Jurnal Khusus: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Transaksinya

Setelah mempelajari jurnal umum, ada jurnal khusus yang harus dipelajari oleh Kawan Kledo. Di perusahaan yang lebih besar, dimana jumlah transaksinya sangat banyak, keberadaan jurnal khusus akan sangat membantu.

Penggolongan transaksinya juga akan sangat terbantu ketika memindahkan data ke buku besar. Untuk lebih jelasnya, artikel berikut akan mengulasnya secara lengkap.

Apa itu Jurnal Khusus?

Dalam akuntansi, jurnal umum digunakan untuk mencatat semua transaksi keuangan. Sedangkan jurnal khusus dimaksudkan untuk mencatat transaksi yang banyak dan berulang. Pencatatan ini tidak dimasukkan ke jurnal umum agar mudah dalam pencarian informasi dan penelusuran transaksi.

Dengan adanya jurnal khusus, maka jurnal umum hanya akan memuat transaksi yang umum yang tidak dapat dicatat di jurnal khusus. Sama seperti prosedur pada umumnya, jumlah total dalam jurnal ini akan dipindahkan ke buku besar secara berkala.

Baca Juga: Jurnal Pembalik: Pengertian, Fungsi, dan Cara Mencatatnya.

Jenis-jenis Jurnal Khusus

Jurnal ini terdiri dari empat jenis, berikut penjelasannya masing-masing:

Jurnal Pembelian

jurnal pembelian mencantumkan semua pembelian barang dagangan secara kredit. Entri dalam jurnal ini biasanya mencakup tanggal entri, nama pemasok, dan jumlah transaksi.

Beberapa perusahaan menyertakan kolom untuk mengidentifikasi tanggal faktur dan persyaratan kredit, sehingga menjadikan jurnal pembelian sebagai alat yang membantu perusahaan memanfaatkan diskon sebelum habis masa berlakunya

Jurnal pembelian di sebelah kanan hanya memiliki satu kolom untuk mencatat jumlah transaksi. Setiap entri meningkatkan (mendebit) pembelian dan meningkatkan (mengkredit) hutang dagang.

Setiap hari, entri individu diposting ke akun buku besar pembantu utang usaha. Nomor rekening kreditur (atau tanda centang jika rekening kreditur tidak diberi nomor) ditempatkan di kolom referensi jurnal pembelian untuk menunjukkan bahwa entri telah diposting.

Pada akhir periode akuntansi, total kolom diposting ke pembelian dan hutang dagang di buku besar. Nomor rekening ditempatkan dalam tanda kurung di bawah kolom untuk menunjukkan bahwa total telah diposting.

Perusahaan yang sering melakukan pembelian kredit barang selain barang dagangan menggunakan jurnal pembelian multi-kolom. Misalnya, jurnal pembelian di bawah ini mencakup kolom untuk persediaan dan peralatan.

Tentu saja, setiap pembelian dalam jurnal di bawah ini harus mengkredit hutang dagang; peralatan yang dibeli dengan wesel bayar atau perlengkapan yang dibeli dengan uang tunai tidak akan dicatat dalam jurnal ini.

Entri individu masih diposting setiap hari ke akun buku besar pembantu utang usaha, dan setiap total kolom diposting pada akhir periode akuntansi ke akun buku besar umum yang sesuai.

Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan mencantumkan semua penjualan kredit yang dilakukan kepada pelanggan.

Retur penjualan dan penjualan tunai tidak dicatat dalam jurnal ini. Entri dalam jurnal penjualan biasanya mencakup tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, dan jumlah.

Faktur adalah dokumen sumber yang menyediakan informasi ini. Dalam bentuknya yang paling dasar, jurnal penjualan hanya memiliki satu kolom untuk mencatat jumlah transaksi.

Setiap entri meningkatkan (debit) piutang dan meningkatkan (kredit) penjualan.

Perhatikan tanggal dan referensi posting yang diterapkan pada setiap entri dalam ilustrasi di sebelah kanan.

Setiap hari, entri jurnal penjualan individual diposting ke akun buku besar pembantu piutang sehingga saldo pelanggan tetap berjalan.

Nomor akun pelanggan (atau tanda centang jika akun pelanggan hanya disimpan dalam urutan abjad) ditempatkan di kolom referensi jurnal penjualan untuk menunjukkan bahwa entri telah diposting.

