Daftar Inventaris: Pengertian, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Dalam bahasa awam, daftar yang membantu seseorang melacak inventaris disebut daftar inventaris. Daftar tersebut berisi item stok atau persediaan dan pergerakan masuk dan keluarnya.

Menurut Anda, sektor mana yang memerlukan pemeliharaan daftar inventaris? Pertanian? Sektor manufaktur atau jasa?

Yah, semua sektor memerlukan pemeliharaan daftar inventaris, tetapi volume dan luasnya akan bervariasi tergantung pada ukuran bisnis.

Artikel ini akan membahas pengertian, jenis, contoh, dan cara membuat daftar inventaris.

Apa Pengertian Daftar Inventaris?

Daftar inventaris atau bisa juga disebut daftar persediaan merupakan suatu mekanisme untuk lebih mengontrol persediaan suatu badan usaha agar persediaan tersebut dapat dimanfaatkan secara efisien.

Biasanya daftar ini dibuat dengan cara yang teratur di mana hanya direpresentasikan sebagai daftar item stok dengan detail tentang setiap item baris.

Daftar inventaris akan membantu Anda melacak pergerakan stok barang:

1. Pembelian/produksi (pergerakan ke dalam)

2. Penjualan (pergerakan keluar)

3. Memo dan limbah

4. Stok berdasarkan lokasi

5. Stock transfer (contoh stock transfer dari kantor pusat ke cabang)

Jenis-jenis Daftar Inventaris

Daftar persediaan terdiri dari 13 jenis meliputi:

Bahan Baku

Bahan baku adalah bahan yang digunakan perusahaan untuk membuat dan menyelesaikan produk.

Ketika produk selesai, bahan baku biasanya tidak dapat dikenali dari bentuk aslinya, seperti minyak yang digunakan untuk membuat sampo.

Baca juga: Cara Efisiensi Bahan Baku untuk Bisnis yang Lebih Baik

Bahan Pendukung

Bahan pendukung mirip dengan bahan mentah karena merupakan bahan yang digunakan perusahaan untuk membuat dan menyelesaikan produk, kecuali bahwa mereka tetap dapat dikenali saat produk selesai, seperti sekrup.

Work In Prosess (WIP)

Persediaan WIP mengacu pada item dalam produksi dan termasuk bahan mentah atau komponen, tenaga kerja, overhead dan bahkan bahan pengepakan.

Barang Jadi

Barang Jadi adalah barang yang siap untuk dijual kepada konsumen.

Pemeliharaan, Perbaikan, dan Operasi (MRO) Barang

MRO adalah inventaris — sering kali dalam bentuk persediaan — yang mendukung pembuatan produk atau pemeliharaan bisnis.

Bahan Pengemasan

Ada tiga jenis bahan pengemas. Kemasan utama melindungi produk dan membuatnya dapat digunakan.

Pengemasan sekunder adalah pengemasan barang jadi dan dapat mencantumkan label atau keterangan SKU. Kemasan tersier adalah kemasan curah untuk transportasi.

Stok Pengaman dan Stok Antisipasi

Stok pengaman adalah inventaris ekstra yang dibeli dan disimpan perusahaan untuk menutupi kejadian tak terduga. Stok pengaman memiliki biaya penyimpanan, tetapi mendukung kepuasan pelanggan.

Demikian pula, stok antisipasi terdiri dari bahan mentah atau barang jadi yang dibeli bisnis berdasarkan tren penjualan dan produksi. Jika harga bahan baku naik atau waktu puncak penjualan sudah dekat, bisnis dapat membeli stok pengaman.

Decoupling Inventory

Decoupling inventory adalah istilah yang digunakan untuk item tambahan atau WIP yang disimpan di setiap stasiun lini produksi untuk mencegah penghentian pekerjaan.

Sementara semua perusahaan mungkin memiliki persediaan pengaman, memisahkan persediaan berguna jika bagian dari jalur bekerja pada kecepatan yang berbeda dan hanya berlaku untuk perusahaan yang memproduksi barang.

Siklus Inventaris

Perusahaan memesan inventaris siklus dalam lot untuk mendapatkan jumlah stok yang tepat dengan biaya penyimpanan terendah.

Inventaris Layanan

Inventaris layanan adalah konsep akuntansi manajemen yang mengacu pada seberapa banyak layanan yang dapat diberikan bisnis dalam periode tertentu.

