Fraud Akuntansi: Jenis dan Cara Meminimalisirnya

Menurut organisasi anti-penipuan terbesar di dunia, Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), bisnis kecil dan menengah adalah korban fraud akuntansi dan organisasi yang paling umum. Dan efeknya sangatlah merusak.

Meskipun iini mungkin terdengar seperti jumlah yang relatif kecil, namun jumlahnya terus bertambah!

Para ahli memperkirakan total kerugian tahunan di seluruh dunia mencapai $3,7 triliun, dan ini jumlah ini tidak mempertimbangkan biaya terkait fraud lainnya seperti reputasi negatif dan moral perusahaan.

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa saja jenis fraud dalam akuntansi dan bisnis serta cara untuk meminimalisirnya dalam usaha Anda.

10 Jenis Skema Fraud dalam Akuntansi dan Bisnis

1. Payroll fraud

Payroll fraud dapat terjadi dalam berbagai cara. Seorang karyawan bisa berbohong tentang produktivitas, penjualan atau jam kerja mereka untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi.

Beberapa mungkin meminta gaji tanpa niat untuk bekerja. Yang lain bahkan mungkin mengambil langkah lebih jauh dengan meminta rekan kerja untuk memanipulasi catatan kehadiran mereka dengan mencatatkan jam masuk dan jam keluar untuk mereka.

Menurut sebagian besar penelitian, payroll fraud secara tidak proporsional mempengaruhi bisnis kecil karena mereka cenderung tidak memiliki langkah-langkah dan sistem anti-fraud.

Cara menghindarinya: Lakukan pemeriksaan latar belakang pada setiap karyawan potensial.

Mintalah manajer memantau timesheet atau data kehadiran dengan cermat dan gunakan software payroll yang modern dan mudah digunakan seperti Gajihub.

2. Penyalahgunaan Aset / Skimming

Penyalahgunaan aset adalah salah satu jenis fraud bisnis yang paling umum, tetapi juga salah satu yang paling mudah dikenali.

Mengawasi cek palsu, inventaris yang hilang, dan akun yang tidak bertambah adalah kunci untuk mengidentifikasi penyalahgunaan aset.

Anda juga bisa menjadi korban skimming, yaitu tindakan mengambil uang dari pelanggan atau perusahaan tanpa mencatat transaksi.

Cara menghindarinya: Rotasi staf yang menangani penerimaan uang tunai dan jangan mempercayakan semua tugas keuangan kepada satu karyawan.

Baca juga: Aset Tak Berwujud: Pengertian, Contoh, Jenis, dan Cara Hitungnya dalam Akuntansi

3. Skema invoice fraud

Jenis fraud ini terjadi ketika penipu (sering kali seorang karyawan di bagian penjualan atau akuntansi) membuat faktur palsu untuk mencuri uang dari bisnis.

Ini bisa berarti membuat faktur untuk produk dan layanan yang tidak pernah dibeli, membuat pemasok palsu/perusahaan palsu untuk menyalurkan uang, atau memberikan kontrak yang harganya sudah di markup kepada teman dan keluarga pribadi.

Cara menghindarinya: Lakukan pemeriksaan silang untuk setiap faktur dengan barang dan jasa yang sebenarnya dibeli. Lakukan pemeriksaan latar belakang yang komprehensif sebelum menyetujui pemasok baru.

Baca juga: Tips Sukses Bisnis Batik dan Cara Pemasarannya

4. Fraud laporan keuangan

Fraud pada laporan keuangan melibatkan pemalsuan angka-angka penting seperti penjualan, pendapatan, aset, dan kewajiban.

Biasanya, hal ini dilakukan untuk menipu investor atau publik, memanipulasi saham, atau meningkatkan bonus.

Meskipun ini adalah salah satu jenis penipuan bisnis yang jarang terjadi, namun juga merupakan salah satu yang paling merusak.

Cara menghindarinya: Delegasikan fungsi akuntansi yang berbeda kepada karyawan yang berbeda. Periksa dengan cermat laporan keuangan untuk mencari inkonsistensi atau informasi yang tidak akurat sebelum dipublikasikan.

