Manajemen Pengeluaran: Pengertian, Jenis, Contoh dan Tipsnya

Manajemen pengeluaran digambarkan sebagai proses terperinci untuk menangani dana yang dikeluarkan, persetujuan, dan dana yang digunakan untuk karyawan organisasi atau individu.

Pada artikel ini kita akan mengetahui apa arti manajemen pengeluaran, berbagai jenis manajemen pengeluaran, pentingnya, dan tantangannya.

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Pengeluaran?

Manajemen pengeluaran adalah proses yang diadopsi oleh bisnis atau organisasi untuk memperlakukan, membayar, memverifikasi, dan mengembalikan pengeluaran yang dilakukan oleh karyawannya.

Hal ini juga mengacu pada kebijakan dan sistem yang memandu setiap pengeluaran dan teknologi yang digunakan untuk memproses dan memeriksa datanya.

Manajemen pengeluaran dapat dilakukan secara manual atau otomatis, dan biasanya melibatkan dua proses.

Proses pertama mengharuskan karyawan untuk mengikuti beberapa langkah dalam meminta dana untuk melaksanakan tugas atau meminta penggantian dana untuk tugas yang telah diselesaikan.

Hal ini dapat berupa mengisi formulir klaim pengeluaran atau memasukkan data ke dalam perangkat lunak manajemen pengeluaran dan mengirimkannya ke manajer lini untuk mendapatkan persetujuan.

Langkah kedua adalah bagian dari departemen akuntansi, dan ini termasuk mengaudit dan menganalisis data yang diajukan, mendapatkan dukungan, dan melakukan pembayaran.

Dalam manajemen biaya, biaya diklasifikasikan ke dalam 4 kategori besar dan signifikan.

• Biaya variabel: Ini mengacu pada biaya yang bervariasi setiap bulannya, seperti biaya utilitas, seperti tagihan telepon, air, lampu, dan gas untuk bahan bakar kendaraan.
• Biaya tetap: Ini adalah kebalikan dari pengeluaran variabel. Pengeluaran tetap adalah biaya yang tidak berubah sepanjang tahun. Beberapa contoh biaya tetap adalah gaji, biaya sewa, dan asuransi.
• Biaya periodik: Melibatkan pengeluaran yang tidak rutin dan hanya terjadi sesekali. Pengeluaran berkala adalah perjalanan sesekali untuk pelatihan, biaya perbaikan, penggantian perabot kantor, pembaruan lisensi, dan pembelian perangkat lunak.
• Biaya Ddskresioner: Ini mengacu pada pengeluaran atas kebijaksanaan manajemen, seperti imbalan finansial untuk kinerja yang luar biasa, uang makan siang, kegiatan team building, dan pembelian tertentu yang tidak direncanakan tetapi disetujui oleh manajemen setelah dijustifikasi.

Baca juga: 10 Bisnis Model Tahan Resesi yang Bisa Menjadi ide Bisnis

Jenis-jenis Manajemen Pengeluaran

Pengeluaran bervariasi untuk setiap organisasi; namun, ada berbagai macam cara perusahaan mengelola biaya mereka, dan itu termasuk;

Formulir kertas

Formulir kertas adalah cara manual dan murah untuk mengelola biaya. Kelemahannya adalah banyaknya dokumen kertas yang digunakan untuk permintaan dan persetujuan. Yang terkadang bisa hilang dalam perjalanan atau sulit untuk diarsipkan atau ditemukan dan dilacak.

Spreadsheet

Spreadsheet adalah cara manual untuk melacak dan mengelola pengeluaran.

Tanda terima kertas biasanya dilampirkan pada spreadsheet. Metode ini merupakan metode penugasan, dan terkadang data dapat kacau jika tidak dikelola dengan baik.

Software akuntansi

Menggunakan software akuntansi adalah cara yang inovatif dan efisien untuk mengelola laporan pengeluaran. Hal ini mengurangi beban kerja, dan semua langkah dalam manajemen pengeluaran, mulai dari permintaan hingga verifikasi, persetujuan, dan analisis data, dapat dilakukan dengan lancar.

