Mengelola pengeluaran dalam bisnis B2B bukan perkara sederhana. Banyaknya transaksi antar divisi, proyek, dan vendor membuat pencatatan manual jadi tidak efisien.
Dengan menggunakan expense tracker, Anda bisa melacak pengeluaran secara real-time, mempercepat proses approval, dan menjaga arus kas tetap terkendali.
Untuk memahami lebih lengkap tentang expense tracker, simak penjelasannya dalam artikel ini!
Apa Itu Expense Tracker dan Mengapa Penting untuk Bisnis B2B?
Melansir dari Paper.id, expense tracker adalah sistem digital yang dirancang untuk mencatat dan memantau pengeluaran perusahaan secara otomatis dan terstruktur.
Dalam konteks bisnis B2B, yang biasanya memiliki alur pengeluaran lebih kompleks, melibatkan tim lintas fungsi, proyek paralel, dan vendor eksternal, kehadiran expense tracker bisa menjadi game changer.
Dengan tools ini, Anda bisa memastikan setiap pengeluaran tercatat dengan akurat, mendapatkan approval secara tepat, dan datanya dapat dianalisis untuk membuat keputusan bisnis yang sesuai.
Penggunaan expense tracker bukan lagi hanya soal efisiensi administratif, tapi juga tentang menciptakan visibilitas penuh atas arus kas bisnis, yang sangat penting untuk menjaga keberlanjutan dan pertumbuhan usaha.
Baca Juga: Supplies Expense dalam Akuntansi: Pengertian dan Cara Jurnalnya
Kendala Bisnis dalam Mengelola Pengeluaran
Banyak bisnis B2B masih mengandalkan metode manual seperti spreadsheet Excel atau pencatatan via email untuk mengelola pengeluaran. Akibatnya, tim keuangan sering kali kesulitan mengonsolidasi data, melakukan validasi bukti transaksi, atau melacak status reimburse secara real-time.
Beberapa tantangan umum yang sering muncul antara lain:
- Pengeluaran lintas proyek dan divisi yang tidak terdokumentasi dengan baik
- Reimburse karyawan yang lambat karena proses persetujuan manual
- Tidak adanya laporan pengeluaran harian atau mingguan yang terpusat
- Kesulitan menelusuri asal-usul biaya tertentu saat audit dilakukan
Expense tracker mengatasi semua itu dengan sistem digital yang terintegrasi, real-time, dan bisa disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaanmu.
Manfaat Menggunakan Expense Tracker untuk Bisnis
Mengadopsi aplikasi pelacak pengeluaran bukan hanya soal mengganti spreadsheet dengan software. Lebih dari itu, Anda sedang membangun sistem keuangan yang lebih cerdas dan responsif terhadap perubahan.
1. Meningkatkan transparansi dan kontrol
Setiap transaksi terekam secara otomatis dalam sistem yang bisa diakses oleh stakeholder terkait. Hal ini memudahkan proses audit dan menurunkan risiko penyalahgunaan anggaran karena tidak ada celah manipulasi data.
2. Efisiensi reimburse dan approval
Karyawan bisa langsung mengunggah bukti transaksi melalui aplikasi, dan atasan bisa memberikan persetujuan secara instan, baik lewat desktop maupun mobile. Proses yang sebelumnya butuh berhari-hari bisa diselesaikan dalam hitungan menit.
3. Analisis dan laporan keuangan yang lebih baik
Data yang terkumpul dapat diolah menjadi laporan yang relevan: pengeluaran per proyek, biaya operasional per divisi, hingga tren pengeluaran mingguan. Ini sangat membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data (data-driven budgeting).
Baca juga: Pengertian Expense Ratio, Komponen, Rumus, dan Cara Hitungnya
Fitur Penting yang Harus Dimiliki Aplikasi Expense Tracker
Untuk memastikan bahwa investasi sistem ini memberikan manfaat maksimal, Anda perlu memilih software dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis B2B.
