Saat ini, semakin banyak bisnis beralih dari software konvensional ke aplikasi berbasis cloud ke SaaS untuk mendukung operasional sehari-hari.
Model layanan SaaS terdiri dari berbagai macam jenis dan menawarkan keuntungan yang berbeda-beda mulai dari mengelola keuangan, mencatat penjualan, mengatur hubungan dengan pelanggan, hingga berkolaborasi dengan tim.
Daripada software konvensional, SaaS juga lebih mudah digunakan, biayanya lebih terjangkau, dan juga fleksibel diakses dari mana saja.
Lantas, apa itu SaaS, bagaimana cara kerjanya, apa saja manfaat yang ditawarkan, contoh, dan bagaimana cara memilihnya? Simak penjelasannya di artikel ini.
Apa Itu SaaS?
Software as a Service (SaaS) adalah model penyediaan perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan pengguna mengakses aplikasi melalui internet tanpa perlu menginstalnya di komputer atau server sendiri.
Pada model ini, penyedia layanan (vendor) bertanggung jawab mengelola seluruh aspek teknis, mulai dari infrastruktur, penyimpanan data, pembaruan sistem, hingga keamanan aplikasi. Pengguna cukup mengakses software melalui browser atau aplikasi yang terhubung ke internet.
Dengan konsep tersebut, pengguna tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk membeli server, menginstal software secara manual, atau melakukan pemeliharaan sistem secara berkala.
Semua proses tersebut telah ditangani oleh penyedia layanan sehingga pengguna dapat lebih fokus memanfaatkan software untuk mendukung operasional bisnis.
Model SaaS berbeda dengan software konvensional yang biasanya mengharuskan pengguna membeli lisensi permanen, menginstal aplikasi di setiap perangkat, serta mengelola pembaruan dan pemeliharaan secara mandiri.
Sebaliknya, software SaaS umumnya menggunakan sistem berlangganan bulanan atau tahunan.
Biaya langganan tersebut biasanya sudah mencakup akses ke aplikasi, pembaruan fitur secara berkala, peningkatan keamanan, perbaikan bug, serta dukungan teknis dari penyedia layanan.
Software akuntansi menawarkan berbagai kemudahan dan fleksibilitas, sehingga kini banyak digunakan oleh bisnis, seperti misalnya CRM dan software akuntansi.
Software akuntansi berbasis SaaS memungkinkan pemilik bisnis mengelola pembukuan, mencatat transaksi, membuat laporan keuangan, dan memantau kondisi keuangan perusahaan secara real-time dari mana saja selama terhubung dengan internet.
Hal ini membuat proses pengelolaan keuangan menjadi lebih efisien dibandingkan menggunakan software yang harus diinstal pada komputer tertentu atau pencatatan manual menggunakan spreadsheet.
Baca Juga: Mengenal Apa itu Cloud Computing dan Fungsinya Dalam Bisnis
Bagaimana Cara Kerja SaaS dan Karakteristiknya?
SaaS bekerja dengan memanfaatkan teknologi cloud computing sehingga pengguna dapat mengakses software melalui internet tanpa perlu menginstalnya di perangkat atau server milik sendiri.
Seluruh aplikasi, data, dan infrastruktur dikelola oleh penyedia layanan, sementara pengguna cukup masuk ke akun mereka untuk mulai menggunakan software.
Dengan model ini, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk membeli server, memasang aplikasi, atau mengelola pemeliharaan sistem.
Selain itu, penggunaan layanan berbasis cloud memungkinkan penyedia SaaS melayani banyak pelanggan secara efisien dengan biaya yang lebih rendah.
Secara umum, cara kerja SaaS memiliki beberapa karakteristik berikut:
1. Aplikasi dihosting di cloud
Software SaaS dijalankan di infrastruktur cloud milik penyedia layanan atau penyedia layanan cloud pihak ketiga.
Penggunaan cloud memungkinkan pengguna dari berbagai wilayah untuk tetap mengakses aplikasi secara optimal
2. Dapat diakses melalui internet dari berbagai perangkat
Salah satu keunggulan utama SaaS adalah fleksibilitas aksesnya. Pengguna hanya memerlukan koneksi internet dan perangkat seperti komputer, laptop, tablet, atau smartphone untuk menggunakan aplikasi.
Sebagian besar software SaaS dapat dijalankan langsung melalui browser web tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan.
Namun, beberapa layanan juga menyediakan aplikasi khusus agar pengalaman penggunaan di ponsel menjadi lebih optimal.
3. Menggunakan arsitektur multi-tenant
Sebagian besar aplikasi SaaS menggunakan arsitektur multi-tenant, yaitu satu sistem aplikasi digunakan secara bersamaan oleh banyak pelanggan.
