Pengertian Lengkap Know Your Customer dan Tahapannya

Know Your Customer atau KYC merupakan konsep penting dalam dunia keuangan dan bisnis. Ini mengharuskan lembaga keuangan, perusahaan kredit, dan agen asuransi untuk memverifikasi identitas klien sebelum dan selama transaksi bisnis.

Tujuan utama dalam melakukan KYC adalah membantu mencegah kejahatan keuangan yang biasa terjadi pada eksternal bisnis.

Dalam artikel ini, kami membahas proses dan pentingnya proses know your customer, termasuk aturan kesesuaian dan persyaratan kepatuhan.

Apa itu Know Your Customer?

Know Your Customer, juga dikenal sebagai Know your client (KYC), adalah proses wajib yang harus dilalui oleh lembaga keuangan dan bisnis saat membuka atau memelihara akun untuk klien.

Dengan KYC, perusahaan dapat menilai risiko dan memenuhi persyaratan hukum di bawah undang-undang anti pencucian uang. Pemeriksaan KYC mencakup penelitian tentang identitas pelanggan, aktivitas keuangan, dan tingkat risiko kriminal.

Bank melakukan pemeriksaan KYC ketika nasabah membuka rekening, pada interval kalender yang telah ditentukan dan setiap kali terjadi transaksi yang mencurigakan.

Jika klien tidak memenuhi persyaratan KYC, lembaga keuangan dapat menolak untuk membuka akun atau mengakhiri hubungan bisnis.

Meskipun secara tradisional dilakukan dengan dokumen kertas, banyak perusahaan beralih ke KYC elektronik (eKYC) untuk mempercepat proses verifikasi.

Mengapa proses KYC penting?

Aturan Know Your Customer melayani empat tujuan penting:

• Membatasi pencucian uang, pendanaan terorisme, korupsi, dan aktivitas ilegal lainnya
• Memungkinkan bisnis untuk mengelola risiko mereka dengan memeriksa pelanggan dan transaksi keuangan mereka
• Melindungi pelanggan dari menjadi korban kejahatan keuangan
• Memastikan bahwa pelanggan menerima perlakuan yang adil dari lembaga keuangan

Baca juga: Apa itu Six Sigma? Berikut Adalah Pembahasan Lengkapnya

Siapa yang Diharuskan Menggunakan KYC?

Lembaga keuangan, perusahaan kredit, dan perusahaan asuransi harus menyelidiki identitas pelanggan, tujuan akun pelanggan, dan hubungan keuangan pelanggan.

Bank terus-menerus meninjau transaksi keuangan nasabah untuk setiap aktivitas ilegal atau mencurigakan.

Bank juga perlu menjaga keakuratan rekening nasabah setiap saat jika terjadi audit regulasi. Lembaga yang tidak mengikuti pedoman KYC dapat menghadapi denda.

Proses KYC juga berdampak pada nasabah lembaga keuangan. Saat membuka rekening, pelanggan perlu mengkonfirmasi pendapatan mereka dengan menunjukkan dokumen seperti slip gaji.

Pelanggan juga harus membuktikan identitasnya dengan memberikan satu atau lebih bentuk identitas, seperti:

• KTP
• Surat izin Mengemudi
• Akta kelahiran
• Paspor

Apa aturan kesesuaian?

Aturan Kesesuaian bekerja sama dengan know your customer. Menurut Aturan Kesesuaian, seorang profesional keuangan harus memiliki alasan yang masuk akal untuk membuat rekomendasi kepada klien.

Sederhananya, broker harus, dengan itikad baik, percaya bahwa rekomendasi yang dibuat sesuai untuk pelanggan berdasarkan kebutuhan keuangan dan situasi saat ini.

Baca juga: PDCA Adalah Proses Penting dalam Bisnis. Berikut Pembahasan Lengkapnya

Hubungan KYC dan Pengalaman Pelanggan

Teknologi yang muncul untuk verifikasi identitas online sangat penting karena KYC menambahkan tahapan pada proses orientasi saat pelanggan melalui langkah-langkah verifikasi identitas yang diperlukan.

Waktu tunggu yang lama itu adalah masalah bagi bank dan membuat frustrasi pelanggan yang mengharapkan interaksi yang cepat dan mudah.

Faktanya, penelitian oleh Signicat menemukan bahwa lebih dari 50 persen pelanggan perbankan ritel di Eropa mengabaikan upaya mereka untuk mendaftar ke layanan keuangan baru. Penyebab utama? Prosesnya terlalu lama dan terlalu sulit.

