Metode Analisis Persediaan atau Inventory Analysis, KPI, dan Tipsnya

Analisis persediaan atau inventory analysis membantu perusahaan memahami cara memenuhi pesanan pelanggan sekaligus menjaga biaya inventaris tetap rendah.

Pada artikel ini, kami akan memberikan tips dan formula serta metrik utama yang Anda butuhkan untuk melakukan analisis persediaan perusahaan Anda.

Jadi, baca terus smapai selesai ya..

Apa yang Dimaksud dengan Analisis Persediaan?

Analisis persediaan atau inventory analysis membantu Anda menentukan jumlah stok yang tepat untuk disimpan guna memenuhi permintaan sekaligus menghindari pengeluaran yang terlalu banyak untuk penyimpanan inventaris.

Persediaan adalah aset di neraca dan mewakili produk yang direncanakan perusahaan untuk dijual kepada pelanggan pada akhirnya.

Selain barang jadi, persediaan juga mencakup bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi barang tersebut dan barang dalam proses (mesin cuci yang sedang dirakit oleh para pekerja, misalnya).

Tujuan Analisis Persediaan

Tujuan dari inventory analysis termasuk menurunkan biaya, mengurangi fraud, mengelola arus kas, dan memastikan Anda selalu memiliki barang yang ingin dibeli oleh pelanggan.

Berikut adalah rincian lebih lanjut tentang beberapa tujuan utama analisis persediaan:

Meningkatkan keuntungan

Menyimpan persediaan dalam jumlah yang tepat untuk meningkatkan penjualan sekaligus mengurangi pengeluaran akan meningkatkan keuntungan.

Baca juga: Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

Mengurangi biaya penyimpanan dan biaya terkait

Hindari menyimpan lebih banyak inventaris daripada yang Anda butuhkan, yang akan menurunkan biaya penyimpanan dan biaya terkait. (Untuk mempelajari lebih lanjut tentang pengendalian persediaan, baca panduan penting untuk pengendalian persediaan).

Mengurangi biaya modal

Ketika Anda menghindari membeli terlalu banyak inventaris, Anda akan memiliki lebih banyak uang tunai dan modal untuk investasi lainnya.

Meningkatkan arus kas

Memiliki barang yang ingin dibeli pelanggan akan meningkatkan arus kas.

Menemukan hal yang perlu ditingkatkan

Memantau persediaan dengan cermat membantu Anda mengidentifikasi produk yang terjual dengan sangat baik atau buruk. Memahami dinamika ini dapat mengosongkan ruang rak dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Baca juga: Pengertian Landed Cost dan Contoh dalam Pencatatan Akuntansi

Meminimalkan kehabisan stok dan pemesanan

Ketika Anda tidak memiliki produk untuk dikirim ke pelanggan yang ingin membelinya, hal itu akan membuat pelanggan tidak senang yang mungkin harus menunggu pesanan-atau bahkan membelinya dari pesaing.

Menghentikan penundaan proyek

Saat menggunakan persediaan untuk membuat produk untuk proyek khusus, analisis inventaris melacak stok yang dibutuhkan.

Gunakan informasi ini untuk memastikan ada cukup waktu tunggu untuk memesan ulang inventaris tersebut, sehingga Anda tidak kehabisan bahan dan menunda proyek.

Mengurangi persediaan yang terbuang

Jika Anda membeli dan menyimpan terlalu banyak produk, hal ini dapat menyebabkan kerugian saat produk tersebut menjadi usang, rusak, atau kehilangan nilainya.

Lakukan analisis persediaan untuk mencegah hal itu terjadi.

Jenis-jenis Persediaan

Empat jenis utama persediaan adalah bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan pemeliharaan, perbaikan, dan operasi atau maintenance, repair and operating supplies (MRO). Untuk lebih mendalam, baca tentang berbagai jenis persediaan dalam bisnis.

Baca juga: Akuntansi Bisnis Konstruksi: Aturan dan Semua hal yang Perlu Anda Tahu

Bagaimana Caranya Anda Menganalisis Persediaan?

Perusahaan menggunakan angka stok dan penjualan untuk menganalisis persediaan.

Para ahli juga menggunakan rasio dan metrik – terkadang dikenal sebagai key performance indicator (KPI) – untuk melihat seberapa baik organisasi mengelola stoknya.