Meskipun seluruh pelanggan menggunakan aplikasi yang sama, setiap akun memiliki data, pengaturan, dan informasi yang terpisah sehingga tetap aman dan tidak dapat diakses oleh pengguna lain.
4. Seluruh pemeliharaan dilakukan oleh penyedia layanan
Dalam model SaaS, pengguna tidak perlu mengurus instalasi, pembaruan versi, pemeliharaan server, maupun perbaikan sistem. Semua aktivitas tersebut menjadi tanggung jawab penyedia layanan.
5. Mudah diintegrasikan dengan aplikasi lain
Banyak penyedia SaaS menyediakan Application Programming Interface (API) yang memungkinkan aplikasi mereka terhubung dengan software lain.
Melalui API, perusahaan dapat mengintegrasikan software SaaS dengan berbagai sistem lain, seperti software akuntansi, CRM, ERP, aplikasi HR, marketplace, maupun platform pembayaran.
Integrasi ini membantu memperlancar alur kerja, mengurangi proses input data secara manual, dan meningkatkan efisiensi operasional bisnis.
Baca Juga: AI dalam Bisnis: Kegunaan dan Contoh Aplikasinya
Apa Manfaat SaaS bagi Bisnis?
Model Software as a Service (SaaS) menawarkan berbagai manfaat, sehingga banyak bisnis mulai menggunakannya, mulai dari UMKM hingga perusahaan besar.
Berikut beberapa manfaat SaaS bagi bisnis?
1. Mengurangi biaya investasi teknologi
Salah satu alasan banyak bisnis beralih ke SaaS adalah karena tidak memerlukan investasi awal yang besar.
Pada software konvensional, perusahaan biasanya harus membeli lisensi permanen, menyediakan server, serta mengeluarkan biaya untuk instalasi dan pemeliharaan sistem.
Sebaliknya, SaaS menggunakan sistem berlangganan sehingga perusahaan hanya membayar sesuai paket yang dipilih.
Infrastruktur, pembaruan aplikasi, keamanan, dan pemeliharaan sudah menjadi tanggung jawab penyedia layanan.
2. Implementasi lebih cepat
Biasanya, software SaaS bisa langsung digunakan karena tidak memerlukan proses instalasi yang rumit.
Setelah membuat akun dan memilih paket layanan, pengguna biasanya dapat langsung mengakses aplikasi melalui browser atau aplikasi.
Proses pemasangan yang cepat juga membuat bisnis tidak perlu meluangkan banyak waktu untuk latihan dan mempercepat adopsi teknologi.
3. Mempermudah pekerjaan dari jarak jauh
Karena berbasis cloud, software SaaS bisa diakses dari mana saja selama ada koneksi internet. Anda tidak harus menggunakan perangkat tertentu untuk mengakses aplikasi, dan bisa mengakses pekerjaan dari jarak jauh.
4. Meningkatkan kolaborasi tim
SaaS memungkinkan banyak pengguna mengakses sistem yang sama secara bersamaan. Seluruh data tersimpan pada satu database terpusat sehingga setiap pengguna melihat informasi yang sama dan selalu diperbarui.
Dengan sistem ini, komunikasi antar divisi menjadi lebih lancar karena semua pihak bekerja menggunakan data yang konsisten.
5. Memudahkan integrasi dengan aplikasi lain
Sebagian besar software SaaS telah menyediakan API atau integrasi bawaan dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya.
Misalnya, software akuntansi dapat dihubungkan dengan sistem Point of Sale (POS), Customer Relationship Management (CRM), marketplace, aplikasi HR, hingga payment gateway.
Integrasi tersebut memungkinkan data berpindah secara otomatis antar sistem tanpa perlu diinput berulang kali.
Selain menghemat waktu, proses ini juga membantu mengurangi kesalahan pencatatan dan meningkatkan akurasi data.
6. Membantu bisnis berkembang lebih cepat
SaaS memiliki tingkat skalabilitas yang tinggi, sehingga bisa menyesuaikan kapasitas layanan dengan pertumbuhan bisnis.
Misalnya, bisnis Anda mulai membuka cabang baru, harus mengelola lebih banyak data, atau memiliki tim yang lebih besar untuk menggunakan aplikasi.
Kemudahan ini membuat perusahaan lebih siap menghadapi pertumbuhan bisnis. Selain itu, penyedia SaaS biasanya terus menghadirkan pembaruan fitur dan peningkatan keamanan sehingga pengguna dapat memanfaatkan teknologi terbaru tanpa perlu melakukan migrasi sistem yang kompleks.
Baca Juga: Transformasi Digital bagi UMKM dan Tips Melakukannya
Apa Saja Contoh SaaS?
