Manajemen Persediaan: Pengertian, Fungsi, Jenis, Teknik, dan Rumus Menghitungnya

Manajemen persediaan yang efektif sangat penting untuk memastikan profitabilitas maksimum bagi perusahaan.

Ini juga berdampak pada loyalitas merek dan persepsi pelanggan, karena memiliki dampak besar pada apakah pesanan Anda dikirim ke pelanggan tanpa kesalahan.

Memahami berbagai jenis metodologi manajemen persediaan yang biasa digunakan dapat membantu Anda memutuskan mana yang terbaik untuk perusahaan Anda.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu manajemen persediaan, jenis dan formula berbeda yang dapat Anda gunakan untuk manajemen persediaan.

Apa itu Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan adalah bagian dari manajemen rantai pasokan atau supply chain management yang melibatkan pengawasan aliran barang dari produsen ke gudang ke titik penjualan.

Fungsi utama dari manajemen persediaan adalah menyimpan catatan rinci tentang produk baru dan produk yang dikembalikan saat mereka memasuki atau meninggalkan gudang atau tempat penjualan.

Sementara proses manajemen persediaan bisa lebih kompleks dalam organisasi yang lebih besar, proses dasarnya sama: barang diterima ke gudang dan diletakkan di rak atau ke area persediaan, kemudian dipindahkan ke fasilitas produksi di mana barang tersebut dibuat menjadi barang jadi dan kemudian dikirim langsung ke pelanggan.

Di perusahaan yang lebih kecil, barang yang diterima dari produsen dapat langsung masuk ke area stok. Untuk distributor grosir, barangnya adalah produk jadi, bukan bahan mentah.

Proses manajemen persediaan memerlukan penggunaan berbagai jenis data untuk melacak barang, termasuk jumlah barang, harga pokok barang, nomor seri, nomor lot dan tanggal.

Apa Fungsi Manajemen Persediaan?

Ketika manajemen persediaan terorganisir dengan baik, sisa proses manajemen rantai pasokan akan berjalan dengan lancar. Tanpa itu, perusahaan menghadapi risiko masalah seperti salah pengiriman, salah pilih, barang kehabisan stok, dan kelebihan stok.

Ketika gudang tidak dikelola dengan baik, rak yang tidak teratur, daftar pengambilan kertas yang salah, atau gudang yang berantakan dapat menyebabkan kesalahan pengambilan.

Kesalahan pengiriman, pada gilirannya, adalah akibat dari kesalahan pengambilan pada awal proses.

Ketika perusahaan menggunakan metode manual untuk menempatkan pesanan dan tidak memiliki pemahaman penuh tentang barang apa yang mereka miliki dalam persediaan, mereka tidak dapat memperkirakan persediaan yang mereka perlukan dengan tepat.

Pada akhirnya, ini menghasilkan kehabisan stok dan kelebihan stok.

Kesalahan ini berdampak pada profitabilitas organisasi, pemborosan uang, serta waktu karyawan mengoreksi kesalahan.

Dan karena kesalahan seperti ini berdampak buruk pada perusahaan, hal itu juga dapat menghasilkan ulasan negatif atau berdampak pada loyalitas pelanggan.

Berikut ada manfaat lain dari manajemen persediaan yang terkontrol dengan baik:

Kontrol kualitas

Memiliki sistem manajemen persediaan memungkinkan Anda untuk menerapkan kontrol kualitas yang lebih baik.

Jika Anda dapat melacak dan mengelola semua aspek stok Anda, Anda dapat mengontrol kualitas dengan lebih baik.

Semakin lama Anda menyimpan persediaan, semakin besar kemungkinannya untuk rusak.

Anda dapat menghindarinya dengan memastikan bahwa stok dirotasi melalui gudang Anda.

Kontrol persedian juga memungkinkan Anda melacak kualitas stok yang Anda terima dari pemasok.

Seberapa sering Anda mengembalikan produk tertentu?

Seberapa sering yang dikembalikan dikirim kembali karena rusak atau memiliki cacat lainnya?

Melihat bagaimana produk bergerak melalui persediaan Anda dapat menunjukkan masalah apa pun, dan membantu Anda menghilangkan penghapusan.

