Cara Optimalisasi Job Costing Perusahaan Konstruksi

Bisnis konstruksi menggunakan job costing untuk menghitung biaya proyek. Job costing memberikan gambaran lengkap tentang semua biaya yang terkait dengan pekerjaan tertentu dan melihat tenaga kerja, material, dan overhead.

Semakin rinci perinciannya, semakin akurat bisnis dapat melacak pengeluaran dan mengidentifikasi masalah yang dapat memengaruhi profitabilitasnya – misalnya, biaya tak terduga atau jam kerja yang membengkak.

Pada akhirnya, ini membantu Anda mengajukan penawaran yang lebih tepat untuk proyek serupa di masa mendatang dan meningkatkan penganggaran dengan memantau berbagai pos biaya yang masuk ke dalam proyek konstruksi besar.

Job costing juga membantu bisnis konstruksi mengelola arus kas mereka dan melindungi margin keuntungan mereka, terutama ketika ada permintaan baru dan perubahan yang terjadi saat proyek sedang berlangsung.

Pada artikel kali ini kami akan membahas tips mengoptimalisasi job costing dalam bisnis konstruksi dan manfaat yang akan Anda dapatkan dari proses ini.

Penjelasan Tentang Job Costing dalam Bisnis Konstruksi

Mari kita mulai dengan analogi: anggaran rumah tangga. Anda menyadari bahwa biaya tagihan listrik bulanan Anda mulai meningkat, tetapi bagaimana Anda tahu apakah itu karena Anda menggunakan AC lebih sering, atau anak Anda terlalu banyak membiarkan lampu menyala?

Untuk menjawab pertanyaan itu, Anda akan memeriksa rincian tagihan listrik Anda dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Perhitungan job costing dalam bisnis konstruksi menawarkan tingkat detail yang serupa, meskipun lebih kompleks, karena setiap biaya dianggarkan dan dilacak selama dan setelah proyek dengan perhitungan biaya proyek.

Hal yang perlu Anda perhatikan adalah pada akurasinya. Dengan secara cermat mencatat setiap biaya yang terkait dengan proyek, Anda dapat menagih pelanggan dengan lebih akurat dan membuat perkiraan yang lebih baik untuk proyek serupa di masa depan.

Perubahan pesanan (change orders) dapat menjadi masalah serius bagi perusahaan konstruksi. Pantau dengan cermat biaya tenaga kerja dan bahan tambahan agar Anda dapat memahami dampak finansial penuh dari setiap perubahan dan bagaimana hal itu memengaruhi anggaran proyek Anda.

Pengawasan dengan perhitungan job costing juga membantu bisnis konstruksi mempertahankan arus kas dan keuntungan keseluruhan.

Baca juga: Cara Mengelola dan Meningkatkan Arus Kas Bisnis Konstruksi

Perbedaan Job Costing dan Process Costing

Perhitungan job costing dan perhitungan pocess costing adalah dua metode akuntansi umum yang digunakan perusahaan untuk melacak pengeluaran pada proyek mereka.

Metode ini memecah dan mencatat semua biaya — mulai dari setiap baut, sekrup, dan paku, hingga jam kerja pekerja dan biaya overhead yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Perhitungan process costing melibatkan penambahan semua biaya untuk produksi massal produk serupa.

Metode ini umumnya digunakan di industri manufaktur saat memproduksi banyak barang serupa, seperti produk konsumen, kimia, dan komponen untuk peralatan dan barang lainnya.

Perhitungan proses biasanya menganalisis semua biaya yang terkait dengan jumlah unit yang diproduksi.

Perbedaan utama antara perhitungan job costing dan perhitungan process costing terletak pada tingkat detailnya.

Perhitungan job costing adalah metode perhitungan biaya yang lebih rinci dan paling cocok untuk proyek-proyek unik.

Metode ini memerlukan pencatatan yang teliti dan pencatatan setiap item, jam kerja pekerja, dan biaya overhead yang harus dialokasikan ke proyek tertentu. Metode ini populer dalam industri konstruksi.