Saat ini, model Software as a Service (SaaS) telah digunakan pada berbagai jenis aplikasi bisnis.
Hampir semua kebutuhan operasional perusahaan, mulai dari pengelolaan keuangan hingga sumber daya manusia, kini tersedia dalam bentuk software berbasis cloud yang dapat diakses melalui internet.
Berikut beberapa contoh SaaS yang paling umum digunakan.
1. Software akuntansi
Software akuntansi berbasis SaaS membantu bisnis mengelola seluruh aktivitas keuangan secara lebih efisien.
Pengguna dapat mencatat transaksi, membuat invoice, mengelola persediaan, menghitung pajak, hingga menyusun laporan keuangan secara otomatis dalam satu sistem.
Karena berbasis cloud, data keuangan dapat diakses kapan saja dan dari mana saja oleh pengguna yang memiliki izin.
Contoh software akuntansi: Kledo, Xero, Zoho
2. CRM (Customer Relationship Management)
CRM adalah software yang digunakan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan.
Aplikasi ini membantu bisnis menyimpan data pelanggan, mencatat riwayat interaksi, mengelola prospek penjualan (leads), memantau aktivitas tim sales, hingga menjalankan kampanye pemasaran.
Contoh CRM: Bigin, CRM.ID, Salesforce
3. ERP berbasis cloud
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform, seperti keuangan, pembelian, persediaan, produksi, distribusi, hingga penjualan.
Melalui model SaaS, perusahaan dapat menggunakan ERP tanpa harus membangun infrastruktur TI yang kompleks.
Contoh ERP: ScaleOcean, Jubelio
4. Aplikasi produktivitas
Alikasi produktivitas juga merupakan contoh SaaS yang paling banyak digunakan karena memungkinkan pengguna mengirim email, membuat dokumen, mengolah spreadsheet, menyusun presentasi, menyimpan file di cloud, hingga melakukan rapat secara online.
Karena seluruh dokumen tersimpan secara online, anggota tim dapat mengakses, mengedit, dan berbagi file secara bersamaan tanpa harus mengirim banyak versi dokumen melalui email. Hal ini membuat kolaborasi menjadi lebih cepat dan efisien.
Contoh aplikasi produktivitas: Trello, Google Workspace
5. Manajemen proyek
Software manajemen proyek membantu perusahaan merencanakan pekerjaan, membagi tugas kepada anggota tim, menetapkan tenggat waktu, memantau kemajuan pekerjaan, hingga mengelola komunikasi dalam satu platform.
Model SaaS memungkinkan seluruh anggota tim melihat perkembangan proyek secara real-time meskipun bekerja dari lokasi yang berbeda.
Dengan demikian, tim bisa berkoordinasi dengan lebih mudah.
Contoh: Notion, Asana, ClickUp
6. HRIS (Human Resource Information System)
HRIS merupakan software yang digunakan untuk mengelola administrasi sumber daya manusia secara digital.
Melalui aplikasi ini, perusahaan dapat mengelola data karyawan, absensi, cuti, payroll, evaluasi kinerja, hingga proses rekrutmen.
Karena seluruh data tersimpan dalam sistem berbasis cloud, tim HR dapat mengakses informasi karyawan dengan lebih cepat, sementara karyawan juga dapat melakukan berbagai pengajuan secara mandiri melalui aplikasi.
Contoh: GajiHub, Kantorku
| Jenis SaaS | Fungsi Utama | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Software akuntansi | Pembukuan dan laporan keuangan | Mengelola transaksi dan membuat laporan keuangan |
| CRM | Mengelola hubungan pelanggan | Menyimpan data pelanggan dan memantau penjualan |
| ERP | Mengintegrasikan proses bisnis | Mengelola keuangan, stok, dan produksi |
| Email & produktivitas | Komunikasi dan kolaborasi | Email, dokumen, spreadsheet, meeting online |
| Manajemen proyek | Mengelola tugas dan proyek | Monitoring progres pekerjaan tim |
| HRIS | Mengelola data karyawan | Payroll, absensi, dan cuti |
Baca Juga: 15 Manfaat Cloud Accounting Dalam Bisnis
Bagaimana Cara Memilih SaaS yang Tepat?
Sekarang ini, ada banyak pilihan software SaaS yang bisa menyediakan bisnis sesuai dengan kebutuhan.
Namun, setiap aplikasi memiliki fitur, biaya, dan kemampuan yang berbeda. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan evaluasi sebelum menggunakan layanan SaaS.
Berikut beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Identifikasi kebutuhan bisnis
Pahami permasalahan yang ingin bisnis Anda selesaikan. Jangan memilih software hanya karena fiturnya banyak atau sedang populer.