5. Penipuan pajak

Penipuan pajak (juga dikenal sebagai penghindaran pajak) adalah jenis penipuan yang terjadi ketika pendapatan dan pengeluaran individu atau perusahaan salah dilaporkan ke Dirjen Pajak, sering kali untuk memanfaatkan nilai pajak yang lebih rendah dan pengecualian khusus.

Cara menghindarinya: Jangan melaporkan pengeluaran secara berlebihan atau kurang melaporkan penghasilan. Ajukan pajak Anda secara lengkap, akurat dan tepat waktu.

6. Fraud data kekayaan intelektual dan pencurian identitas

Banyak bisnis yang menangani informasi sensitif, baik data pribadi atau kekayaan intelektual atau intellectual property (IP).

Pencurian IP dapat merusak bisnis Anda jika seorang karyawan membocorkan rahasia dagang dan paten kepada pesaing Anda.

Pencurian identitas dapat merusak reputasi Anda karena menurunkan kepercayaan pelanggan.

Cara menghindarinya: Batasi akses ke dokumen penting tingkat tinggi. Memiliki kebijakan keamanan untuk klasifikasi dan penanganan informasi sensitif.

Baca juga: Buku Hutang dalam Akuntansi dan Cara Membuatnya di Excel

7. Fraud asuransi dan perbankan

Sebagian besar perusahaan menawarkan asuransi kesehatan atau kompensasi pekerja kepada karyawan mereka.

Sayangnya, ada karyawan yang mencoba mengambil untung dari asuransi dengan mengajukan klaim palsu atau berbohong tentang cedera dan penyakit, yang mengakibatkan premi yang lebih tinggi dan lebih banyak biaya yang harus dikeluarkan sendiri oleh pemilik usaha kecil.

Cara menghindarinya: Bersikaplah ketat tentang persyaratan untuk mengajukan klaim asuransi/kompensasi pekerja. Periksa semua dokumen yang diserahkan untuk memastikan dokumen tersebut asli.

8. Fraud uang

Fraud ang adalah jenis penipuan di mana pelanggan menggunakan uang palsu untuk melakukan pembelian nyata.

Jika Anda tidak memeriksanya secara teratur, Anda tidak akan menyadari bahwa uang kertas tersebut palsu sampai terlambat.

Cara menghindarinya: Latih karyawan yang menangani uang tunai tentang cara memeriksa uang kertas palsu. Berinvestasilah pada alat pendeteksi uang palsu jika Anda menangani uang tunai dalam jumlah besar secara teratur.

9. Return fraud

Banyak bisnis ritel memiliki semacam kebijakan pengembalian, pengembalian uang, atau penukaran yang memungkinkan pelanggan mengirim kembali barang yang cacat.

Beberapa orang mengambil keuntungan dari hal ini dengan berbohong tentang pembelian, mengembalikan barang curian, mencuri tanda terima, atau menggunakan barang dan kemudian mengembalikannya sebelum periode pengembalian habis untuk mendapatkan uang mereka kembali.

Cara menghindarinya: Wajibkan tanda terima untuk semua pengembalian dan penukaran. Dalam hal pengembalian uang, berikan kredit toko, bukan uang tunai.

Baca juga: Strategi Retail Marketing untuk Tingkatkan Penjualan Bisnis Retail Anda

10. Penyuapan dan Korupsi

Penyuapan dan korupsi mencakup berbagai praktik seperti menggelapkan/mendapatkan suap dari proyek-proyek, menggunakan uang untuk mempengaruhi keputusan perusahaan besar, dan memanipulasi kontrak untuk menguntungkan beberapa orang di atas yang lain.

Cara menghindarinya: Terapkan program kepatuhan yang lebih ketat dan pedoman pemberian hadiah. Lakukan uji tuntas terhadap semua karyawan, manajemen dan vendor pihak ketiga.

Baca juga: Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya

Cara Meminimalisir Terjadinya Fraud dalam Bisnis

1. Jangan biarkan satu karyawan melakukan semua alur pembukuan dan akuntansi

Karena ukurannya, banyak usaha kecil memiliki satu orang yang selalu menangani fungsi pembukuan seperti:

• Mencatat piutang klien
• Memproses pembayaran klien
• Membayar faktur
• Mengelola kas kecil
• Melakukan pencatatan dalam sistem akuntansi

Hal ini memudahkan kasus fraud akuntansi untuk tidak diketahui. Bisnis harus memiliki setidaknya dua orang yang menangani fungsi-fungsi ini – dengan akuntansi dan penanganan kas yang terpisah.