Process costing adalah pendekatan penetapan harga standar yang terutama digunakan oleh produsen yang memproduksi massal barang-barang serupa dalam jumlah besar, di mana biaya untuk membuat satu produk tidak dapat dibedakan dari ratusan atau ribuan produk lainnya.

Baca juga: 10 Rekomendasi Software Akuntansi Bisnis Konstruksi Terbaik

Bagaimana Cara Menghitung Job Costing?

Job costing, yang juga dikenal sebagai akuntansi berbasis proyek, dihitung dengan menjumlahkan biaya untuk semua item individu yang dikategorikan ke dalam tiga area utama proyek: tenaga kerja, bahan baku, dan overhead.

Rumus keseluruhan untuk menghitung job costing adalah:

Total job costing = Bahan baku + tenaga kerja + overhead

Biaya bahan baku dihitung dengan menjumlahkan semua bahan baku proyek, seperti kayu, baja, dan beton, ditambah biaya terkait bahan baku, seperti pengiriman ke lokasi proyek.

Biaya tenaga kerja dihitung dengan mengalikan tarif harian atau per jam setiap pekerja dengan lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Overhead adalah biaya operasional bisnis dan mencakup biaya administrasi, iklan dan pemasaran, premi asuransi, dan lain-lain.

Sulit untuk mengalokasikan biaya overhead ke proyek tertentu, sehingga beberapa perusahaan konstruksi menerapkan biaya overhead tetap yang dapat berupa persentase dari biaya proyek lain atau jumlah yang telah ditentukan sebelumnya.

Baca juga: Akuntansi Bisnis Konstruksi: Aturan dan Semua hal yang Perlu Anda Tahu

Apa yang Harus Disertakan dalam Perhitungan Job Costing dalam Bisnis Konstruksi?

Singkatnya, semua biaya yang terkait dengan proyek yang Anda lacak harus disertakan. Perhitungan job costing dirancang untuk memberikan rincian biaya tingkat mikro, serta gambaran umum tingkat makro.

Setiap biaya, mulai dari pengelolaan gaji hingga penggalian lokasi, pengecoran fondasi, dan setiap langkah hingga proyek selesai, harus disertakan. Biaya umumnya masuk ke dalam salah satu dari tiga kategori utama.

Tenaga kerja

Biaya tenaga kerja umumnya merupakan pengeluaran terbesar bagi kebanyakan bisnis konstruksi, jadi melacak pengeluaran untuk anggota tim dan subkontraktor sangat penting.

Selain tarif per jam atau per hari, biaya tenaga kerja meliputi asuransi kecelakaan kerja, jam lembur, dan pengeluaran lain yang relevan.

Bahan

Biaya bahan dapat bersifat langsung atau tidak langsung. Bahan langsung atau komponen meliputi kayu, beton, baja, kabel listrik, dan bahan lain yang digunakan dalam konstruksi proyek Anda.

Bahan tidak langsung sering dibeli dalam jumlah besar dan mungkin digunakan untuk menyelesaikan lebih dari satu proyek — misalnya, baut dan fitting, peralatan keselamatan seperti sarung tangan dan helm, lem, pita, dan pelumas.

Overhead

Ada lebih dari sekadar tenaga kerja dan bahan dalam sebuah proyek. Seperti bahan, overhead dapat bersifat langsung atau tidak langsung.

Overhead langsung terkait dengan proyek tertentu dan berubah dengan setiap pekerjaan. Contohnya termasuk ruang kantor sementara di lokasi konstruksi, gaji khusus untuk supervisor, izin, sewa peralatan seperti crane dan bulldozer, serta fasilitas sanitasi.

Biaya overhead tidak langsung adalah biaya operasional bisnis. Biaya ini tidak terkait dengan proyek tertentu tetapi merupakan biaya yang secara rutin dikeluarkan oleh bisnis konstruksi, seperti pemasaran, perlengkapan kantor, dan biaya operasional lainnya.

Baca juga: Manajemen Konstruksi: Pembahasan Lengkap dan Tips Akuntansi Konstruksi

Manfaat Penghitungan Job Costing dalam Bisnis Konstruksi

Penghitungan job costing pada proses konstruksi memerlukan perhatian detail yang cermat dan pemantauan semua biaya yang terkait dengan setiap proyek unik, tetapi manfaatnya membuat upaya ini sepadan dengan waktu yang dihabiskan.