Misalnya, jika tujuan utama adalah menyederhanakan pembukuan, maka software akuntansi dengan fitur pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, rekonsiliasi bank, dan manajemen persediaan akan lebih relevan daripada aplikasi yang menawarkan fitur di luar kebutuhan tersebut.
Dengan begitu, Anda tidak perlu mengeluarkan terlalu banyak biaya untuk membeli layanan SaaS dengan fitur yang tidak akan digunakan.
2. Pastikan fitur sesuai dengan kebutuhan saat ini dan masa depan
Buat daftar fitur yang benar-benar bisnis Anda butuhkan, baik di masa sekarang maupun yang sekiranya dibutuhkan di masa depan.
Sebagai contoh, ketika bisnis mulai berkembang, Anda mungkin memerlukan fitur tambahan seperti multi-user, multi-cabang, persetujuan transaksi (approval), integrasi dengan marketplace, atau pelaporan yang lebih lengkap.
Pilihlah software yang mudah di-upgrade, sehingga Anda tidak perlu berganti ke layanan SaaS lain di tengah jalan.
3. Perhatikan keamanan data
Karena seluruh data tersimpan di cloud, pilihlah layanan SaaS yang memprioritaskan keamanan.
Pertimbangkan hal-hal berikut:
- Enkripsi data saat penyimpanan dan pengiriman.
- Pencadangan data (backup) secara berkala.
- Pengaturan hak akses berdasarkan peran pengguna.
- Kepatuhan terhadap standar keamanan atau regulasi yang berlaku.
4. Pilih software yang mudah digunakan
Software yang memiliki antarmuka sederhana akan lebih cepat dipelajari oleh karyawan.
Selain itu, perhatikan juga apakah penyedia menyediakan dokumentasi, video tutorial, pelatihan, atau layanan onboarding untuk membantu pengguna baru beradaptasi.
5. Pastikan integrasi dengan aplikasi lain
Seiring pertumbuhan bisnis, Anda kemungkinan akan menggunakan lebih dari satu aplikasi, seperti software akuntansi, POS, CRM, HRIS, marketplace, atau payment gateway.
Oleh karena itu, pilih SaaS yang bisa terintegrasi dengan sistem lain agar bisa memindahkan data secara otomatis.
6. Evaluasi biaya berlangganan
Jangan hanya melihat harga paket langganan, tetapi perhatikan juga nilai yang diberikan. Bandingkan fitur yang diperoleh, jumlah pengguna yang didukung, kapasitas penyimpanan, biaya tambahan, serta kemungkinan kenaikan harga ketika bisnis berkembang.
Dengan menghitung total biaya penggunaan, Anda dapat memilih software yang memberikan manfaat terbaik sesuai anggaran.
7. Periksa kualitas layanan dukungan pelanggan
Gangguan pada software dapat memengaruhi operasional bisnis. Karena itu, pastikan penyedia SaaS memiliki layanan dukungan pelanggan yang responsif dan mudah dihubungi.
Anda juga dapat membaca ulasan pengguna untuk mengetahui bagaimana kualitas layanan purna jual yang diberikan.
8. Manfaatkan versi uji coba atau demo
Sebelum berlangganan, manfaatkan masa uji coba atau demo jika tersedia. Kesempatan ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kemudahan penggunaan, kelengkapan fitur, performa aplikasi, serta kesesuaiannya dengan proses bisnis yang berjalan.
Melibatkan tim yang nantinya akan menggunakan software juga dapat membantu memperoleh masukan sebelum mengambil keputusan.
Baca Juga: 8 Rekomendasi Software Keuangan Saas untuk Bisnis
Kesimpulan
Software as a Service (SaaS) telah mengubah cara bisnis menggunakan teknologi. Dengan model berbasis cloud, perusahaan tidak lagi perlu berinvestasi besar pada infrastruktur TI atau mengelola software secara mandiri.
Sebagai gantinya, bisnis dapat memanfaatkan aplikasi yang lebih mudah diakses, selalu diperbarui, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang terus berkembang.
Jika Anda sedang mencari contoh penerapan SaaS untuk mengelola keuangan bisnis, Kledo bisa menjadi pilihan Anda. Sebagai software akuntansi berbasis cloud, Kledo membantu bisnis mencatat transaksi, mengelola persediaan, membuat invoice, menyusun laporan keuangan, hingga memantau kondisi keuangan secara real-time dalam satu platform.
Coba Kledo sekarang, gratis lewat tautan ini.
- Biaya Operasional Salon: Contoh Perhitungan & Cara Menghemat - 20 Juli 2026
- Apa Itu SaaS? Cara Kerja, Manfaat, dan Contohnya untuk Bisnis - 20 Juli 2026
- TAM, SAM, dan SOM: Pengertian dan Cara Menghitungnya - 20 Juli 2026