Mari kita mulai dari fakta untuk setiap bisnis yang menjual produk fisik: Jumlah inventaris yang ada secara fisik lebih sedikit daripada jumlah inventaris yang tercatat – dan ini bukan karena inventaris tersebut telah terjual melainkan karena penyusutan.
Bahkan ketika bisnis melacak dan mengelola inventarisnya dengan baik, beberapa barang akan selalu tidak ditemukan karena pencurian, penipuan, kerusakan selama produksi atau, pembusukan, kesalahan pencatatan, atau sejumlah alasan yang tidak menguntungkan lainnya.
Konsekuensinya juga suram. Penyusutan juga mengurangi keuntungan bisnis dan mungkin mengharuskan kenaikan harga untuk menutupi kerugian, yang pada gilirannya dapat merusak retensi pelanggan.
Namun apa itu penyusutan inventaris dan bagaimana cara menghitungnya? Pada artikel ini kita akan membahasnya secara lengkap.
Apa itu Penyusutan Inventaris?
Penyusutan inventaris atau inventory shrinkage adalah istilah akuntansi yang menggambarkan perbedaan antara persediaan yang dicatat dan apa yang sebenarnya ada dalam persediaan fisik, yang menunjukkan adanya kerugian dalam persediaan.
Bayangkan sebuah toko retail yang mencatat 500 kaleng kaldu ayam senilai total 250.000, namun hanya menemukan 400 kaleng (senilai 200.000) saat penghitungan fisik, meskipun tidak ada yang terjual.
Nilai 50.000 dari 100 kaleng yang hilang disebut sebagai penyusutan. Kaleng-kaleng tersebut tidak terjual, lalu apa yang terjadi dengan kaleng-kaleng yang hilang?
Ada kemungkinan kaleng-kaleng itu diutil. Mungkin karyawan yang menerima kiriman mencatat jumlah kaleng yang salah. Atau mungkin pemasok tidak pernah mengirim jumlah yang tepat sejak awal.
Tapi jangan salah: Penyusutan adalah masalah utama dalam industi ritel, namun tidak ada industri atau titik kontak rantai pasokan yang kebal. Misalnya, setiap pemborosan bahan yang terjadi selama proses produksi adalah bentuk penyusutan.
Begitu juga dengan barang yang mudah rusak yang kedaluwarsa dalam perjalanan ke restoran. Dan semuanya memiliki efek merugikan yang sama pada keuntungan perusahaan.
Baca juga: Depresiasi dan Amortisasi: Pengertian dan Perbedaannya (Tabel)
Penjelasan shrinkage
Penyusutan, kadang-kadang disebut sebagai “shrinkage,” adalah biaya dalam menjalankan bisnis yang dapat dengan mudah diabaikan karena cenderung terjadi dalam jumlah kecil dari waktu ke waktu.
Namun, penyusutan memang bertambah – hingga mencapai $95,4 miliar kerugian pada tahun 2021 untuk industri ritel saja, menurut “Survei Keamanan Ritel Nasional 2022 dari Federasi Ritel Nasional Amerika.” Bisnis yang lebih kecil akan merasakan kerugian yang dihasilkan dalam profitabilitas pada tingkat yang lebih tinggi daripada bisnis yang lebih besar.
Karena beberapa penyusutan tidak dapat dihindari, bisnis harus menentukan apa yang mereka anggap sebagai jumlah kerugian yang dapat diterima.
Jawabannya akan bervariasi menurut industri dan dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Di sektor ritel saja, tingkat penyusutan rata-rata pada tahun 2021 adalah 1,4%, menurut studi NRF.
Namun secara umum, produsen furnitur, misalnya, akan mengalami penyusutan yang lebih kecil dibandingkan toko makanan karena sebagian besar makanan di toko makanan mudah rusak. Selain itu, satu toko makanan dapat mentolerir tingkat penyusutan 5% sementara yang lain menetapkan batas 3%.
Inilah sebabnya mengapa penting bagi bisnis untuk melacak tingkat shrinkage inventory mereka dari waktu ke waktu, untuk menentukan apa yang biasa terjadi. Penting juga untuk memperhitungkan penyusutan saat memutuskan berapa banyak persediaan yang akan dipesan.
Misalnya, untuk memenuhi pesanan 50 meja kantor baru, produsen furnitur yang disebutkan di atas mungkin ingin memesan kayu mahoni tambahan senilai 10% untuk memperhitungkan pemborosan karena kesalahan pemotongan dan ketidaksempurnaan kayu.
Baca juga: Pengertian Average Inventory, Cara Hitung, dan Penggunaannya
Mengapa Mengetahui Penyusutan Inventaris Penting?