Hal ini juga membantu untuk mengelola masalah kepatuhan karena semua langkah dilakukan secara otomatis, karena beberapa prasyarat harus dipenuhi sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya saat menggunakan software akuntansi.

Jika Anda belum menggunakan software akuntansi untuk proses manajemen pengeluaran dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan di bawah ini:

Baca juga: 13 Hambatan dalam Berbisnis Beserta Solusinya

Komponen Biaya dalam Manajemen Pengeluaran

Ada berbagai komponen manajemen biaya yang biasanya terjadi dalam sebuah manajemen pengeluran organisasi atau bisnis. Berikut adalah diantaranya:

Manajemen biaya telekomunikasi

Manajemen biaya telekomunikasi mengacu pada pengelolaan biaya komunikasi yang sangat besar bagi organisasi, seperti panggilan suara, data, perangkat seluler, dan VoIP.

Sebelumnya, manajemen biaya telekomunikasi diklasifikasikan sebagai layanan umum, dan ini hanyalah pengelolaan layanan nirkabel dan kabel serta layanan apa pun yang terkait dengan TI.

Manajemen biaya perjalanan

Manajemen biaya perjalanan, yang dikenal sebagai TE atau traveling expense, adalah proses mengatur dan menyusun semua pengaturan dan tagihan perjalanan, di satu tempat, di tempat lain untuk mengganti biaya karyawan dengan tepat, menyediakan dana di muka untuk perjalanan, dan membebaskan tagihan ini dari pajak pemerintah.

Manajemen biaya teknologi

Manajemen biaya teknologi mengelola biaya yang berhubungan dengan teknologi, termasuk komputer, aplikasi, lisensi, dan software. Pengeluaran semacam ini diproses melalui software manajemen pengeluaran otomatis.

Proses manajemen biaya teknologi membantu organisasi melacak teknologi dan mendapatkan wawasan yang berharga tentang efisiensi dan fungsionalitas dari semua pembelian terkait teknologi.

Manajemen pengeluaran teknologi mencakup semua informasi dari setiap pembelian teknologi, mulai dari titik penjualan hingga penerapannya dan biaya pemeliharaannya sepanjang siklus hidupnya.

Manajemen pengeluaran kas kecil

Manajemen pengeluaran semacam ini melibatkan penyediaan sejumlah kecil uang untuk pembelian kecil yang telah disetujui sebelumnya, seperti perlengkapan kantor, perlengkapan mandi, dan perayaan ulang tahun.

Baca juga: 10 Tantangan Pengelolaan Keuangan pada Bisnis dan Cara Mengatasinya

Mengapa Manajemen Pengeluaran Penting?

Manajemen pengeluaran sangat penting untuk kelancaran organisasi mana pun.

Laporan kami telah menunjukkan bahwa 8 hingga 10 persen dari pendapatan organisasi dihabiskan untuk pembelian. Oleh karena itu, mengelola biaya pemrosesan pengeluaran dapat memengaruhi laba organisasi, dan jika tidak ditangani dengan benar, efeknya dapat merusak.

Manajemen biaya sangat penting karena dapat membantu organisasi mengidentifikasi area operasi yang paling banyak menyedot pendapatan.

Hal ini juga memberikan gambaran yang jelas tentang keuangan organisasi untuk pengambilan keputusan yang efektif dan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran dan meningkatkan produktivitas karyawan untuk mengurangi biaya.

Baca juga: Financial Forecasting: Pengertian, Metode, Tahapan dan Manfaatnya

Tantangan dalam Proses Manajemen Pengeluaran

Kesulitan dalam manajemen biaya mungkin berbeda pada setiap organisasi. Namun, ada beberapa tantangan umum dalam manajemen pengeluaran, seperti;

Kesalahan entri data

Untuk perusahaan yang menggunakan spreadsheet, kesalahan entri data dapat terjadi, sehingga mendistorsi gambaran akurat dari pengeluaran organisasi.

Kebijakan yang tidak jelas

Kurangnya kebijakan yang jelas tentang bagaimana dan kapan pengeluaran harus dicatat dan diproses membuat seluruh proses menjadi rumit bagi departemen keuangan dan karyawan.

Hal ini biasanya menyebabkan gesekan yang tidak perlu di antara kedua belah pihak.

