Banyak pemilik online shop rajin mencatat penjualan, tetapi belum selalu mencatat biaya yang muncul dari setiap transaksi secara detail. Akibatnya, omzet terlihat tinggi, tetapi profit yang benar-benar diperoleh ternyata jauh lebih kecil.
Beberapa biaya yang sering luput dari perhitungan adalah subsidi ongkir yang ditanggung penjual, biaya packing, dan biaya akibat retur.
Nilainya mungkin terlihat kecil untuk satu pesanan, tetapi ketika jumlah transaksi meningkat, akumulasinya dapat berdampak signifikan terhadap margin bisnis.
Karena itu, biaya-biaya tersebut perlu dicatat secara terpisah dan konsisten. Dengan pembukuan yang rapi, pemilik bisnis dapat mengetahui margin sebenarnya, membandingkan profitabilitas setiap channel penjualan, serta mengevaluasi apakah strategi harga, promo, dan operasional masih menguntungkan.
Kenapa Subsidi Ongkir, Packing, dan Retur Perlu Dicatat?
Menjual produk secara online tidak hanya menimbulkan biaya produk atau harga pokok penjualan (HPP). Ada biaya lain yang muncul ketika bisnis memproses pesanan, mengemas barang, mengirimkannya kepada pelanggan, hingga menangani retur.
Misalnya, sebuah produk terlihat memiliki margin yang cukup besar dari selisih harga jual dan HPP. Namun setelah memperhitungkan kardus, bubble wrap, biaya admin marketplace, subsidi ongkir yang ditanggung penjual, hingga kemungkinan retur, keuntungan aktual per pesanan bisa jauh lebih kecil.
Pencatatan yang lebih detail membantu bisnis menjawab beberapa pertanyaan penting, seperti:
- Berapa profil aktual dari setiap pesanan?
- Apakah promo gratis ongkir masih menguntungkan?
- Berapa rata-rata biaya packing per order?
- Channel penjualan mana yang memberikan margin terbaik?
- Berapa biaya yang timbul akibat retur?
Data tersebut dapat menjadi dasar untuk menyesuaikan harga, strategi promo, hingga proses operasional.
Baca Juga: Mengapa Biaya Pengiriman Perlu Dicatat Rapi dalam Pembukuan?
Cara Mencatat Subsidi Ongkir
Dalam konteks ini, subsidi ongkir adalah bagian dari biaya pengiriman yang ditanggung sebagian atau seluruhnya oleh penjual. Biasanya, subsidi ongkir digunakan untuk menarik pelanggan agar lebih mudah mengambil keputusan pembelian.
Ini penting dibedakan karena program gratis ongkir di marketplace tidak selalu sepenuhnya menjadi beban seller.
Jika marketplace menanggung sebagian promo pengiriman, hanya komponen yang benar-benar dibebankan kepada penjual yang perlu dihitung sebagai biaya bisnis.
Sebagai contoh:
- Harga produk: Rp150.000
- Ongkir aktual: Rp20.000
- Ongkir yang dibayar pelanggan: Rp10.000
- Ongkir yang ditanggung penjual: Rp10.000
Maka Rp10,000 tersebut perlu diperhitungkan sebagai biaya pengiriman atau subsidi ongkir dari penjual.
Dalam pencatatan sederhana, transaksi dapat dipisahkan menjadi:
- Penjualan: Rp150.000
- Biaya subsidi ongkir: Rp10.000
- Dana yang diterima: disesuaikan dengan settlement transaksi
Jika transaksi berasal dari marketplace, periksa detail settlement dengan saksama. Dana yang masuk ke saldo penjual bisa sudah dipotong berbagai komponen seperti biaya administrasi, voucher seller, biaya layanan, atau komponen pengiriman.
Karena itu, sebaiknya jangan hanya mencatat nilai dana bersih yang masuk. Pisahkan setiap komponen agar laporan menunjukkan penjualan dan biaya secara lebih akurat.
Baca Juga: Memahami Biaya Pengiriman dalam Akuntansi dan Jurnalnya
Cara Mencatat Biaya Packing
Biaya packing mencakup berbagai perlengkapan yang digunakan untuk mempersiapkan pesanan sebelum dikirim, seperti:
- Kardus.
- Bubble wrap.
- Lakban.
- Stiker.
- Label pengiriman.
- Kertas invoice.
- Plastik atau polymailer.
- Material proteksi tambahan untuk barang fragile.
Untuk pembukuan operasional sederhana, Anda dapat mencatat pembelian material packing sebagai kategori biaya atau perlengkapan packing.
