Anda ingin membeli sesuatu untuk bisnis, tetapi belum yakin apa yang harus diminta ke supplier: informasi, harga, atau proposal?
Untuk setiap jenis informasi yang Anda inginkan, dokumen yang diminta juga berbeda. RFI, RFQ, dan RFP adalah tiga dokumen yang melayani tahap pengadaan barang dan jasa yang berbeda.
Jika Anda keliru meminta dokumen, maka supplier bisa saja menjawab hal yang tidak Anda butuhkan, dan Anda jadi sulit melakukan perbandingan penawaran.
Artikel ini membahas request for information, request for quotation, request for proposal, tabel perbedaan, serta alur untuk memilih dokumen yang tepat.
Apa Itu RFI (Request for Information)?
RFI adalah dokumen resmi yang meminta informasi umum dari calon supplier sebelum melakukan pengadaan. Dokumen ini dikenal juga sebagai permintaan informasi.
Tujuan meminta RFI adalah untuk memetakan pasar, mengenali supplier potensial, dan memahami opsi yang tersedia. Anda bisa meminta RFI di tahap eksplorasi, yaitu ketika Anda belum meminta harga dan belum mengikat Anda untuk membeli.
Alur permintaan RFI umumnya sebagai berikut:
- Tentukan informasi yang ingin diketahui, misalnya kemampuan supplier, jenis produk, atau teknologi yang tersedia.
- Susun dokumen RFI berisi latar belakang kebutuhan dan daftar pertanyaan.
- Kirim RFI ke calon supplier.
- Kumpulkan dan telaah jawaban yang masuk.
- Buat daftar pendek (shortlist) supplier untuk tahap berikutnya, yaitu RFQ atau RFP.
Baca Juga: 6 Metode Pengadaan dan Tips Memilih Suplier yang Benar
Apa Itu RFQ (Request for Quotation)?
RFQ adalah dokumen yang meminta penawaran harga dan syarat dari supplier untuk barang atau jasa yang spesifikasinya sudah jelas. Dokumen ini sering disebut permintaan penawaran.
Fokus RFQ adalah harga, jumlah, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. Karena spesifikasinya sudah baku, semua penawaran dapat dibandingkan secara langsung.
Alur RFQ umumnya sebagai berikut:
- Tetapkan spesifikasi, jumlah, dan standar kualitas barang atau jasa.
- Tentukan syarat yang diinginkan, seperti jadwal pengiriman dan termin pembayaran.
- Kirim RFQ ke beberapa supplier dengan tenggat yang sama.
- Terima dan bandingkan penawaran berdasarkan harga dan syarat.
- Pilih pemenang, lalu terbitkan pesanan pembelian (purchase order).
Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Pengertian, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
Apa Itu RFP (Request for Proposal)?
RFP (Request for Proposal) adalah dokumen permintaan proposal yang digunakan ketika perusahaan membutuhkan solusi untuk suatu masalah dan perlu menilai pendekatan yang ditawarkan oleh calon vendor.
Berbeda dari RFQ, RFP memungkinkan perusahaan mengevaluasi metode kerja, rancangan solusi, pengalaman, tim pelaksana, risiko, dan biaya secara bersamaan.
RFP biasanya digunakan untuk pengadaan yang lebih kompleks, terutama ketika perusahaan sudah memahami hasil yang ingin dicapai, tetapi belum menentukan cara terbaik untuk mencapainya.
Contohnya, perusahaan ingin mengembangkan sistem informasi untuk mengintegrasikan penjualan, persediaan, dan keuangan. Tapi, mereka belum mengetahui apakah mereka lebih baik mengembangkan sistem khusus atau menggunakan software yang sudah ada.
Lewat RFP, setiap vendor dapat mengajukan pendekatan beserta estimasi biaya dan rencana implementasinya.
Alur RFP umumnya sebagai berikut:
- Rumuskan kebutuhan, ruang lingkup pekerjaan (scope of work), jadwal, dan anggaran.
