Download Template Pembukuan Toko Excel Gratis

Jika Anda adalah pemiliki toko, memiliki sistem pembukuan yang baik akan bermanfaat untuk pengontrolan keuangan toko Anda. Pembukuan toko dengan Excel merupakan cara yang paling murah untuk pencatatan transaksi keuangan Anda.

Transaksi ini dapat mencakup pembayaran, pembelian, pengeluaran, penjualan, dll. Karena Microsoft Excel dapat dikustomisasi, banyak usaha kecil yang menggunakannya untuk pembukuan, termasuk toko Anda.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas manfaat pembukuan untuk toko Anda dan juga menyediakan template pembukuan toko excel yang bisa gratis Anda download.

Apa itu Pembukuan di Excel?

Pembukuan di Excel melibatkan penggunaan Microsoft Excel untuk mencatat transaksi dan data keuangan bisnis kecil Anda.

Dengan sistem pembukuan Excel, Anda dapat mencatat berbagai jenis transaksi ke dan dari rekening bank bisnis Anda. Anda dapat melacak inventaris, karyawan, pemasok, dll.

Meskipun banyak yang tidak menganggap Excel sebagai software akuntansi, program ini dapat bermanfaat untuk pembukuan bisnis kecil termasuk toko Anda.

Membuat template pembukuan Excel untuk toko Anda dapat membantu mengotomatiskan tugas sehari-hari, menghemat waktu, dan meminimalkan kemungkinan kesalahan.

Pembukuan Excel didasarkan pada pembuatan templat terpisah untuk setiap set data keuangan.

Misalnya, Anda dapat membuat spreadsheet Excel untuk utang usaha, piutang usaha, gaji karyawan, transaksi pendapatan dan pengeluaran, dll.

Baca juga: 11 Ide Promo Imlek Terbaik yang Ampuh untuk Menarik Pelanggan

Pembukuan menggunakan Excel biasanya sistem akuntansi entri tunggal

Sistem pembukuan entri tunggal merupakan sistem akuntansi untuk melacak keuangan organisasi. Setiap transaksi diwakili melalui 1 entri, yang sebagian besar melacak dana yang masuk atau keluar.

Dalam sistem pembukuan single entry, transaksi dicatat dalam “buku kas”, atau jurnal dengan kolom-kolom dengan judul seperti tanggal dan deskripsi.

Sederhananya, pembukuan single-entry berkisar pada pencatatan satu sisi transaksi, tidak seperti akuntansi double-entry, yang mencatat debit dan kredit.

Pembukuan entri tunggal sangat bagus untuk bisnis kecil dan berfungsi dengan sempurna di Excel.

Namun, ini tidak cocok untuk bisnis yang lebih besar. Dalam kasus seperti itu, sistem pembukuan entri ganda diperlukan untuk melacak arus kas dan mengurangi kemungkinan penipuan dan kesalahan.

Jika Anda yakin bisnis Anda membutuhkan sistem akuntansi double-entry, mungkin ini saatnya untuk mempertimbangkan salah satu solusi software akuntansi yang banyak digunakan oleh pemilik bisnis, salah satunya Kledo yang bisa Anda coba gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 10 Tips dalam Mengelola Modal Usaha untuk Pemula

Membuat Sistem Pembukuan Toko Kecil di Excel

Jika Anda memiliki pengalaman yang cukup dengan Microsoft Excel, Anda mungkin dapat membuat spreadsheet pembukuan dari awal.

Namun, jika Anda baru saja menguasai program ini, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan templat pembukuan Excel yang sudah jadi.

Ada beberapa situs web – termasuk Office Templates – yang menawarkan spreadsheet yang dapat diunduh untuk laporan pendapatan, laporan pengeluaran, dan laporan keuangan lainnya.

Namun, untuk hasil terbaik, Anda sebaiknya memilih templat akuntansi yang telah dirancang khusus untuk pemilik usaha kecil.

