Dalam bisnis, berlaku prinsip untuk menekan pengeluaran seminim mungkin demi menghasilkan keuntungan sebesar mungkin.
Salah satu pengeluaran yang bisa ditekan adalah harga beli barang dari supplier. Tapi, mendapat harga terbaik ternyata tidak selalu mendapat harga beli yang lebih murah.
Saat berurusan dengan supplier, ada banyak faktor yang memengaruhi keuntungan akhir Anda seperti jumlah pesanan, kualitas barang, ongkos kirim, hingga termin pembayaran.
Artikel ini akan membahas 10 cara mendapat harga supplier terbaik untuk bisnis Anda beserta contoh penerapannya dalam negosiasi.
Apa yang Dimaksud dengan Harga Terbaik dari Supplier?
Harga terbaik adalah harga yang memberikan nilai dan biaya pengadaan paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Artinya, harga tersebut tidak hanya mempertimbangkan nominal per unit, tetapi juga kualitas, kuantitas, pengiriman, pembayaran, dan risiko yang menyertainya.
Misalnya, jika ada 2 supplier bahan baku yang Anda ketahui.
- Supplier A menjual barang Rp45.000/unit dengan ongkir Rp1.000.000 dan Minimum Order Quantity (MOQ) 1.000 unit.
- Supplier B menjual barang Rp47.000/unit dengan ongkir Rp300.000 dan MOQ 300 unit.
Harga dari supplier A memiliki lebih rendah, tetapi belum tentu total biaya pengadaannya lebih murah.
Karena itu, sebelum memilih supplier, hitung dulu total biaya pengadaannya.
Rumus:
Total biaya pengadaan = Harga barang + ongkos kirim + biaya tambahan lainnya
Kemudian:
Biaya per unit = total biaya pengadaan ÷ jumlah barang diterima
Apa saja faktor yang memengaruhi harga supplier?
Harga yang diberikan supplier dapat berbeda karena beberapa faktor, seperti:
- Volume pembelian: Semakin besar kuantitas, semakin besar peluang memperoleh harga bertingkat.
- Spesifikasi produk: Material, ukuran, fitur, kemasan, dan standar kualitas dapat mengubah biaya produksi.
- MOQ (Minimum Order Quantity): Jumlah minimum pembelian dapat memengaruhi harga satuan.
- Frekuensi order: Rutin membeli bisa menjadi dasar untuk meminta harga khusus.
- Termin pembayaran: Pembayaran di muka, COD, atau tempo dapat menghasilkan struktur harga yang berbeda.
- Biaya pengiriman: Lokasi gudang, jarak, berat, volume, dan metode pengiriman memengaruhi total biaya.
- Lead time: Kebutuhan produksi atau pengiriman yang mendadak dapat meningkatkan biaya.
- Kualitas produk: Spesifikasi dan tingkat defect akan memengaruhi biaya sebenarnya bagi bisnis.
Baca Juga: Cara Mudah Mencari Supplier untuk Toko Ecommerce
Bagaimana Cara Mendapat Harga Terbaik dari Supplier?
Untuk mendapat harga terbaik dari supplier, pahami dulu struktur biaya dan kebutuhan bisnis, lalu terapkan strategi berikut:
1. Tentukan Spesifikasi Produk Sebelum Negosiasi
Tentukan spesifikasi barang yang dibutuhkan mencakup: jenis atau grade produk, ukuran, material, kualitas, kemasan, merek, toleransi cacat, hingga standar tertentu yang relevan.
Ini karena harga dua produk yang sama belum tentu memiliki detail yang sama juga. Bisa jadi supplier menawarkan harga lebih rendah karena material atau kemasannya berbeda.
Jadi, tentukan spesifikasi minimum yang masih bisa diterima sebelum bernegosiasi.
Adanya spesifikasi yang jelas juga membuat quotation dari beberapa supplier lebih mudah dibandingkan secara apple-to-apple.
2. Bandingkan Harga dari Beberapa Supplier
Mintalah quotation dari beberapa supplier dengan spesifikasi dan volume yang sama agar Anda memiliki benchmark sebelum melakukan negosiasi.
