Manajemen Administrasi: Pengertian, Teori, Strategi dan Tips Mengelolanya

Mengelola sebuah organisasi atau bisnis adalah pekerjaan yang kompleks dan menantang. Agar perusahaan dapat berhasil, sering kali penting bagi para manajer untuk menerapkan strategi khusus yang membantu memastikan manajemen administrasi yang efektif dan sesuai dengan operasi atau strategi perusahaan.

Memahami cara menerapkan strategi untuk mempertahankan bisnis dapat membantu memastikan bahwa perusahaan beroperasi dengan lancar.

Dalam artikel ini, kami membahas manajemen administrasi, menjelaskan teori-teorinya, mengulas keterampilan yang relevan untuk administrator, menyoroti strategi implementasi, dan memberikan manfaat dari penerapannya.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Administrasi?

Manajemen administrati mengacu pada proses mempertahankan dan menjalankan organisasi atau bisnis.

Tujuan utama dari gaya manajemen ini adalah untuk menciptakan struktur formal yang mendorong kesuksesan organisasi atau bisnis tertentu.

Selain itu, karyawan dalam gaya manajemen ini membuat hierarki otoritas, menetapkan area tanggung jawab yang berbeda, memutuskan fungsi utama mereka, dan membagi tenaga kerja di seluruh departemen perusahaan.

Baca juga: Aset Kontinjensi dalam Akuntansi dan Aturannya Menurut PSAK

Teori-teori regulasi administrasi

Regulasi administratif yang efektif telah berkembang melalui penciptaan dan penerapan berbagai teori secara bertahap. Beberapa teori yang paling populer untuk gaya manajemen ini antara lain:

Prinsip-prinsip manajemen Fayol

Seorang ahli teori, Henri Fayol, memperkenalkan beberapa prinsip manajemen administratif berdasarkan pengalamannya sebagai direktur dan insinyur di sebuah perusahaan pertambangan pada tahun 1800-an.

Prinsip-prinsip ini merupakan salah satu teori paling awal dari peraturan administratif:

• Pembagian kerja: Hal ini melibatkan pembagian tugas secara merata di antara para karyawan.
• Otoritas: Hal ini melibatkan pembuatan rantai komando dan memutuskan bagaimana fungsinya dalam organisasi.
• Disiplin: Hal ini melibatkan penetapan kebijakan tentang bagaimana menegakkan standar perilaku.
• Kesatuan Komando: Hal ini melibatkan pemilihan satu tim atau individu untuk menjadi cabang eksekutif.
• Kesatuan arah: Hal ini menekankan pada berbagi tujuan atau visi bersama dalam organisasi.
• Subordinasi kepentingan individu: Hal ini menekankan pada pengorbanan kebutuhan individu demi kebaikan bersama perusahaan.
• Ketertiban: Hal ini melibatkan komunikasi instruksi dan harapan.
• Keadilan: Hal ini menekankan pada memprioritaskan transaksi dan perlakuan yang adil dan wajar.
• Stabilitas personel: Hal ini mencakup mempertahankan hubungan jangka panjang antara pemberi kerja dan karyawan.
• Inisiatif: Hal ini menekankan pada bertindak dengan rasa urgensi dan memanfaatkan setiap peluang.

Baca juga: Bagaimana Cara Evaluasi Kinerja Keuangan Perusahaan?

Teori manajemen administrasi James D. Mooney

James D. Mooney adalah seorang insinyur dan eksekutif perusahaan. Anda mungkin mengenalnya sebagai salah satu pemimpin awal dalam teori manajerial.

Dia mengidentifikasi tiga prinsip utama yang membuat organisasi menjadi entitas sosial yang berbeda. Prinsip-prinsip tersebut antara lain:

• Koordinasi
• Hierarki
• Diferensiasi fungsional

Berdasarkan fondasi ini, Mooney, bersama dengan Alan Reiley, mengembangkan teori sistem organisasi yang memberikan proses dan efek pada setiap prinsip. Karyanya dianggap penting dalam pengembangan teori manajemen administrasi.

