Ingin Cari Software Akuntansi Hotel? Perhatikan Fitur Ini

Selama dekade terakhir, software akuntansi berbasis cloud telah mengubah cara pelaku bisnis perhotelan mengelola keuangan mereka. Dengan banyaknya software akuntansi dan layanan baru yang memasuki pasar setiap tahun, mungkin sulit bagi pelaku bisnis hotel untuk mengimbangi produk yang baru muncul dan menentukan dengan tepat alat dan layanan apa yang tepat untuk bisnis mereka.

Untuk membantu pelaku bisnis perhotelan software akuntansi yang tepat guna, Kledo akan membantu Anda mengidentifikasi paket akuntansi yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan spesifik pelaku bisnis perhotelan.

Akuntansi hotel adalah layanan unik dan membutuhkan keahlian industri dan pengalaman bertahun-tahun untuk memahaminya.

Sama seperti hotel, paket akuntansi datang dalam berbagai bentuk dan ukuran, menawarkan segalanya mulai dari sistem penggajian dan faktur otomatis hingga layanan akuntansi yang sepenuhnya dialihdayakan.

Jadi, ketika memilih software akuntansi hotel, penting untuk memahami bagaimana kombinasi yang tepat dari solusi dan layanan dapat mendukung pemecahahan masalah dengan baik.

Apa Proses yang Dapat Dimudahkan dengan Software Akuntansi Hotel?

Banyak hotel mengalami masalah back-office yang menghambat alur kerja dan memberikan tekanan yang tidak semestinya pada tim yang sibuk.

Berinvestasi dalam layanan dan alat akuntansi khusus industri yang berpikiran maju adalah langkah pertama untuk mengurangi kesulitan operasional yang dialami personel back-office setiap hari, termasuk:

Masalah – Data yang Tidak Terkelola:

Data keuangan, tenaga kerja, dan operasional properti dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi, tetapi hanya jika digunakan secara efektif.

Jika data tidak ditangkap, dianalisis, dan dilaporkan dengan benar, pelaku bisnis perhotelan berisiko kehilangan peluang signifikan untuk menghemat uang dan meningkatkan pendapatan mereka.

Solusi – Manajemen Data Real-Time

Analisis infrastruktur manajemen data hotel secara real-time memastikan pelaporan yang akurat dan tepat waktu melalui sistem entri data otomatis berbasis cloud untuk menangkap dan menyimpan informasi di lokasi yang tepat segera setelah diterima.

Masalah – “Hari yang Sibuk”

Teknologi seharusnya membuat hidup para pelaku bisnis perhotelan lebih mudah dengan mengambil sebanyak mungkin pekerjaan dari tugas sehari-hari.

Properti yang mengandalkan perangkat lunak lama dan praktik akuntansi manual tetap bergantung pada pelaporan yang lambat dan tidak konsisten, sementara masih harus mempertahankan lebih banyak staf untuk menyelesaikan tugas.

Baca juga: 10 Tips Pembukuan Usaha Dagang Terbaik yang Adaptif

Solusi – Otomatisasi:

Software akuntansi berbasis cloud mengotomatiskan entri data, pencatatan pengeluaran, pembayaran faktur, dan lainnya menggunakan fitur pemetaan kode cerdas yang menangani tugas-tugas kasar tanpa masukan apa pun dari pengguna hingga laporan diekspor.

Untuk pelaku bisnis perhotelan yang ingin mengimbangi tugas manajemen keuangan yang lebih rumit selama periode waktu tertentu, layanan keuangan dan akuntansi yang dialihdayakan menawarkan sumber tenaga kerja terampil yang tersedia dengan pengalaman yang terbukti mendorong keuntungan bagi hotel.

Masalah – Mengelola Kas yang Tersedia:

Ketika pengeluaran tak terduga dan peluang pendapatan baru muncul yang membutuhkan dana segera, para pelaku bisnis perhotelan harus fleksibel dengan uang tunai yang tersedia, terutama selama bulan-bulan perjalanan yang lebih lambat.

Solusi – Akses Keuangan Real-Time:

Kemampuan untuk melihat keuangan perusahaan dan properti secara real time adalah keuntungan utama bagi operator yang kekurangan uang.