Ini biasanya memungkinkan Anda untuk mencatat semua transaksi Anda pada satu templat spreadsheet daripada membaginya menjadi tiga atau lebih spreadsheet yang berbeda.

Sebagai contoh, meskipun Office Templates memiliki satu spreadsheet untuk pendapatan dan satu lagi untuk pengeluaran, namun tidak ada satu spreadsheet yang dapat mencatat keduanya secara bersamaan.

Idealnya, pengusaha membutuhkan satu spreadsheet di mana mereka bisa mencatat pemasukan dan pengeluaran, serta membuat laporan laba rugi.

Template pembukuan Excel gratis dari Kledo menawarkan semua itu, sehingga memberikan sistem pembukuan yang sederhana namun efektif yang dapat Anda terapkan dalam bisnis kecil Anda.

Anda bisa mengunduh template pembukuan toko excel Gratis melalui tombol di bawah ini:

Templat spreadsheet ini membagi sistem akuntansi Anda menjadi empat bagian. Setiap bagian merupakan lembar kerja tersendiri. Berikut ini yang perlu Anda ketahui tentang bagian-bagian dari templat pembukuan Excel gratis kami:

COA

COA atau bagan akun adalah daftar semua akun yang ada dalam sistem pembukuan toko Anda. Setiap akun pada dasarnya adalah sebuah kategori dan setiap transaksi yang Anda catat ditempatkan ke dalam salah satu kategori ini.

Jika Anda telah mengunduh template pembukuan gratis kami, Anda akan menemukan bagan akun di lembar kerja pertama.

Baca juga: Kesalahan dalam Proses Rekonsiliasi Bank dan Solusinya

Transaksi

Di sinilah Anda mencatat rincian setiap transaksi yang dilakukan toko Anda, baik penjualan maupun pembelian.

Beberapa informasi yang perlu dicatat termasuk tanggal, deskripsi, akun, dan jumlah transaksi. Anda dapat memasukkan semua transaksi dalam lembar kerja, atau Anda dapat membaginya ke dalam dua lembar kerja – pemasukan dan pengeluaran.

Laporan

Bagian ini menggunakan informasi dari lembar kerja transaksi Anda untuk menghitung berapa banyak uang yang diperoleh dan dibelanjakan oleh bisnis Anda selama periode waktu tertentu.

Anda kemudian dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat laporan arus kas dan pada akhirnya laporan keuangan lainnya seperti laporan laba rugi dan neraca.

Baca juga: Tips Pembukuan Toko Sembako, Tantangan, dan Contoh Kasusnya

Cara Menggunakan Template Pembukuan Excel untuk Toko Anda

Jika Anda sudah mengunduh template pembukuan Excel dari Kledo, Anda bisa langsung menyesuaikannya untuk toko kecil Anda.

Kami akan membahas langkah-langkah yang diperlukan untuk mengadaptasi dan menggunakannya untuk mengelola pembukuan toko Anda.

Bagan akun

Lembar kerja pertama dari templat ini diberi nama “List”. Seperti yang telah disebutkan, di sinilah semua kategori transaksi Anda berada.

Singkatnya, akun ini menampung pendapatan, pengeluaran, dan biaya penjualan Anda.

Item-item ini bervariasi dari satu toko ke toko lainnya. Sebagai contoh, sebuah toko yang telah mengambil pinjaman bisnis akan memiliki beban bunga.

Di sisi lain, toko yang tidak memiliki pinjaman tidak akan memiliki bunga yang harus dibayarkan. Oleh karena itu, Anda tidak akan mencatat dan memiliki akun beban bunga.

Untuk bagian ini, cukup masukkan semua kategori yang relevan dengan bisnis Anda. Yang perlu Anda lakukan adalah membuat daftar semua sumber pendapatan, biaya penjualan, dan pengeluaran toko Anda.

Ingatlah bahwa bagan akun Anda tidak akan terlihat persis seperti di atas karena setiap perusahaan memiliki jenis transaksi yang berbeda.

Oleh karena itu, jangan ragu untuk menambahkan atau menghapus akun yang diperlukan.