- Tetapkan kriteria evaluasi beserta bobotnya, misalnya pengalaman, solusi teknis, dan harga.
- Distribusikan RFP ke vendor yang memenuhi syarat.
- Evaluasi proposal yang masuk, bila perlu dengan sesi presentasi.
- Negosiasi dan pilih vendor.
Baca Juga: Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya
Apa Perbedaan RFI, RFQ, dan RFP?
RFI, RFQ, dan RFP berbeda dalam beberapa aspek terutama tujuan permintaan, informasi yang diminta, dan dasar evaluasi supplier.
| Aspek | RFI | RFQ | RFP |
|---|---|---|---|
| Kepanjangan | Request for Information | Request for Quotation | Request for Proposal |
| Tujuan | Mengumpulkan informasi pasar | Meminta penawaran harga | Memperoleh dan mengevaluasi proposal solusi |
| Yang diminta dari supplier | Informasi produk, layanan, kemampuan, dan alternatif solusi | Harga, spesifikasi yang dipenuhi, waktu pengiriman, dan syarat komersial | Pendekatan solusi, metode kerja, rencana implementasi, kompetensi, dan biaya |
| Fokus evaluasi | Relevansi informasi dan kemampuan vendor | Harga, kesesuaian spesifikasi, dan persyaratan komersial | Kualitas solusi, metode pelaksanaan, risiko, pengalaman, dan biaya |
| Tahap pengadaan | Eksplorasi dan riset pasar | Ketika kebutuhan sudah terdefinisi | Ketika perusahaan perlu menilai alternatif solusi |
| Output | Informasi untuk memperjelas kebutuhan dan menentukan langkah berikutnya | Perbandingan penawaran harga dan persyaratan | Perbandingan proposal dan dasar pemilihan vendor |
Perbedaan RFQ dan RFP yang Paling Sering Tertukar
Perbedaan RFQ dan RFP terletak pada hal yang perlu dipertimbangkan perusahaan sebelum memilih supplier: RFQ adalah penawaran untuk kebutuhan yang sudah jelas, sedangkan RFP menilai solusi yang ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Misalnya, perusahaan membutuhkan 50 unit printer dengan spesifikasi, jumlah, dan garansi yang telah ditetapkan. Perusahaan dapat menggunakan RFQ untuk membandingkan harga dan waktu pengiriman dari beberapa distributor.
Sebaliknya, jika perusahaan ingin meningkatkan efisiensi proses pencetakan dokumen di seluruh cabang, kebutuhannya mungkin mencakup pengadaan perangkat, pengaturan jaringan, pemeliharaan, dan pengelolaan penggunaan. Perusahaan dapat menggunakan RFP untuk meminta vendor mengajukan solusi yang mencakup kebutuhan tersebut.
Dengan kata lain, gunakan RFQ ketika perusahaan sudah mengetahui barang atau jasa yang dibutuhkan dan ingin membandingkan penawaran. Gunakan RFP ketika perusahaan perlu membandingkan cara vendor menyelesaikan masalah bisnis.
Baca Juga: Email Penawaran Penjualan: Pengertian, Cara Membuatnya dan Contohnya
Kapan Anda Harus Menggunakan RFI, RFQ, atau RFP?
Dokumen pengadaan yang harus Anda pilih tergantung pada kebutuhan perusahaan dan jenis informasi yang Anda butuhkan untuk mengambil keputusan.
Anda tidak harus meminta 3 dokumen tersebut secara berurutan.
Kapan Menggunakan RFI?
Gunakan RFI ketika Anda belum mengetahui pilihan di pasar atau siapa saja supplier yang mampu memenuhi kebutuhan. RFI cocok untuk riset supplier di awal proyek, karena Anda hanya perlu informasi. Hasilnya menjadi dasar untuk menyusun RFQ atau RFP yang lebih tepat.
Kapan Menggunakan RFQ?
