Agar pengeluaran bisnis tetap terkontrol dan tidak terlalu boros, bisnis biasanya menggunakan berbagai taktik pengendalian anggaran.
Salah satu dari taktik ini adalah encumbrance accounting yang memungkinkan bisnis untuk memantau serta mengendalikan pengeluaran secara lebih efektif.
Dengan begitu, bisnis dapat menjaga realisasi belanja tetap dalam batas anggaran yang dialokasikan dan memprediksi arus kas dengan lebih akurat.
Artikel ini membahas praktik encumbrance accounting, pentingnya bagi organisasi, serta bagaimana proses encumbrance accounting biasanya berjalan.
Apa Itu Encumbrance Accounting?
Dalam akuntansi, encumbrance mengacu pada dana yang telah dicadangkan untuk suatu pengeluaran tertentu di masa depan.
Encumbrance merepresentasikan komitmen untuk membelanjakan uang di kemudian hari. Ini bukan beban dibayar di muka, karena kas belum keluar dari rekening, dan juga bukan beban akrual, karena kewajibannya belum terjadi.
Encumbrance hanyalah pengakuan bahwa dana diperkirakan akan dibelanjakan pada waktu mendatang.
Pada dasarnya, setiap situasi di mana bisnis mengetahui akan memiliki kewajiban pembayaran tetapi belum melakukan pembayaran adalah encumbrance. Contoh mudahnya adalah kewajiban gaji perusahaan.
Encumbrance accounting sendiri adalah metode manajemen keuangan yang melacak dana yang sudah menjadi komitmen bisnis sebelum benar-benar menjadi pengeluaran.
Sistem ini sangat berguna terutama pada sektor yang memiliki persyaratan kepatuhan anggaran yang ketat, seperti:
- Instansi pemerintah
- Institusi pendidikan
- Organisasi nirlaba
Baca Juga: Pengertian Deferred Expenses dalam Akuntansi Beserta Cara Jurnalnya
Apa Perbedaan Encumbrance dan Beban?
Encumbrance dan beban memang terlihat mirip karena keduanya berkaitan dengan biaya bisnis. Namun, keduanya terjadi pada tahap yang berbeda.
Encumbrance digunakan untuk merencanakan pengeluaran di masa depan dengan cara mencadangkan dana. Sedangkan beban adalah pengeluaran yang benar-benar sudah terjadi ketika transaksi selesai.
Berikut perbedaannya:
| Encumbrance | Beban |
|---|---|
| Perencanaan pengeluaran masa depan dengan mencadangkan dana | Mewakili transaksi keuangan saat pembelian sudah terjadi |
| Bertujuan menyisihkan dana untuk pengeluaran mendatang | Bertujuan mencatat jumlah aktual yang telah dibelanjakan |
| Dicatat sebelum pengeluaran aktual terjadi | Dicatat saat transaksi selesai |
| Umumnya dicatat sebagai komitmen/kewajiban anggaran | Dicatat sebagai beban pada laporan laba rugi |
| Dana dicadangkan untuk pengeluaran besar di masa depan | Contoh: pembelian peralatan atau jasa yang sudah diterima |
| Dana sudah dialokasikan tetapi belum dibelanjakan | Mewakili jumlah yang benar-benar sudah dibayar/dihutang |
| Berdasarkan anggaran atau estimasi | Berdasarkan nilai aktual transaksi |
Baca Juga: Perbedaan Biaya dan Beban: Pengertian, Contoh, dan Cara Membedakannya
Contoh Penerapan Encumbrance Accounting
Misalnya, Anda tahu bahwa bisnis Anda perlu membeli mesin baru untuk pabrik kecil dengan estimasi harga Rp100.000.000.
Karena pembelian akan dilakukan pada kuartal berikutnya, Anda perlu menyisihkan (meng-encumber) dana tersebut agar tidak terpakai untuk kebutuhan lain.
1. Saat mencatat encumbrance
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Encumbrance | Rp100.000.000 | |
| Cadangan untuk Encumbrance | Rp100.000.000 |
Artinya: Anda menandai bahwa dana Rp100.000.000 sudah “dikunci” untuk pembelian mesin.
2. Kuartal berikutnya: mesin benar-benar dibeli seharga Rp100.000.000
Pada tahap ini, ada dua jurnal yang perlu dibuat.
a. Membalik encumbrance yang sebelumnya dibuat
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Cadangan untuk Encumbrance | Rp100.000.000 | |
| Encumbrance | Rp100.000.000 |
Tujuannya: melepaskan dana yang sebelumnya dicadangkan.
b. Mencatat transaksi pembelian aktual
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Peralatan | Rp105.000.000 | |
| Utang Usaha | Rp105.000.000 |
Catatan: harga aktual lebih tinggi Rp5.000.000 dari estimasi, sehingga selisih tersebut langsung tercermin pada pencatatan beban/aset sebenarnya.
