Berkat berbagai macam aplikasi akuntansi yang tersedia untuk bisnis kecil dan menengah saat ini, lebih mudah dari sebelumnya untuk menyimpan catatan akurat tentang ke mana perginya uang bisnis Anda dan menghindari kesalahan akuntansi dibandingkan pencatatan manual.
Sementara software akuntansi telah membuat pembukuan dan akuntansi lebih mudah untuk usaha kecil, namun terkadang ada juga kesalahan yang terjadi akibat human error.
Beberapa kesalahan akuntansi kecil, tidak signifikan, dan—ketika kesalahan itu diketahui oleh seseorang dalam bisnis Anda—mudah diperbaiki. Tetapi yang lain lebih serius adalah mereka yang melakukan kesalahan akuntansi pada proses pencatatan manual
Seiring waktu, praktik akuntansi yang buruk dapat mendistorsi realitas kesehatan fiskal perusahaan Anda. Dalam kasus yang parah, kesalahan akuntansi yang berulang dan praktik akuntansi yang buruk dapat menyebabkan bisnis Anda mengalami kebangkrutan atau administrasi perusahaan.
Dalam artikel ini, kami akan memberitahu Anda 12 kesalahan dasar akuntansi bisnis kecil yang paling umum dan menjelaskan bagaimana kesalahan tersebut dapat menimbulkan masalah.
1. Berasumsi keuntungan dalam bisnis selalu berarti arus kas
Anda baru saja menyelesaikan kesepakatan 50.000.000 yang akan membutuhkan waktu tiga bulan untuk dipenuhi perusahaan Anda.
Bisnis Anda akan menelan biaya 20.000.000 untuk mendanai proyek, jadi Anda mendapatkan keuntungan 30.000.000 untuk kesepakatan tersebut sebelum Anda melakukan apa pun.
Kesalahan besarnya adalah; apa yang terjadi jika kesepakatan, alih-alih memakan waktu tiga bulan, mengalami masalah yang menyebabkan penundaan tiga bulan tambahan? Berapa kenaikan biaya Anda, membuat perkiraan biaya 20.000.000 tidak akurat?
Masih banyak pemilik bisnis untuk menuliskan setiap transaksi sebagai pendapatan ketika itu terjadi—bagaimanapun juga, ini adalah pendapatan baru untuk bisnis Anda.
Tetapi melakukan hal itu dapat membuat perusahaan Anda tampak lebih sehat daripada yang sebenarnya dan memberi Anda gambaran yang bias tentang kondisi perusahaan Anda yang sebenarnya.
2. Tidak cukup serius dalam pembukuan
Kunci dari akuntansi yang efektif adalah mencatat semuanya. Dari transaksi kecil hingga pembayaran besar dari pelanggan dan klien, penting untuk memastikan bahwa semuanya dicatat dan dikategorikan dengan benar di akun Anda.
Tidak peduli seberapa kecil perusahaan Anda, melakukan pencatatan akuntansi dengan serius memberi Anda gambaran yang akurat dan andal tentang kesehatan perusahaan Anda dan memungkinkan Anda menentukan dengan tepat seberapa baik (atau buruk) kinerja Anda dalam periode tertentu.
Dari mengkategorikan berbagai jenis aset dan kewajiban dengan benar hingga melakukan pemeriksaan bulanan atas pembukuan dan akun Anda, membangun sistem pembukuan dan akuntansi yang serius untuk bisnis Anda adalah kunci untuk menjaganya agar tetap aman secara finansial.
Baca juga: Mengenal Fraud Dalam Keuangan dan Cara Mengatasinya
3. Tidak melakukan merekonsiliasi pembukuan dengan rekening bank
Penting agar bisnis Anda sering merekonsiliasi akunnya. Rekonsiliasi adalah proses memeriksa apakah saldo rekening yang tercantum dalam pembukuan Anda akurat dan benar, memastikan bahwa saldo tersebut sesuai dengan saldo sebenarnya dari rekening bank Anda.
Dari waktu ke waktu, biaya dan pengeluaran kecil yang mungkin tidak Anda pikirkan saat itu bisa jadi tidak tercatat.
Rekonsiliasi akun Anda—dari kas bank bisnis Anda hingga akun hutangnya—memungkinkan Anda melacak situasi keuangan Anda secara akurat.
Usaha kecil harus selalu merekonsiliasi pembukuan mereka setiap bulan untuk memastikan semua transaksi mereka dicatat secara akurat, mencegah pembukuan mereka menjadi tidak sinkron dengan status sebenarnya dari akun mereka.