Luther Gulick dan teori POSDCORB

Luther Gulick, seorang ilmuwan politik Amerika, adalah seorang ahli administrasi publik. Dia menciptakan akronim “POSDCORB” yang merupakan singkatan dari:

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Staffing (Penyusunan staf)
• Directing (Pengarahan)
• Coordinating (Pengkoordinasian)
• Reporting (Pelaporan)
• Budgeting (Penganggaran)

Dia percaya bahwa organisasi bisa lebih sukses dalam mengelola proyek jika mereka melakukan pendekatan dengan menggunakan delapan elemen ini. Teori Gulick terinspirasi oleh 14 prinsip Fayol.

Baca juga: Pengertian Manajemen Risiko Keungan dan Strategi Implementasinya

Keterampilan Penting dalam Manajemen Administrasi

Administrator mengarahkan aktivitas tim dan karyawan serta fokus pada pencapaian tujuan perusahaan atau bisnis tertentu.

Untuk menjalankan tugas-tugas ini secara efektif, Anda perlu mengembangkan dan menerapkan keterampilan tertentu. Beberapa keterampilan ini meliputi:

Keterampilan teknis

Teknologi dan perangkat teknologi sangat penting dalam lingkungan bisnis modern. Sangat penting bagi administrator yang sukses untuk mahir dan memahami cara menggunakan teknologi yang relevan untuk menjalankan tugasnya.

Hal ini termasuk memiliki pengetahuan komputer secara umum dan pengetahuan tentang program dan perangkat lunak tertentu yang unik untuk disiplin ilmu dan industri mereka.

Keterampilan interpersonal

Keterampilan interpersonal melibatkan atribut dan kemampuan yang memungkinkan Anda untuk bekerja secara efektif dengan orang lain.

Misalnya, keterampilan manusiawi seorang administrator mencakup cara Anda berinteraksi dengan kolega, anggota tim, dan supervisor.

Penting untuk memahami kolega Anda, menerima perspektif mereka, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan mereka, dan memahami harapan mereka.

Selain itu, keterampilan interpersonal melibatkan komunikasi yang efektif dan kepekaan terhadap perasaan dan kebutuhan orang-orang yang bekerja dengan Anda dan atasan Anda.

Keterampilan konseptual

Keterampilan konseptual mengacu pada kemampuan untuk memahami bagaimana setiap aspek dari sebuah organisasi berhubungan dengan fungsi-fungsi lainnya.

Keterampilan ini membantu Anda memantau koordinasi yang tepat karena mengelola organisasi secara efektif bergantung pada bagaimana setiap aspek organisasi berhubungan satu sama lain.

Selain itu, keterampilan konseptual memungkinkan Anda untuk memahami posisi organisasi dalam industri dan kekuatan ekonomi dan pasar yang memengaruhi industri.

Dengan keterampilan ini, Anda juga dapat menilai dampak kebijakan sosial dan politik terhadap keberhasilan dan tantangan perusahaan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Pajak, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Strategi untuk Manajemen Administrasi yang Efektif

Berikut ini beberapa strategi untuk membantu Anda menerapkan sistem yang efektif untuk pengaturan dan manajemen administrasi:

Pengendalian anggaran dan manajemen biaya

Pengendalian anggaran dan manajemen biaya sangat penting untuk kelancaran operasi berbagai organisasi.

Manajer administrasi yang sukses perlu memiliki strategi untuk mengelola risiko, mengelola anggaran, dan melaporkan setiap perbedaan.

Selain itu, sub-strategi pengendalian anggaran mencakup penerapan berbagai strategi peningkatan biaya, seperti eliminasi pemborosan, otomatisasi, dan pemantauan produktivitas.

Pendelegasian

Mendelegasikan tanggung jawab adalah strategi penting untuk sebagian besar operasi bisnis.

Strategi ini membantu memastikan bisnis beroperasi dengan lancar dan memberi Anda lebih banyak waktu untuk menangani tugas-tugas penting lainnya.

Selain itu, penting bagi Anda untuk menentukan tingkat otoritas saat mendelegasikan tugas sehingga karyawan yang paling memenuhi syarat dapat menangani tugas dan menyelesaikannya tepat waktu.

Kontrol dan manajemen perubahan

Mengelola perubahan di tingkat tim dan fungsional mungkin sulit. Menerapkan strategi administratif untuk mengelola proses perubahan, mengevaluasinya, membuat anggaran, dan mengimplementasikannya sering kali diperlukan.