Kontrol organisasi

Kontrol persediaan berarti Anda memiliki kontrol organisasi dalam bisnis Anda.

Ruang stok yang terorganisir dengan baik memungkinkan Anda mengelola barang dagangan dan memaksimalkan investasi Anda dalam persediaan fisik.

Aspek kontrol persediaan ini sangat penting untuk mengetahui di mana stok Anda berada dan kemanfaatan yang dapat Anda gunakan untuk mengaksesnya.

Kontrol persediaan dalam hal organisasi stok Anda sangat penting untuk menjalankan perusahaan Anda dengan benar.

Ini akan memastikan bahwa Anda memiliki unit yang cukup untuk memenuhi pesanan dan memiliki stok pengaman. Kontrol persediaan yang efektif juga akan membantu Anda menghindari stok yang kurang atau kelebihan stok.

Stok pengaman berfungsi sebagai penyangga untuk mengurangi risiko suatu barang kehabisan stok. Dead stock adalah persediaan yang tidak laku.

Akurasi akuntansi

Menyimpan catatan stok yang akurat sangat penting untuk mengelola aset Anda. Ini juga akan membantu Anda jika terjadi audit.

Mengetahui apa yang Anda miliki dalam aset memungkinkan Anda untuk mengetahui kerusakan Anda secara keseluruhan dan memahami nilai perusahaan Anda.

Aturan akuntansi keuangan dan peraturan pajak mungkin mengamanatkan perusahaan Anda untuk memiliki akun persediaan fisik.

Semua stok harus memiliki nomor dan harga yang benar dalam sistem persediaan dan software akuntansi Anda. Ini akan memastikan perusahaan Anda dapat menjalani audit tanpa mempertanyakan integritas akuntansi bisnis Anda.

Jenis Persediaan

Biasanya, jenis persediaan dapat dikelompokkan menjadi empat kategori: (1) bahan mentah, (2) barang dalam proses, (3) barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi atau maintenance, repair, and operations (MRO), dan (4) barang jadi.

Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

Bahan Mentah

Persediaan bahan mentah atau baku mengacu pada total biaya semua komponen yang digunakan untuk memproduksi suatu produk.

Bahan-bahan ini dapat diklasifikasikan sebagai bahan langsung atau direct material (DM) dan bahan tidak langsung atau indirect material (IM).

Bahan langsung adalah komponen yang dapat dengan mudah dihubungkan kembali ke barang jadi.

Misalnya, jika produk jadi Anda adalah jam kayu, maka bahan langsungnya adalah kayu yang digunakan untuk membuat jam; bahan baku ini mudah dilacak kembali ke keadaan semula dan jumlah yang digunakan dalam setiap produk cenderung hampir sama.

Namun lem yang digunakan untuk membuat jam kurang mudah diukur, oleh karena itu, ini adalah bahan tidak langsung.

Bahan baku tidak perlu dalam keadaan tidak berubah. Misalnya, jika barang jadi yang diproduksi adalah blender, maka bahan baku blender dapat berupa baja tahan karat untuk membuat bilah dan mesin, yang dibeli sebagai suku cadang lengkap dari pemasok.

Barang Dalam Proses

Barang dalam proses atau work in process mengacu pada item yang belum selesai dibuat melalui produksi dan belum siap untuk dijual.

Dalam kasus bisnis pembuatan lilin, persediaan barang dalam proses mungkin berupa lilin yang mengering dan tidak dikemas.

Untuk tujuan akuntansi, barang dalam proses adalah aset, dan karena itu digabungkan ke dalam item baris persediaan di neraca.

Barang dalam proses biasanya yang terkecil dari 3 akun persediaan yang paling umum; dua lainnya adalah bahan baku dan barang jadi.

Baca juga: Memahami Kebijakan Moneter dari Jenis dan Instrumennya

Barang Pemeliharaan, Perbaikan, & Operasi atau Maintenance, Repair, & Operations (MRO)

Ini adalah jenis barang-barang yang digunakan untuk mendukung dan memfasilitasi produksi barang jadi.

Barang-barang ini biasanya dikonsumsi sebagai hasil dari proses produksi tetapi bukan merupakan bagian langsung dari produk jadi.

