Banyak yang sudah memahami apa itu account payable dalam bisnis, tetapi masih kesulitan mengelolanya dengan baik.
Account payable atau utang usaha adalah kewajiban atau utang jangka pendek yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak ketiga (seperti vendor atau pemasok) atas pembelian barang atau jasa secara kredit.
Penjelasan mendasar tentang konsep ini bisa Anda baca di artikel pengertian account payable.
Untuk mengelola utang perusahaan dengan baik, ada banyak hal yang harus diperhatikan agar semuanya menjadi lancar. Apa itu? Simak penjelasannya di artikel ini.
Apa Tantangan Umum dalam Mengelola Account Payable?
Proses pengelolaan account payable biasanya semakin sulit saat jumlah transaksi bisnis meningkat.
Tantangannya dapat berupa:
- Faktur yang tersebar. Terkadang, kita lupa menyimpan tagihan yang masih terselip di email, WhatsApp, atau dokumen fisik, sehingga belum masuk ke jadwal pembayaran.
- Pembayaran ganda Salah mencatat faktur yang sama lebih dari satu kali. Biasanya terjadi jika pencatatan masih dilakukan secara manual. Baca artikel ini untuk mengetahui trik mengatasinya: 7 Cara Mencegah Pembayaran Ganda dan Tips Mengatasinya
- Persetujuan internal terlambat. Faktur sudah diterima, tetapi pembayaran tertahan karena harus menunggu pemilik atau pihak lain melakukan approval.
- Pembayaran sebelum barang atau jasa diterima. Tanpa proses verifikasi, bisnis berisiko membayar transaksi yang belum sesuai dengan pesanan.
- Pembayaran menumpuk pada waktu yang sama. Beberapa supplier mungkin memiliki tanggal jatuh tempo yang berdekatan sehingga kebutuhan kas dalam satu periode meningkat.
Karena itu, manajemen account payable perlu diperlakukan sebagai bagian dari pengelolaan cash flow.
Baca Juga: Apa Saja Perbedaan Note Payable dan Account Payable?
Tips Mengelola Account Payable secara Efektif
Tips mengelola account payable dengan efektif:
- Buat sistem pencatatan faktur yang konsisten
- Prioritaskan pembayaran berdasarkan dampak dan urgensi
- Negosiasikan syarat pembayaran dengan supplier
- Integrasikan jadwal AP ke proyeksi arus kas
- Lakukan rekonsiliasi AP secara rutin
- Manfaatkan software akuntansi untuk otomasi AP
1. Buat Sistem Pencatatan Faktur yang Konsisten
Segera catat setiap faktur yang masuk, jangan menunggu sampai jatuh tempo.
Catat informasi seperti nama vendor/supplier, nomor faktur, tanggal penerimaan faktur, tanggal jatuh tempo, jumlah yang harus dibayar, status pembayaran, dan pihak yang bertanggung jawab.
Selain itu, tentukan sistem khusus untuk penyimpanan dokumen. Misalnya, semua faktur disimpan dalam folder berdasarkan bulan atau vendor.
Tentukan pula siapa yang bertanggung jawab memeriksa faktur dan kapan pengecekan dilakukan.
2. Prioritaskan Pembayaran Berdasarkan Urgensi dan Dampak
Saat kas terbatas, buat daftar pembayaran berdasarkan dampaknya terhadap bisnis. Misalnya, prioritaskan:
- Tagihan yang sudah mendekati atau melewati jatuh tempo.
- Tagihan dengan denda keterlambatan yang besar.
- Supplier yang sangat penting bagi operasional.
- Tagihan yang memberikan diskon jika dibayar lebih awal.
- Pengeluaran yang dapat ditunda tanpa mengganggu kegiatan bisnis.
Sebagai contoh, bisnis F&B mungkin perlu memprioritaskan pembayaran supplier bahan baku dibandingkan vendor alat tulis kantor. Jika supplier bahan baku menghentikan pengiriman karena tagihan tertunggak, operasional bisnis bisa langsung terganggu.
Namun, jangan menjadikan prioritas sebagai alasan untuk terus menunda pembayaran supplier. Tujuannya adalah menentukan urutan pembayaran secara rasional ketika terdapat keterbatasan kas.
Baca Juga: Akun Hutang dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Jurnalnya
3. Negosiasikan Syarat Pembayaran dengan Supplier
Salah satu tips mengelola account payable yang sering terlewat adalah menegosiasikan payment term/syarat pembayaran dengan supplier.