Sebuah hotel dengan 10 kamar, misalnya, memiliki persediaan layanan 70 menginap satu malam dalam minggu tertentu.

Inventaris Transit

Juga dikenal sebagai inventaris pipa, inventaris transit adalah stok yang berpindah antara pabrikan, gudang, dan pusat distribusi. Inventaris transit mungkin memerlukan waktu berminggu-minggu untuk berpindah antar fasilitas.

Persediaan Teoritis

Juga disebut persediaan buku, persediaan teoretis adalah jumlah persediaan paling sedikit yang dibutuhkan perusahaan untuk menyelesaikan suatu proses tanpa menunggu.

Persediaan teoretis sebagian besar digunakan dalam produksi dan industri makanan. Ini diukur dengan menggunakan rumus aktual versus rumus teoritis.

Kelebihan Persediaan

Juga dikenal sebagai persediaan usang, persediaan berlebih adalah barang atau bahan mentah yang tidak terjual atau tidak terpakai yang tidak diharapkan digunakan atau dijual oleh perusahaan, tetapi masih harus dibayar untuk disimpan.

Baca juga: Cara Pembukuan yang Benar Bagi Para Pemilik Bisnis

Keuntungan dan Kerugian dari Daftar Inventaris

Daftar persediaan mempunyai beberapa kelebihan dan kerugian bagi bisnis. Adapun kelebihan dari daftar persediaan adalah:

1. Daftar inventaris akan menunjukkan apakah stok tertentu bergerak cepat atau lambat. Ini membantu seseorang memutuskan kinerja produk.
2. Daftar inventaris menunjukkan konsumsi/penggunaan dan stok penutupan suatu barang secara terus-menerus. Ini membantu menghitung tingkat pemesanan ulang untuk suatu item. Setiap kali stok penutupan suatu item mencapai tingkat pemesanan ulang, sistem secara otomatis menempatkan pesanan dengan vendor yang mengurangi kehabisan stok.
3. Transfer of Stock: Kantor Pusat dapat melihat daftar inventaris semua cabang. Setiap terjadi kelebihan atau kekurangan stok di satu cabang, cabang lain dapat mentransfer yang sama.

Sementara kerugian dari daftar persediaan mencakup pada:

1. Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris, memelihara daftar inventaris tidak memberatkan. Masalah muncul ketika bisnis berurusan dengan banyak item. Jika item yang salah dalam daftar inventaris dipilih, seluruh tujuan daftar inventaris berlaku untuk undian. Ini akan menghabiskan banyak waktu untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan. 
2. Bisnis melakukan banyak transaksi dengan menyisakan sedikit waktu untuk verifikasi fisik. Daftar tersebut tidak akan ada artinya jika daftar inventaris tidak dicocokkan dengan stok fisik. Peristiwa tertentu (misalnya kehilangan karena pencurian) tidak dicatat secara otomatis oleh sistem.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: Pengertian, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Komponen yang Terdapat pada Daftar Inventaris?

1. Inventory ID : Ini adalah ID unik atau nomor yang diberikan untuk stok/item tertentu (misalnya A001, AB001). ID inventaris dapat berupa numerik atau alfanumerik. 

2. Nama inventaris : Ini mewakili nama stok/barang (misalnya keranjang, lembaran, baja, dll.)

3. Jumlah : Angka ini mewakili stok yang tersedia di kami

4. Satuan ukuran : Ini menunjukkan bagaimana suatu stok diukur (misalnya kg, ltr, jumlah, dll.)

5. Price (nilai) : Biaya pembelian saham. Stok dibeli dari vendor yang berbeda dengan harga yang berbeda. Dengan demikian, nilai ini akan dihitung sebagai harga rata-rata.

6. Lokasi : Tempat stok/barang berada.

7. Tingkat dan hari pemesanan ulang : Tingkat pemesanan ulang stok dengan vendor disebut tingkat pemesanan ulang. Jumlah hari yang tersisa untuk memesan mengacu pada hari pemesanan ulang.