Penggantian biaya yang terlambat

Hal ini biasa terjadi ketika pengeluaran dikelola secara manual dengan banyak dokumen yang harus ditinjau, diperiksa, disetujui, dan dibayarkan.

Keterlambatan penyerahan laporan pengeluaran

Terkadang karyawan menunda menyerahkan laporan pengeluaran untuk bulan tertentu, dan permintaan diajukan pada bulan berikutnya.

Hal ini dapat membuat integritas angka-angka dalam laporan pengeluaran bulanan menjadi tidak akurat.

Manipulasi angka pengeluaran

Manipulasi angka pengeluaran baik oleh departemen akunting atau karyawan telah terjadi berulang kali.

Hal ini sulit dideteksi, terutama jika ada kolaborasi antara kedua belah pihak untuk melakukan fraud dalam keuangan perusahaan. Sering kali, audit eksternal adalah satu-satunya cara untuk menemukan hal ini.

Baca juga: Fraud Laporan Keuangan: Pengertian, Deteksi, dan Pencegahan

Langkah untuk Meningkatkan Manajemen Pengeluaran

1. Menetapkan kebijakan manajemen pengeluaran

Buatlah kebijakan manajemen pengeluaran yang dapat dipatuhi oleh karyawan.

Sertakan panduan yang menyatakan pengeluaran yang tercakup dalam kebijakan manajemen pengeluaran Anda.

2. Sederhanakan proses Anda

Buatlah standarisasi proses manajemen pengeluaran Anda dan terapkan. Setiap orang harus menggunakan pendekatan yang sama dalam menyajikan laporan pengeluaran.

3. Go Paperless

Salah satu cara cerdas untuk mengatur proses manajemen pengeluaran Anda adalah dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memfasilitasi pengajuan, pengumpulan, peninjauan tanda terima, dan persetujuan secara digital.

Ketika hal ini dilakukan, hal ini menyederhanakan seluruh proses, karena semua dokumentasi disimpan dalam satu database, dan semua orang memiliki akses ke database tersebut secara real-time. Hal ini membuat seluruh proses menjadi mulus.

4. Jadwalkan peninjauan pengeluaran secara rutin

Memiliki waktu khusus untuk meninjau pengeluaran Anda dalam satu tahun sangat penting untuk memiliki proses manajemen pengeluaran yang sempurna.

Latihan ini akan membantu Anda mengidentifikasi area-area yang membutuhkan intervensi Anda.

Baca juga: Pengertian Manajemen Biaya Proyek, Tahapan, dan Fungsinya

5. Mengedukasi karyawan tentang praktik terbaik

Luangkan waktu untuk mengedukasi karyawan tentang kebijakan pengeluaran dan praktik terbaik Anda.

Tanamkan budaya kepemilikan pada anggota staf. Dorong pengeluaran yang hemat dan berikan penghargaan atas upaya penghematan biaya.

Tentukan batas pengeluaran yang disetujui, dan perjelas area abu-abu, dengan begitu, seseorang bekerja berdasarkan informasi yang kredibel dan bukan asumsi.

6. Mengaudit proses manajemen pengeluaran Anda

Audit rutin oleh staf akuntansi Anda dapat membantu melacak pengeluaran Anda dan mengidentifikasi area yang menjadi perhatian, seperti pengeluaran yang boros, penipuan, dan salah urus.

Anda dapat mengatasi masalah sejak awal sebelum menjadi tidak terkendali.

7. Mendorong akuntabilitas dan transparansi di seluruh organisasi

Transparansi dan akuntabilitas membantu mencegah praktik kecurangan, menjaga pengeluaran, dan meningkatkan laba.

Hal ini dapat dicapai dengan memastikan umpan balik diberikan oleh karyawan mengenai kebijakan pengeluaran dan total pengeluaran setiap departemen dipublikasikan di dalam organisasi.

Membandingkan pengeluaran di berbagai departemen dan memberikan penghargaan kepada ide-ide penghematan biaya akan menciptakan kesadaran akan manajemen biaya.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

8. Mengotomatiskan Manajemen Pengeluaran

Mengadopsi sistem manajemen biaya dapat mengurangi tekanan dari pelaporan biaya.

Menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk memfasilitasi proses pengumpulan, pengajuan, dan persetujuan akan menyederhanakan.

Mengotomatiskan proses manajemen pengeluaran Anda akan menghemat waktu dalam pengajuan dan pemrosesan, mempercepat penggantian biaya, dan dengan cepat mendeteksi anomali.

Otomatisasi memberikan manfaat seperti:

• Menghilangkan kebutuhan akan formulir kertas, sehingga mengurangi biaya pencetakan dan terkadang kehilangan informasi karena masalah penyimpanan.
• Otomatisasi menghemat waktu dan mempercepat proses persetujuan
• Laporan dan analisis real-time adalah manfaat lain dari mengotomatiskan sistem manajemen pengeluaran Anda. Pengeluaran dapat dilacak secara online, dan memberikan tampilan menyeluruh dari total pengeluaran Anda dengan sekali klik.
• Membantu penyusunan anggaran, dan pengeluaran untuk tahun-tahun mendatang dapat direncanakan berdasarkan analisis data dari pengeluaran sebelumnya.

Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

Alat untuk Manajemen Pengeluaran

Laporan pengeluaran

Laporan pengeluaran adalah dokumen yang melacak jumlah total uang yang dibelanjakan dalam suatu organisasi.

Laporan ini mencakup semua pembelian yang penting untuk kelancaran bisnis. Laporan ini dapat dibuat menggunakan template di Formplus. Pada dasarnya, laporan pengeluaran harus mencakup rincian berikut ini:

• Tanggal pembelian
• Deskripsi; seperti vendor, tempat pembelian, alasan pembelian
• Jenis Pengeluaran
• Nama karyawan yang meminta tanda tangan
• Nama dan sebutan pemberi persetujuan.
• Total biaya pembelian sudah termasuk pajak.

Lembar pengeluaran

Digunakan untuk melacak pengeluaran dalam berbagai kategori selama periode tertentu, seperti tahunan, bulanan, mingguan, dan harian.

Data ini kemudian digunakan untuk membuat bagan yang membandingkan anggaran organisasi dengan total pengeluaran dalam periode tertentu.

Lembar pengeluaran biasanya berisi 3 kolom, yaitu pendapatan, biaya tetap, dan biaya variabel.

Gambaran total pendapatan dan pembelian dapat dilihat di kolom paling atas. Ini akan memberikan gambaran lengkap tentang keuangan Anda dan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik.

Baca juga: Mengenal Berbagai Akun Pengeluaran dalam Akuntansi

Proses Manajemen Pengeluaran & Tips yang Bisa Anda Gunakan

Proses manajemen pengeluaran adalah langkah-langkah di mana karyawan meminta penggantian biaya atau memberikan rincian pengeluaran yang dilakukan dalam melaksanakan tugas terkait pekerjaan.

Kecuali jika alat bantu khusus digunakan untuk mengotomatiskan proses tersebut, membuat dan melacak biaya dan laporan dapat memakan waktu.

Proses manajemen biaya meliputi hal-hal berikut ini;

• Pencatatan pengeluaran karyawan meliputi pengeluaran karyawan, kuitansi kertas, tagihan hotel, atau jejak kertas apa pun yang dapat disajikan sebagai bukti pembelian. Hal ini karena penggantian klaim pengeluaran tergantung pada penyediaan klaim atau laporan pengeluaran.
• Pengauditan: Setelah pengajuan laporan pengeluaran. Langkah selanjutnya adalah memverifikasi keaslian klaim melalui audit untuk mengurangi permintaan palsu atau pemalsuan angka yang lebih signifikan dari jumlah yang dikeluarkan. Pemeriksaan juga akan dilakukan untuk memastikan dana yang diminta telah dibelanjakan sesuai dengan yang tercatat dalam laporan pengeluaran.
• Persetujuan Laporan Pengeluaran: Manajer bisnis bertanggung jawab untuk menyetujui klaim pengeluaran. Berdasarkan persetujuan ini, dana diberikan atau diganti kepada karyawan. Jumlah yang diminta dapat ditolak atau dikurangi selama proses persetujuan berdasarkan kebijaksanaan manajemen, biasanya berdasarkan kebijakan pengeluaran yang ada.
• Penggantian/Pencairan Dana: Ini adalah langkah terakhir dalam proses manajemen biaya, setelah audit dan persetujuan oleh manajer lini dan auditor, yang menyatakan bahwa tidak apa-apa untuk membayar. Departemen akuntansi kemudian mengganti biaya karyawan atau mencairkan dana atau pembayaran yang diminta ke saluran yang sesuai.