Payment terms menentukan kapan tagihan harus dibayar. Misalnya, Net 30 berarti pembayaran dilakukan penuh dalam waktu 30 hari sesuai ketentuan yang disepakati.
Untuk bisnis yang sedang berkembang, perbedaan antara pembayaran langsung dan Net 30 atau Net 60 dapat memberikan ruang yang cukup besar bagi cash flow.
Waktu yang tepat untuk melakukan negosiasi antara lain:
- Ketika pertama kali bekerja sama dengan supplier
- Ketika volume pembelian Anda meningkat
- Ketika bisnis sudah memiliki rekam jejak pembayaran yang baik
- Ketika Anda mulai menjadi pelanggan yang sudah rutin membeli.
Tips: Saat negosiasi, alasan yang masuk akal untuk mendapat keringanan, misalnya Anda akan membeli lebih banyak, atau Anda berkomitmen untuk membeli dari supplier selama satu tahun penuh.
Misalnya, supplier awalnya meminta pembayaran dalam 14 hari. Setelah volume pembelian meningkat, Anda bisa mengajukan Net 30. Jika disetujui, berarti Anda mendapatkan tambahan waktu untuk mengubah persediaan menjadi penjualan sebelum kewajiban dibayar.
Tapi ingat, syarat pembayaran yang semakin panjang bukan berarti semakin baik. Anda tetap perlu mempertimbangkan hubungan dengan supplier, diskon pembayaran awal, dan konsekuensi jika pembayaran terlambat.
4. Integrasikan Jadwal AP ke Proyeksi Arus Kas
Tips mengelola account payable selanjutnya adalah menggabungkan jadwal pembayaran utang dengan proyeksi arus kas. Dengan begitu, Anda bisa memprediksi arus kas keluar ketika ada utang yang jatuh tempo.
Misalnya, Anda memiliki tiga faktur sebagai berikut:
| Tagihan | Jatuh tempo | Nilai |
|---|---|---|
| Supplier A | 10 Oktober | Rp 15 juta |
| Supplier B | 12 Oktober | Rp 20 juta |
| Supplier C | 15 Oktober | Rp 10 juta |
Artinya, Anda perlu menyiapkan Rp45 juta dalam satu minggu.
Jika Anda baru melihat angka tersebut ketika tanggal pembayaran sudah dekat, pilihan Anda menjadi terbatas. Sebaliknya, jika tagihan sudah masuk ke proyeksi arus kas sejak awal, Anda bisa mengetahui kebutuhan kas tersebut beberapa minggu sebelumnya.
Dari sana, Anda dapat mengambil tindakan seperti mempercepat penagihan piutang, menunda pengeluaran yang tidak mendesak, atau mengatur ulang jadwal pembayaran dengan supplier.
Dengan kata lain, account payable dapat menjadi alat untuk memprediksi kebutuhan kas.
Baca Juga: Cara Membuat Perencanaan Arus Kas, Contoh, dan Manfaatnya
5. Lakukan Rekonsiliasi AP secara Rutin
Rekonsiliasi account payable adalah proses mencocokkan saldo kewajiban kepada vendor dalam buku besar pembantu dengan buku besar umum serta tagihan vendor.
Proses ini dilakukan untuk memastikan catatan internal sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Anda bisa melakukan rekonsiliasi dengan langkah-langkah ini:
- Cocokkan daftar faktur yang tercatat dengan dokumen faktur dari supplier.
- Periksa apakah ada faktur yang sudah dibayar tetapi masih tercatat sebagai utang.
- Cari kemungkinan faktur tercatat dua kali.
- Cocokkan saldo utang dengan konfirmasi atau statement dari supplier jika tersedia.
Misalnya, sistem mencatat utang kepada Supplier A sebesar Rp8 juta. Namun, supplier mengirimkan statement sebesar Rp10 juta. Selisih tersebut perlu ditelusuri: apakah ada faktur yang belum dicatat, retur barang yang belum diperbarui, atau pembayaran yang belum teridentifikasi?
Rekonsiliasi seperti ini juga membuat proses audit dan pengecekan laporan keuangan menjadi lebih mudah karena dokumen pendukung dan pencatatan transaksi dapat ditelusuri.
6. Manfaatkan Software Akuntansi untuk Otomasi AP
Software akuntansi dapat membantu mengelola account payable dengan menyediakan pencatatan transaksi, daftar tagihan, informasi jatuh tempo, dan laporan utang dalam satu sistem.