Oleh karena itu, tantangan yang dihadapi setiap bisnis adalah bagaimana menyeimbangkan KYC dengan kebutuhan akan proses orientasi yang cepat dan efisien yang memberikan pengalaman pelanggan yang positif.

Manajemen risiko

Tidaklah cukup untuk melihat profil risiko pelanggan hanya selama proses uji tuntas yang ditingkatkan dari orientasi.

Bank dan organisasi lain juga harus mencari tanda-tanda pendanaan teroris, aktivitas mencurigakan, atau perilaku berisiko tinggi lainnya selama hubungan bisnis berlangsung.

Secara umum, setelah pelanggan diidentifikasi dan diverifikasi, tidak ada persyaratan untuk memverifikasi ulang identitas mereka. Pengecualian adalah ketika ada peristiwa pemicu, misalnya:

• Produk atau layanan yang Anda berikan kepada pelanggan berubah
• Kekhawatiran diajukan mengenai informasi sebelumnya yang dikumpulkan dan validitasnya
• Kecurigaan pencucian uang meningkat

Dengan melakukan pemantauan berkelanjutan, bisnis dapat menerapkan proses penilaian risiko berkelanjutan yang menandai pelanggan yang dapat menimbulkan peningkatan risiko saat keadaan berubah.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Just in Time Dalam Manajemen Produksi

Pemantauan Transaksi

Pemantauan berkelanjutan memerlukan tinjauan berkala atas semua informasi mengenai klien, termasuk pengawasan transaksi keuangan dan akun mereka berdasarkan ambang batas yang dikembangkan sebagai bagian dari profil risiko pelanggan.

Penekanannya adalah pada organisasi untuk mengembangkan proses yang jelas dan dapat diaudit untuk mengelola pemeriksaan yang sedang berlangsung ini.

Tujuan utama dari pemantauan adalah untuk:

• Mendeteksi transaksi keuangan yang mencurigakan (mis., lonjakan aktivitas) dan memperkuat upaya anti pencucian uang
• Tetap perbarui identifikasi klien, informasi Beneficial Ownership, serta tujuan dan sifat yang dimaksudkan dari catatan hubungan bisnis
• Tentukan apakah pelanggan termasuk dalam orang yang terpapar secara politik atau Politically Exposed Persons (PEP), sanksi, atau daftar media yang merugikan setelah pengenalan akun baru (yaitu, ketika pemeriksaan awal terjadi)
• Identifikasi aktivitas lintas batas yang tidak biasa

Kegiatan ini, yang dulunya dianggap sebagai “praktik terbaik”, telah beralih ke undang-undang, yang mencerminkan meningkatnya harapan baik dari regulator global maupun pemangku kepentingan bahwa perusahaan harus lebih waspada terhadap risiko pelanggan setiap saat.

Baca juga: 30 Peluang Usaha di Indonesia Paling Menjanjikan, Berani Coba?

Persyaratan Kepatuhan Know Your Customer

Ada tiga komponen penting dalam program Kenali Pelanggan Anda:

1. Identifikasi pelanggan

Lembaga keuangan harus memverifikasi identitas semua pelanggan.

Persyaratan minimum untuk membuka rekening di lembaga keuangan adalah nama klien, tanggal lahir, alamat, dan nomor identifikasi.

Lembaga perlu memverifikasi identitas klien dalam waktu yang wajar. Lembaga keuangan juga dapat membuat profil pelanggan menggunakan informasi seperti:

• Pendapatan tahunan
• Kekayaan bersih
• Status Pekerjaan
• Tujuan investasi
• Profil investasi lengkap
• Status pajak
• Pengalaman investasi
• Toleransi resiko
• Kebutuhan finansial
• Waktu investasi yang diharapkan
• Persyaratan aksesibilitas investasi (likuiditas)

2. Uji tuntas pelanggan

Uji tuntas pelanggan adalah proses yang membantu lembaga keuangan mengelola risiko dan melindungi diri mereka dari aktivitas kriminal. Ada tiga tingkat due diligence:

• Uji tuntas yang disederhanakan: Proses verifikasi digunakan ketika risiko pencucian uang kegiatan ilegal lainnya rendah.
• Uji tuntas dasar: Profesional mengumpulkan informasi standar seperti alamat klien, tanggal lahir, dan pendapatan untuk memverifikasi identitas dan melakukan penilaian risiko dasar.
• Uji tuntas yang disempurnakan: Ini adalah prosedur verifikasi yang digunakan untuk pelanggan berisiko tinggi yang memerlukan pengumpulan informasi tambahan untuk menilai risiko.