Teknik Analisis Persediaan

Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk melakukan analisis persediaan.

Cara terbaik untuk melakukannya tergantung pada industri dan jenis persediaan Anda.

Berikut adalah teknik atau metode yang paling umum dan industri yang menggunakannya:

Analisis ABC

Analisis ABC adalah metode analisis inventaris yang paling populer (terutama untuk ritel) yang mengurutkan inventaris dari pendapatan dan margin keuntungan tertinggi hingga terendah dengan menggunakan tiga jenis: A, B dan C.

Analisis VED

Metode ini didasarkan pada seberapa vitalnya memiliki item inventaris dalam persediaan.

Perusahaan manufaktur menggunakan teknik ini untuk menilai komponen dan suku cadang yang harus mereka miliki. Dengan analisis ini, mereka mengukur inventaris berdasarkan:

• Vital: Persediaan yang harus selalu tersedia pada tingkat yang memadai
• Esensial: Memiliki setidaknya sejumlah kecil item ini dalam persediaan
• Diinginkan: Tidak penting untuk selalu memiliki barang-barang ini di tangan

Baca juga: Inventory Plan (Recana Persediaan): Proses dan Analisanya

Analisis HML

Sering digunakan di bidang manufaktur, analisis ini mengukur persediaan berdasarkan biaya tinggi, sedang, dan rendah atau high, medium dan low dan biasa disingkat HML.

Biaya akuntansi persediaan juga tergantung pada apakah perusahaan menggunakan akuntansi Last In, First Out (LIFO) atau First In First Out (FIFO).

Perusahaan LIFO menjual persediaan pertama yang mereka beli terakhir. Perusahaan FIFO menjual persediaan yang pertama kali mereka beli pertama kali.

Dalam First Expire, First Out (FEFO), tanggal kedaluwarsa mendorong penjualan, dengan perusahaan menghabiskan stok dengan tanggal kedaluwarsa paling awal terlebih dahulu.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang LIFO, FIFO, dan metode akuntansi biaya lainnya, baca artikel Menggunakan Metode Akuntansi Biaya Persediaan dalam Bisnis Anda.

Analisis SDE

Metode analisis persediaan ini mempertimbangkan seberapa langka suatu barang dan seberapa mudah Anda bisa mendapatkannya.

Teknik ini sering kali melibatkan komponen yang membentuk barang yang diproduksi. Dengan analisis ini, perusahaan mengukur persediaan berdasarkan:

• Scarce (Langka): Komponen yang langka dan membutuhkan waktu untuk mendapatkannya
• Difficult (Sulit): Komponen yang tidak terlalu langka tetapi masih membutuhkan waktu beberapa minggu untuk tiba
• Easily Available (Mudah Tersedia): Komponen yang mudah diperoleh

Sebagai contoh, produsen furnitur mungkin membuat meja ruang makan menggunakan tatahan marmer yang tersedia hanya dari satu pemasok.

Produsen akan melacak inventaris tersebut (langka) secara berbeda dengan komponen kayu unik untuk bagian atas meja (sulit) atau sekrup yang menyatukan meja (mudah didapat).

Baca juga: Inventory Forecasting: Fungsi, Jenis, Metode dan Cara Kerjanya

Material Requirements Planning (MRP):

Dalam metode ini, produsen memesan persediaan berdasarkan perkiraan penjualan dan data stok dari berbagai area perusahaan.

Jadi, perusahaan yang memproduksi pakaian renang akan memesan lebih banyak persediaan di bulan-bulan sebelum permintaan meningkat.

Untuk lebih lengkapnya, Anda bisa membaca artikel ini untuk mengetahui apa itu MRP secara mendalam.

Economic Order Quantity (EOQ)

Metode ini menilai tingkat penjualan untuk suatu barang, bersama dengan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Dengan menggunakan ketiga variabel ini, EOQ menentukan seberapa sering dan seberapa banyak perusahaan harus memesan.

Tujuannya adalah untuk menjaga biaya pemesanan dan penyimpanan serendah mungkin sambil tetap memenuhi semua pesanan pelanggan. Pelajari lebih lanjut tentang EOQ dalam artikel ini.