Anda juga dapat menyarankan agar perusahaan Anda bertindak sebagai CFO virtual untuk memberikan pengawasan ekstra.

2. Pastikan Anda mengenal karyawan Anda dengan sangat baik

Setiap bisnis mencoba mempekerjakan karyawan yang jujur. Tetapi berharap yang terbaik tidak selalu berhasil.

Ingatkan bisnis Anda untuk memiliki rutinitas perekrutan formal untuk membantu mencegah tindakan fraud dalam akuntansi.

Penting untuk memeriksa referensi setiap karyawan baru, perusahaan sebelumnya, dan – dalam beberapa kasus – catatan kriminal.

Hal ini terutama berlaku untuk karyawan yang akan menangani kas perusahaan atau mengelola pembayaran dan informasi rekening bank pelanggan.

Jangan berasumsi bahwa karyawan yang populer, lama bekerja atau pekerja keras tidak akan melakukan penipuan.

Siapa pun bisa tergoda ketika dihadapkan pada tekanan keuangan. Dan para pekerja keraslah yang pada akhirnya akan menangani beberapa tugas, memberi mereka lebih banyak ruang untuk melakukan penipuan.

Pastikan karyawan mengambil cuti mereka. Penipuan dapat terbongkar ketika pelaku tidak ada di sekitar untuk menutupi jejak mereka.

Anda juga bisa membaca artikel kami tentang fradu triangle tentang alasan mengapa orang baik melakukan fraud pada tautan ini.

Baca juga: Bagaimana Cara Membaca Neraca? Berikut Pembahasannya

3. Buat kontrol dan proses internal yang ketat

Bisnis kecil sering merasa kebal terhadap fraud akuntansi, tetapi Anda harus mendorong bisnis untuk memperketat kontrol. nda dapat mendeteksi (dan membantu mencegah) fraud dengan:

• Membatasi akses karyawan ke data akun keuangan
• Membatasi akses ke inventaris atau stok
• Menetapkan tanda tangan beberapa orang untuk klaim pengeluaran, lembur, penulisan cek, fungsi akuntansi atau penggajian lainnya

Menggunakan log audit atau jejak audit untuk melacak dan menelusuri semua transaksi keuangan

Software akuntansi modern seperti Kledo dapat mencatat aktivitas pengguna, memungkinkan pemilik dan akuntan untuk mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

4. SELALU perhatikan rekening bank bisnis Anda

Dari semua tips pencegahan fraud dalam akuntansi, yang satu ini menjadi sangat mudah diterapkan.

Layanan perbankan online membuatnya cepat dan mudah bagi Anda untuk memeriksa aktivitas rekening kapan pun kita mau.

Hal ini layak dilakukan, untuk memastikan bahwa laporan berbasis kertas belum dimanipulasi.

• Item-item kunci yang harus dicari adalah:
• Cek yang hilang atau tidak sesuai pesanan
• Penerima pembayaran yang tidak dikenal
• Pembayaran yang dilakukan ke bisnis atau rekening pribadi yang tidak dikenal

Cukup dengan memberi tahu karyawan bahwa Anda sedang meninjau aktivitas rekening dapat membantu mencegah tindakan fraud.

5. Pastikan Anda sering mengaudit area berisiko tinggi

Bisnis Anda harus secara rutin mengaudit area bisnis mereka yang berhubungan dengan:

• Kas
• Pengembalian uang
• Pengembalian produk
• Manajemen persediaan
• Pencatatan akuntansi dan pembukuan

Karyawan harus diberitahu bahwa audit akan dilakukan tetapi tidak boleh ada jadwal yang mereka tahu. Dengan membuat audit secara acak, bisnis Anda lebih mungkin untuk menggali tindakan fraud.

