Fullfilment Adalah: Pengertian, Fungsi, Model, dan Cara Kerjanya

Fullfilment adalah salah satu strategi yang digunakan dalam mengelola permintaan pelanggan.

Dalam bisnis, fullfilment ini melibatkan berbagai rangkaian proses yang membutuhkan pengelolaan secara tepat dan strategis.

Proses fullfilment yang bagus turut membentuk customer experience dan akan meningkatkan citra bisnis Anda di mata pelanggan.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai fullfilment mulai dari pengertian hingga cara kerjanya.

Fullfilment Adalah: Berikut Pengertian Lengkapnya

Fullfilment adalah semua rangkaian proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam rangka memenuhi permintaan konsumen dari proses menerima pesanan hingga mengirimkan produk ke tangan pelanggan.

Praktik ini melibatkan pergudangan, pengambilan dan pengepakan produk, pengiriman dan pengiriman email otomatis ke pelanggan untuk memberi tahu mereka bahwa pesanan sedang dalam perjalanan.

Mendapatkan pesanan pembelian merupakan hal yang menyenangkan.

Setelah menerima order, perusahaan harus memastikan bahwa produk diterima oleh pelanggan sesuai dengan pesanan.

Fullfilment adalah tugas penting untuk menyiapkan pesanan dan mengirimkannya ke pelanggan, ditambah proses pendukung yang mendukung tugas tersebut.

Siklus fullfilment dimulai dengan sumber strategis dan diakhiri dengan pengiriman.

Elemen yang terlibat dalam proses fullfilment adalah manajemen persediaan, manajemen rantai pasokan, pemrosesan pesanan, kontrol kualitas, dan dukungan pelanggan.

Sebagian besar proses fullfilment dapat dilakukan di bawah satu atap di gudang yang terorganisir dengan baik, tergantung pada ukuran bisnis Anda.

Banyak usaha kecil menangani pemenuhan pesanan sendiri di rumah melalui proses sederhana.

Perusahaan besar memerlukan strategi pusat distribusi multi-layer yang lebih kompleks.

Namun dalam kedua kasus tersebut, tujuan utamanya adalah mendapatkan pelanggan secara efisien apa yang mereka pesan secepat, andal, dan semurah mungkin.

Baca juga: Laba Operasi: Pembahasan Lengkap dan Cara Menghitungnya

Mengapa Fullfilment Sangat Penting bagi Bisnis?

Perusahaan menghasilkan uang dengan cara menjual barang, produk, dan layanan ke bisnis atau langsung ke konsumen.

Tidak peduli apakah Anda B2B atau D2C, penjualan tidak selesai sampai barang yang dijual diterima oleh pelanggan itu.

Disinilah peran penting dari proses fullfilment yang akan memastikan bagaimana bisnis Anda menyelesaikan penjualan dan itu adalah jantung dari setiap bisnis.

Baca juga: Strategi Bisnis Online: Ini Cara Terbaik Menerapkannya

Bagaimana Cara Kerja Fullfilment?

Proses fullfilment berlangsung di satu atau lebih pusat distribusi dan biasanya melibatkan manajemen inventaris, manajemen rantai pasokan, pemrosesan pesanan, kontrol kualitas, dan dukungan bagi pelanggan yang perlu melaporkan masalah atau melakukan pertukaran atau pengembalian produk.

Berikut ini merupakan tahapan dalan proses fullfilment:

Menerima Barang

Barang dapat berasal dari pihak ketiga, departemen perusahaan lain, atau gudang perusahaan seperti perabotan, baju, maupun peralatan elektronik.

Bagaimanapun, persediaan yang masuk harus dihitung, diperiksa dan diinventarisasi untuk memastikan jumlah yang tepat telah diterima dan kualitasnya dapat diterima.

Sementara kode batang atau kode QR pada produk yang tiba digunakan dalam proses penerimaan dan penyimpanan, dan untuk mengambil barang dari penyimpanan gudang nantinya.

Penyimpanan Persediaan

Setelah barang diterima oelh perusahaan, barang tersebut diinventarisasi dan segera dicairkan atau dikirim ke penyimpanan jangka pendek atau jangka panjang.

Persediaan idealnya disimpan cukup lama untuk membantu mengatur distribusi barang yang teratur pada penjualan yang ada, daripada harus menyimpan produk untuk penjualan di masa mendatang.

Proses Pemesanan

Sistem manajemen pemrosesan pesanan menentukan aktivitas pengambilan dan pengemasan produk per setiap pesanan pelanggan yang baru diterima.

Di pasar online, perangkat lunak manajemen pesanan dapat diintegrasikan dengan keranjang belanja di situs web e-commerce untuk memulai pemrosesan pesanan secara otomatis.