Selain itu, menciptakan strategi ini membantu Anda menegakkan perubahan ini dan mendorong karyawan di berbagai departemen dalam organisasi untuk menerimanya.

Penetapan tujuan

Penetapan tujuan merupakan strategi perusahaan, sehingga mungkin memerlukan masukan dan kontribusi dari seluruh bagian administrasi.

Seringkali Anda perlu menerapkan strategi yang menetapkan target spesifik dan menguraikan rencana tindakan bagi karyawan untuk mencapai tujuan tersebut.

Anda dapat mengadaptasi metodologi SMART saat menetapkan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan tersebut spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu.

Baca juga: Manajemen Ritel: Pengertian, Komponen, Fungsi dan Strateginya

Pengembangan kepemimpinan

Manajemen administrasi yang efektif termasuk mengadopsi strategi untuk mempromosikan karyawan ke posisi kepemimpinan.

Mempromosikan karyawan ke posisi kepemimpinan membutuhkan pengembangan kemampuan karyawan dan mempersiapkan mereka untuk berkembang di posisi tersebut.

Pengembangan kepemimpinan juga mirip dengan perencanaan suksesi, karena kedua strategi tersebut membantu memastikan bahwa perusahaan dapat terus berfungsi bahkan ketika harus mengganti karyawan yang penting.

Manajemen kinerja

Memantau kinerja karyawan sangat penting bagi organisasi mana pun. Strategi administratif yang sukses mencakup langkah-langkah bagi manajer dan supervisor untuk memberikan arahan dan umpan balik kepada anggota tim.

Langkah-langkah ini membantu memastikan bahwa karyawan memahami tanggung jawab dan nilai mereka bagi organisasi. Hal ini juga membantu mereka fokus untuk bekerja mencapai tujuan bersama.

Manajemen masalah

Setiap perusahaan mengalami kemunduran dan tantangan. Biasanya, menerapkan strategi manajemen masalah dapat membantu perusahaan mengatasinya.

Strategi ini membantu Anda mengidentifikasi masalah, menyelidiki penyebabnya, dan mengusulkan solusi untuk mengurangi dampaknya dan mencegahnya terjadi di masa depan.

Menetapkan standar

Fokus utama sebagian besar organisasi adalah memberikan nilai kepada pelanggan dan pemangku kepentingan.

Oleh karena itu, penting untuk menetapkan standar untuk membantu memastikan bahwa produk dan layanan perusahaan memiliki kualitas terbaik dan memenuhi permintaan pelanggan.

Saat menetapkan standar, penting untuk mempertimbangkan sumber daya perusahaan dan mengalokasikannya secara efektif untuk mendapatkan hasil terbaik.

Membangun tim

Kolaborasi dan kerja sama tim sangat penting bagi perusahaan untuk meraih kesuksesan.

Penting untuk menerapkan strategi untuk membangun tim dan memotivasi karyawan. Strategi ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan membantu perusahaan menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

Transparansi

Administrator bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang akurat kepada karyawan dan pemangku kepentingan.

Hal ini berguna untuk memastikan bahwa semua laporan akurat dan karyawan serta pemangku kepentingan dapat mengakses informasi yang relevan tentang perusahaan dan operasinya.

Selain itu, transparansi menunjukkan kepada pelanggan dan karyawan bahwa Anda menghargai mereka.

Baca juga: Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya

Manfaat Penerapan Strategi Manajemen Administrasi yang Kuat

Organisasi sekarang memahami peran penting yang dapat dimainkan oleh manajemen administratif yang efektif dalam keberhasilan operasi bisnis.

Beberapa manfaat utama dari penerapan strategi manajemen administratif yang kuat antara lain:

Situasi keuangan yang sehat

Strategi manajemen administrasi yang efektif untuk memastikan bahwa keuangan perusahaan dikelola secara efisien sehingga pengeluaran tetap terkendali dan sesuai anggaran.

Tidak ada pemborosan uang atau sumber daya yang tidak perlu, dan dokumen keuangan perusahaan dalam keadaan rapi. Jika area-area ini dikelola dengan baik, arus kas perusahaan akan tetap stabil.