Pada akhir periode akuntansi, jumlah kolom diposting ke akun piutang dan penjualan di buku besar. Nomor rekening ditempatkan dalam tanda kurung di bawah kolom untuk menunjukkan bahwa total telah diposting.

Banyak perusahaan menggunakan jurnal penjualan multi-kolom (kolom) yang menyediakan kolom terpisah untuk akun penjualan tertentu dan untuk hutang pajak penjualan. Setiap baris dalam jurnal multi-kolom harus memiliki debit dan kredit yang sama.

Misalnya, entri dalam jurnal penjualan di sebelah kanan muncul di bawah dalam jurnal penjualan multi-kolom yang melacak penjualan perangkat keras, penjualan pipa ledeng, penjualan kawat, dan pajak penjualan yang harus dibayar.

Entri individu masih diposting setiap hari ke akun buku besar pembantu piutang usaha, dan setiap total kolom diposting pada akhir periode akuntansi ke akun buku besar umum yang sesuai.

Jurnal Penerimaan Kas

Transaksi yang meningkatkan kas dicatat dalam jurnal penerimaan kas multi-kolom.

Jika diskon penjualan ditawarkan kepada pelanggan, jurnal menyertakan kolom debit terpisah untuk diskon penjualan.

Kolom kredit untuk piutang dan penjualan biasanya ada, tetapi perusahaan yang sering menerima kas dari sumber lain yang spesifik menggunakan kolom tambahan untuk mencatat jenis penerimaan kas tersebut.

Selain itu, dalam jurnal penerimaan kas terdapat kolom yang diberi nama Other, yang digunakan untuk mencatat berbagai jenis penerimaan kas yang jarang terjadi sehingga tidak memerlukan kolom tersendiri.

Misalnya, penerimaan kas dari penyertaan modal, pinjaman bank, dan pendapatan bunga umumnya dicatat pada kolom lainnya.

Namun, perusahaan yang memberikan pinjaman konsumen dan menerima pembayaran bunga dari banyak pelanggan mungkin akan memasukkan kolom terpisah untuk pendapatan bunga.

Setiap kali entri kredit mempengaruhi piutang atau muncul di kolom Lainnya, akun tertentu diidentifikasi di kolom bernama Akun.

Pembayaran piutang dagang diposting setiap hari ke masing-masing akun buku besar pembantu, dan nomor akun pelanggan (atau tanda centang jika akun pelanggan tidak diberi nomor) ditempatkan di kolom referensi jurnal penerimaan kas.

Pada akhir periode akuntansi, setiap total kolom diposting ke akun buku besar yang terdaftar di bagian atas kolom, dan nomor akun ditempatkan dalam tanda kurung di bawah total. Entri di kolom Lainnya diposting secara individual ke akun buku besar yang terpengaruh, dan nomor akun ditempatkan di kolom referensi jurnal penerimaan kas.

Kapital X ditempatkan di bawah kolom Lainnya untuk menunjukkan bahwa total kolom tidak dapat diposting ke akun buku besar.

Jurnal Pengeluaran Kas

Transaksi yang mengurangi kas dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Jurnal pengeluaran kas di sebelah kanan memiliki satu kolom debet untuk hutang usaha dan kolom debet lainnya untuk semua jenis transaksi pembayaran tunai lainnya.

Ini memiliki kolom kredit untuk diskon pembelian dan untuk uang tunai. Karena setiap entri mendebet akun kontrol (utang usaha) atau akun yang terdaftar di kolom bernama Lainnya, akun spesifik yang didebit harus diidentifikasi pada setiap baris.

Sifat dari setiap transaksi perusahaan menentukan kolom mana yang termasuk dalam jurnal ini.

Misalnya, perusahaan terkadang memilih untuk memasukkan kolom debit terpisah untuk akun yang digunakan secara rutin seperti beban gaji, beban komisi penjualan, atau akun spesifik lainnya yang terpengaruh oleh pengeluaran kas.

Entri yang mempengaruhi utang usaha diposting setiap hari ke masing-masing akun buku besar pembantu, dan nomor akun kreditur (atau tanda centang jika akun kreditur tidak diberi nomor) ditempatkan di kolom referensi jurnal pengeluaran kas.