Misalnya, cetakan sekali pakai yang digunakan untuk membuat lilin akan dianggap sebagai persediaan MRO.

Perusahaan harus memantau persediaan MRO. Item MRO dapat mencakup:

• Sarung tangan, masker dan perlengkapan keselamatan lainnya
• Perlengkapan kebersihan atau kebersihan
• Katup, kompresor, dan peralatan industri lainnya
• Alat perbaikan
• Peralatan Kantor
• Peralatan laboratorium
• Komputer dan laptop

Banyak perusahaan gagal menyadari pentingnya memiliki proses persediaan MRO yang baik karena persediaan MRO dikeluarkan dari persediaan produk dan tidak menghasilkan pendapatan.

Persediaan MRO biasanya diisi ulang secara teratur karena ini adalah persediaan yang menjaga mesin operasi Anda tetap berjalan dengan baik.

Barang jadi

Persediaan barang jadi mengacu pada jumlah produk manufaktur dalam persediaan yang tersedia bagi pelanggan untuk dibeli.

Rumus persediaan barang jadi merupakan rasio persediaan penting yang dapat digunakan untuk menghitung nilai barang tersebut untuk dijual.

Menghitung nilai persediaan barang jadi dapat membantu pemilik bisnis lebih memahami nilai persediaan mereka dan mencatat nilai tersebut sebagai aset di neraca bisnis.

Mengetahui nilai sebenarnya dari stok yang diproduksi merupakan faktor penting dalam mengurangi pemborosan bahan, menentukan profitabilitas, dan mengoptimalkan proses manajemen persediaan.

Berbagai Teknik Manajemen Persediaan

Ada beberapa teknik manajemen persediaan yang digunakan untuk memastikan barang tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan. Berikut adalah di antaranya:

Stock Review

Jenis manajemen persediaan ini biasanya sangat menarik bagi usaha kecil. Ini melibatkan analisis barang yang Anda miliki secara teratur versus apa yang Anda proyeksikan di masa depan.

Meskipun tinjauan stok otomatis dapat menentukan tingkat persediaan minimum, metode ini memang memerlukan inspeksi persediaan secara teratur dan barang harus dipesan ulang untuk memenuhi tingkat minimum yang diperlukan.

Meskipun metode ini efektif, metode ini juga menciptakan ruang untuk kesalahan manusia dan dapat memakan banyak tenaga.

Analisis ABC

Dengan jenis proses manajemen persediaan ini, Anda membagi persediaan Anda menjadi beberapa kelompok berdasarkan nilai dan signifikansi biaya produk.

Kategori A mewakili barang-barang yang bernilai tinggi dan kuantitas rendah, B mewakili barang-barang yang nilai dan kuantitasnya sedang dan C mewakili barang-barang yang bernilai rendah dan kuantitas tinggi.

Sistem manajemen persediaan kemudian mengelola masing-masing kategori yang berbeda ini secara terpisah.

Dengan metodologi analisis ABC, Anda perlu mengetahui produk mana yang paling laris sehingga Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki stok tambahan.

Salah satu keuntungan utama dari pendekatan ini adalah Anda mendapatkan kontrol yang lebih baik atas barang-barang Anda yang bernilai tinggi.

Meskipun demikian, itu juga dapat memerlukan sumber daya yang cukup besar untuk terus menganalisis tingkat kategori yang berbeda, terutama jika Anda memiliki gudang besar dengan jumlah barang yang tinggi.

Baca juga: Apa itu Distributor? Berikut Adalah Penjelasan Lengkapnya

Metodologi Just-in-time (JIT)

Dengan metodologi ini, produk tiba saat dipesan oleh pelanggan, yang memungkinkan permintaan pelanggan dipenuhi tanpa menyimpan jumlah produk dalam stok dan tersedia.

Pendekatan ini melibatkan meneliti pola pembelian, mengevaluasi faktor berbasis lokasi yang membantu Anda menentukan barang apa yang dibutuhkan selama waktu dan tempat tertentu, dan menganalisis permintaan musiman.