Untuk mempermudah Anda dalam melakukan manajemen keuangan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi online seperti Kledo yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap.

Kledo adalah software akuntansi berbasis online yang sudah digunakan oleh lebih dari 50 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Produktivitas maksimum

Manajemen administrasi yang baik selalu menggunakan kekuatan tim. Hal ini termasuk mengidentifikasi anggota tim mana yang akan lebih berhasil dalam melakukan tugas tertentu.

Dengan memanfaatkan kekuatan setiap anggota tim, maka akan mengurangi kesalahan pengelolaan waktu, produktivitas yang lebih besar, hasil yang lebih cepat, dan tingkat motivasi yang lebih tinggi di dalam tim.

Memfasilitasi pencapaian tujuan

Strategi yang baik selalu mendukung tujuan utama organisasi. Manajemen administratif sangat penting dalam menciptakan proses yang efisien dan implementasinya.

Tujuan dari setiap proyek, kebijakan, dan tindakan dalam perusahaan haruslah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Kepuasan karyawan dan pelanggan yang maksimal

Manajemen yang efisien akan mengarah pada distribusi pekerjaan yang tepat dan peningkatan motivasi di antara karyawan.

Ketika karyawan termotivasi, kinerja mereka akan lebih baik, yang akan berujung pada klien yang senang dan kepuasan pelanggan yang meningkat.

Terciptanya keputusan berbasis data

Strategi manajemen administrasi yang efektif tidak akan pernah didasarkan pada kemauan atau asumsi.

itu akan dirancang berdasarkan data yang terkait dengan proses bisnis. Setiap keputusan yang dibuat harus didasarkan pada informasi masa lalu dan saat ini serta tujuan masa depan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

Tips Mengelola Manajemen Administrasi yang Efektif

Berikut adalah beberapa tips terakhir untuk manajemen strategis yang efektif:

Rencanakan secara strategis

Untuk manajemen administrasi yang efektif, sangat penting bagi tim manajemen administrasi untuk mengetahui tujuan strategis organisasi.

Ketika hal ini terjadi, proses dan fungsi yang diimplementasikan di dalam organisasi akan secara langsung mempengaruhi pencapaian tujuan tersebut.

Fokus pada semua proses

Strategi manajemen administrasi yang baik akan memastikan bahwa setiap proses dirancang untuk menghasilkan output yang maksimal.

Isu dan masalah yang berkaitan dengan proses bisnis harus diidentifikasi sejak dini dan ditangani dengan cepat untuk menghindari kerugian atau penundaan.

Mengevaluasi kinerja perusahaan

Administrasi adalah fungsi sehari-hari. Manajemen administrasi yang efektif akan membutuhkan evaluasi rutin terhadap kinerja organisasi.

Hal ini dapat dilakukan melalui rapat dua mingguan, mingguan, bulanan atau triwulanan, tergantung pada jenis industri tempat Anda bekerja dan kompetisi.

Memantau kinerja perusahaan, kemajuannya dan fungsi-fungsi utamanya sangat penting untuk keberhasilan manajemen administrasi dan organisasi itu sendiri.

Memprioritaskan komunikasi

Banyak perusahaan gagal karena komunikasi yang tidak efektif karena berpotensi menghancurkan fungsi bisnis, tingkat motivasi karyawan, dan tingkat kepuasan pelanggan.

Kurangnya komunikasi juga dapat menyebabkan keputusan yang salah dan kurang informasi yang sering kali dapat menjadi bencana bagi bisnis. Jika Anda ingin sukses dalam manajemen administrasi, Anda perlu berkomunikasi dengan baik dengan karyawan, atasan, dan pelanggan Anda.

Baca juga: Pentingnya Change Management (Manajemen Perubahan) dalam Strategi Bisnis

Kesimpulan

Manajemen administrasi adalah kunci untuk memastikan kelancaran operasi bisnis, dan itulah sebabnya manajer administrasi diharuskan memiliki pemahaman yang luas tentang semua tahapan proses manajemen.

Tidak ada satu strategi pun yang dapat membuat manajemen administrasi menjadi lengkap. Manajemen administrasi yang efektif membutuhkan penerapan berbagai strategi yang didasarkan pada misi, visi, dan tujuan masing-masing organisasi.