4. Lupa mencatat transaksi kecil
Bagaimana bisnis Anda mengelola transaksi kecilnya? Sangat sering terjadi bisnis yang menganggap transaksi kas kecil sebagai tidak penting, tetapi penting bahwa bisnis Anda memiliki catatan semua pengeluarannya, tidak peduli seberapa kecilnya.
Ini sangat penting dalam lingkungan ritel, di mana banyak transaksi berbasis uang tunai. Penting juga untuk mencatat transaksi kecil seperti membayar pengiriman pos, meskipun biayanya tidak signifikan.
Tetap catat seluruh transaksi kecil sehingga akan memudahkan Anda untuk mengelola yang lebih besar. Dengan mencatat transaksi kecil, Anda akan dapat dengan mudah mengelola pembukuan seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda dan jumlah transaksinya meningkat.
5. Komunikasi yang buruk dengan pemegang buku Anda
Apakah pemegang buku Anda tahu apa yang terjadi dalam bisnis Anda? Penting agar bisnis Anda menyimpan informasi lengkap tentang transaksinya, dan yang lebih penting lagi adalah bahwa informasi ini dikomunikasikan dengan jelas ke pembukuan.
Kesalahan yang tampaknya kecil seperti membeli produk atau layanan—terutama yang memiliki biaya rutin bulanan—dan tidak melaporkan hal ini kepada pemegang buku Anda dapat menyebabkan masalah serius dan banyak pekerjaan ekstra di kemudian hari.
Selain berkomunikasi dengan jelas dengan pemegang buku Anda, menyimpan catatan kertas dari semua transaksi, apakah catatan itu dalam bentuk digital atau sebaliknya, memudahkan untuk memantau semua pemasukan dan pengeluaran Anda.
Baca juga: Growth Strategy: Pengertian Lengkap dan Penerapannya dalam Bisnis Anda
6. Tidak menetapkan anggaran yang jelas untuk setiap proyek
Apakah perusahaan Anda memulai proyek tanpa menetapkan anggaran yang jelas untuk masing-masing proyek?
Masuk ke sebuah proyek tanpa tahu berapa banyak yang bisa membebani perusahaan Anda adalah cara mudah untuk menghabiskan jauh lebih banyak dari yang Anda inginkan.
Gagal menganggarkan secara efektif juga mempersulit Anda mengendalikan proyek yang jelas-jelas merugikan perusahaan Anda lebih dari yang seharusnya.
Hal ini dapat menyebabkan perusahaan Anda menghabiskan dananya yang terbatas untuk proyek-proyek yang tidak akan menghasilkan laba atas investasi.
Saat bisnis Anda menjadi lebih mapan, Anda akan menyadari berapa banyak yang perlu dikeluarkan bisnis Anda untuk terus beroperasi.
Hal ini memudahkan untuk menetapkan anggaran untuk proyek yang cukup besar untuk memungkinkan keberhasilan, tetapi tidak berlebihan atau boros.
7. Sering melakukan penundaan
Salah satu kesalahan akuntansi paling umum yang dilakukan pemilik usaha kecil adalah menunggu terlalu lama untuk menyiapkan informasi keuangan mereka.
Ketika musim pajak tinggal beberapa bulan lagi, banyak bisnis melakukan penundaan penghitungan sampai nanti, tetapi ini adalah kesalahan yang berbahaya.
Semakin lama kesalahan akuntansi tidak diperhatikan, semakin banyak kerusakan yang mungkin terjadi pada bisnis Anda.
Untuk memastikan bahwa informasi keuangan Anda seakurat mungkin, perbarui pembukuan Anda setidaknya setiap minggu.
Ini membuat musim pajak jauh lebih mudah diatur dan mencegah Anda membuat kesalahan yang akan membutuhkan banyak waktu dan uang untuk memperbaikinya.
Baca juga: Pembahasan Lengkap Sistem Pembukuan Double Entry dalam Akuntansi
8. Kesalahpahaman Metrik
Pemilik bisnis baru khususnya sering membingungkan istilah seperti pendapatan, laba bersih, dan arus kas.
Kesalahan keuangan umum yang dilakukan usaha kecil adalah hanya berfokus pada pendapatan tanpa mengurangi biaya untuk menghitung laba bersih mereka. Ini dapat menyebabkan pengeluaran berlebihan yang serius.