3. Evaluasi akhir tahun
Pada akhir tahun, jika masih ada saldo di akun ‘cadangan untuk recumbrance‘, perusahaan perlu meninjau apakah komitmen tersebut masih berlaku atau perlu disesuaikan/dibatalkan.
Dengan langkah ini, bisnis dapat menjaga anggaran tetap terkendali dan mencegah dana terpakai sebelum waktunya.
Baca Juga: Beban Dibayar Dimuka: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Jurnalnya
Mengapa Encumbrance Accounting Penting?
1. Pengendalian pengeluaran
Organisasi menggunakan encumbrance accounting untuk mencatat pengeluaran masa depan dengan menerapkan pengendalian anggaran dan memantau belanja.
Dengan encumbrance accounting, kewajiban pembayaran di masa depan dicatat dalam dokumen keuangan sebagai estimasi pengeluaran.
Hal ini memungkinkan organisasi mengetahui berapa dana yang masih tersedia untuk dibelanjakan.
Akibatnya, mereka dapat menghindari penggunaan dana yang melampaui anggaran dan mengurangi pemborosan.
2. Transparansi yang lebih baik
Dengan encumbrance accounting, organisasi bisa mencatat pengeluaran yang diantisipasi sejak awal. Karena itulah, ada transparansi dalam pengalokasian dan pembelanjaan anggaran.
Karena itu, organisasi dapat melacak pengeluaran terhadap anggaran secara lebih efektif.
3. Perencanaan yang lebih akurat
Encumbrance accounting memungkinkan organisasi nirlaba dan instansi pemerintah untuk mencatat serta memantau seluruh pengeluaran yang direncanakan di masa depan.
Metode ini berfungsi sebagai alat penganggaran yang membantu organisasi melakukan perencanaan, alokasi, dan pengendalian anggaran secara lebih efektif.
4. Analisis yang lebih mendalam
Jika Anda mencatat encumbrance di buku besar, data anggaran akan lebih rapi dan mudah dilihat. Dengan begitu, tim keuangan bisa menganalisis kondisi keuangan dengan lebih cepat dan akurat.
Karena datanya lebih tepat, perkiraan arus kas keluar juga menjadi lebih mendekati kondisi sebenarnya. Ini membantu bisnis membuat keputusan yang lebih yakin dan terencana.
Baca Juga: Burden Rate Adalah: Cara Hitung Beserta Contoh Kasusnya
Seperti Apa Proses Encumbrance Accounting?
Dalam encumbrance accounting, encumbrance dicatat di buku besar ketika organisasi sudah cukup yakin mengenai waktu dan jumlah pengeluaran yang akan terjadi.
Pencatatan ini dilakukan sebelum dokumen pendukung seperti purchase requisition dan purchase order direalisasikan sepenuhnya.
Proses metode ini terdiri dari 3 fase:
Fase 1: Komitmen
Proses pengadaan dimulai dari niat untuk membeli barang atau jasa. Niat ini menunjukkan bahwa bisnis sangat mungkin akan mengeluarkan uang di masa depan, sehingga muncul komitmen untuk membeli.
Namun, pada tahap ini belum ada kewajiban hukum untuk melakukan pembayaran. Contoh transaksi pre-encumbrance adalah purchase requisition.
Fase 2: Kewajiban
Setelah vendor menyetujui transaksi, komitmen berubah menjadi kewajiban hukum. Organisasi pembeli menjadi berkewajiban melakukan pembayaran di masa depan.
Contoh transaksi encumbrance adalah purchase order yang telah disetujui.
Fase 3: Realisasi
Pada tahap akhir, transaksi aktual terjadi, yaitu pemasok mengirimkan barang atau jasa.
Perusahaan kemudian mengubah encumbrance menjadi pengeluaran dengan memindahkan nilai dari akun encumbrance ke utang usaha jangka pendek atau account payable.
Dalam praktiknya, encumbrance accounting terdiri dari dua langkah utama:
- Mencatat (encumber) item baru ke buku besar menggunakan mata uang utama operasional.
- Melepaskan (unencumber) item setelah dipindahkan ke utang usaha.
Contoh alur encumbrance pada purchase order
Untuk memahami proses secara utuh, berikut ilustrasi transaksi encumbrance menggunakan purchase order:
- Ketika organisasi membuat purchase order baru atau menambahkan item baru, nilai tersebut dicatat sebagai encumbrance di jurnal dengan mendebit akun encumbrance dan diposting ke buku besar.
- Setelah vendor menyetujui purchase order dan mengirimkan barang/jasa, organisasi pembeli memiliki kewajiban untuk membayar.