Setiap kali kehilangan persediaan yang terjadi karena tidak dapat dipertanggungjawabkan atau terjadi karena penyebab yang tidak diketahui, bisnis akan kehilangan uang – tidak hanya biaya untuk memperoleh persediaan itu sendiri, tetapi juga keuntungan yang seharusnya didapat dari penjualan.
Hal ini juga dapat berarti bisnis dapat menghadapi kehabisan stok karena kehabisan persediaan. Dan jika tidak dapat memenuhi permintaan, bisnis berpotensi kehilangan pelanggan ke pesaing.
Shrinkage juga dapat memaksa bisnis untuk menaikkan harga untuk mengkompensasi kerugian, yang juga dapat membuat pelanggan pergi.
Terakhir, penyusutan dapat menyebabkan pengeluaran baru. Sebagai contoh, beberapa bisnis mungkin memilih untuk berinvestasi pada peralatan pengawasan dan penjaga keamanan untuk memerangi pengutilan.
Bisnis yang cerdas memperhitungkan penyusutan sebagai bagian dari biaya mereka dan merencanakannya dengan tepat. Itu berarti memasukkan biaya tambahan ke dalam penganggaran dan proses pemesanan produk untuk menjaga agar mereka tetap terlindungi.
Baca juga: Raw Material Inventory: Penjelasan Lengkap untuk Bisnis Manufaktur
Bagaimana Cara Menghitung Penyusutan Inventaris?
Menghitung penyusutan inventaris hanyalah masalah mengurangi inventaris yang dihitung secara fisik dari jumlah inventaris yang seharusnya Anda miliki.
Perhitungannya sama untuk menentukan kerugian finansial, di mana nilai moneter dari inventaris yang dihitung dikurangi dari “nilai buku” inventaris yang didokumentasikan.
Sebagai contoh, jika sebuah toko peralatan kantor mencatat pengiriman 50 laptop baru (senilai 500.000.000) namun hanya memiliki 45 (senilai 450.000.000), lima laptop yang hilang, senilai 50.000.000, mewakili penyusutan.
Untuk tujuan akuntansi, bisnis harus membuat entri jurnal yang mencatat kerugian sebesar 50.000.000 sebagai biaya.
Penyusutan inventaris juga dapat dihitung sebagai persentase yang, dari waktu ke waktu, menunjukkan pola dan tren yang mungkin perlu ditangani dengan perubahan prosedur.
Untuk menghitung persentase penyusutan, bagi total penyusutan dengan total penjualan. Dengan menggunakan contoh sebelumnya, bagi 50.000.000 dengan total nilai buku persediaan (500.000.000) dan kalikan dengan 100. Ini sama dengan (penyusutan yang mengkhawatirkan) 10%.
Baca juga: Rumus Menghitung Inventory Turnover dan Contoh Kasusnya
Rumus Penyusutan Inventaris
Penyusutan persediaan adalah selisih antara jumlah atau nilai persediaan yang tercatat dalam catatan akuntansi bisnis (book inventory/value) dengan jumlah atau nilai yang sebenarnya ada dalam persediaan (actual inventory/value). Rumus untuk menghitung nilai penyusutan, seperti yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya, adalah:
Penyusutan = Nilai buku persediaan – nilai aktual persediaan
Penyusutan = 500.000.000 – 450.000.000 = 50.000.000
Rumus yang sama dapat digunakan untuk menghitung penyusutan persediaan untuk jumlah unit:
Penyusutan = 50 – 45 = 5 unit
Rumus untuk menghitung persentase penyusutan – sekali lagi, dengan menggunakan contoh sebelumnya – adalah:
Persentase penyusutan = (Nilai penyusutan / nilai buku) x 100
Persentase penyusutan = (50.000.000 / 500.000.000) x 100 = 10%
Jenis-jenis Shrinkage
Shrinkage adalah jenis biaya pembawa persediaan yang, seperti penyusutan itu sendiri, dapat menurunkan profitabilitas bisnis.
Shrinkage inventory terjadi di berbagai industri dan di setiap titik di sepanjang rantai pasokan.
Setiap mata rantai dalam rantai biasanya akan meneruskan kerugian dalam bentuk harga yang lebih tinggi ke mata rantai berikutnya, yang berarti bahwa pelanggan di bagian paling akhir akan menanggung beban terbesar.
Produsen
Shrinkage di pabrik dapat memperlambat atau menghentikan produksi jika, misalnya, pabrik memiliki lebih sedikit bahan mentah daripada yang tercermin dalam catatan inventarisnya.