Contohnya, jika dalam satu bulan bisnis membeli kardus, bubble wrap, dan polymailer senilai Rp300.000, pembelian tersebut dapat dicatat secara terpisah sebagai biaya terkait packing sesuai metode pencatatan yang digunakan bisnis.
Namun untuk kebutuhan analisis profitabilitas, akan lebih berguna jika bisnis juga mengetahui rata-rata biaya packing per order. Misalnya:
- Rata-rata biaya packing: Rp3.000 per order
- Total pesanan: 500 order per bulan
Maka estimasi biaya packing untuk 500 pesanan tersebut adalah: Rp3.000 x 500 = Rp1.500.000
Perhitungan biaya per order membantu bisnis mengetahui apakah margin produk masih cukup untuk menutup biaya yang timbul setelah penjualan terjadi.
Baca Juga: Berat Aktual vs Berat Volume: Dampak pada Ongkir & Margin Produk
Cara Mencatat Retur
Retur barang perlu mendapat perhatian khusus karena dampaknya tidak hanya terhadap penjualan, tetapi juga dapat memengaruhi stok, biaya pengiriman, dan arus kas.
Retur dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti produk rusak, salah kirim, ukuran tidak sesuai, atau pelanggan melakukan penukaran barang.
Saat mencatat retur, beberapa komponen yang perlu diperhatikan antara lain:
- Nilai transaksi yang diretur atau di-refund
- Biaya pengiriman balik jika ditanggung penjual.
- Biaya pengiriman ulang jika produk diganti.
- Kondisi barang setelah dikembalikan.
- Penyesuaian persediaan/stok.
- Refund kepada pelanggan jika ada.
Misalnya, pelanggan membeli produk seharga Rp200.000, lalu mengajukan retur dan menerima refund penuh. Nilai Rp200.000 tersebut perlu dicatat sebagai retur atau pengurang penjualan, sesuai sistem pembukuan yang digunakan.
Jika bisnis juga menanggung biaya pengiriman balik sebesar Rp25.000, biaya tersebut dapat dicatat sebagai biaya retur atau biaya pengiriman terkait retur.
Selanjutnya, perhatikan kondisi barang yang kembali. Jika barang masih layak dijual, stok dapat dikembalikan ke persediaan. Namun, jika barang rusak dan tidak dapat dijual kembali, bisnis perlu melakukan penyesuaian nilai persediaan atau mencatat kerugian sesuai metode akuntansi yang digunakan.
Karena itu, retur sebaiknya tidak diperlakukan hanya sebagai “penjualan yang dibatalkan”. Ada beberapa konsekuensi biaya lain yang juga perlu dicatat.
Baca Juga: Cara Menghitung dan Mengontrol Biaya Distribusi dalam Bisnis
Contoh Menghitung Profit Aktual dari Satu Pesanan
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana untuk penghitungan satu pesanan online shop:
- Harga jual produk: Rp250.000
- Harga pokok penjualan (HPP): Rp120.000
- Biaya packing per produk: Rp4.000
- Subsidi ongkir dari penjual: Rp12.000
- Biaya marketplace: Rp8.000
Jika hanya melihat harga jual dikurangi harga pokok, margin transaksi terlihat sebesar:
Rp250.000 – Rp120.000 = Rp130.000
Namun setelah seluruh biaya transaksi diperhitungkan:
Rp250.00 – Rp120.000 – Rp4.000 – Rp12.000 – Rp8.000 = Rp106.000.
Artinya, terdapat selisih sebesar Rp24.000 antara margin yang terlihat dari harga jual dan HPP dengan profit sebelum biaya operasional lainnya. Jika bisnis memproses ribuan transaksi setiap bulan, perbedaan tersebut dapat menjadi signifikan.
Baca Juga: Biaya Operasional Online Shop yang Sering Tidak Terlihat
Tips agar Pembukuan Online Shop Lebih Rapi
1. Pisahkan Setiap Kategori Biaya
Hindari memasukkan seluruh pengeluaran ke satu kategori “biaya operasional”. Buat kategori yang lebih spesifik, misalnya:
- Biaya packing
- Subsidi ongkir
- Biaya marketplace
- Biaya retur
- Biaya pengiriman ulang
Dengan begitu, bisnis dapat mengetahui komponen mana yang paling besar mengurangi margin.
2. Catat Biaya Berdasarkan Channel Penjualan
Jika bisnis berjualan melalui Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, website, WhatsApp, atau channel lainnya, pertimbangkan untuk memisahkan transaksi dan biaya berdasarkan channel.