- Perusahaan kemudian merealisasikan dana yang telah di-encumber setelah memverifikasi invoice vendor yang merujuk pada purchase order.
- Proses ini menghasilkan kredit pada akun encumbrance sebesar nilai invoice sehingga saldo encumbrance berkurang.
Organisasi dapat merealisasikan seluruh nilai encumbrance atau hanya sebagian.
Namun, sesuai GAAP, encumbrance yang masih menggantung pada akhir tahun tidak dianggap sebagai pengeluaran pada tahun fiskal tersebut.
Baca Juga: Tips Terbaik Mengelola Pengeluaran Bisnis yang Efektif
Cara Menyesuaikan Encumbrance saat Terjadi Transaksi
Encumbrance bukanlah sesuatu yang statis. Justru, nilainya perlu diperbarui seiring perubahan kondisi.
Sepanjang proses pengadaan dan pembayaran, Anda dan tim mungkin perlu menyesuaikan catatan akuntansi agar mencerminkan kewajiban yang aktual.
Penyesuaian ini umumnya meliputi:
- Pemenuhan sebagian: Jika hanya sebagian pesanan yang dikirim, encumbrance dikurangi sebesar nilai yang diterima dan tetap terbuka untuk sisa pesanan.
- Perubahan harga: Jika biaya barang atau jasa berubah sebelum pengiriman, encumbrance harus diperbarui agar mencerminkan jumlah terbaru.
- Pembatalan: Jika purchase order dibatalkan, encumbrance harus dibalik untuk mengembalikan dana yang dicadangkan ke anggaran yang tersedia.
- Kesalahan: Entri yang keliru harus segera diperbaiki untuk menghindari salah saji atau dana tertahan tanpa perlu.
Dengan menjaga encumbrance tetap akurat, bisnis maupun organisasi dapat memastikan visibilitas anggaran yang akurat, sehingga bisa mengelola arus kas dan pengeluaran dengan lebih percaya diri.
Baca Juga: Proses Pembuatan Laporan Pengeluaran: 6 Tahapannya
Praktik Terbaik dalam Mengelola Encumbrance Accounting
Encumbrance accounting adalah sistem yang sangat membantu, tetapi dapat menimbulkan masalah jika pengelolaannya kurang baik.
Untuk menghindari kesalahan umum, sebaiknya praktik terbaik berikut pada bisnis atau organisasi Anda:
- Audit proses secara berkala: Lakukan audit periodik untuk memastikan encumbrance dicatat, disesuaikan, dan ditutup dengan benar, lalu perbaiki proses bila diperlukan.
- Standarisasi kebijakan: Susun pedoman internal yang jelas tentang kapan dan bagaimana encumbrance dicatat, termasuk batasan nilai dan alur persetujuan.
- Integrasikan dengan tools penganggaran: Gunakan software yang menghubungkan encumbrance langsung dengan rencana belanja sehingga komitmen dan sisa dana dapat dipantau secara real-time.
- Tingkatkan kompetensi tim: Latih staf agar tim pengadaan, keuangan, dan manajer departemen memahami cara kerja encumbrance serta peran mereka dalam menjaga akurasi pencatatan.
- Pantau encumbrance secara rutin: Tinjau laporan encumbrance secara berkala untuk menemukan encumbrance yang sudah usang atau tidak terpakai karena dapat mengunci dana dan mendistorsi ketersediaan anggaran.
Baca Juga: Jurnal Biaya Dibayar Di Muka: Cara Membuat dan Contohnya
Kesimpulan
Encumbrance adalah proses menyisihkan dana untuk pengeluaran yang sudah menjadi kewajiban secara hukum tetapi belum dibayar.
Sementara itu, encumbrance accounting adalah proses pencatatan encumbrance dan pengakuannya di buku besar sebagai transaksi pada akun encumbrance.
Ini merupakan praktik standar di instansi pemerintah dan organisasi nirlaba untuk mengelola dana dan anggaran secara lebih baik.
Metode akuntansi ini membantu organisasi menyusun anggaran yang lebih baik serta mengendalikan pengeluaran yang berlebihan.
Untuk mendukung proses akuntansi Anda agar lebih tepat, cepat, dan efisien, gunakan software akuntansi Kledo yang mendukung pencatatan transaksi, pelaporan keuangan, manajemen persediaan, hingga penghitungan aset.
Yuk, tingkatkan akuntansi Anda dengan Kledo. Coba sekarang lewat tautan ini!
- Encumbrance Accounting: Pengertian, Proses, dan Praktiknya - 24 Februari 2026
- 10 Cara Meningkatkan Literasi Keuangan Sebagai Pemilik Bisnis - 24 Februari 2026
- Sistem HRIS: Pengertian, Fungsi, dan Cara Memilih yang Tepat - 24 Februari 2026