Informasi yang disediakan jauh lebih rinci daripada data ringkasan dari laporan keuangan Anda, seperti neraca dan laporan laba rugi, dan penghitungan biaya proyek membuka peluang untuk mengidentifikasi area masalah, memantau anggaran, dan memantau arus kas.

Di antara keuntungannya, penghitungan job costing membantu perusahaan konstruksi melakukan hal berikut.

Memantau anggaran

Penghitungan job costing dalam proyek konstruksi memudahkan perbandingan antara perkiraan dan biaya aktual untuk setiap fase proyek, memberikan gambaran akurat tentang ke mana uang mengalir dan apakah biaya sesuai dengan anggaran.

Penghitungan biaya proyek juga dapat memantau biaya baru jika ada perubahan pesanan atau perubahan ruang lingkup pekerjaan.

Memantau kemajuan

Seiring berjalannya proyek, Anda dapat memantau bagaimana biaya aktual dibandingkan dengan biaya yang diharapkan.

Jika suatu tugas atau area memakan waktu lebih lama atau melebihi anggaran yang diproyeksikan, Anda dapat menangani masalah tersebut di tengah proyek.

Software manajemen keuangan dapat membantu mengalokasikan biaya ke proyek dan area spesifik (tenaga kerja, bahan, dan overhead) saat terjadi.

Hal ini juga membantu merencanakan proyek serupa di masa depan sehingga Anda dapat memahami biaya yang akan dikeluarkan dan kapan biaya tersebut akan terjadi.

Memantau efisiensi

Seberapa baik Anda dan tim Anda mengelola sumber daya? Dengan memantau tenaga kerja, bahan, dan overhead, Anda dapat lebih mudah melihat ketika ada kelebihan biaya atau mungkin pengelolaan bahan yang tidak efisien yang dapat mempengaruhi laba bersih.

Identifikasi tren dan bandingkan proyek-proyek untuk mengidentifikasi area di mana Anda dapat melakukan perbaikan.

Memantau arus kas

Di industri konstruksi, bisnis sering membayar banyak biaya di muka sebelum dibayar oleh pelanggan mereka.

Penagihan dan pembayaran juga dapat bergantung pada penyelesaian tahap-tahap tertentu dalam pekerjaan.

Penghitungan job costing dalam proyek konstruksi membantu bisnis memantau setiap pengeluaran secara ketat untuk menjaga arus kas yang sehat dan margin keuntungan.

Baca juga: Ketahui Pajak Jasa Konstruksi Untuk Jadi Kontraktor yang Lebih Baik

Tips untuk Mengoptimalkan Penghitungan Job Costing dalam Bisnis Konstruksi

Salah satu tips akuntansi terpenting adalah menjaga catatan pengeluaran yang akurat dan terupdate. Software akuntansi yang baik dapat membantu proses ini menjadi lebih cepat, mudah, dan akurat.

JIka Anda adalah seorang bisnis konstruksi dan belum menggunakan software akuntansi untuk pengelolaan pembukuan bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi bisnis kontraktor seperti Kledo.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Selain penggunaan software akuntansi, berikut beberapa tips untuk mempertajam proses penghitungan biaya proyek konstruksi.

Implementasikan pelacakan waktu

Kartu waktu kertas atau paper timecards tidak hanya ketinggalan zaman, tetapi juga rentan terhadap ketidakakuratan.

Dengan menggunakan aplikasi pelacakan waktu otomatis untuk perhitungan biaya proyek di smartphone dan perangkat lain, bisnis konstruksi dapat mencatat jam kerja tanpa keterlambatan waktu dan kesalahan yang sering terjadi akibat entri manual atau proses penggajian.

Review kode biaya

Dalam perhitungan job costing proyek, setiap tugas memiliki kode biaya terkait untuk penetapan harga dan pelacakan pengeluaran. Jumlah kode biaya yang digunakan oleh perusahaan konstruksi bervariasi.

Yang paling penting adalah setiap item sesuai dengan kode biaya dan juga membantu mengotomatisasi penagihan dan faktur.