Setiap channel memiliki struktur biaya, program promo, serta karakteristik transaksi yang berbeda. Dengan membandingkan pendapatan dan biaya setiap channel, bisnis dapat mengetahui channel mana yang menghasilkan margin terbaik.
3. Pantau Biaya per Order
Selain total omzet dan profit bulanan, pantau juga biaya rata-rata per order. Misalnya:
- Total biaya packing ÷ jumlah order
- Total subsidi ongkir ÷ jumlah order
- Total biaya retur ÷ jumlah order
Data tersebut dapat memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap transaksi.
4. Catat Retur Beserta Penyebabnya
Jangan hanya menyimpan informasi nominal refund. Catat juga alasan retur, misalnya:
- Barang rusak
- Salah produk
- Salah ukuran
- Kerusakan selama pengiriman
- Kesalahan picking atau packing
Dengan demikian, data pembukuan dapat dikombinasikan dengan data operasional untuk menemukan sumber biaya yang sebenarnya.
Jika persentase retur meningkat karena salah kirim, misalnya, persoalannya bukan sekadar meningkatnya biaya refund tetapi juga ada proses fulfillment yang perlu dievaluasi.
5. Gunakan Software Akuntansi
Ketika jumlah transaksi semakin banyak, pencatatan manual melalui spreadsheet dapat menjadi semakin kompleks dan berisiko menimbulkan kesalahan.
Software akuntansi seperti Kledo dapat membantu bisnis mencatat pemasukan dan pengeluaran, mengelola transaksi, serta memantau laporan keuangan dengan lebih terstruktur.
Dengan data keuangan yang lebih rapi, pemilik bisnis dapat mengevaluasi margin dan mengambil keputusan berdasarkan kondisi bisnis yang sebenarnya, bukan hanya berdasarkan omzet.
Baca Juga: Contoh Pembukuan untuk Reseller dan Panduan Lengkapnya
Jangan Hanya Mencatat Biaya, Cari Juga Penyebabnya
Pembukuan membantu bisnis mengetahui berapa besar biaya yang dikeluarkan. Namun, setelah biaya tersebut terlihat, langkah selanjutnya adalah memahami mengapa biaya itu muncul.
Misalnya, biaya retur yang tinggi dapat disebabkan oleh kesalahan picking atau packing. Biaya packing yang terus meningkat bisa terjadi karena penggunaan material yang tidak terkontrol.
Sementara proses pengiriman yang tersebar di berbagai sistem dapat membuat pemantauan operasional semakin kompleks.
Ketika jumlah order meningkat, persoalan tersebut biasanya bukan lagi hanya masalah pencatatan, tetapi juga pengelolaan operasional. Salah satu opsi yang dapat dipertimbangkan adalah menggunakan layanan fulfillment.
Biteship Fulfillment membantu bisnis mengelola proses penyimpanan barang, inventaris, pemrosesan pesanan, picking dan packing, hingga pengiriman melalui alur operasional yang lebih terintegrasi.
Dengan proses yang lebih terstruktur, bisnis memiliki kesempatan untuk menjaga akurasi stok dan pesanan sekaligus mempermudah pemantauan proses fulfillment.
Kombinasi antara data keuangan dan operasional juga membuat evaluasi bisnis menjadi lebih menyeluruh.
Kledo membantu menunjukkan ke mana uang bisnis mengalir, sementara pengelolaan fulfillment yang baik membantu mengendalikan proses yang menimbulkan biaya tersebut.
Kesimpulan
Subsidi ongkir yang ditanggung penjual, biaya packing, serta retur merupakan komponen yang dapat memengaruhi profitabilitas online shop. Jika biaya-biaya tersebut tidak dicatat secara terpisah, bisnis berisiko melihat margin yang lebih tinggi daripada kondisi sebenarnya.
Karena itu, jangan hanya melihat omzet. Catat setiap komponen biaya, pantau biaya per order, bandingkan profitabilitas antar-channel, dan evaluasi penyebab munculnya biaya operasional.
Dengan Kledo, bisnis dapat merapikan pencatatan dan memantau kondisi keuangan. Sementara untuk bisnis yang membutuhkan pengelolaan operasional dari penyimpanan hingga pengiriman, Biteship dapat menjadi solusi untuk membantu proses fulfillment berjalan lebih terstruktur.
*) Artikel ini merupakan hasil kolaborasi antara Biteship dan Kledo.
- Cara Mencatat Subsidi Ongkir, Biaya Packing, dan Retur dalam Pembukuan Online Shop - 15 September 2026
- Contoh Bukti Memorial Akuntansi dan Cara Membuatnya - 8 September 2026
- Jenis Model Pendapatan Berulang dan Cara Mengelolanya - 8 September 2026