Solusi akuntansi berbasis cloud memungkinkan pelaporan keuangan real-time dengan dasbor yang sangat visual dan diperbarui secara berkala yang memungkinkan manajer melihat di mana letak likuiditas ekstra, membantu mereka membuat keputusan yang lebih cerdas dengan lebih cepat.

Baca juga: Tips Pembukuan Usaha Jasa yang Bisa Anda Gunakan

Masalah – Sistem Keuangan Terdesentralisasi:

Dengan eksekutif dan manajemen hotel yang sering mengawasi properti di beberapa kota di seluruh Indonesia, mengekspor informasi keuangan melalui beberapa sistem yang berbeda dapat menyebabkan komunikasi yang buruk dan berdampak pada aliran pembayaran di seluruh organisasi.

Solusi – Proses Cloud Terpusat:

Dengan menggabungkan keuangan ke dalam satu platform akuntansi, pelaku bisnis perhotelan dapat mengakses informasi keuangan properti mereka dari mana saja menggunakan perangkat yang mendukung web (yaitu, laptop, tablet, dan smartphone).

Sentralisasi data keuangan juga memungkinkan komunikasi dan penyebaran informasi penting yang lebih cepat, mendukung pelaku bisnis perhotelan yang membutuhkan akses langsung ke keuangan perusahaan, bahkan saat dalam perjalanan.

Fitur yang Harus Dimiliki Software Akuntansi Hotel

Software akuntansi untuk perhotelan harus terdiri dari pelaporan, konsolidasi, perencanaan dan beberapa fitur tambahan berikut:

1. Dasbor dan pelaporan

Alat pelaporan sangat penting dalam menampilkan tarif harian, tingkat hunian, tren musiman. Banyak solusi akuntansi dilengkapi dengan templat laporan standar industri yang telah dibuat sebelumnya yang menawarkan fleksibilitas lebih besar bagi akuntan untuk dengan cepat menyelami detail yang penting bagi semua pemangku kepentingan utama.

Dasbor adalah tempat metrik kinerja penting dan informasi keuangan divisualisasikan dan ditampilkan berdasarkan peran dan tanggung jawab setiap user.

Visualisasi di dasbor memungkinkan manajer memperoleh jawaban cepat hanya dengan sekali pandang.

Jika Anda menggunkan Kledo, Anda bisa mendapatkan laporan keuangan instan dan juga grafik yang berisi data bisnis yang mudah dimengerti.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 15 Strategi Pemasaran Toko Online yang Terbukti Efektif

2. Integrasi dan konsolidasi data otomatis

Jaringan hotel yang mengelola beberapa unit bisnis perlu melihat gambaran yang lebih besar melalui satu laporan standar yang terintegrasi.

Alat yang memungkinkan pelaku bisnis perhotelan melakukan hal itu akan membantu mereka memanfaatkan waktu terbatas mereka untuk lebih fokus pada tugas-tugas penting daripada menggabungkan dan memformat ulang laporan yang berbeda.

Selain itu, perangkat lunak akuntansi yang mampu berkomunikasi dengan sempurna dengan sistem pihak ketiga, seperti sistem manajemen reservasi, mesin POS, fungsi housekeeping, atau sistem manajemen aset tidak hanya dapat membantu pelaku bisnis perhotelan menghilangkan silo, tetapi juga dapat memberdayakan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik. berdasarkan data yang akurat.

3. Perencanaan bisnis

Fitur ini memungkin pemilik hotel untuk membandingkan data melalui variabel yang berbeda (waktu, departemen, pusat biaya) dan skenario yang berbeda, sehingga memungkinkan mereka untuk merencanakan masa depan secara rinci.

Bahkan dalam kasus yang memerlukan perencanaan terperinci untuk item biaya terkecil, fungsi akuntansi yang memungkinkan pengguna untuk membagi jumlah tetap dari baris akun utama Anda menjadi sub-akun dan mendistribusikan selama periode waktu yang ditentukan akan sangat bermanfaat.

4. Alat kolaborasi

Jangan lupa bahwa anggaran tahunan dan rencana perkiraan yang ditangani oleh departemen akuntansi sangat bergantung pada seberapa baik mereka berkomunikasi lintas departemen.

Software akuntansi yang memungkinkan koneksi simultan di seluruh organisasi dapat meminimalkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengirim dokumen bolak-balik, memastikan bahwa hanya personel yang relevan yang akan terlibat dalam proses, data/dokumen yang benar diteruskan ke stakeholder yang tepat untuk disetujui.

