggunakan software akuntansi Kledo.

Baca juga: Metode Penilaian Persediaan: Pengertian, Jenis, Cara Hitung, Dan Tips Memilihnya

Tips Melakukan Stock Opname

cara melakukan stock opname

Setelah Anda mengetahui cara melakukan stock opname, selanjutnya adalah mengetahui beberapa tips yang harus Anda ketahui agar Anda bisa melakukan proses stock opname dengan optimal:

Atur alat inventarisasi Anda sebelumnya

Sebelum Anda memulai proses inventarisasi, Anda pasti ingin memastikan setiap orang memiliki alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Berikut daftar alat yang paling umum digunakan untuk inventarisasi:

  • Papan klip
  • Lembar stok
  • Lembar penghapus
  • Pulpen
  • Kalkulator
  • Barcode scanner
  • Perangkat Seluler (jika Anda menggunakan manajemen inventaris berbasis cloud)

Anda mungkin membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit alat daripada daftar diatas, tetapi ini akan memberi Anda gambaran umum tentang apa yang umumnya diperlukan untuk proses inventarisasi yang efektif.

Hanya gunakan data inventaris terbaru

Seperti yang sudah kami ungkapkan sebelemunya, tujuan dari proses stock opname adalah untuk mendapatkan penghitungan akurat dari inventaris yang sebenarnya Anda miliki sehingga Anda dapat membandingkannya dengan data inventaris yang ada.

Jadi pastikan untuk mengecualikan barang yang sudah ditagih ke pelanggan tetapi belum dikirim, serta bahan baku yang sudah tiba tetapi belum masuk ke sistem inventaris Anda.

Stok yang belum dikirim pada dasarnya bukan milik Anda lagi. Memproses bahan yang belum ditambahkan ke sistem manajemen inventaris Anda adalah tugas terpisah yang tidak perlu dilakukan selama inventarisasi.

Banner 2 kledo

Ketahui stok mana yang harus dihitung dan cara menghitungnya

Baik Anda memiliki gudang besar yang penuh dengan berbagai jenis inventaris atau ruang penyimpanan kecil dengan hanya beberapa jenis, beri tahu staf Anda bagian mana yang akan mereka hitung dalam urutan apa.

Kemudian, buat sistem yang jelas tentang bagaimana mereka harus menghitung stok Anda secara fisik.

Berikut adalah ide tentang cara mengatur bagian penghitungan yang sebenarnya dari proses:

  • Setiap unit stocktaker harus dalam kelompok yang terdiri dari dua orang—satu orang memeriksa persediaan dan menyebutkan jumlahnya, orang kedua mencatat ini dan dapat memeriksa ulang yang pertama.
  • Jika Anda memiliki beberapa unit stocktaker, pastikan mereka semua memiliki bagian yang jelas untuk dikerjakan agar tidak tumpang tindih.
  • Minta stocktaker Anda untuk menghitung ke arah yang sama – yaitu dari atas ke bawah, kiri ke kanan.
  • Tandai stok dengan spidol atau pena berwarna sebagai pengingat visual dari apa yang sudah dihitung.

Dengan proses serupa, penghitungan Anda harus diatur dengan baik dan beroperasi dengan lancar.

Nilai stok Anda dengan benar

Setelah Anda menghitung semua stok Anda, pastikan Anda memiliki harga terbaru untuk semuanya.

Harga stok Anda harus sesuai dengan harga kliring pasar atau harga yang bersedia dibayar konsumen untuk barang tersebut.

Dan pastikan untuk menyertakan depresiasi juga.

Jika Anda membeli bahan baku tertentu tahun lalu seharga 1.000.000 tetapi sekarang hanya dihargai 750.000 maka Anda perlu mengubah harga untuk mencerminkan harga yang lebih rendah – hal yang sama berlaku untuk produk lama yang sekarang Anda jual dengan harga diskon.

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Cari cara untuk mengurangi inventaris yang dicuri, rusak, atau lambat Jual

Selama proses stock opname Anda, Anda mungkin menemukan bahwa barang-barang yang Anda pikir ada di gudang Anda sebenarnya hilang, dan beberapa barang yang rusak atau rusak tidak pernah dilaporkan.

Anda mungkin juga memperhatikan bahwa beberapa barang tidak laku.

Dengan data ini di tangan, Anda dapat mulai bertukar pikiran tentang cara meningkatkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi dari pencuri, meningkatkan kebijakan gudang untuk mengekang perilaku sembrono, dan menerapkan strategi baru untuk menjual lebih banyak stok.

Salah satu cara pasti untuk membantu di semua area ini adalah melalui pengurangan inventaris – membuat rencana untuk mengoptimalkan jumlah inventaris yang disimpan di gudang Anda.

Baca juga: Aplikasi Stok Barang untuk Bisnis Baru, Apa Manfaatnya?

Terus tingkatkan proses inventarisasi Anda

Cara melakukan stock opname Anda tidak boleh berupa serangkaian prosedur statis; itu harus tumbuh dan berkembang setiap kali Anda melakukannya sehingga menjadi lebih efisien dari waktu ke waktu.

Dorong stocktaker dan supervisor Anda untuk menyarankan perbaikan, mengembangkan prosedur baru untuk alur kerja yang lebih efektif, dan bertukar pikiran tentang cara untuk mengurangi stok Anda ke tingkat yang dapat dikelola yang mengurangi pemborosan.

Tetapi jika Anda benar-benar ingin meningkatkan proses Anda, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam teknologi baru yang dapat menyederhanakan inventarisasi Anda dan memudahkan pelacakan inventaris Anda sepanjang tahun contohnya adalah dengan menggunakan Kledo.

Dengan menggunakan software akuntansi Kledo, Anda bisa melakukan manajemen persediaan dan proses stock opname sekaligus solusi kemudahan proses pembukuan dalam satu platform.

Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan semua fitur ini dan bisa digunakan kapan saja dan dimana saja.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

3 × 2 =