Baca juga: 20 Perusahaan Terbesar di Indonesia Berdasarkan Pendapatannya

6. Latih karyawan Anda untuk mencegah fraud akuntansi

Sangat penting bahwa karyawan di area rawan penipuan dalam bisnis kecil diajarkan bagaimana caranya:

• Mengidentifikasi fraud
• Mencegah fraud
• Melaporkan perilaku mencurigakan oleh rekan kerja dan pelanggan

Bantu bisnis Anda mengedukasi karyawan tentang beberapa tanda peringatan umum.

Siapkan juga sistem pelaporan anonim. Ini akan memudahkan karyawan untuk berbagi informasi tentang aktivitas yang mencurigakan.

Bisnis Anda harus membuat kode etik resmi untuk menunjukkan bahwa penipuan tidak akan ditoleransi.

Hal ini juga akan membantu memperkuat bahwa penipuan adalah kejahatan, dan ini penting.

Orang terkadang menipu diri mereka sendiri bahwa perilaku tidak etis tidak ada korbannya ketika mereka berada dalam lingkungan bisnis.

7. Lindungi informasi kartu kredit bisnis Anda

Ini mungkin tampak seperti tip pencegahan fraud yang jelas, tetapi Anda perlu menekankan pentingnya keamanan kartu kredit kepada klien Anda.

Mereka mungkin tahu bahwa mereka harus berhati-hati, namun mereka mungkin masih mencampurkan akun bisnis dan akun pribadi ketika merasa nyaman untuk melakukannya.

Hal itu bisa mengakibatkan kesalahan yang mahal – seperti denda pajak atau penalti.

Memisahkan rekening juga mempermudah pencatatan pengeluaran bisnis. Dorong klien untuk melindungi informasi kartu kredit dan sedapat mungkin menggunakan layanan pembayaran tagihan online yang aman.

8. Ketahui siapa mitra bisnis Anda

Bisnis Anda harus mencatat informasi dasar tentang orang-orang yang berbisnis dengan Anda. Ini harus mencakup:

• Alamat fisik
• Nama kontak dan nomor telepon (setidaknya dua)
• Hubungan bisnis bersama atau referensi yang bisa diperiksa

Untuk ketenangan pikiran lebih baik, bisnis Anda harus mencari rekan bisnis siap jika Anda melakukan pemeriksaan, seperti:

• Mereka adalah bisnis yang sah
• Siapa pemiliknya
• Berapa lama mereka telah menjalankan bisnisnya

Baca juga: Label Kode Barang: Manfaat, Jenis, dan Tips Mengelolanya

9. Periksa setiap kasus – sekecil apa pun

Tips pencegahan fradu akutnansi ini hanya membantu jika klien menindaklanjutinya.

Bisnis Anda harus memeriksa laporan atau kecurigaan, tidak peduli seberapa kecil atau kecil kemungkinannya. Penting untuk tidak:

• Berpuas diri dengan karyawan yang sudah lama bekerja
• Terganggu oleh tekanan sehari-hari dalam menjalankan bisnis

Semakin dini penipuan terdeteksi, semakin baik hasilnya bagi bisnis dan pelakunya.

10. Dapatkan bantuan ahli jika ada hal-hal yang tidak sesuai

Jika bisnis mengikuti tips pencegahan fraud dan jumlah kasus terus bertambah, Anda mungkin perlu lebih terlibat dalam mengaudit bisnis.

Pastikan juga Anda mengingatkan merek yang melakukan fraud bahwa tindakan ini melawan hukum dan bisa dijerat dengan hukum pidana.

Hal ini supaya memberikan efek jera pada mereka yang melakukan kecurangan dalam bisnis Anda.

Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan

Kesimpulan

Banyak [emilik usaha kecil masih meremehkan ancaman fradu akuntansi dalam organisasi bisnis mereka- namun penelitian menunjukkan bahwa mereka menghadapi risiko terbesar.

Jika Anda merasa canggung untuk memperkenalkan langkah-langkah pencegahan fraud kepada seluruh karyawan- Anda harus berperan sebagai polisi yang galak.

Anda juga harus menggunakan alat yang akan memudahkan Anda dalam memantau seluruh transaksi bisnis dan menghindari fraud, salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang sudah digunakan oleh lebih 35 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.