Risiko dengan jenis manajemen persediaan ini adalah Anda dapat salah membaca permintaan pasar atau mengalami tantangan dengan pemasok, yang mengakibatkan kehabisan stok.

Kuantitas pesanan ekonomis

Kuantitas pesanan ekonomis atau economic order quantity (EOQ), adalah formula untuk jumlah ideal persediaan yang perlu dibeli perusahaan dan mencakup serangkaian variabel seperti tingkat permintaan, total biaya produksi, dan faktor lainnya.

Tujuan dari rumus tersebut adalah untuk mengidentifikasi jumlah unit produk terbesar yang perlu dibeli untuk meminimalkan pembelian.

Jumlah pesanan minimum

Jenis manajemen persediaan ini berlaku khusus untuk pemasok dan mengacu pada jumlah stok terkecil yang ingin mereka jual.

Pengecer harus menjual untuk membeli jumlah pesanan minimum agar pemasok menyetujui penjualan.

Persediaan stok pengaman

Dengan metode manajemen persediaan ini, persediaan ekstra dipesan melebihi permintaan yang diharapkan pengecer.

Teknik ini digunakan untuk mencegah kehabisan stok yang disebabkan oleh perubahan permintaan konsumen yang tidak terduga.

Baca juga: Persekutuan Komanditer (CV): Pengertian, Jenis, Kelebihan, Kekurangan dan Tips Membangunnya

Reorder point formula

Teknik manajemen persediaan ini didasarkan pada siklus pembelian dan penjualan perusahaan dan akan bervariasi sesuai dengan produk.

Dengan rumus ini, titik pemesanan ulang biasanya lebih tinggi dari jumlah persediaan pengaman, karena memungkinkan waktu tunggu tambahan untuk pemesanan ulang.

FIFO dan LIFO

FIFO adalah singkatan dari first in first out dan LIFO adalah singkatan dari last in first out.

Dengan FIFO, persediaan lama dijual terlebih dahulu untuk menjaga seluruh persediaan tetap segar dan baru. LIFO digunakan untuk mencegah persediaan kembali dan persediaan yang lebih baru dijual terlebih dahulu.

Batch tracking

Dengan jenis manajemen persediaan ini, perusahaan mengelompokkan dan memantau stok dengan sifat serupa.

Metode ini bermanfaat untuk melacak persediaan kadaluarsa atau melacak produk yang cacat kembali ke batch aslinya.

Pengiriman massal

Metode ini difokuskan pada pengurangan biaya pengiriman. Dengan ini, Anda membuat palet persediaan Anda untuk mengirimkan lebih banyak produk sekaligus.

Persediaan konsinyasi

Dengan jenis manajemen persediaan ini, vendor atau grosir setuju untuk memberikan kepada pengecer barang-barang mereka tanpa pembayaran di muka. Vendor mempertahankan kepemilikan barang dan pengecer membayarnya saat mereka menjual.

Perpetual inventory management

Ini adalah jenis teknik manajemen persediaan yang paling dasar dan melibatkan penghitungan persediaan Anda segera setelah mencapai gudang Anda.

Persediaan dicatat secara manual dalam spreadsheet atau menggunakan pena dan kertas.

Dropshipper

Dengan jenis manajemen persediaan ini, toko tidak menyimpan stok barang yang dijualnya. Sebaliknya, ketika konsumen membeli produk, toko membeli barang dari pihak ketiga dan mengirimkannya langsung ke konsumen. Pengecer tidak pernah menangani produk secara langsung.

Cross-docking

Ini adalah metode manajemen persediaan di mana truk menurunkan barang langsung ke truk keluar. Dengan menggunakan teknik ini, sangat sedikit atau bahkan tidak ada penyimpanan di antara pengiriman.

Six Sigma

Ini adalah metodologi yang berfokus pada peningkatan kinerja bisnis secara keseluruhan, meningkatkan profitabilitas mereka sekaligus mengurangi peningkatan kelebihan persediaan.

Lean Six Sigma

Metodologi ini menggunakan alat Six Sigma tetapi berfokus pada peningkatan aliran bisnis dan peningkatan standarisasi kata.

Demand forecasting

Dengan teknik ini, perusahaan meninjau data penjualan historis untuk menentukan perkiraan permintaan pelanggan.