Baca juga: Contoh Laporan Pengeluaran dan Pemasukan, Download Di Sini!

Berikut ini adalah beberapa tips terbaik yang dapat membantu proses manajemen pengeluaran Anda:

1. Buat Kebijakan Pembayaran Pengeluaran

Misalnya, pengeluaran organisasi harus sudah dikeluarkan, dan dana yang tidak dikeluarkan harus dikembalikan ke rekening perusahaan dalam jangka waktu yang ditentukan. Batas pengeluaran harus ditetapkan.

2. Kumpulkan Semua Informasi yang Relevan

Setiap informasi yang mendukung laporan pengeluaran harus dikumpulkan dan disimpan dengan benar. Daftar periksa untuk membantu proses pengumpulan data Anda akan membantu menyederhanakan proses ini karena karyawan akan mengetahui apa saja yang diperlukan untuk mengajukan permintaan pengeluaran.

3. Patuhi Kebijakan Laporan dan Persetujuan Pengeluaran

Mematuhi kebijakan manajemen pengeluaran Anda sangat penting untuk keberhasilan proses manajemen pengeluaran. Aturan tidak boleh dilanggar oleh siapa pun, terlepas dari peruntukannya.

Agar hal ini lebih mudah diakses, perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat digunakan untuk mencapai pengajuan, persetujuan, dan pemrosesan tanpa memandang karyawan, manajer, atau lokasi departemen akun.

4. Memastikan Penggantian Biaya Diproses Dalam Kerangka Waktu Dalam Kebijakan Pengeluaran

Menghindari penundaan yang tidak semestinya dalam memproses reimbursement akan membantu perencanaan keuangan bagi karyawan, yang mungkin telah membuat proyeksi berdasarkan kerangka waktu yang ditetapkan.

Hal ini juga akan menumbuhkan kepercayaan dan memastikan pengajuan dilakukan tepat waktu.

5. Mengotomatiskan Proses

Gunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk merampingkan proses Anda dan menghilangkan kesalahan.

Beberapa manfaatnya termasuk menyediakan kontrol 2 arah untuk persetujuan sebagai sistem check and balance.

Memanfaatkan teknologi menyederhanakan seluruh proses dengan mengotomatiskan setiap langkah dalam satu lingkungan digital yang dapat diakses oleh siapa pun terlepas dari lokasi dan perangkat mereka, baik itu ponsel, desktop, maupun laptop.

Yang paling penting, mengadopsi solusi yang dapat berintegrasi dengan platform akuntansi berbasis cloud untuk memudahkan pemantauan dan perencanaan bisnis Anda.

Baca juga: 11 Cara Melacak Pengeluaran Bisnis dan Tips Menguranginya

Kesimpulan

Manajemen pengeluaran adalah pendekatan multi-langkah yang memfasilitasi pengajuan, audit, persetujuan, dan pembayaran atau penggantian klaim pengeluaran.

Prosedur otomatis ini dapat memberikan proses yang lancar, efektif, dan bebas dari kesalahan. Menggunakan software akuntansi untuk kemudahan pengeluaran yang tepat dapat membantu organisasi memiliki pandangan menyeluruh atas pengeluaran mereka.

Hal ini juga membantu mengidentifikasi area yang membutuhkan perhatian untuk memfasilitasi penghematan biaya, tidak seperti proses manual, yang penuh dengan kesalahan, data yang salah, spreadsheet yang tak ada habisnya, formulir kertaa yang bertebaran, dan terkadang kehilangan informasi.

Jika Anda ingin menghilangkan kerepotan dari manajemen pengeluaran, Anda dapat mengadopsi cara inovatif untuk mengelola pengeluaran Anda menggunakan software akuntansi Kledo yang bisa Anda gunakan secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.