Pengambilan Barang dari Gudang

Setelah memeroleh konfirmasi pesanan, tim gudang akan memilih barang dari gudang sesuai dengan instruksi slip pengepakan.

Slip pengepakan berisi informasi spesifik, seperti daftar barang, warna produk, ukuran, jumlah unit dan lokasi di gudang pusat distribusi.

Pengepakan

Setelah barang pesanan disiapkan, selanjutnya pesanan akan dikemas oleh divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya, tim pengepakan sering kali menyertakan bahan dan label pengiriman pengembalian jika pelanggan ingin menukar atau mengembalikan barang tersebut untuk pengembalian dana nanti.

Pengiriman Barang

Langkah selanjutnya adalah dengan mengirimkan pesanan kepada pelanggan.

Pada umumnya, pesanan ini akan dikirimkan oleh pihak ketiga yakni penyedia jasa ekspedisi pengiriman.

Pemrosesan Pengembalian

Pemrosesan pengembalian dimulai ketiga mengajukan permintaan retur dengan menyertakan bukti pesanan.

Ketika pelanggan mengembalikan produk untuk ditukar atau dikembalikan, prosesnya harus dijalankan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa itu tepat untuk melakukan penggantian produk kembali.

Pemrosesan pengembalian melibatkan pemeriksaan kontrol kualitas dan menyortir produk yang dikembalikan sesuai dengan itu.

Produk yang dikembalikan kemudian diperbaiki kembali, dikembalikan ke vendor atau produsen untuk pengembalian dana atau dikirim ke pusat daur ulang.

Baca juga: Audit Perusahaan: Pengertian, Jenis, Tahapan, dan Contohnya

Bagaimana Proses Fullfilment dalam Bisnis?

Proses fullfilment khususnya pada eCommerce cukup mudah.

Seperti dijelaskan di atas, pemenuhan pesanan terdiri dari kegiatan menerima, memproses, dan mengirimkan pesanan, tetapi dapat dipecah menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dalam urutan kronologis:

• Pesanan diterima (online, tatap muka, melalui email atau telepon)
• Permintaan pesanan terdaftar di sistem inventaris
• Konfirmasi pesanan dikirim ke pelanggan
• Permintaan pesanan dikirim ke gudang
• Seorang pekerja gudang menemukan dan mengambil barang yang dipesan
• Pesanan dikemas dan disiapkan untuk pengiriman
• Pesanan dikirim
• Pelanggan diberitahu bahwa pesanan sedang dalam perjalanan
• Pesanan terkirim
• Jika perlu, pengembalian pesanan ditangani dan pengembalian uang diberikan
• Inventaris diperbarui

Baca juga: Proses Produksi: Pengertian, Elemen, Jenis, dan Tahapannya

Model Fullfilment

Model fullfilment telah disempurnakan selama beberapa dekade, tetapi dasar-dasarnya tetap benar, dan itu untuk alasan bisnis yang sangat baik.

Apa saja model fullfilment yang ada saati ini?

Ada empat model fullfilment yang dapat dipilih yaitu in-house, outsourcing, drop shipping dan hybrid.

Setiap model memenuhi kebutuhan bisnis yang spesifik.

In-house

Model in-house berarti bahwa semua langkah dalam pemenuhan pesanan dilakukan secara internal.

Third Party Fullfilment

Pemenuhan pesanan outsourcing dapat menjadi pilihan yang tepat bagi Anda jika saat ini Anda tidak memiliki sumber daya untuk mengemas dan menyimpan barang secara lokal.

Metode ini mengandalkan pihak ketiga yang memiliki reputasi baik untuk mengambil alih penyiapan barang.

Sehingga dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk mempromosikan merek dan bisnis Anda.

Dropshipping

Sebagai model fullfilment, dropshipping adalah yang paling mudah diterapkan. Untuk memenuhi pesanan Anda cukup memesan dengan pemasok Anda menambahkan alamat pelanggan Anda dan barang akan dikirim langsung kepada mereka.

Kelebihan model ini adalah menurunkan hambatan masuk dan meminimalkan biaya overhead yang sangat berguna bagi bisnis khusunya bisnis pemula.

Model ini juga menghilangkan perantara, yang berpotensi menghemat uang pembeli.

Namun model ini juga dapat menghilangkan kontrol dari pedagang, terutama dalam hal manajemen persediaan dan pemenuhan pesanan.

Sehingga, pengiriman mungkin memerlukan lebih banyak waktu dan biaya lebih atau pusat distribusi disiapkan dan barang dikirim dari sana.

Baca juga: MRP Adalah: Pengertian, Fungsi, Konsep, dan Cara Kerjanya

Hibrida

Model hibrid berarti kombinasi dua atau lebih dari tiga model di atas.

