Mengetahui Apa itu Analisis Beban Kerja, Manfaat, dan Tips Efesiensinya

Analisis beban kerja penting untuk mengurangi backlog dan stres terkait pekerjaan. Misalnya, pernahkah Anda atau anggota tim Anda mengalami kelelahan dan produktivitas rendah? Manajemen kerja yang buruk mungkin telah terjadi.

Melakukan analisis beban kerja penting untuk menjaga tingkat produktivitas tetap utuh tanpa harus lembur. Tanpa intervensi, lembur dan beban kerja yang berlebihan dapat menyebabkan masalah seperti stres dan kelelahan.

Pada artikel ini kita akan membahas apa itu analisis beban kerja, dan tips dalam mengelola beban kerja pada karyawan Anda agar produktifitas bisnis tetep terjaga dengan baik.

Analisis Beban Kerja Menurut Para Ahli

Konsep Analisis Beban Kerja (Workload Analysis) masih sulit ditemui dan kalaupun ada, masih sulit dipahami karena para ahli yang menggunakan konsep ini melihatnya dari sudut pandang yang beragam sesuai dengan latar belakang disiplin ilmu mereka sehingga belum tentu sesuai dengan apa yang kita butuhkan dan harapkan.

Berikut ini definisi-definisi analisis beban kerja yang ditemui dari berbagai referensi berbahasa Indonesia yang konsepnya bersifat umum dan sederhana sehingga lebih mudah dipahami:

Menurut Komaruddin (1996:235)

Analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu.

Aatau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.

Menurut Menpan (1997)

Pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu.

Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.

Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis.

Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.

Baca juga: 15 Tips Untuk Meningkatkan Branding Produk di Tahun 2022

Menurut Simamora (1995:57)

Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut T. Hani Handoko (1985:135)

Standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip.

Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling).

Penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan.

Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar.

Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.

Baca juga: Cara Mengatasi Penurunan Penjualan dan Membuat Bisnis Kembali Membaik

Menurut Heizer dan Render (1996:98)

Standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan.

Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

Baca juga: Brand Extension: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Tips Melakukannya

Aspek yang Perlu Diperhatikan Dalam Analisis Beban Kerja

Aspek tugas-tugas yang harus dikerjakan

Dalam mengelola karyawan, Anda sebagai pemilik bisnis harus memperhatikan tugas setiap karyawan Anda dan sesuai dengan kemampuan dan beban kerja yang mereka miliki.

Sangat tidak direkomendasikan memberikan tugas multitasking. Hal ini tidak hanya merugikan mereka sebagai pekerja, namun juga bisnis Anda karena bisnis tidak mendapatkan penanganan dari ahlinya.

Aspek seorang atau sekelompok orang yang mengerjakan tugas-tugas tersebut

Sama seperti aspek pertama, Anda harus memberikan tugas yang sesui dengan keterampilan pekerja Anda. Jangan sampai mempertaruhkan kesuksesan bisnis kepada orang yang tidak memiliki kapasitas untuk melakukan tugas tersebut.

Ingatlah, walaupun ada saat dimana karyawan melakukan hal baru, namun jangan berkespektasi terlalu tinggi kepada mereka. Terlebih itu adalah hal yang belum mereka lakukan sebelumnya.

Solusi terbaiknya adalah mencari ahli untuk jenis pekerjaan yang memerlukan perhatian lebih.

Aspek waktu yang digunakan untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut

Bersikaplah realistis terhadap manajemen waktu dalam bisnis. Ingatlah bahwa bisnis adalah organisasi yang memiliki banyak anggota di dalamnya.

Anda tidak harus memaksakan karyawan Anda untuk lembur setiap hari agar mencapai target yang Anda inginkan. Memiliki empati dan simpati adalah ciri pemimpin yang baik.

Dengan memperhatikan hal tersebut, loyalitas karyawan akan meningkat dan ini akan berdampak baik pada bisnis Anda.

