Tim sales terdiri dari beberapa orang dengan kemampuan yang berbeda, namun sama-sama berkontribusi kepada perusahaan.
Salah satu istilah sales yang mungkin familiar di telinga Anda adalah ‘sales taking order’.
Sesuai namanya, sales taking order bertugas mengambil pesanan dari pelanggan. Namun sebetulnya, selain tugas utama itu, ada lagi tugas-tugas dan tanggung jawab mereka yang lain.
Pada artikel ini, kami akan membahas pengertian sales taking order, contoh, tugas, keterampilan yang dibutuhkan, serta perbedaannya dengan sales canvassing.
Apa itu Sales Taking Order?
Sales taking order atau order taker bertugas menerima dan memproses pesanan pelanggan untuk produk maupun jasa.
Mereka bekerja di berbagai bidang seperti restoran, call center, atau retail online.
Profesi ini membutuhkan kemampuan komunikasi dan customer service yang baik, karena mereka harus memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi serta pesanannya akurat.
Selain itu, mereka juga perlu menangani keluhan atau masalah pelanggan, mempertahankan catatan inventaris, dan bekerja sama dengan anggota tim sales lainnya.
Jadi kesimpulannya, sales taking order memainkan peran penting untuk kepuasan pelanggan dan mempertahankan operasional bisnis yang efisien.
Baca Juga: After Sales Service: Pengertian, Manfaat, & Tips Melakukannya
Perbedaan Sales Taking Order dan Sales Canvasser
Sales taking order dan sales canvasser sama-sama merupakan dua profesi di tim sales. Meski sama-sama sales, tapi keduanya berbeda:
1. Sales Taking Order (Order Taker)
Sales taking order adalah petugas penjualan yang tugas utamanya adalah menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan yang sudah ada atau datang dengan keinginannya sendiri.
Karakteristik:
- Bersifat pasif, yaitu hanya menunggu pesanan dari pelanggan, tidak mencari pelanggan baru.
- Biasa bekerja di toko, apotek, restoran, pusat layanan pelanggan, atau melalui telepon/chat.
- Tidak berusaha melakukan persuasi atau promosi agresif.
- Fokus utamanya adalah memproses pesanan dengan cepat, tepat, dan ramah.
2. Sales Canvasser
Sales canvass adalah petugas penjualan yang secara aktif mencari pelanggan baru, memperkenalkan produk, dan berusaha meyakinkan calon pelanggan untuk membeli.
Karakteristik:
- Bersifat aktif dan proaktif dengan mendatangi toko-toko, warung, kantor, atau rumah calon pelanggan.
- Umumnya bertugas di lapangan (field sales).
- Harus memiliki kemampuan promosi dan negosiasi yang baik.
- Fokus utamanya adalah meningkatkan penjualan dan memperluas pasar.
Baca Juga: Komisi Sales: Manfaat, Jenis, dan Cara Menghitungnya
Contoh Sales Taking Order
Asisten penjualan ritel
Banyak asisten penjualan di toko ritel yang bertugas di kasir untuk memproses pembelian pelanggan dan menjawab pertanyaan yang muncul selama transaksi.
Namun kadang-kadang, seorang asisten penjualan akan menunggu pelanggan datang ke toko dan memilih produk secara mandiri.
Perwakilan layanan pelanggan
Perwakilan layanan pelanggan merupakan bagian penting dari tim penjualan, namun umumnya mereka tidak memiliki tugas untuk meyakinkan pelanggan agar membeli produk.
Sebaliknya, mereka membantu pelanggan dengan menjawab pertanyaan atau memproses transaksi yang telah dipilih pelanggan.
Petugas penerima tamu (host):
Tugas utama seorang host di restoran atau toko adalah meningkatkan pengalaman pelanggan, bukan menjual produk.
Sebagai contoh, di restoran, mereka membantu pelanggan melakukan reservasi, mencari meja, atau mencatat pesanan makanan.
Selain itu, istilah sales taking order juga dapat merujuk pada seorang tenaga penjual yang menunggu pelanggan menghubungi mereka terlebih dahulu terkait produk, alih-alih secara aktif mencari calon pelanggan.
Karena mereka bekerja pada tahap akhir dalam proses penjualan, mereka biasanya memiliki pemahaman yang cukup mendalam terhadap sudut pandang pelanggan.
Selain itu, mereka juga sering mengumpulkan umpan balik dari pelanggan, baik positif maupun negatif, yang dapat menjadi bahan evaluasi dan peningkatan strategi tim penjualan secara keseluruhan.
Baca Juga: Analis Keuangan: Tugas, Gaji, dan Cara Berkarir di Bidang Ini
Tugas Sales Taking Order
Berikut adalah tugas-tugas utama seorang sales taking order:
1. Menerima dan mencatat pesanan pelanggan
Seorang sales taking order bertugas mencatat pesanan yang masuk baik secara langsung (di toko, via telepon, atau chat) maupun melalui sistem pemesanan digital.
Mereka juga memastikan data seperti jenis produk, jumlah, varian, alamat pengiriman, dan metode pembayaran tercatat lengkap dan akurat.
Selain itu, mereka juga menyesuaikan pesanan dengan stok yang tersedia.
2. Memberikan informasi produk
Order taker menjawab pertanyaan pelanggan mengenai produk yang dipesan, seperti fungsi, cara penggunaan, harga, promo, atau ketersediaan.
Penjelasan mereka haruslah jelas, jujur, dan sesuai dengan informasi produk yang valid.
Dalam menjelaskan, mereka tidak boleh “menjual” produk tambahan secara agresif, melainkan fokus membantu kebutuhan pelanggan.