Perhatikan faktor-faktor di bawah saat melakukan perbandingan:
- MOQ atau jumlah minimum pembelian
- Diskon berdasarkan volume
- Biaya pengiriman
- Lead time
- Termin pembayaran
- Kualitas dan spesifikasi barang
- Kebijakan retur atau penggantian barang
- Masa berlaku harga
- Biaya tambahan seperti packaging atau handling.
3. Minta Penawaran Berdasarkan Volume Pembelian
Minta beberapa skenario volume pemesanan agar Anda bisa melihat perubahan harga saat jumlah pesanan meningkat.
Misalnya, Anda dapat meminta quotation untuk 500 unit, 1.000 unit, sampai 3.000 unit.
Dari sini, Anda dapat melihat titik ketika supplier mulai memberikan harga yang lebih rendah.
Lalu, Anda bisa menentukan apakah pembelian dalam jumlah lebih besar juga ekonomis. Misalnya, supplier menurunkan harga 5% jika pembelian dinaikkan dua kali lipat.
Tapi, apakah diskon tersebut sepadan dengan tambahan modal kerja yang harus dikeluarkan, biaya penyimpanan, risiko barang rusak atau kedaluwarsa, dan kecepatan perputaran stok?
Jadi, volume pembelian optimal belum tentu volume pembelian terbesar.
4. Negosiasikan MOQ dengan Supplier
MOQ atau Minimum Order Quantity menentukan jumlah minimum barang yang harus dibeli dalam satu pemesanan.
Jika MOQ terlalu tinggi sementara volume penjualan Anda masih belum terlalu besar, risikonya modal akan terlalu banyak tertahan dalam persediaan meski harganya memang lebih murah.
Anda bisa melakukan negosiasi untuk menurunkan MOQ dengan menawarkan komitmen melakukan pembelian rutin, atau barang dikirim secara bertahap.
5. Tanyakan Harga Grosir dan Harga Bertingkat
Supplier sering memiliki struktur tiered pricing, yaitu harga per unit berubah berdasarkan kuantitas pembelian. Namun, struktur ini tidak selalu ditampilkan pada quotation pertama.
Jadi, jangan takut untuk bertanya: “Apakah ada harga berbeda untuk pembelian 1.000, 2.500, dan 5.000 unit?”
Selain itu, minta supplier menunjukkan harga per unit pada setiap volume sehingga Anda dapat menghitung penghematan sebenarnya.
Baca Juga: Tips Menyikapi Kenaikan Harga Supplier dan Mitigasi Risikonya
6. Negosiasikan Termin Pembayaran
Coba negosiasikan harga pembelian dan termin pembayaran sebagai satu paket.
Supplier mungkin tidak bersedia menurunkan harga karena margin sudah terbatas, tetapi kemungkinan masih bisa menawarkan kondisi pembayaran yang lebih menguntungkan.
Sebaliknya, supplier mungkin memberikan harga lebih rendah jika bisnis bersedia membayar lebih cepat seperti pembayaran penuh di muka, pelunasan setelah barang dikirim, atau termin 14/30/60 hari.
Termin yang sesuai dapat membantu menyesuaikan siklus konversi kas antara pembayaran supplier dan penerimaan kas dari pelanggan.
7. Optimalkan Biaya Pengiriman
Perhatikan biaya pengiriman untuk barang berat, bernilai rendah, atau berasal dari lokasi yang jauh karena ini bisa memengaruhi biaya per unit.
Mintalah informasi berikut dari supplier:
- Lokasi gudang atau titik pengiriman
- Berat dan volume barang
- Metode pengiriman
- Biaya packing
- Lead time
- Minimum order untuk subsidi atau gratis ongkir
- Pilihan ekspedisi yang tersedia.
Selanjutnya, bandingkan beberapa skenario.
8. Bangun Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier
Hubungan jangka panjang dapat menjadi leverage dalam negosiasi, apalagi jika Anda bisa memberikan data seperti forecast penjualan bisnis.
Misalnya, “Kebutuhan rata-rata kami sekitar 2.000 unit per bulan. Jika kualitas dan lead time konsisten, kami ingin menjadikan Anda supplier utama untuk produk ini.”
Namun, hubungan jangka panjang tidak berarti Anda harus bergantung pada satu supplier saja. Tetap pertahankan supplier alternatif untuk mengurangi risiko jika terjadi kenaikan harga, gangguan pasokan, atau perubahan kapasitas.