Secara keseluruhan, lembar ini akan berfungsi sebagai referensi Anda untuk mengingatkan Anda bagaimana mengkategorikan berbagai transaksi Anda.

Baca juga: SAP ERP: Pengertian, Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Menggunakannya

Transaksi

Lembar kerja kedua dari template pembukuan Excel gratis yang dapat diunduh berisi transaksi bisnis Anda, baik itu pengeluaran dan juga pemasukan dalam bisnis.

Di sinilah Anda mencatat rincian setiap transaksi, termasuk tanggal, deskripsi, jumlah, kategori, dan jenisnya. Pastikan kategori dan jenis setiap transaksi sesuai dengan kategori dan jenisnya di bagan akun.

Pastikan Anda mencatat pengeluaran dan pemasukan sesuai dengan kategori COA yang Anda buat sebelumnya, karena ini akan berdampak pada lembar kerja laporan Anda.

Baca juga: Strategi Menaikkan Harga Tanpa Harus Kehilangan Pelanggan

Laporan pemasukan dan pengeluaran

Secara default – jika Anda menggunakan template pembukuan toko Excel dari Kledo – laporan pengeluaran dan pemasukan akan secara otomatis mengambil data dari lembar kerja transaksi dan menggunakannya untuk menghasilkan laporan laba rugi untuk periode tersebut.

Hal yang sama berlaku untuk transaksi.

Misalnya, jika Anda tidak lagi menggunakan SEO atau strategi pemasaran lainnya, pastikan untuk menghapus “Iklan” dari bagan akun Anda, kemudian lanjutkan dengan menghapus “SEO” dari transaksi dan akhirnya menghapus “SEO” dari laporan Anda.

Ini adalah pengeluaran yang tidak lagi Anda lacak, sehingga tidak akan muncul di laporan keuangan Anda.

Demikian pula, jika Anda membuat akun baru, Anda perlu menambahkannya ke bagan akun dan transaksi, dan otomatis akan muncul ke bagian laporan.

Misalnya, Anda mulai mengeluarkan kas kecil. Untuk mencatat pengeluaran bisnis baru ini dengan benar, Anda harus menambahkannya ke “List”, lalu menambahkannya ke “Pengeluaran” sebagai pengeluaran, dan akhirnya menambahkan kas kecil ke daftar pengeluaran bisnis di laporan laba rugi.

Hal yang perlu diingat adalah bahwa Anda juga perlu menyesuaikan rumus Excel Anda (dalam laporan) seperlunya setiap kali Anda menambah atau menghapus entri.

Misalnya, jika Anda menambahkan biaya, pastikan bahwa formula baru menyertakan entri baru tersebut dalam daftar biaya bisnis Anda.

Baca juga: 22 Strategi Promosi Toko Online Beserta Contohnya

Kelebihan Menggunakan Excel untuk Pembukuan Toko

Excel dapat menjadi alat yang sangat berguna jika bisnis Anda masih dalam tahap pertumbuhan awal. Beberapa keuntungan menggunakan Excel untuk pembukuan antara lain:

Mudah membuat dan mengevaluasi pendapatan

Anda dapat membuat laporan keuangan dan laporan pendapatan.

Anda dapat membuat tabulasi dan membandingkan data keuangan antara periode yang berbeda untuk mengevaluasi operasi bisnis Anda.

Anda juga dapat mencatat data lain, seperti daftar pemasok dan pelanggan dan memperbaruinya secara teratur.

Baca juga: Akun Riil: Pengertian Lengkap dan Perbedaannya dengan Akun Nominal

Ditangan yang tepat, Excel menghasilkan informasi yang intuitif

Excel memiliki fungsi bawaan seperti rumus dan makro untuk melakukan perhitungan dasar dan lanjutan.

Excel memungkinkan Anda membuat laporan grafis seperti bagan, diagram batang, garis, dan diagram lingkaran untuk memahami data Anda.

Tetapi melakukan semua ini sulit dan dapat menghabiskan banyak waktu karena manual dan diperlukan pemahaman mendalam.