Beberapa manfaat yang ditawarkan software akuntansi antara lain:
- Mengetahui tagihan yang sudah dan belum dibayar,
- Memantau tanggal jatuh tempo,
- Mengurangi risiko pembayaran ganda,
- Melihat posisi utang secara lebih real-time,
- Mempermudah rekonsiliasi,
- Menyediakan laporan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kondisi keuangan.
Kledo menyediakan laporan utang piutang per kontak yang menunjukkan nominal dan tanggal jatuh tempo dengan tampilan grafik yang mudah dimengerti seperti berikut:
Otomasi juga tidak berarti seluruh keputusan pembayaran harus dilakukan sistem. Justru, software sebaiknya digunakan untuk mengurangi pekerjaan administratif sehingga Anda bisa lebih fokus menentukan kapan dan bagaimana akan melakukan pembayaran.
Jika bisnis Anda sudah mulai memiliki banyak transaksi dan supplier, Anda dapat menggunakan manajemen utang dari Kledo untuk membantu mengelola proses tersebut dalam satu sistem.
Baca Juga: 10 Cara Mengelola Utang Bisnis Jangka Pendek
Tips Mengukur Keberhasilan Pengelolaan Account Payable
Salah satu metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan pengelolaan Account Payable adalah Days Payable Outstanding (DPO). DPO menunjukkan rata-rata berapa hari bisnis membutuhkan waktu untuk membayar kewajibannya kepada kreditur.
DPO = Rata-rata Account Payable ÷ (Harga Pokok Penjualan ÷ 365)
Formula tersebut mengukur rata-rata waktu perusahaan membayar krediturnya.
Contohnya, jika rata-rata utang usaha Rp100 juta dan HPP tahunan Rp900 juta:
DPO = Rp100 juta ÷ (Rp900 juta ÷ 365) = sekitar 40,6 hari
Angka DPO tidak bisa langsung disebut baik atau buruk tanpa melihat konteks bisnis. DPO 40 hari mungkin normal untuk bisnis dengan payment terms 30–45 hari, tetapi bisa menjadi sinyal masalah jika supplier sebenarnya meminta pembayaran dalam 14 hari dan bisnis sering terlambat.
Selain DPO, pantau juga persentase pembayaran tepat waktu:
Pembayaran tepat waktu = Jumlah faktur yang dibayar tepat waktu ÷ Total faktur jatuh tempo × 100%
Misalnya, dari 50 faktur yang jatuh tempo dalam sebulan, 47 dibayar sesuai jadwal. Berarti tingkat pembayaran tepat waktu Anda adalah 94%.
Untuk metrik ini, tidak ada satu angka universal yang dapat disebut sebagai target wajar untuk seluruh UMKM. Sesuaikan target dengan payment terms, jenis supplier, dan konsekuensi keterlambatan. Yang lebih penting adalah melihat trennya dari bulan ke bulan.
Anda juga dapat melengkapi pengukuran dengan AP Turnover. Untuk penjelasan metrik tersebut, lihat artikel Kledo tentang Account Payable Turnover agar tidak mencampurkan fungsi masing-masing KPI.
Baca Juga: 11 Jenis Laporan Utang Usaha, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
Kesimpulan
Banyak hal yang harus dikerjakan dalam pengelolaan account payable, mulai dari membayar tagihan sebelum jatuh tempo, menentukan prioritas pembayaran, menegosiasikan payment terms, memasukkan jadwal AP ke proyeksi arus kas, sampai melakukan rekonsiliasi secara rutin.
Setelah prosesnya lebih rapi, ukur hasilnya melalui metrik seperti DPO, persentase pembayaran tepat waktu, dan AP Turnover. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah pengelolaan utang usaha benar-benar membantu menjaga arus kas bisnis.
Untuk menyederhanakan pencatatan transaksi, memantau kewajiban, dan mendapatkan laporan keuangan dalam satu sistem, Anda dapat mencoba Kledo. Coba gratis selama 14 hari tanpa batas.
- Tips Mengelola Account Payable agar Cash Flow Bisnis Sehat - 29 September 2026
- 7 Software Apotek yang Membantu Operasional Bisnis Farmasi Lebih Efisien - 29 September 2026
- Bincang Kledo: Kesalahan Coretax yang Sering Bikin UMKM Kena Masalah - 28 September 2026