9. Gunakan Data Harga untuk Negosiasi
Perkuat negosiasi Anda dengan data historis seperti catatan harga pembelian berdasarkan periode, supplier, volume, spesifikasi, diskon, ongkos kirim, dan total nilai transaksi.
Dari data tersebut, bisnis dapat mengetahui bagaimana harga berubah dan seberapa besar pengaruh volume terhadap harga.
Misalnya, data pembelian menunjukkan:
- Januari: Rp42.000/unit;
- Februari: Rp42.500/unit;
- Maret: Rp43.000/unit;
- April: Rp47.000/unit.
Kenaikan pada April dapat menjadi dasar untuk meminta penjelasan dan membuka kembali pembicaraan harga.
Anda juga bisa melihat harga rata-rata pembelian sebagai benchmark internal ketika supplier mengajukan harga baru.
Data juga dapat digunakan untuk mengukur supplier secara lebih objektif seperti siapa yang memberikan harga kompetitif dan siapa yang sering menaikkan harga.
10. Minta Penawaran Resmi dan Rinci
Setelah proses negosiasi selesai, minta supplier mengirimkan quotation atau penawaran resmi yang mencantumkan seluruh komponen transaksi.
Simpan quotation dan riwayat transaksi agar Anda bisa membandingkan harga supplier antarperiode.
Baca Juga: 5 Peran Supplier dalam Rantai Pasok Bisnis dan Cara Memilihnya
Contoh Negosiasi Harga dengan Supplier
Agar lebih efektif, negosiasikan volume pembelian, pola order, kebutuhan bisnis, dan bentuk kesepakatan:
1. Contoh Negosiasi untuk Pembelian 100 Unit
Misalnya bisnis ingin membeli 100 unit produk dengan harga awal Rp75.000 per unit. Total penawaran supplier adalah Rp7.500.000.
Alih-alih langsung meminta diskon, Anda bisa mengaitkan permintaan dengan kemampuan pembelian:
“Untuk pembelian awal 100 unit, apakah ada harga khusus yang bisa diberikan? Jika kualitasnya sesuai dan penjualan berjalan baik, kami berpotensi melakukan repeat order.”
Supplier kemudian dapat menawarkan harga Rp72.500 per unit sehingga total pembelian menjadi: 100 × Rp72.500 = Rp7.250.000
Dengan begitu, Anda menghemat sebesar Rp250.000 dibandingkan harga awal.
Jika supplier tidak dapat menurunkan harga, Anda masih dapat menegosiasikan komponen lain, seperti ongkos kirim, tambahan unit, atau ketentuan pembayaran.
2. Contoh Negosiasi untuk Pembelian 500 Unit
Volume yang lebih besar memberikan ruang negosiasi yang berbeda. Misalnya harga normal adalah Rp75.000 per unit, tetapi Anda ingin membeli 500 unit.
Daripada langsung memberikan target harga, tanyakan struktur harga berdasarkan volume:
“Jika kami ambil 500 unit, apakah ada harga grosir khusus? Sekalian boleh diinformasikan harga untuk volume 1.000 unit agar kami bisa menghitung kebutuhan pembelian berikutnya.”
Misalnya supplier menawarkan:
| Volume | Harga/unit | Total |
|---|---|---|
| 100 unit | Rp75.000 | Rp7.500.000 |
| 500 unit | Rp71.000 | Rp35.500.000 |
| 1.000 unit | Rp68.000 | Rp68.000.000 |
Data tersebut memberi Anda gambaran mengenai price break dan membantu menentukan apakah tambahan volume sepadan dengan penghematannya.
3. Contoh Negosiasi untuk Repeat Order Bulanan
Repeat order dapat menjadi leverage yang cukup kuat karena supplier mendapatkan kepastian permintaan.
Misalnya bisnis rata-rata membutuhkan 1.000 unit per bulan dengan harga Rp50.000 per unit.
Daripada menegosiasikan harga yang sama setiap bulan, coba tawarkan komitmen pembelian:
“Kebutuhan kami sekitar 1.000 unit per bulan. Kalau kami bisa menjadikan Anda supplier utama dan melakukan repeat order secara rutin, apakah memungkinkan mendapatkan harga Rp47.500 per unit?”