Kode biaya ini membantu Anda mengelompokkan pengeluaran yang berbeda untuk dibandingkan dengan proyek serupa dan kinerja historis.

Pantau penagihan dengan cermat

Tergantung pada syarat kontrak Anda, Anda mungkin dapat menagih pelanggan untuk pengeluaran. Melacak semua biaya dengan cermat membantu Anda menghasilkan faktur yang akurat dan meningkatkan arus kas.

Pantau dan sertakan perubahan pesanan

Perubahan pesanan atau change orders dalam proses konstruksi terkenal dapat mengacaukan anggaran dan mengurangi keuntungan.

Job costing dapat melacak biaya tambahan yang tidak terduga, menunjukkan bagaimana mereka mempengaruhi anggaran, dan memberikan informasi untuk keputusan alokasi ulang anggaran.

Review proyek secara berkala

Perusahaan konstruksi yang paling sukses memantau biaya mereka sepanjang proyek. Job costing membantu perusahaan mengontrol pengeluaran, menilai produktivitas pekerja, dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Baca juga: Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor

Sertakan biaya overhead

Biaya overhead dapat meningkat dengan cepat dan mengikis margin keuntungan perusahaan. Biaya ini meliputi pajak, biaya administrasi, dan layanan profesional seperti pengacara dan akuntan.

Biaya ini tidak hanya berlaku untuk satu proyek. Seringkali ditambahkan sebagai persentase dari total biaya tenaga kerja, material, dan peralatan.

Lacak biaya tenaga kerja

Tenaga kerja merupakan pengeluaran terbesar bagi banyak perusahaan konstruksi. Lacak semua biaya tenaga kerja untuk tim harian dan subkontraktor, serta pertimbangkan lembur dan asuransi.

Selalu periksa ulang setiap perhitungan

Praktik terbaik dalam biaya proyek adalah memeriksa ulang perhitungan. Pertimbangkan untuk meminta pihak kedua yang berpengetahuan untuk memverifikasi perhitungan.

Memverifikasi perhitungan juga berlaku untuk perkiraan dari subkontraktor. Periksa pendapatan dengan perkiraan untuk setiap proyek dan area proyek (tenaga kerja, bahan, dan overhead).

Berinvestasi menggunakan software akuntansi khusus bisnis konstruksi

Melacak dan mencatat biaya setiap bahan, tenaga kerja, dan overhead bukanlah tugas yang mudah. Software akuntansi konstruksi membantu Anda secara akurat dan cepat mengalokasikan biaya ke kode dan proyek spesifik.

Anda akan melihat pengeluaran yang tidak dialokasikan ke proyek dan dapat meninjau pandangan makro biaya proyek, serta menelusuri area spesifik dan melihat tepat kapan dan di mana uang dibelanjakan.

Selain itu, catatan historis yang disimpan dalam aplikasi tersebut dapat menjadi acuan untuk penawaran proyek serupa di masa depan.

Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi Bisnis Kontraktor dan Templatenya

Optimalkan Penghitungan Job Costing Setiap Proyek dengan Kledo

Jika dilakukan secara manual, penghitungan job costing proyek konstruksi melibatkan jam demi jam untuk bekerja dengan spreadsheet, dan membuka peluang kesalahan pencatatan.

Software akuntansi seperti Kledo memiliki fitur yang cocok untuk bisnis konstruksi membuat seluruh proses menjadi lebih terkelola dan akurat.

Saat pengeluaran dicatat, mereka dapat dialokasikan ke proyek spesifik dengan kode pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya.

Selain itu, software ini juga dapat membantu Anda memantau kemajuan secara real-time. Anda tidak perlu menunggu hingga proyek selesai atau mencari waktu untuk memasukkan angka ke spreadsheet untuk melihat kapan pengeluaran tidak sesuai dengan proyeksi.

Dengan akses mudah ke biaya historis, Anda dapat membuat perkiraan yang lebih cepat dan akurat untuk proyek masa depan.

Perhitungan job costing yang detail membantu bisnis membuat keputusan yang tepat, dan pada akhirnya memastikan keuntungan untuk bisnis Anda.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.