Beberapa faktor menentukan tingkat uji tuntas yang diperlukan:

• Alamat pelanggan atau lokasi kerja
• Pekerjaan seorang pelanggan
• Jenis transaksi yang dilakukan pelanggan
• Pola transaksi yang diharapkan, termasuk jenis transaksi, jumlah dolar yang masuk dan keluar dari akun, dan frekuensi transaksi
• Metode pembayaran yang diharapkan

3. Pemantauan berkelanjutan secara teratur

Selain melakukan pengecekan terhadap nasabah saat membuka rekening, lembaga keuangan juga memantau transaksi nasabah secara berkala.

Frekuensi pemantauan tergantung pada tingkat risiko yang terkait dengan pelanggan keuangan.

Pemantauan rutin mencari:

• Catatan akun saat ini
• Kecocokan antara tujuan akun dan jenis juga jumlah uang transaksi
• Kecocokan antara tingkat risiko yang diakses akun dengan jenis dan jumlah dolar transaksi
• Perubahan signifikan dalam aktivitas akun, termasuk frekuensi dan ukuran setoran atau penarikan
• Aktivitas akun yang terjadi di luar wilayah geografis normal pelanggan atau melintasi batas yang signifikan, seperti perbatasan utama
• Dimasukkannya pelanggan dalam daftar sanksi atau Politically Exposed Persons (PEPs)
• Penyebutan pelanggan yang tidak menyenangkan di media

Lembaga keuangan harus segera melaporkan jika ditemukan aktivitas mencurigakan kepada pihak berwenang.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Rencana Bisnis? Perhatikan Hal Berikut Ini!

KYC Perusahaan

Lembaga keuangan juga menggunakan prosedur Know Your Customer untuk memverifikasi rekening perusahaan.

Saat digunakan untuk memverifikasi bisnis, KYC dikenal sebagai Know Your Business (KYB).

KYB mirip dengan proses KYC untuk individu, memerlukan identifikasi yang tepat, uji tuntas dan pemantauan akun perusahaan. KYC Perusahaan melihat informasi penting untuk akun perusahaan, termasuk:

• Nama Perusahaan
• Alamat
• Nomor registrasi
• Status
• Nama semua karyawan tingkat eksekutif atau manajemen
• Nama orang atau kelompok yang memiliki perusahaan
• Semua pemilik manfaat perusahaan

KYC dan cryptocurrency

Cryptocurrency adalah mata uang digital yang digunakan untuk membeli layanan dan barang secara online.

Instansi yang mengatur bekerja keras untuk mencoba menemukan prosedur know your customer yang efektif khusus untuk pasar mata uang kripto. Ada beberapa tantangan untuk menggunakan KYC dengan cryptocurrency:

Verifikasi online yang rumit

Pembelian dan perdagangan Cryptocurrency terjadi hampir seluruhnya secara online.

Tanpa interaksi tatap muka, verifikasi identitas untuk sebuah akun menjadi lebih menantang.

Untungnya, banyak perusahaan mengembangkan paket perangkat lunak verifikasi yang dengan cepat dan akurat memverifikasi identitas pelanggan.

Baca juga: Pengertian Kegiatan Ekonomi, Karakteristik, Tujuan, dan Klasifikasinya

Keragaman geografis

Orang-orang menggunakan cryptocurrency di seluruh dunia, tetapi setiap negara memiliki aturan, desain, dan peraturannya sendiri untuk dokumen identifikasi.

Perangkat lunak verifikasi dapat berubah untuk memperhitungkan variasi dalam dokumen dan aturan identifikasi.

Kecepatan

Verifikasi identitas mungkin mengharuskan pelanggan untuk memindai dokumen dan mengunggah foto, yang dapat menunda proses.

Meskipun tertunda, banyak yang merasa bahwa kemudahan menyelesaikan proses verifikasi online lebih disukai daripada verifikasi tatap muka.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai Know Your Customer atau KYC dalam sebuah bisnis. Proses ini wajib dilakukan oleh lembaga investasi dan keuangan dalam memastikan identitas data miliki seseorang ataupun organisasi.

Terdapat serangkaian proses Know Your Customer yang perlu dilakukan oleh lembaga keuangan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Keuangan adalah salah salah satu hal penting dalam bisnis, oleh sebab itu pengelolaannya harus jelas dan transparan agar setiap pengeluaran yang Anda lakukan dalam bisnis bisa terpantau dengan sempurna dan tidak terjadi pemborosan apalagi tindakan fraud.

Untuk kemudahan pengelolaan keuangan dan akuntansi pada bisins, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan sudah terpercaya seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah membantu lebih dari 10 ribu pengguna dengan fitur dan juga kemudahan yang diberikan dalam mengelola proses pembukuan, keuangan, dan akuntansi bisnis.

Anda juga bisa mencoba Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.