Pada akhir periode akuntansi, setiap total kolom diposting ke akun buku besar yang terdaftar di bagian atas kolom, dan nomor akun ditempatkan dalam tanda kurung di bawah total.

Entri di kolom Lainnya diposting secara individual ke akun buku besar yang terpengaruh, dan nomor akun ditempatkan di kolom referensi jurnal pengeluaran kas. Kapital Xis ditempatkan di bawah kolom Lainnya untuk menunjukkan bahwa total kolom tidak dapat diposting ke akun buku besar.

Manfaat Jurnal Khusus

Adapun manfaat penggunaan dari jurnal khusus adalah sebagai berikut:

Jurnal khusus mempermudah pembuatan laporan keuangan

Di jurnal umum, pengelompokan data transaksi harus dilakukan satu per satu ketika akan diposting ke buku besar. Dengan jurnal ini, pengelompokan sudah dilakukan secara otomatis per akun. Hal ini akan sangat menghemat waktu dalam proses pemindahan ke buku besar.

Membuat postingan di buku besar juga lebih mudah karena hanya memindah total jumlah tiap akun ke buku besar. Pemindahan juga dapat dilakukan secara berkala sehingga pekerjaan tidak menumpuk. Hal ini akan mempercepat pembuatan laporan keuangan.

Jurnal khusus memudahkan pengecekan transaksi

Salah satu tugas akuntan adalah memastikan transaksi dicatat dengan benar. Pengecekan transaksi sebaiknya dilakukan secara berkala agar jika ada kesalahan pencatatan dapat segera dikoreksi. Tidak jarang penelusuran transaksi juga harus dilakukan untuk memastikan transaksi dicatat dengan benar.  

Dengan bantuan jurnal ini, transaksi dicatat dalam kelompok yang sejenis. Hal ini akan memudahkan proses pengecekan transaksi dan kesalahan dapat segera dikoreksi.

Jurnal khusus mengurangi kemungkinan adanya perubahan data

Cara mencatat transaksi harus dilakukan secara berurutan tanggal transaksi. Tidak hanya itu, informasi yang lengkap untuk setiap transaksi juga tersimpan di sini, seperti nama supllier/customer dan tanggal jatuh tempo. Pencatatan yang urut dan lengkap seperti ini akan mengurangi risiko adanya perubahan data atau kecurangan.

Jurnal khusus mengurangi kesalahan pencatatan

Masing-masing pencatatan sebaiknya dipegang oleh staf yang berbeda. Dengan begini pembagian tanggung jawabnya jelas dan kebenaran pencatatan juga dapat ditingkatkan. Hal ini juga akan mengurangi tingkat kesalahan yang mungkin terjadi.

Jurnal khusus menjadi fungsi kontrol

Dengan jurnal khusus, setiap transaksi akan terpantau pencatatannya. Jika pun ada yang terlewat pasti akan segera diketahui, dan ada pihak yang dapat diminta pertanggungjawabannya. Dengan demikian fungsi kontrol telah berjalan dengan baik.

Kekurangan Jurnal Khusus

Beberapa kelemahan diberikan di bawah ini:

Dibutuhkan pengetahuan khusus

Membuat jurnal ini sangat berguna dalam hal pencatatan transaksi, tetapi hal ini dapat menyulitkan bagi akuntan yang memiliki pengetahuan terbatas mengenai posting.

Ayat aakuntansi dalam kasus khusus bisa sangat membosankan bagi mereka yang tidak dapat memahami konsep akuntansi dan efek entri gandanya.

Perusahaan mungkin harus mempekerjakan beberapa ahli akun untuk melakukan tugas bagi mereka sehingga mereka harus membayar beberapa gaji tambahan kepada para ahli dan ini akan meningkatkan biaya bagi perusahaan.

Memakan waktu

Entri jurnal khusus sangat bermanfaat tetapi juga sangat memakan waktu. Banyak perusahaan kecil mungkin tidak mau mengadopsi praktik semacam ini.

Efek beruntun

Salah satu kelemahan jurnal khusus adalah memberikan efek pada dua buku besar. Ketika ada kesalahan yang terjadi pada saat itu, mungkin akan sangat sulit bagi akuntan untuk melacak transaksi yang salah tersebut.