Misalnya, perusahaan dapat memilih untuk menangani pemenuhan pesanan dari semua atau hanya produk populer secara internal, tetapi juga memilih untuk melakukan outsourcing pemenuhan selama periode puncak, seperti liburan, dan mengirimkan barang besar langsung dari produsen.

Baca juga: Cara Terbaik Menghindari Bisnis Bangkrut, Penting!

Kendala yang Sering Terjadi pada Proses Fullfilment

Kendala proses fullfilment biasanya terjadi mulai dari kekurangan pasokan dan masalah manajemen inventaris hingga kegagalan permintaan dan perencanaan logistik hingga kekusutan dalam rantai pasokan.

Berikut merupakan penjelasan kendala proses fullfilment dalam bisnis:

Manajemen persediaan

Kehabisan stok menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, kegagalan dalam pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan merusak reputasi merek.

Sulit bagi perusahaan untuk memperbaiki reputasi bisnis apabila sering melakukan keterlambatan pengiriman karena buruknya manajemen persediaan bisnis.

Namun ada pengecualian tertentu dalam hal ini.

Pelanggan cenderung lebih memaafkan jika kekurangan dan keterlambatan disebabkan oleh hal di luar jangkauan manusia misalnya gangguan cuaca dan bencana alam.

Anda tentu tak ingin kehilangan pelanggan karena manajemen persediaan yang buruk, bukan?

Oleh karenanya, Anda harus memastikan bahwa manajemen persediaan bisnis Anda berjalan dengan baik.

Untuk itu, Anda perlu menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang mempunyai fitur manajemen stok persediaan untuk memudahkan pengelolaan persediaan bisnis Anda.

Tak hanya itu, Kledo juga akan membantu Anda memperlancar proses penjualan, pembukuan, manajemen laba, arus kas, dan lebih dari 30 fitur lainnya.

Anda bisa berlangganan menggunakan Kledo mulai harga 129 ribu hingga 189 ribu saja.

Anda juga bisa lho menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari dengan meng-klik gambar di bawah ini.

Anda juga bisa menyimak cara pengelolaan persediaan gudang yang tepat pada video berikut ini:

Perencanaan Permintaan

Di sisi lain, menyimpan terlalu banyak stok akan menaikkan biaya penyimpanan dan penyimpanan.

Ini juga meningkatkan risiko Anda karena permintaan untuk barang-barang tersebut mungkin turun sebelum Anda menjualnya.

Sangat penting untuk memprediksi dan merencanakan tingkat permintaan dengan hati-hati untuk menjaga persediaan yang cukup dalam stok dan memastikan bahwa stok yang ada tidak kelebihan maupun kekurangan.

Perencanaan Logistik

Pengiriman yang lambat atau hilang, barang rusak dan kemasan yang rusak atau basah adalah semua faktor yang dapat merusak reputasi perusahaan dan penjualan di masa depan dan pada gilirannya berdampak pada profitabilitasnya.

Maka penting untuk mengelola logistik dengan hati-hati sehingga pengiriman tidak salah dan barang tidak rusak.

Sederhananya, kepuasan pelanggan sangat dipengaruhi oleh logistik, jadi perhatikan hal ini.

Eksekusi Rantai Pasokan

Memiliki strategi rantai pasokan memerlukan evaluasi pengorbanan biaya versus manfaat dalam hal pilihan operasional.

Misalnya, perusahaan dapat memilih pemasok tunggal untuk produk tertentu untuk mendapatkan potongan harga untuk volume pembelian yang lebih tinggi.

Itu juga merupakan strategi yang baik untuk mendapatkan status prioritas dengan vendor, yang dapat membuat perbedaan dalam mendapatkan barang tepat waktu selama periode permintaan tinggi.

Namun, menggunakan model pemasok tunggal dapat menjadi bumerang jika terjadi kesalahan pada vendor tersebut—mulai dari pemogokan karyawan hingga bencana alam hingga kekurangan pasokan mereka sendiri.

Baca juga: Pengaruh Pemangkasan Suku Bunga bagi Bisnis

Kesimpulan

Demikian penjelasan mengenai pengertian fullfilment hingga cara kerjanya dalam bisnis.

Dari penjelasan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa fullfilment sangatlah penting bagi bisnis.

Sebab, proses fullfilment ini sangat menentukan kelancaran proses penjualan hingga ke tangan pelanggan.

Untuk memperlancar proses fullfilment, Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo yang mempunyai fitur manajemen stok persediaan dan lebih dari 30 fitur lainnya.

Jika Anda berminta menggunakan Kledo gratis selama 14 hari, silahkan kunjungi link ini.