5. Reservasi

Saat ini, reservasi tidak hanya dilakukan melalui telepon, tetapi juga melalui berbagai cara, seperti melalui website hotel, OTA, atau aplikasi seluler.

Fungsi akuntansi dan reservasi harus terintegrasi secara erat untuk memastikan semua aliran data dan uang masuk setiap kali pemesanan dibuat, dan setoran/pembayaran dilakukan.

Beberapa sistem manajemen properti juga mengintegrasikan fitur cerdas yang menawarkan kontrol lebih ketat atas fungsi tata graha, fasilitas, dan pemeliharaan aset, serta pemesanan acara.

6. Penjadwalan tenaga kerja

Mengintegrasikan penjadwalan tenaga kerja ke dalam software akuntansi memungkinkan manajer untuk mengontrol biaya dan pengeluaran karyawan dengan lebih baik dengan memastikan jumlah staf minimum, memuat jam lembur, dan menjadwalkan staf berkinerja terbaik selama waktu/musim tersibuk.

Ini adalah alat yang berguna untuk merampingkan operasi berdasarkan tren penjualan, data masa lalu, dan ketersediaan karyawan.

7. Kontrol Food Cost

Penggunaan dan pemborosan makanan, jika tidak dikelola dengan baik, dapat mengakibatkan pengeluaran yang besar.

Fungsi forecasting dan penganggaran dalam beberapa perangkat lunak akuntansi memungkinkan manajer untuk memprediksi kebutuhan masa depan, acara khusus, atau perubahan menu berdasarkan varians dalam bahan yang diharapkan versus bahan yang sebenarnya digunakan, rampasan, pesanan yang salah, dan inefisiensi lainnya.

Untuk hotel yang memiliki restoran atau menawarkan layanan makanan dan minuman, penting untuk memiliki fitur pengendalian biaya makanan yang terintegrasi ke dalam sistem akuntansi.

Baca juga: Pengertian Anggaran Produksi, Cara Hitung, dan Komponennya

Hal Lain yang Perlu Anda Perhatikan Saat Memilih Software Akuntansi Untuk Hotel Anda

Tren umum dalam solusi manajemen perusahaan saat ini adalah ke arah cloud, oleh karena itu lahirnya software akuntansi berbasis cloud untuk membantu bisnis perhotelan.

Software akuntansi online Kledo tidak hanya menawarkan semua fitur yang disebutkan di atas, tetapi juga mengandung empat manfaat “yang tidak mungkin diabaikan” ini:

Otomatisasi dan akurasi

Software akuntansi Kledo hadir dengan mengotomatiskan proses faktur, laporan rekening, dan pembuatan slip gaji, membuatnya jauh lebih mudah dikelola dengan presisi tinggi.

Jika data dimasukkan dengan benar, semua perhitungan selanjutnya juga akan tetap sempurna, sehingga menghilangkan kesalahan manual yang khas.

Akses di mana saja, kapan saja

Software akuntansi cloud seperti Kledo adalah solusi pilihan banyak bisnis hotel terlepas dari ukurannya karena model pembayarannya yang fleksibel dan kemampuan untuk mengakses wawasan kualitas secara real-time, melalui perangkat seluler apa pun.

Kemudahan penggunaan

Kledo dirancang dengan mempertimbangkan pelanggan, yang menampilkan formula dan tampilan serta nuansa yang mirip dengan beberapa alat pemrosesan keuangan umum; dengan demikian, secara signifikan mengurangi waktu bagi profesional akuntansi untuk terbiasa dengan solusi baru.

Kecepatan dan efisiensi

berkat kemampuannya untuk mengotomatisasi proses manual, departemen akuntansi akan bekerja dengan kecepatan yang jauh lebih cepat, akurasi yang lebih tinggi, dan produktivitas yang lebih tinggi.

Para pelaku bisnis perhotelan yang berpikiran maju telah mengadopsi solusi manajemen properti cloud, yang memiliki kemampuan akuntansi canggih bawaan yang dapat membantu mereka menghemat waktu, tenaga, dan biaya sekaligus meningkatkan efisiensi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari untuk memudahkan proses pembukuan hotel Anda melalui tautan ini.