Dengan kata lain, perusahaan memperkirakan jumlah barang yang mereka harapkan akan dibeli oleh pelanggan dan kemudian menggunakan informasi ini untuk menentukan jumlah persediaan yang harus mereka pesan.

Lean manufacturing

Metodologi ini secara khusus berdampak pada praktik manajemen perusahaan. Tujuan dari lean manufacturing adalah untuk menghilangkan pemborosan dan aktivitas yang tidak menambah nilai.

Apa Rumus Menghitung Manajamen Persediaan

Jika Anda baru mengenal manajemen persediaan, Anda mungkin akan menemukan banyak rumus yang mungkin tampak membingungkan pada awalnya.

Namun, dengan sedikit waktu untuk memahaminya, rumus ini bisa sangat berguna untuk menjaga tingkat persediaan tetap optimal.

Berikut ini beberapa rumus dalam manajemen persediaan yang paling umum:

1. Rumus Economic order quantity (EOQ)

EOQ Anda adalah jumlah optimal produk yang harus Anda beli untuk meminimalkan total biaya pemesanan atau penyimpanan stok. Mencari tahu EOQ Anda berpotensi menghemat banyak uang.

EOQ = √(2DK / H), atau akar kuadrat dari (2 x D x K / H)

Dimana:

• D = Biaya pemasangan atau pemesanan (per pesanan, umumnya termasuk pengiriman dan penanganan)
• K = Tingkat permintaan (jumlah yang terjual per tahun)
• H = Biaya penyimpanan atau penyimpanan (per tahun, per unit)

2. Rumus Days inventory outstanding (DIO)

Days inventory outstanding (DIO), juga dikenal sebagai days sales of inventory (DSI), mengacu pada jumlah hari yang dibutuhkan untuk persediaan berubah menjadi penjualan.

Rata-rata hari persediaan yang beredar bervariasi dari satu industri ke industri lainnya, tetapi umumnya DIO yang lebih rendah lebih disukai.

Days inventory outstanding (DIO): (Persediaan rata-rata / Biaya penjualan) x Jumlah hari dalam periode

Menentukan apakah DIO Anda tinggi atau rendah bergantung pada rata-rata industri Anda, model bisnis Anda, jenis produk yang Anda jual, dll.

3. Rumus Reorder point

Rumus reorder point menjawab pertanyaan kuno: Kapan waktu yang tepat untuk memesan lebih banyak stok?

Menghitung titik pemesanan ulang Anda membutuhkan tiga langkah:

• Tentukan permintaan lead time Anda dalam beberapa hari
• Hitung stok pengaman Anda dalam hitungan hari
• Jumlahkan permintaan lead time dan stok pengaman Anda

4. Rumus Safety stock

Seperti yang telah kita singgung sebelumnya, stok pengaman atau safety stock bertindak sebagai stok darurat yang dapat Anda gunakan ketika sepertinya Anda hampir kehabisan.

Anda ingin memiliki persediaan pengaman yang cukup untuk memenuhi permintaan, tetapi tidak terlalu banyak sehingga biaya penyimpanan yang meningkat akhirnya membebani keuangan Anda.

Meskipun ini terdengar masuk akal, triknya adalah memutuskan berapa banyak persediaan pengaman yang harus disimpan:

• Lipat gandakan nilai penggunaan harian maksimum Anda dengan waktu tunggu maksimum Anda dalam beberapa hari
• Lipat gandakan nilai penggunaan harian rata-rata Anda dengan waktu tunggu rata-rata dalam beberapa hari
• Hitung selisih keduanya untuk menentukan stok pengaman Anda

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai manajemen persediaan yang bisa Anda erapkan dalam bisnis Anda. Melakukan manajemen persediaan adalah hal penting untuk memastikan persediaan Anda selalu tersedia sesuai permintaan pasar, tidak kurang, dan tidak lebih.

Kesulitan melakukan proses manajemen persediaan secara manual? Anda bisa menggunakan software akuntnasi Kledo untuk proses manajemen yang lebih baik.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah memantau ketersediaan stok dari banyak gudang kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Tertarik menggunakan Kledo? Anda bisa menggunakannya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.