Proses produksi itu sendiri biasanya menghasilkan limbah, juga dikenal sebagai pembusukan, yang tidak dapat didaur ulang untuk tujuan lain.
Kemungkinan penyebab shrinkage lainnya, terutama di tempat penyimpanan kayu, adalah rayap, yang merusak dan pada akhirnya menghancurkan material. Hal ini akan menjadi kabar buruk bagi produsen furnitur kami yang disebutkan di atas.
Baca juga: Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya
Vendor
Katakanlah produsen furnitur menyelesaikan pesanan 50 meja kantor baru dan mengirimkannya ke pemasok furnitur kantor yang memesannya. Setibanya di sana, meja-meja tersebut diturunkan dari truk.
Salah satunya terjatuh dan retak menjadi dua, sementara yang lain tidak sengaja tertinggal. Pemasok kehilangan dua meja. Tak lama kemudian, tiga perusahaan memesan 15 meja sekaligus.
Pemasok mengirimkannya, namun alih-alih memiliki tiga meja yang tersisa seperti yang tercermin dalam catatannya, pemasok hanya memiliki dua meja. Penyusutan terjadi lagi, kali ini karena seorang karyawan yang memiliki jari-jari yang lengket. Siklus ini dimulai lagi saat tiga pengiriman meninggalkan tempat pemasok.
Ritel
Di sektor ritel, tingkat shrinkage rata-rata pada tahun 2021 adalah 1,4%, atau $ 94,5 miliar, dengan pencurian eksternal seperti kejahatan terorganisir sebagai penyebab utama, menurut survei NRF 2022.
Jika persentase ini dimasukkan ke dalam jumlah dolar, maka kerugiannya hampir mencapai $ 100 miliar. Mengutil dan pencurian oleh karyawan merupakan bagian terbesar dari penyusutan di sini.
Kontributor lainnya termasuk kesalahan dalam menelepon pelanggan, penyalahgunaan diskon karyawan, dan kesalahan administratif yang dapat mencakup kesalahan penetapan harga dan kesalahan penghitungan inventaris.
Baca juga: Biaya Persediaan (Inventory Costing): Pengertian, Metode dan Contohnya
Restoran dan perhotelan
Bahan-bahan kedaluwarsa, bagian bahan yang tidak dapat digunakan dibuang, bartender menuangkan terlalu banyak, pelanggan mengirim kembali pesanan mereka untuk sesuatu yang lain, kulkas rusak dan isinya rusak, sekotak anggur hilang – daftar ini terus berlanjut untuk restoran, yang secara teratur menghadapi shrinkage inventory (dan penghapusan berikutnya).
Selain itu, sebagian kecil inventaris sering kali tiba dalam keadaan tidak dapat digunakan. Kerugian ini diperparah dengan meningkatnya biaya makanan dan minuman, ditambah dengan penundaan dan kekurangan pasokan – sebuah kenyataan bagi 96% pemilik restoran, menurut laporan “Kondisi Industri Restoran Tahun 2022” dari National Restaurant Association.
Penyebab Penyusutan Inventaris yang Paling Umum
Bisnis akan kesulitan untuk mengambil tindakan terhadap penyusutan inventaris tanpa terlebih dahulu mengidentifikasi penyebabnya. Di antara penyebab penyusutan adalah:
Pencurian/pengutilan
Persediaan dapat dicuri kapan saja dalam rantai pasokan, baik secara internal oleh karyawan maupun eksternal oleh pelanggan. Dalam ritel, misalnya, pencurian menyumbang 65,5% dari semua penyusutan, menurut survei NRF.
Salah satu jenis pencurian internal, yang disebut point-of-sale (POS) exceptions, adalah bentuk penyusutan yang halus di mana karyawan memberikan diskon kepada orang lain, memalsukan harga, dan mencuri uang tunai dari kasir.
Bentuk pencurian lainnya adalah penipuan pengembalian barang, yang terjadi ketika seseorang mencuri produk atau membelinya dengan uang palsu atau kartu kredit curian dan kemudian mengembalikannya untuk mendapatkan pengembalian dana.
Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya
Kedaluwarsa
Bisnis apa pun dalam industri layanan makanan, seperti produsen makanan, restoran, bar, dan toko bahan makanan, dapat mengalami penyusutan.
Makanan dan minuman akan kedaluwarsa jika tidak digunakan atau dibeli dalam waktu singkat dan harus dibuang. Cara lain inventaris kedaluwarsa adalah ketika menjadi usang, seperti ketika tren mode menjadi ketinggalan zaman.