1. Pengaturan akses dan keamanan data
Pastikan sistem memungkinkan Anda mengelola hak akses berdasarkan peran, agar data keuangan sensitif tidak diakses sembarangan. Keamanan data juga harus mencakup enkripsi dan audit trail.
2. Dashboard analitik dan laporan real-time
Anda butuh lebih dari sekadar daftar transaksi. Sistem yang baik harus bisa menampilkan visualisasi data, tren pengeluaran, serta insight anggaran untuk tiap divisi dan proyek.
3. Integrasi dengan sistem lain
Aplikasi expense tracker ideal harus bisa terhubung dengan sistem pembukuan, payroll, CRM, bahkan e-wallet atau payment gateway. Integrasi ini akan menghindari duplikasi kerja dan menyederhanakan proses rekonsiliasi.
4. Alur persetujuan yang fleksibel
Anda harus bisa mengatur aturan approval berdasarkan struktur organisasimu: apakah satu lapis persetujuan cukup, atau butuh multi-level approval berdasarkan nilai transaksi atau jenis pengeluaran.
Baca Juga: Deductible dan Non Deductible Expenses dalam Penghitungan Pajak
Rekomendasi Aplikasi Expense Tracker untuk Bisnis B2B
1. Paper.id
Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran bisnis yang juga sudah terintegrasi dengan expense tracker otomatis.
Jadi, setiap transaksimu yang berbasis invoice akan langsung tercatat sehingga Anda bisa mengecek bagaimana alur keluar dan masuknya dari dashboard yang simpel.
Selain itu, rekonsiliasi pembayarannya juga otomatis, sehingga Anda tidak perlu lagi cek manual antara bukti pembayaran dan mutasi rekening.
Di Paper.id, Anda juga bisa pilih berbagai opsi pembayaran untuk bisnismu, termasuk juga dengan kartu kredit atau opsi cicilan yang meringankan cash flow usaha.
Masih banyak lagi fitur lainnya yang bisa mendukung operasional bisnismu makin efektif dan efisien. Jadi, yuk, cek selengkapnya tentang expense tracker dan fitur-fitur Paper.id selengkapnya dengan cara klik di sini!
2. Zoho Expense
Zoho Expense merupakan bagian dari ekosistem Zoho, yang dikenal dengan solusi bisnis end-to-end. Aplikasi ini dirancang untuk perusahaan yang membutuhkan sistem pelacakan pengeluaran yang bisa disesuaikan dengan struktur organisasi yang kompleks, misalnya bisnis dengan banyak divisi, cabang, atau proyek paralel. Karena itu, interface-nya mungkin agak sulit dan butuh waktu untuk dipelajari.
3. Xero
Xero dikenal luas sebagai software akuntansi berbasis cloud yang digunakan oleh jutaan bisnis di seluruh dunia.
Meskipun fokus utamanya adalah pembukuan, Xero juga menyediakan fitur pelacakan pengeluaran yang terintegrasi, terutama untuk bisnis dengan kebutuhan pelaporan internasional.
Namun, Xero tidak punya fitur expense tracking yang selengkap Zoho dan harganya cukup mahal untuk bisnis kecil dan menengah.
Untuk bisnis di Indonesia, belum ada integrasi langsungnya juga dengan sistem pajak, e-Faktur, dan pelaporan dalam rupiah.
Baca Juga: 10 Alternatif Software Akuntansi Xero yang Cocok untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan tentang expense tracker yang begitu penting untuk bisnis. Di era di mana kecepatan dan akurasi data keuangan menentukan kelangsungan bisnis, memiliki sistem expense tracker bukanlah kemewahan, melainkan kebutuhan mendesak.
Untuk bisnis B2B yang melibatkan banyak tim, vendor, dan proyek, sistem ini memberi Anda kontrol penuh atas arus kas.
Dengan memilih aplikasi yang tepat dan menerapkannya secara menyeluruh, Anda telah melakukan langkah strategis dalam membangun pondasi keuangan bisnis yang efisien, transparan, dan siap berkembang. Jadi, pastikan Anda memilih aplikasi yang tepat!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Kledo