Fast, Slow and Non-moving (FSN)

Dalam pendekatan ini, perusahaan mengkategorikan persediaan ke dalam tiga kategori: inventaris yang bergerak cepat, lambat, dan tidak bergerak atau fast, slow dan non-moving.

Manajer menilai persediaan dan melakukan pembelian stok baru berdasarkan kategori tersebut.

Perusahaan yang menggunakan FSN paling sering memesan ulang persediaan yang bergerak cepat.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

Tingkat Par khusus

Analisis ini menetapkan jumlah persediaan di mana perusahaan harus memesan ulang setiap item. Teknik ini membutuhkan kerja ekstra di awal proses tetapi dapat memastikan organisasi jarang kehabisan stok.

Baca juga: 9 Cara Mengurangi Inventory Write Off dan Contohnya

Bagaimana Anda Memilih Teknik Analisis Persediaan yang Digunakan?

Teknik analisis persediaan yang paling cocok untuk perusahaan Anda tergantung pada industri dan jenis pekerjaan Anda. Beberapa metode ideal untuk penjualan ritel sedangkan metode lainnya lebih baik untuk manufaktur.

Periksa keefektifan suatu teknik setelah menggunakannya beberapa saat. Apakah perusahaan Anda mengalami lebih sedikit kehabisan stok?

Apakah Anda menurunkan biaya penyimpanan untuk inventaris yang tidak terjual karena cara Anda menganalisis dan mengelola inventaris?

Baca juga: Cara Menghitung Persediaan Akhir: Laba Kotor, Ritel, dan Work in Process

Metrik Analisis Persediaan yang Bisa Anda Gunakan

Terkadang disebut KPI, gunakan metrik ini untuk menganalisis bagaimana perusahaan Anda menangani inventaris.

Metrik yang populer termasuk tingkat turnover, tersedia untuk dijanjikan, tingkat kehabisan stok, dan tingkat penjualan.

Gross Margin Return on Invested Inventory (GMROI)

Bisnis ritel menggunakan rumus ini untuk melihat seberapa baik mereka mengubah persediaan menjadi keuntungan.

Rumusnya adalah:

GMROI = Margin laba kotor / biaya rata-rata persediaan yang ada

Hasil akhir Anda harus di atas 1,0.

Available to Promise (ATP)

Rumus ini memberikan wawasan tentang produk yang dimiliki atau akan dimiliki perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan.

Perusahaan menggunakan hasilnya untuk mengutip tanggal pengiriman ke pelanggan.

Rumusnya adalah:

ATP = Jumlah produk yang tersedia + pasokan (atau pesanan yang direncanakan) – permintaan (atau pesanan penjualan)

Baca juga: Pembahasan Lengkap Vendor Managed Inventory dan Strateginya

Inventory Turnover Rate

Tingkat perputaran persediaan mengukur berapa kali perusahaan menjual stok rata-rata dalam periode tertentu.

Sebagai indikator seberapa baik Anda mengelola inventaris, rumus ini juga menunjukkan bagaimana produk Anda terjual.

Rumusnya adalah:

ITR = Harga pokok penjualan (HPP) selama periode tertentu / Persediaan rata-rata selama periode tersebut

Stockout Rate

KPI ini mengukur seberapa sering barang yang dipesan pelanggan tidak tersedia. Anda ingin angka ini, yang dinyatakan dalam persentase, berada di bawah 10% dan sedekat mungkin dengan nol.

Hal ini terutama berlaku untuk item paling populer di banyak perusahaan.

Rumusnya adalah:

SR = (Pesanan yang habis / total pesanan pelanggan) x 100

Customer Service Level (CSL)

Gunakan CSL untuk mengukur probabilitas tidak terjadinya kehabisan stok, dan dengan demikian kehilangan penjualan, selama periode tertentu. Perhitungan dinyatakan dalam bentuk persentase.

Rumusnya adalah:

CSL = (Produk yang dikirim tepat waktu / total produk yang terjual) x 100.

Average Days to Sell Inventory, Days Sale of Inventory (DSI) atau Days on Hand

KPI ini mengukur berapa hari rata-rata yang dibutuhkan perusahaan untuk menjual suatu barang.

Gunakan rumus untuk melihat seberapa cepat perusahaan mengubah persediaan menjadi pendapatan penjualan. Angka yang lebih rendah menunjukkan operasi yang lebih efisien.