Templat dan Contoh Daftar Persediaan

Di bawah ini merupakan templat dan contoh daftar persediaan yang bisa Anda gunakan sebagai templat bisnis Anda:

Templat Daftar Persediaan

Inv. pengenal

Nama

Kuantitas

Satuan

Harga

Nilai

Lokasi

Susun Ulang Tingkat

Susun Ulang Hari

Contoh Daftar Persediaan

Inv. pengenal	Nama	Kuantitas	Satuan	Harga	Nilai	Lokasi	Susun Ulang Tingkat	Susun Ulang Hari
AB001	Logam	100	kg	50	5.000	Kantor pusat	75	20
XY002	Minyak	1000	ltr	75	75.000	Pabrik	500	40

Daftar inventaris menguntungkan bisnis bila dipelihara secara teratur. Bisnis telah mengadopsi sistem barcode atau pemindai untuk membuat proses ini lebih nyaman. 

Cara Membuat Lembar Inventaris Secara Manual

Langkah 1. Buka Spreadsheet Baru di Microsoft Excel, Google Spreadsheet, Numbers, atau Program Lain

Anda dapat menggunakan program spreadsheet mana pun yang Anda rasa nyaman. Fitur dan kemampuan mungkin sedikit berbeda untuk masing-masing, tetapi prosesnya pada dasarnya sama, apa pun perangkat lunak yang Anda gunakan.

Pastikan Anda menggunakan program yang memudahkan untuk mengakses, mengedit, dan menyimpan lembar inventaris Anda.

Langkah 2. Beri Nama Judul Dokumen

Informasi pertama yang perlu Anda masukkan ke dalam spreadsheet adalah judul untuk setiap kolom. Anda dapat menyesuaikan judul berdasarkan jenis bisnis yang Anda kelola dan prioritas manajemen inventaris Anda. Judul umum meliputi:

• Nama barang
• Nomor seri
• Biaya Per Unit
• Jumlah Unit dalam Stok
• Harga penjualan
• Jumlah Pesanan Minimum
• Waktu Pemesanan
• pemasok

3. Masukkan Item dan Informasi Terkaitnya

Saat Anda menyiapkan lembar inventaris untuk pertama kalinya, itu akan memakan waktu lebih lama karena Anda harus memasukkan informasi di setiap kolom untuk setiap item.

Dari bulan ke bulan, informasi harga atau biaya Anda mungkin tidak berubah, tetapi tingkat inventaris Anda akan naik dan turun.

4. Simpan Lembar Kerja dan Perbarui Selama Periode Tertentu

Setelah lembar Anda diatur dengan semua kategori dan informasi produk yang benar, pastikan Anda menyimpannya dan menyimpannya di tempat yang mudah diakses di komputer kerja utama Anda.

Saat Anda melakukan pemeriksaan inventaris mingguan atau bulanan, Anda dapat menggunakan lembar inventaris untuk memperbarui catatan dan melacak perubahan.

Baca Juga: Inventory Control: Pengertian, Metode, Manfaat, dan Langkah Prosesnya

Kledo Mudahkan Penyusunan Daftar Inventaris

Seperti penjelasan pada paragraf sebelumnya, penyusunan daftar persediaan secara manual membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit.

Apalagi, jika selama proses input data terjadi kesalahan pencatatan, untuk memperbaikinya Anda harus mengecek semua data dari awal. Sangat melelahkan, bukan?

Namun, kini Anda tak perlu khawatir karena proses pembuatan daftar persediaan bisa dilakukan secara otomatisasi dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Kledo mempunyai fitur pencatatan persediaan sehingga Anda bisa membuat daftar persediaan dengan mudah dan dalam waktu relatif cepat.

Dan, dengan menggunakan Kledo, Anda bisa meminimalisir terjadinya human error dan mendukung kelancara bisnis Anda. Mulai dari Rp 130 ribu saja, Anda sudah bisa menikmati layanan fitur pencatatan akuntansi yang sangat lengkap.

Apabila Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis dengan melalui gambar di bawah ini.

Baca juga: Aplikasi Akuntansi dan Kegunaanya untuk Keuangan Bisnis

Kesimpulan

Daftar persediaan merupakan bagian proses akuntansi yang sangat penting bagi bisnis. Ini disebabkan keberadaan persediaan amat krusial bagi bisnis.

Pengelolaan persediaan yang benar, akan medorong kelancaran proses produksi yang turut meningkatkan penjualan bisnis Anda. Dan begitu juga sebaliknya.

Untuk memudahkan proses pencatatan, Anda bisa menggunakan Kledo yang sudah dipercaya lebih dari 10 ribu pelaku usaha dari berbagai penjuru di Indonesia.

Jika Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa menggunakannya secara gratis selama 14 hari melalui link ini.