Selain itu, banyak pemilik bisnis baru yang terbawa arus dan lupa bahwa mungkin ada perbedaan yang signifikan antara laba bersih mereka dan NOPAT (net profit after tax).
Selain mendorong pengeluaran yang berlebihan, ini dapat menyebabkan masalah keuangan yang signifikan ketika saatnya untuk mengajukan pelaporan pajak.
9. Tidak memisahkan rekening bisnis dan rekening pribadi
Bisnis kecil memang diizinkan secara hukum untuk menggunakan rekening bank pribadi mereka untuk bisnis mereka, tetapi ini bukan tindakan yang baik, terurama dalam proses pembukuan.
Sebaiknya pisahkan rekening bank bisnis dan pribadi Anda sesegera mungkin untuk menghindari kesalahan keuangan.
Untuk satu hal, menanyakan ke akuntan Anda dan mencoba mengingat transaksi mana yang bersifat pribadi dan mana yang terkait dengan bisnis adalah cara yang pasti untuk membuat diri Anda pusing.
Ini juga membuang-buang waktu berharga yang bisa lebih baik dihabiskan untuk mengembangkan perusahaan Anda. Selain itu, Anda mungkin menghadapi serangkaian masalah hukum jika bisnis Anda diaudit.
Baca juga: Pegertian Lengkap Pengakuan Pendapatan Dalam Akuntansi
10. Salah perhitungan
Kesalahan matematika sederhana terlalu mudah dilakukan, tetapi kesalahan yang tidak disengaja dapat bertambah seiring waktu dan merusak kesehatan keuangan bisnis Anda, dan ini biasa terjadi dalam proses pembukuan manual.
Sangat penting untuk berkonsentrasi penuh dan memeriksa ulang setiap entri. Software akuntansi seperti Kledo dapat mengotomatiskan banyak perhitungan untuk memastikan akurasi, sehingga berlangganan dapat membuktikan investasi yang layak.
Anda juga bisa mencoba untuk menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
11. Mencoba melakukannya sendiri
Mencoba menangani proses pembukan Anda sendiri adalah kesalahan yang mahal dan memakan waktu jika dilakukan dengan proses manual.
Banyak usaha kecil mencoba akuntansi dan pembukuan manual ketika mereka pertama kali memulai untuk menjaga biaya tetap rendah, tetapi ini sebenarnya dapat memperlambat pertumbuhan mereka dan mengancam kesehatan keuangan mereka.
Pada tingkat dasar, memperkerjakan akuntan yang memenuhi syarat dapat membantu pemilik bisnis menghindari kesalahan akuntansi yang mahal dan menghemat banyak waktu, memungkinkan mereka untuk fokus mengembangkan bisnis mereka.
Selain itu, akuntan dapat menghemat banyak uang bagi bisnis untuk pengembalian pajak mereka, berkat pengetahuan terkini dan keahlian keuangan mereka.
Meskipun mempekerjakan seorang akuntan memang menimbulkan biaya tambahan, itu menghasilkan ROI yang sangat menguntungkan.
Seorang akuntan berkualitas baik juga akan membawa pengetahuan pasar ke meja dan dapat membantu pemilik bisnis untuk menyajikan kasus yang kuat untuk calon investor, lebih mempercepat pertumbuhan organisasi.
12. Tidak menggunakan software akuntansi
Bahkan jika Anda memiliki seorang akuntan, masih akan memakan waktu jika Anda melakukan proses pembukuan manual. Dan ingatlah, akuntan tetaplah manusia dan bisa melakukan kesalahan pencatatan pada pembukuan.
Untuk meminimalisir hal ini, Anda dan akuntan Anda bisa menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan memiliki harga yang terjangkau untuk bisnis kecil Anda, contohnya adalah Kledo.
Software akuntansi Kledo adalah software akuntansi online yang sudah dipercaya oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Dengan menggunakan Kledo Anda dan akuntan Anda akan lebih mudah dalam melakukan pencatatan keuangan, melakukan manajemen stok dan aset, melakukan proses rekoniliasi seluruh transaksi, pencatatan pajak penjualan, memantau banyak gudang, dan masih banyak lagi.
Dengan Kledo, Anda bisa juga membuat laporan keuangan dalam hitungan detiki, dengan format yang mudah dimengerti oleh orang awam sekalipun.
Jadi tunggu apalagi? Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Biaya Tak Terduga dalam Bisnis: Arti, Jenis dan Contohnya - 30 April 2024
- Voucher Kas Kecil: Definisi, Contoh, Manfaat, dan Cara Menggunakannya - 30 April 2024
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024