Ada dua rumus yang bisa Anda gunakan untuk KPI ini:

ADS atau DSI = (Nilai persediaan rata-rata dalam setahun / harga pokok penjualan pada tahun tersebut) x 365

atau

ADS atau DSI = 365 x Rasio perputaran persediaan

Baca juga: Pengertian Days Sales Inventory (DSI), Cara Hitung, dan Manfaatnya

Tingkat penjualan

Perhitungan ini mengukur berapa banyak barang yang telah Anda jual selama suatu periode dibandingkan dengan berapa banyak barang yang Anda terima dalam inventaris. KPI ini sangat penting dalam industri ritel dan dinyatakan dalam bentuk persentase.

Rumusnya adalah:

Tingkat penjualan = (Total penjualan selama periode / inventaris yang diterima selama periode) x 100

Back Order Rate

KPI ini mengukur berapa bagian dari back order pelanggan Anda yang merupakan barang yang dipesan kembali, yang berarti penundaan pengiriman.

Nyatakan back order sebagai persentase.

Rumusnya adalah:

Back Order Rate = (Total pesanan kembali / total pesanan) x 100

Baca juga: Days Inventory Outstanding (DIO): Pengertian, Manfaat, dan Cara Hitungnya

Analisis Kualitatif Persediaan

Perusahaan perlu menganalisis inventaris mereka di luar KPI yang telah ditetapkan dan mempertimbangkan praktik-praktik lain yang sangat penting untuk mengelola inventaris secara efektif. Ini termasuk:

Just-in-Time (JIT)

Dalam pemesanan JIT, perusahaan menyimpan persediaan yang cukup untuk memenuhi semua pesanan pelanggan.

Meskipun perusahaan menghemat biaya penyimpanan dan biaya terkait secara signifikan, namun dibutuhkan perencanaan yang matang untuk menerima bahan dan produk tepat waktu.

Filosofi pemenuhan pesanan

Untuk memiliki turnover yang cepat secara konsisten untuk pesanan produk populer, perusahaan akan menyimpan sejumlah besar barang tersebut dalam inventaris.

Keusangan persediaan

Di beberapa industri, seperti kecantikan dan mode, barang memiliki nilai untuk waktu yang terbatas.

Perusahaan-perusahaan ini perlu membatasi inventaris mereka untuk produk yang menjadi usang dan tidak dapat dijual (alias keusangan inventaris).

Ketersediaan kas

Beberapa perusahaan memiliki nilai kas yang terbatas dan tidak dapat memperoleh pembiayaan lebih banyak, yang dapat membatasi jumlah yang mereka belanjakan untuk inventaris.

Baca juga: Mengenal Sistem Inventory dalam Bisnis dan Tips Memilihnya

Bagaimana Sistem Manajemen Persediaan Membantu Analisis Persediaan

Sistem manajemen persediaan dapat membantu perusahaan mengelola tingkat stok untuk memuaskan pelanggan dan menurunkan biaya inventaris.

Sistem ini dapat melacak barang dari saat perusahaan memesannya hingga barang tersebut tiba di tangan pelanggan.

Jika Anda tertarik mengadopsi sistem manajemen persediaan untuk mendapatkan informasi terkait inventaris secara menyeluruh, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo.

Kledo bukan hanya software akuntansi yang akan memudahkan Anda dalam pengelolaan akuntansi dan pembukuan, namun juga manajemen persediaan Anda.

Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah memantau multi gudang, multi cabang, dan juga mencatat seluruh persediaan dengan otomatis menggunakan barcode scanner.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunkan Kledo secara gratis selama14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Inventory Turnover: Pengertian, Rasio, Manfaat, dan Tips Mengelolanya

Kesimpulan

Analisis persediaan menginformasikan keputusan bisnis penting yang dapat memengaruhi segala hal, mulai dari jumlah stok yang Anda simpan hingga profitabilitas.

Itulah mengapa memiliki alat yang dapat mengotomatiskan proses dan memberikan hasil secara real time sangatlah penting.

Kledo menawarkan berbagai fitur untuk membantu Anda mengelola persediaan. Gunakan fitur manajemen persediaan kami untuk melacak stok di berbagai gudang, menetapkan titik pemesanan ulang, dan memastikan inventaris yang tepat berada di tempat dan waktu yang tepat.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.