Baca juga: Mau Melakukan Evaluasi Bisnis? Perhatikan Hal-hal Berikut Ini

Aspek keadaan/kondisi normal pada saat tugas-tugas tersebut dikerjakan

Semua pekerjaan akan lebih memuaskan jika dilakukan dengan baik dan lingkungan atau alat yang mendukung. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus peka terhadap kebutuhan karyawan untuk mempermudah mereka dalam melakukan pekerjaan.

Kondisi keadaan yang buruk tidak akan pernah berakhir dangan baik. Misalnya jika Anda memiliki akuntan yang masih menggunakan pencatatan manual, tentu ini akan memakan waktu dan juga rentan dengan kesalahan pencatatan.

Hal ini tentu akan berpengaruh pada pelaporan dan data keuangan bisnis Anda, yang mungkin akan menyebabkan kerugian atau tindakan fraud yang tidak terdeteksi oleh Anda.

Untuk memudahkan akuntan dan meminimalisir hal yang tidak diinginkan pada bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur yang sesuai dengan usaha, mudah digunakan, dan terpercaya seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Dampak Beban Kerja Berlebihan

Beban kerja yang berlebihan merupakan faktor risiko utama kelelahan; keadaan stres yang berkepanjangan berdampak pada kesehatan fisik dan mental.

Survei Gallup pada awal 2020 mengungkapkan bahwa sekitar 67 persen pekerja di AS pernah mengalami gejala burnout dengan frekuensi yang beragam.

Burnout dapat terjadi ketika pekerja dibebani dengan beban kerja yang berlebihan sehingga menuntut untuk diselesaikan dengan cepat.

Hal-hal yang membutuhkan fokus ekstra, seperti terlalu banyak aplikasi kerja dan komunikasi, juga dapat menyebabkan stres, terutama selama era kerja dari rumah.

Sistem yang tidak efisien, seperti entri data dan pemecahan masalah, juga dapat menghabiskan waktu berharga para pekerja untuk menyelesaikan tugas mereka.

Apa yang akan terjadi ketika burnout? Pekerja mungkin mulai menunjukkan tanda-tanda kelelahan, kurang fokus, dan ekspresi atau perilaku emosional yang negatif.

Mereka akan membawa dampak negatif bagi bisnis Anda. Anda harus memastikan untuk menganalisis beban kerja dan menyeimbangkan distribusinya untuk mencegah masalah seperti itu.

Baca juga: Pengertian Manajemen Produksi, Jenis, Ruang Lingkup dan Fungsinya

Bagaimana Cara Mengukur Beban Kerja?

Pertama, tentukan apa tugas pekerjaan itu dan frekuensinya. Jenis beban kerja dan tugasnya dapat dikategorikan berdasarkan seberapa sering dilakukan.

Sebagian besar tugas perlu dilakukan setiap hari, sementara yang lain mungkin mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan.

Seorang penjaga, misalnya, dapat menyedot debu dan mengepel setiap hari, membersihkan debu sekali setiap minggu, tetapi mencuci jendela setiap bulan.

Karyawan di call center mungkin berbicara dengan pelanggan dan mengisi tiket dukungan berkali-kali setiap hari, sambil mengisi laporan mingguan dan bertemu dengan manajer mereka setiap bulan.

Kedua, hitung waktu yang harus dilakukan setiap tugas. Akurasi sangat penting, terutama untuk tugas-tugas singkat yang perlu dilakukan beberapa kali setiap hari.

Jika tugas membutuhkan waktu 55 menit, pembulatan menjadi satu jam tidak masalah, tetapi jika panggilan telepon di call center membutuhkan waktu empat menit, pembulatan menjadi lima menit berarti penghitungan beban kerja Anda akan turun sebesar 20 persen!

Ketiga, faktor dalam beberapa ruang gerak. Manusia bukanlah mesin dan ruang gerak di antara tugas-tugas yang sering kali menentukan apakah beban kerja terlalu sedikit atau terlalu banyak.