Jika supplier menyetujui, Anda bisa memperoleh harga yang lebih rendah sekaligus memberikan kepastian volume kepada supplier.
Namun, pastikan komitmen tersebut realistis. Jika kebutuhan bisnis fluktuatif, lebih baik gunakan forecast atau kisaran volume daripada menjanjikan jumlah pembelian yang belum tentu tercapai.
Baca Juga: Tips Negosiasi Supplier yang Terbukti Ampuh, Apa Saja?
4. Contoh Negosiasi MOQ
Misalnya supplier menetapkan MOQ 1.000 unit, sedangkan kebutuhan bisnis baru sekitar 500 unit.
Daripada hanya meminta MOQ diturunkan, tawarkan skema yang memberikan kepastian bagi supplier:
“Saat ini kebutuhan kami sekitar 500 unit. Apakah MOQ bisa diturunkan menjadi 500 unit dengan komitmen repeat order setiap bulan? Kalau belum memungkinkan, apakah 1.000 unit bisa dikirim dalam dua tahap?”
Ada dua kemungkinan solusi:
- MOQ diturunkan menjadi 500 unit dengan harga yang disesuaikan.
- MOQ tetap 1.000 unit, tetapi pengiriman dilakukan secara bertahap.
Opsi kedua dapat menjadi jalan tengah ketika supplier memang membutuhkan volume produksi minimum, tetapi bisnis tidak ingin menerima seluruh barang sekaligus.
5. Contoh Negosiasi Ongkos Kirim
Misalnya harga produk sudah sesuai, tetapi supplier mengenakan ongkos kirim Rp1.500.000.
Anda bisa menanyakan:
“Kalau kami mengambil 1.000 unit, apakah ada opsi subsidi ongkir atau menggunakan ekspedisi yang tarifnya lebih rendah? Kalau ongkir bisa ditekan, kami bisa lanjutkan order dengan volume tersebut.”
Alternatif lainnya adalah menggabungkan pengiriman:
“Jika kami jadwalkan repeat order bulanan, apakah pengiriman bisa dikonsolidasikan atau ada tarif khusus untuk pengiriman rutin?”
Negosiasi seperti ini penting karena harga produk yang rendah dapat kehilangan keuntungannya jika biaya logistik terlalu tinggi.
6. Contoh Negosiasi Termin Pembayaran
Misalnya supplier meminta pembayaran penuh di muka, sedangkan bisnis ingin menjaga arus kas.
Anda dapat menawarkan:
“Apakah pembayaran bisa dilakukan 50% saat PO dan 50% setelah barang diterima? Kami ingin menjaga cash flow, sementara dari sisi kami order ini akan dilakukan secara rutin.”
Jika supplier membutuhkan pembayaran lebih cepat untuk menjaga arus kasnya, bisnis juga dapat menawarkan alternatif:
“Kalau pembayaran penuh di muka bisa membantu mendapatkan harga lebih rendah, berapa harga terbaik yang bisa diberikan?”
Baca Juga: Cara Mudah Mencari Supplier untuk Toko Ecommerce
Kesimpulan
Cara mendapatkan harga terbaik dari supplier adalah dengan melihat keseluruhan biaya pengadaan sambil mempertimbangkan volume pembelian, MOQ, kualitas, ongkos kirim, termin pembayaran, hingga konsistensi pasokan.
Karena itu, negosiasi sebaiknya didukung data pembelian yang rapi seperti harga pembelian sebelumnya, volume order, pengeluaran, dan pola pembelian.
Software akuntansi Kledo dapat membantu Anda mencatat transaksi pembelian dan mengelola data keuangan yang bisa Anda gunakan untuk memantau pengeluaran serta melihat pola biaya pembelian dari waktu ke waktu.
Coba Kledo gratis untuk pencatatan transaksi yang lebih baik.
- 10 Cara Ampuh Mendapat Harga Terbaik Supplier - 29 September 2026
- Tips Mengelola Account Payable agar Cash Flow Bisnis Sehat - 29 September 2026
- 7 Software Apotek yang Membantu Operasional Bisnis Farmasi Lebih Efisien - 29 September 2026