Perlakuan akuntansi akan berada di kedua buku besar sehingga dapat menjadi tugas yang menantang bagi akuntan untuk melacak kesalahan. Oleh karena itu, semua entri harus diperhatikan saat memposting.

Apa Saja Perbedaan Jurnal Umum dan Jurnal Khusus?

Perbedaan antara jurnal umum dan jurnal khusus dalam akuntansi adalah sebagai berikut:

Ruang Lingkup

Jurnal Umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak tercakup dalam jurnal khusus lainnya, seperti penyusutan aset, biaya bunga, dan lain-lain.

Sedangkan, Jurnal Khusus digunakan untuk mencatat transaksi atau kejadian tertentu yang terkait dengan akuntansi perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, kas, dan lain-lain.

Frekuensi Pencatatan

Jurnal umum dicatat setiap kali terdapat transaksi yang tidak tercakup dalam jurnal khusus lainnya, sehingga frekuensi pencatatan dapat bervariasi.

Sementara Jurnal Khusus dicatat setiap kali terdapat transaksi atau kejadian tertentu yang terkait dengan jenis jurnal khusus yang digunakan, seperti pembelian, penjualan, kas, dan lain-lain.

Format Pencatatan

Jurnal Umum dicatat dalam bentuk tabel dengan beberapa kolom yang mencakup tanggal, akun, deskripsi, debit, dan kredit.

Jurnal Khusus memiliki format pencatatan yang bervariasi tergantung pada jenis jurnal khusus yang digunakan.

Tujuan Pencatatan

Jurnal Umum digunakan untuk memperoleh informasi tentang seluruh transaksi yang terjadi pada suatu periode waktu tertentu.

Adapun Jurnal Khusus digunakan untuk memperoleh informasi secara terperinci tentang transaksi atau kejadian tertentu yang terkait dengan akuntansi perusahaan.

FAQ

Apa yang dimaksud jurnal khusus dalam akuntansi?

Jurnal khusus dalam akuntansi adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi atau kejadian tertentu yang terkait dengan akuntansi perusahaan.

Apa saja jenis jurnal khusus?

Berikut adalah beberapa jenis jurnal khusus dalam akuntansi:

• Jurnal penjualan: Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
• Jurnal pembelian: Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang atau jasa oleh perusahaan.
• Jurnal penerimaan kas: Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas (arus kas masuk)
• Jurnal pengeluaran kas: Digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas (arus kas keluar)

Apa keuntungan menggunakan jurnal khusus?

Keuntungan menggunakan jurnal khusus adalah memudahkan pencatatan transaksi keuangan dalam jumlah besar dan mempercepat proses pembuatan laporan keuangan.

Dengan menggunakan jurnal khusus, pencatatan transaksi dapat dilakukan secara terorganisir dan sistematis sesuai dengan jenis transaksi yang terjadi.

Apa perbedaan antara jurnal khusus dan jurnal umum?

Perbedaan antara jurnal khusus dan jurnal umum adalah pada fungsinya.

Jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi khusus, sedangkan jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi umum yang tidak termasuk dalam jenis transaksi khusus.

Selain itu, jurnal khusus biasanya memiliki kolom-kolom khusus yang disesuaikan dengan jenis transaksi, sedangkan jurnal umum hanya memiliki kolom untuk tanggal, akun, deskripsi, dan nominal transaksi.

Kesimpulan

Demikian penjelasan dari empat jurnal khusus yang dapat diterapkan dalam perusahaan yang sudah lebih banyak transaksinya. Menggunakan pencatatan ini tentunya akan membantu akuntan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Telah dibahas juga contoh aplikasinya dalam transaksi akuntansi. Penting bagi perusahaan menerapkan pencatatan yang benar dan rinci agar laporan keuangan yang dihasilkan benar. Dengan demikian laba atau rugi yang tercatat menjadi akurat dan dapat dijadikan dasar untuk membuat keputusan.

Untuk lebih mudah mengaplikasikan jurnal khusus di perusahaan, Kawan Kledo bisa menggunakan software akuntansi dari Kledo. Kledo merupakan software akuntansi berbasis cloud yang memiliki berbagai fitur yang pastinya memudahkan pencatatan jurnal khusus.

Yuk daftar Kledo sekarang untuk mulai menikmati kemudahan pencatatan akuntansi di perusahaan Kawan Kledo.