Anda dapat memperhitungkan waktu setelah setiap tugas, atau faktor waktu per jam atau per shift, seperti lima atau 10 menit per jam, tergantung pada seberapa berulang atau beratnya tugas tersebut.

Keempat, jumlahkan waktu yang dibutuhkan pekerjaan untuk jangka waktu tertentu, seperti sebulan, seperempat atau setahun.

Bagilah ini dengan jumlah jam kerja orang tersebut untuk menentukan apakah beban kerjanya terlalu tinggi, terlalu rendah, atau jumlah yang sehat.

Jadi rumus dalam melakukan analisis beban kerja adalah

Tugas x Waktu (untuk melakukan tugas) x Frekuensi = beban kerja dasar.

Ini adalah cara yang cukup sederhana untuk menghitung beban kerja dasar sebagian besar fasilitas.

Baca juga: Faktur Penjualan: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Cara Membuatnya

Tips Terbaik dalam Melakukan Analisis Beban Kerja

Seperti yang kita bahas diatas, analisis beban kerja penting untuk menilai apakah Anda memberi karyawan jumlah pekerjaan yang memadai atau tidak.

Salah satu fungsinya adalah menciptakan delegasi kerja yang seimbang, memastikan bahwa setiap karyawan melakukan pembagian beban kerja yang adil.

Berikut adalah beberapa tips terbaik untuk melakukan analisis beban kerja:

1. Menilai Tugas dan Kemampuan Setiap Tim

Jika Anda menangani banyak tim untuk menyelesaikan proyek besar, ingatlah untuk menilai keterampilan, tanggung jawab, dan kemampuan mereka.

Buat beberapa daftar untuk membagi tim dan tugas ke dalam beberapa kategori, lengkap dengan daftar tugas, tenggat waktu, sumber daya tim, kekuatan, dan kelemahan.

2. Daftar Beban Kerja Individu dan Bagi Sumber Daya

Setelah membagi tanggung jawab antar tim, coba hubungkan dengan masing-masing anggota individu. Cari tahu tugas masing-masing anggota tim dan bandingkan satu sama lain.

Anda mungkin ingin mengalihkan beberapa tanggung jawab jika anggota tertentu mendapatkan lebih banyak beban kerja daripada yang lain atau mendapatkan tugas yang tidak sesuai dengan keterampilan khusus mereka.

3. Bersikap Komunikatif dan Fleksibel tentang Beban Kerja

Pemimpin tim yang baik harus komunikatif dan terbuka untuk berdiskusi. Sifat ini penting jika Anda ingin menciptakan suasana yang lebih santai terkait beban kerja.

Misalnya, saat memeriksa anggota tim selama jam kerja, berikan perhatian ekstra kepada mereka yang selalu terlambat mengirimkan karya atau sulit dihubungi.

Anda mungkin perlu menyesuaikan jam kerja dengan karyawan tertentu.

4. Hitung Rata-Rata Output Tim

Mengetahui hasil kerja rata-rata tim penting untuk menentukan batas beban kerja.

Untuk mengetahuinya, amati jumlah rata-rata tugas yang dapat diselesaikan tim Anda dalam seminggu. Cari tahu berapa banyak orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu setiap minggu.

5. Evaluasi Struktur Tim

Jika Anda bekerja dengan tim yang besar, pastikan setiap departemen memiliki jumlah orang yang memadai. Dengan cara ini, pembagian tugas akan adil, dan tidak ada yang akan merasa terlalu terbebani dengan beban kerja.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai analisis beban kerja yang akan berguna jika Anda adalah seorang pemilik bisnis dan memiliki karyawan.

Analisis beban kerja penting untuk mengurangi masalah terkait stres dan meningkatkan produktivitas. Pastikan untuk menggunakan berbagai alat digital untuk merampingkan pekerjaan tim Anda, salah satunya adalah Kledo untuk proses pembukuan yang lebih mudah dan praktis.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap seperti pencatatan pembukuan kapan saja, otomatisasi 30 jenis laporan keuangan, pembuatan faktur, multi gudang, manajemen aset dan stok, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.