Baca juga: 10 Cara Membuat Toko Online Sendiri bagi Pemula

Kekurangan Menggunakan Excel untuk Pembukuan Toko Anda

Meskipun program ini masih digunakan oleh banyak bisnis dan organisasi berskala kecil, ada beberapa keterbatasan dalam pembukuan di Excel.

Sebagai alat bantu manual, Excel rentan terhadap kesalahan. Hal ini juga menantang untuk mendeteksi kesalahan di Excel dibandingkan dengan software pembukuan otomatis.

Sulit mengakategorikan transaksi

Memasukkan dan mengkategorikan transaksi secara manual dapat memakan waktu, terutama ketika Anda bekerja dengan data dalam jumlah besar.

Kurangnya otomatisasi

Tidak mungkin mengimpor data secara otomatis dari rekening bank ke Excel. Juga tidak memungkinkan untuk mengkategorikan transaksi secara otomatis dalam templat pembukuan Excel.

Oleh sebab itu Anda akan kesulitan untuk melakukan otomatisasi jika melakukan pembukuan di excel.

Baca juga: Cara Membuat Pembukuan Sederhana Beserta Contoh dan Tipsnya

Hanya memungkinkan untuk sistem pembukuan entri tunggal

Excel adalah alat yang hebat jika Anda masih mengikuti sistem pembukuan entri tunggal di mana Anda hanya membuat satu entri untuk setiap transaksi. Sistem pembukuan entri ganda (di mana setiap transaksi ada di dua akun) sulit dilakukan di Excel.

Terlepas dari beberapa bisnis dan organisasi berskala kecil, sebagian besar mengikuti sistem pembukuan entri ganda, yang memungkinkan kesalahan dan kecurangan mudah dideteksi, dibandingkan dengan sistem pembukuan entri tunggal.

Baca artikel ini untuk mengetahui perbedaan sistem pembukuan entri tunggal dan ganda.

Memerlukan banyak waktu

Mereka yang tidak terbiasa dengan Excel perlu menghabiskan banyak waktu dan usaha untuk belajar dan berlatih dengan tutorial pembukuan Excel.

Bekerja dengan template tidak selalu mudah karena perlu diubah secara signifikan jika tidak memenuhi kebutuhan Anda atau Anda bahkan mungkin harus membuatnya dari awal.

Kurangnya keamanan

Serangan malware pada komputer pribadi Anda dapat membuat Anda rentan kehilangan data dan pekerjaan Anda di Excel. Potensi jebakan ini merupakan masalah yang lebih besar dari Excel-tidak bekerja di cloud.

Ada keterbatasan pada apa yang dapat Anda lakukan di Excel. Jika toko Anda berskala besar, hampir tidak mungkin untuk membatasi operasi pembukuan dan akuntansi Anda di Excel.

Baca juga: Tips Melakukan Pembukuan Toko Online Beserta Contohnya

Kesimpulan

Jika Anda memiliki toko, Anda tahu bahwa pembukuan tidaklah mudah, terlepas dari ukuran toko Anda. Kesalahan yang tampaknya kecil dapat menyebabkan masalah yang signifikan di kemudian hari dan mengakibatkan biaya dan denda yang mahal.

Belum lagi satu kesalahan dapat merusak kerja keras selama berbulan-bulan dan mengharuskan Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk memperbaikinya.

Jika Anda tidak ingin mengambil risiko dan lebih memilih untuk menikmati berbagai fitur yang mudah digunakan, Kledo dapat membantu. Ini adalah software akuntansi andal yang dapat mengotomatiskan tugas sehari-hari dan meminimalkan kesalahan.

Kledo memberi Anda gambaran yang jelas tentang bagaimana bisnis Anda beroperasi setiap saat. Software ini memiliki antarmuka yang ramah pengguna dan tersedia di komputer dan smartphone sehingga Anda selalu dapat memeriksa informasi yang diinginkan dengan mudah dan praktis.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selamanya melalui tautan ini.