3. Menginput pesanan ke sistem
Tugas lain dari order taker adalah memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem kasir, POS (Point of Sale), atau software penjualan lainnya.
Mereka juga memastikan setiap pesanan terekam dengan benar dan tidak ada pesanan duplikat.
4. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Selama berinteraksi dengan pelanggan, order taker bertugas melayani pelanggan dengan sikap sopan, ramah, dan sabar.
Mereka juga menjaga komunikasi yang baik agar pelanggan merasa nyaman dan dilayani dengan profesional.
Selain itu, mereka juga menindaklanjuti pesanan jika terjadi kendala atau perubahan dari pihak pelanggan.
5. Menerima dan mencatat keluhan atau masukan
Order taker bertugas mendengarkan dengan baik jika pelanggan menyampaikan keluhan terkait pesanan.
Mereka mencatat masukan atau kritik pelanggan untuk disampaikan ke tim terkait (misalnya tim sales, gudang, atau manajemen).
Baca Juga: Cara Menjadi Accounting Manager dan Kenali Berbagi Tugasnya
Keterampilan yang Dibutuhkan oleh Sales Taking Order
Seorang order taker tidak hanya bertugas mencatat pesanan pelanggan, tetapi juga berperan penting dalam memastikan kelancaran proses penjualan dan menjaga kepuasan pelanggan.
Untuk menjalankan tugas ini secara efektif, dibutuhkan sejumlah keterampilan berikut:
1. Keterampilan Organisir
Order taker harus selalu terorganisir agar mereka dapat mengelola pesanan dengan akurat dan rapi.
Mereka harus mampu:
- Menyusun dan menyimpan catatan pesanan dengan sistematis
- Mengatur daftar pesanan harian atau mingguan
- Menghindari kesalahan seperti pesanan ganda, produk tertukar, atau data pelanggan yang tidak lengkap
Dengan sistem kerja yang terorganisir, proses pemenuhan pesanan menjadi lebih efisien dan minim kesalahan.
2. Perhatian terhadap detail
Kemampuan ini membantu sales mencatat pesanan secara tepat dan teliti, serta memperhatikan kebutuhan khusus dari pelanggan.
Contohnya:
- Menuliskan jumlah barang, varian produk, dan alamat pengiriman secara akurat
- Memastikan pesanan sesuai dengan permintaan pelanggan, termasuk catatan khusus (seperti “tanpa gula” untuk produk makanan/minuman)
- Mendeteksi potensi kesalahan atau ketidaksesuaian sebelum pesanan diproses
Dengan memperhatikan hal-hal kecil, pelanggan merasa dihargai dan terhindar dari pengalaman yang mengecewakan.
3. Pelayanan pelanggan
Keterampilan ini mencakup kemampuan memahami kebutuhan pelanggan dan mengenal produk dengan baik agar dapat memberikan penjelasan yang akurat.
Sales taking order perlu:
- Mendengarkan dan memahami keluhan atau pertanyaan pelanggan
- Memberikan solusi dengan cepat dan sopan
- Memberikan rekomendasi produk jika dibutuhkan
- Menunjukkan sikap ramah, sabar, dan responsif dalam setiap interaksi
Pelayanan pelanggan yang baik menciptakan kepercayaan dan meningkatkan kemungkinan pembelian berulang.
4. Komunikasi yang efektif
Kemampuan komunikasi yang baik memungkinkan order taker untuk membangun hubungan dengan pelanggan, menggali informasi yang dibutuhkan, dan menjelaskan produk atau prosedur dengan jelas.
Ini mencakup:
- Bertanya dengan cara yang sopan namun langsung
- Menyampaikan informasi produk, harga, atau kebijakan secara ringkas dan mudah dipahami
- Menangani pelanggan yang berbeda karakter dengan pendekatan yang tepat
Komunikasi yang efektif tidak hanya mempercepat proses penjualan, tetapi juga mengurangi risiko salah paham.
5. Manajemen waktu
Sales taking order sering harus menangani banyak pesanan dan klien secara bersamaan.
Maka dari itu, keterampilan manajemen waktu sangat dibutuhkan untuk memastikan semua pesanan diproses tepat waktu.
Contohnya:
- Menyusun prioritas berdasarkan tenggat waktu atau volume pesanan
- Mengatur jadwal follow-up pesanan pelanggan
- Menyelesaikan tugas administrasi tanpa mengganggu pelayanan
Dengan manajemen waktu yang baik, order taker dapat bekerja lebih produktif dan pelanggan tetap puas dengan pelayanan yang cepat.
Baca Juga: Cara Mudah Menjadi Customer Support Terbaik di Perusahaan
Kesimpulan
Jadi, sales taking order adalah profesi sales yang bertugas mencatat dan menerima pesanan pelanggan terkait produk ataupun layanan.
Mereka memastikan keakuratan pesanan dan membantu pelanggan mendapat pelayanan yang memuaskan.
Dukung sales taking order Anda dengan Kledo POS, aplikasi kasir yang terintegrasi dengan software akuntansi Kledo.
Dengan Kledo POS, sales taking order Anda bisa mencatat transaksi dengan akurat, setiap pembelian langsung mengurangi stok barang sehingga tugas manajemen inventaris menjadi lebih mudah, serta mencatat data pelanggan dalam satu sistem.
Tertarik menggunakan Kledo POS? Klik tautan ini untuk mencobanya!
- Sales Taking Order: Pengertian, Contoh, dan Tugas - 15 Juli 2025
- Contoh SOP Apotek dan Tips Membuatnya - 15 Juli 2025
- 7 Fitur Google Bisnisku untuk Meningkatkan Penjualan - 14 Juli 2025