Gunakan RFQ ketika Anda sudah punya spesifikasi yang jelas dan hanya tinggal membandingkan harga. RFQ cocok untuk pembelian berulang atau barang standar, sehingga perbandingan harga antar-supplier menjadi adil. Selama spesifikasinya tetap sama untuk semua supplier, RFQ memberikan hasil yang paling cepat.
Kapan Menggunakan RFP?
Gunakan RFP ketika kebutuhan Anda kompleks dan perlu proposal solusi dari vendor. RFP cocok untuk seleksi vendor pada proyek yang hasil akhirnya tidak bisa dinilai dari harga saja, tapi juga dari kualitasnya.
Alur Keputusan Cara Memilih Antara RFI, RFQ, dan RFP: Alur Keputusan
Untuk menemukan dokumen mana yang Anda perlukan, jawab pertanyaan berikut secara berurutan sampai Anda menemukan dokumen yang tepat:
- Sudah tahu apa yang ingin dibeli dan siapa saja supplier-nya? Jika belum, gunakan RFI. Jika sudah, lanjut ke pertanyaan 2.
- Apakah spesifikasinya sudah pasti dan terukur? Jika ya, lanjut ke pertanyaan 3. Jika belum, rumuskan kebutuhan lebih dulu atau gunakan RFP.
- Apa yang paling menentukan keputusan, harga atau solusi? Jika harga, gunakan RFQ. Jika solusi dan kapabilitas vendor, gunakan RFP.
Jika hasil RFI menunjukkan spesifikasi sudah matang, Anda dapat melanjutkan langsung ke RFQ. Jika hasilnya menunjukkan ada beberapa pendekatan berbeda, lanjutkan ke RFP.
Baca Juga: Pengertian Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order (PO)
Hubungan RFI, RFQ, dan RFP dalam Satu Alur Pengadaan
RFI, RFQ, dan RFP merupakan bagian dari pendekatan request for information, quotation, or proposal yang sering disebut RFX dalam proses procurement.
Ketiganya membantu perusahaan mengumpulkan informasi, memperoleh penawaran, atau mengevaluasi solusi dari calon supplier. Namun, ketiganya tidak harus digunakan secara berurutan karena pemilihannya bergantung pada kebutuhan dan kesiapan perusahaan.
Dalam pengadaan yang masih membutuhkan eksplorasi pasar, perusahaan dapat memulai dengan RFI, lalu melanjutkan ke RFQ jika spesifikasi sudah jelas atau RFP jika masih perlu membandingkan solusi.
Sebaliknya, perusahaan dapat langsung menggunakan RFQ untuk membeli bahan baku dengan spesifikasi tetap atau RFP untuk proyek yang membutuhkan solusi khusus.
Baca Juga: Manajemen Risiko Supplier: Mengenal Kategori dan Tipsnya
Contoh Penggunaan RFI, RFQ, dan RFP untuk Bisnis UKM
Bisnis UKM dapat menggunakan RFI, RFQ, dan RFP sesuai kebutuhan pengadaan, seperti mencari supplier baru hingga memilih penyedia layanan.
Berikut tiga contoh penerapannya dalam kegiatan bisnis sehari-hari.
1. RFI untuk Mencari Supplier Bahan Baku Baru
Misalnya, ada sebuah usaha roti yang ingin mencari supplier tepung alternatif karena supplier lama sering terlambat mengirim barang.
Pemilik usaha mengirimkan RFI kepada beberapa calon supplier untuk mengetahui jenis tepung yang tersedia, kapasitas pasokan, wilayah pengiriman, standar kualitas, dan kemampuan memenuhi pesanan rutin.
Informasi tersebut membantu pemilik usaha menyusun kriteria supplier sebelum meminta penawaran harga.
2. RFQ: Membeli Bahan Baku secara Rutin
Misalnya, sebuah usaha katering membutuhkan 200 kg beras setiap minggu dengan jenis, kualitas, dan standar kemasan yang sudah ditentukan. Pemilik usaha mengirimkan RFQ kepada beberapa supplier untuk membandingkan harga per kilogram, biaya pengiriman, jadwal pasokan, dan syarat pembayaran.