Kesalahan manusia/kecelakaan
Kesalahan terjadi. Produk yang dikemas dengan tidak tepat rusak dalam perjalanan ke penjual, petugas pembukuan salah mencatat persediaan barang yang baru tiba, kasir menelepon jumlah produk yang salah, pembeli merusak baju saat mencobanya, pelayan menjatuhkan nampan yang penuh dengan makanan — daftarnya terus berlanjut.
Semakin banyak tugas yang ditangani secara manual, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan.
Ketidakakuratan vendor
Vendor fraud dapat disebabkan oleh penipu yang menyamar sebagai vendor sungguhan dan mengirimkan faktur palsu. Bisa jadi vendor sah yang dengan sengaja menagih lebih dari apa yang dikirimkannya.
Bisa juga dalam bentuk penagihan ganda, dengan pembayaran kedua diberikan kepada karyawan yang bertanggung jawab mengeluarkan pembayaran.
Baca juga: Inventory Forecasting: Fungsi, Jenis, Metode dan Cara Kerjanya
Dampak Penyusutan Inventaris
Penyusutan adalah masalah bernilai miliaran dolar yang tidak akan pernah selesai. Dampaknya dapat terwujud dalam berbagai bentuk yang tidak menguntungkan, antara lain:
Kehilangan keuntungan
Penyusutan meningkatkan harga pokok penjualan (HPP) bisnis dan mengurangi margin keuntungannya. Keharusan menyusun ulang inventaris untuk menggantikan apa yang hilang juga merugikan keuntungan, seperti halnya hilangnya penjualan karena tidak memiliki stok barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Peningkatan biaya
Penyusutan menyebabkan berbagai biaya bisnis tambahan, yang paling jelas adalah biaya penggantian persediaan yang hilang. Mengatasi dan/atau memperbaiki penyebab penyusutan juga bertambah.
Misalnya, jika sebagian besar penyusutan toko ritel disebabkan oleh pengutilan, bisnis tersebut mungkin perlu berinvestasi pada lebih banyak kamera keamanan dan teknologi lainnya. Peningkatan biaya ini mengurangi keuntungan.
Kenaikan harga
Beberapa bisnis memutuskan untuk menaikkan harga produk mereka untuk mengganti keuntungan yang hilang akibat penyusutan. Dengan kata lain, mereka meneruskan biayanya ke perhentian berikutnya dalam rantai pasokan.
Namun, hal ini bisa menjadi langkah yang berisiko jika hal ini mendorong pelanggan untuk mengalihkan bisnisnya ke tempat lain.
Baca juga: 9 Cara Mengurangi Inventory Write Off dan Contohnya
Kurangi Penyusutan Inventaris dengan Fitur Manajemen Persediaan Lengkap dari Kledo
Shringkage atau penyusutan adalah bagian tak terpisahkan dalam menjalankan bisnis, namun dengan solusi yang tepat, hal tersebut tidak harus lepas kendali.
Dengan fitur manajemen persediaan terlengkap dari software akuntansi Kledo Anda bisa melindungi profitabilitas bisnis dengan visibilitas inventaris real-time di seluruh bisnis dan di berbagai titik di sepanjang rantai pasokan.
Kledo ini mengotomatiskan banyak proses yang terkait dengan pengelolaan persediaan, termasuk pelacakan dan penelusuran inventaris, dan restock, sehingga menghasilkan akurasi yang lebih baik dibandingkan jika ditangani secara manual.
Fitur manajemen persediaan Kledo juga membantu meminimalkan penyusutan, kehilangan keuntungan, dan ketidakpuasan pelanggan ketika barang yang diinginkan tidak tersedia.
Fitur laporan keuangan di Kledo juga memungkinkan manajer untuk selalu mengetahui indikator kinerja utama, termasuk penyusutan inventaris, rasio penjualan yang hilang, dan persen margin kotor.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Pengertian Days Sales Inventory (DSI), Cara Hitung, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Penyusutan inventaris atau shrinkage inventory merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari bisnis apa pun di sepanjang rantai pasokan, dan kerugian dalam inventaris bertambah seiring berjalannya waktu.
Pencatatan persediaan secara real-time memungkinkan bisnis untuk mengetahui penyusutan secara real-time, sehingga memungkinkan pencatatan inventaris tetap akurat untuk menghindari masalah di atas dan meminimalkan penyusutan yang bersifat preventif.
Memahami sebab dan akibat dapat membantu bisnis menentukan cara yang tepat untuk meminimalkan penyusutan. Software akuntansi otomatis seperti Kledo dapat membantu mengenali dan mengurangi banyak kesalahan yang terkait dengan penyusutan, dan mungkin memberikan perlindungan terbaik: menjaga keuntungan bisnis.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