Supplier kemudian dapat dibandingkan berdasarkan biaya total dan kemampuannya memenuhi kebutuhan rutin.
3. RFP: Memilih Software atau Vendor Jasa
Sebuah UKM yang memiliki beberapa cabang ingin mengintegrasikan pencatatan penjualan, stok, dan keuangan. Perusahaan mengirimkan RFP kepada beberapa penyedia software untuk memperoleh proposal mengenai fitur, metode implementasi, integrasi, pelatihan, dukungan teknis, jadwal, dan biaya.
Evaluasi dilakukan berdasarkan kesesuaian solusi dengan kebutuhan operasional, bukan hanya harga langganan.
Baca Juga: 10 Cara Ampuh Mendapat Harga Terbaik Supplier
Apa Kesalahan Umum dalam Memilih dan Menyusun RFI, RFQ, RFP?
Ada beberapa kesalahan yang umum terjadi saat memilih dan menyusun RFI, RFQ, dan RFP, yaitu salah memilih dokumen pengadaan, menulis spesifikasi yang kurang spesifik, tidak menetapkan kriteria evaluasi, dan tidak meminta RFP saat belum memiliki informasi yang memadai.
Berikut penjelasan lengkapnya:
- Salah memilih dokumen pengadaan. Menggunakan RFQ ketika kebutuhan belum jelas dapat menghasilkan penawaran yang sulit dibandingkan. Sebaliknya, menggunakan RFP untuk tujuan pembelian sederhana dengan spesifikasi tetap dapat menambah pekerjaan administratif yang tidak perlu.
- Menulis spesifikasi yang kurang spesifik: Jika permintaannya kurang spesifik seperti tidak menjelaskan kuantitas, standar kualitas, ruang lingkup, atau hasil yang diharapkan, bisa jadi akan timbul perbedaan interpretasi antara perusahaan dan supplier.
- Tidak menetapkan kriteria evaluasi. Jika tidak ada kriteria yang jelas, perusahaan berisiko membandingkan penawaran secara subjektif atau terlalu berfokus pada harga tanpa mempertimbangkan biaya dan kualitas.
- Melewatkan RFI ketika informasi belum memadai. Langsung meminta proposal atau penawaran sebelum memahami kemampuan supplier dan pilihan pasar dapat membuat proses seleksi kurang terarah. RFI membantu perusahaan mengidentifikasi alternatif dan memperjelas kebutuhan sebelum melanjutkan pengadaan.
Baca Juga: 7 Tips Mengelola Purchase Order Management yang Efektif
Kesimpulan
Jadi, itulah penjelasan mengenai RFI, RFQ, dan RFP. Ketiganya adalah dokumen yang biasa diminta dalam proses pengadaan bisnis.
RFI, RFQ, dan RFP akan semakin bermanfaat jika dilanjutkan ke pencatatan yang rapi dengan alur yang berurutan.
Setelah Anda memilih penawaran atau proposal terbaik, terbitkan pesanan pembelian (purchase order) untuk mengikat harga, jumlah, dan syarat yang disepakati.
Saat barang atau jasa diterima, pesanan itu menjadi dasar faktur pembelian, dan faktur yang belum dibayar tercatat sebagai hutang usaha beserta tanggal jatuh temponya.
Dengan software akuntansi Kledo, pesanan pembelian dapat dikonversi menjadi faktur pembelian dengan satu klik, dan pembayarannya bisa dicicil bertahap.
Dengan begitu, pencatatan pembelian tidak perlu menginput ulang data dari penawaran.
Coba Kledo sekarang ini untuk pencatatan yang lebih baik.
- Apa Perbedaan RFI, RFQ, dan RFP dalam Procurement? - 29 Oktober 2026
- COSO ERM: Komponen, Manfaat, dan Cara Penerapannya - 29 Oktober 2026
- PSAK 117: Penerapan dan Dampaknya bagi Perusahaan Asuransi - 29 Oktober 2026