Memilih software akuntansi untuk restoran terdengar sangat mudah di atas kertas daripada proses sebenarnya. Ini karena ada banyak hal yang harus Anda ketahui dan pertimbangkan sebelum membuat pilihan.
Anda perlu mempertimbangkan apakah Anda memerlukan software akuntansi berbasis web, integrasi perangkat lunak akuntansi ke sistem POS Anda, biaya pembelian sistem, dan faktor penting lainnya.
Untuk pembeli pertama kali, memilih sistem akuntansi bisa menjadi tugas yang berat, terutama jika Anda tidak tahu apa yang Anda cari.
Sebelum Anda menentukan pilihan, pahamilah bahwa akuntansi restoran berbeda dengan akuntansi di industri lain. Karena itu, pilihan Anda harus dibuat dengan sangat hati-hati. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa membacanya di artikel ini.
Peran software akuntansi di sebuah restoran tidak bisa diabaikan. Bisnis tidak lagi melakukan pembukuan secara manual atau menggunakan spreadsheet Excel untuk tujuan akuntansi mereka.
Sebaliknya, mereka bisa menggunakan software akuntansi yang dapat mengotomatisasi seluruh proses. Bahkan bisnis kecil kini beralih dari akuntansi kertas-pensil ke cara yang lebih digital dan dioptimalkan.
Tetapi bagaimana Anda memilih software akuntansi yang tepat untuk restoran Anda? Artikel ini akan menjelaskan beberapa faktor penting yang harus Anda pertimbangkan untuk membantu Anda membuat pilihan yang tepat:
Mengapa Anda Membutuhkan Software Akuntansi Restoran?
Software akuntansi restoran membantu pemilik restoran dan akuntan mereka untuk tetap memegang data keuangan dan pembukuan yang sama. Ketika diintegrasikan ke dalam sistem POS restoran, software ini mengotomatiskan pengumpulan, pengorganisasian, dan pelaporan data keuangan.
Ini berarti Anda dapat menggunakan software akuntansi Anda bersama dengan sistem POS untuk mengawasi kinerja keuangan Anda setiap saat.
Dengan menggunakan software akuntansi seperti Kledo Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan proses akuntansi dan pembukuan dengan sistem manajemen restoran (POS) Anda saat ini.
Software akuntansi yang baik akan menghilangkan upaya, waktu, dan berbagai kesalahan yang terkait dengan proses akuntansi manual. Ini secara otomatis melacak dan mengelola pengeluaran, pendapatan, pembayaran faktur, penggajian, informasi pajak, dan data keuangan lainnya.
Baca juga: Asset Liability Management: Pengertian Lengkap & Cara Menghitungnya
Jenis Software Akuntansi Restoran Terbaik
Jenis software akuntansi restoran terbaik untuk dipilih untuk bisnis Anda adalah online atau berbasis cloud. Sebagian besar produk bermerek besar menawarkan modul khusus dengan fitur khusus untuk akuntansi restoran.
Software tersebut akan membantu merampingkan proses akuntansi Anda dan membantu bisnis Anda dengan cara berikut:
- Waktu dan upaya yang dihemat dengan otomatisasi: Karena Anda dapat membuat alur kerja dan laporan otomatis, waktu dan upaya akuntansi Anda sangat dihemat. Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk memasukkan data secara manual ke dalam sistem.
- Meningkatkan akurasi data: Semua informasi keuangan bisnis Anda disimpan di tempat yang sama dalam proses otomatis. Dengan cara ini, menggunakan sistem yang baik menurunkan risiko kesalahan akuntansi yang mahal dan melekat terkait dengan entri data manual.
- Kemudahan akses data keuangan setiap saat: Software berbasis cloud menyediakan data yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja melalui internet. Anda tidak harus tetap terkunci di kantor Anda untuk mempelajari keuangan Anda.
- Menyediakan data dengan realtime: Data yang disediakan oleh perangkat lunak adalah waktu nyata dan mewakili status keuangan restoran Anda pada titik waktu tertentu.
- Meningkatkan kolaborasi: Karena software dapat diakses oleh siapa saja di restoran melalui web, Anda dapat berkolaborasi dengan akuntan dan anggota staf lainnya untuk menjaga keuangan yang tepat.
Baca juga: Simak! Inilah Strategi Jitu Pemasaran Internasional yang Harus Anda Coba
10 Hal yang Perlu Anda Perhatikan Saat Memilih Software Akuntansi untuk Restoran
1. User friendly
Salah satu faktor utama yang harus Anda pertimbangkan sebelum membeli sistem akuntansi adalah kemudahan penggunaan atau user friendly. Softwrae akuntansi yang mudah digunakan dilengkapi dengan dasbor yang mudah dimengerti, tempat Anda dapat meninjau bagan akun dan menentukan status keuangan restoran Anda.
Anda harus melihat jumlah kas yang masuk dan keluar dari bisnis Anda selama periode waktu yang berbeda. Anda juga harus melihat jumlah uang yang harus dibayarkan bisnis kepada pemasok, pendapatan yang dihasilkan, dan semua aktivitas keuangan di satu tempat
Kemudahan penggunaan adalah faktor kunci ketika memilih sistem akuntansi restoran karena tidak semua orang memiliki pengetahuan tentang konsep akuntansi.
Faktanya, banyak pemilik restoran memiliki pengetahuan terbatas tentang apa yang dimaksud dengan akuntansi. Software akuntansi yang mudah digunakan akan melayani Anda dengan lebih baik dan memberi Anda kesempatan yang lebih baik untuk memahami proses yang diperlukan.
Memilih software akuntansi yang kompleks dan canggih hanya akan membuat hidup Anda lebih sulit karena Anda akan mengalami kesulitan untuk mencoba menafsirkan data yang berasal dari sistem. Anda juga dapat membuang banyak waktu dan usaha untuk mencari tahu bagaimana sistem bekerja.
Baca juga: Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya
2. Integrasi dengan sistem POS Restoran Anda
Saat memilih software akuntansi restoran, pastikan Anda memilih yang terintegrasi dengan baik dengan sistem POS restoran Anda.
Software harus terintegrasi secara sempurna dengan sistem POS Anda tanpa perlu membeli sistem atau perangkat lunak pendukung lainnya. Kegagalan untuk memilih software yang tepat dapat merugikan bisnis Anda dan mengganggu kelancaran operasi Anda.
Ini juga berarti bahwa Anda mungkin perlu membeli perangkat lunak tambahan jika Anda memperbarui sistem POS Anda atau jika Anda menambahkan lebih banyak fungsi ke model bisnis Anda.
Sistem akuntansi yang Anda pilih sebaiknya tidak hanya diintegrasikan ke dalam POS restoran Anda. Itu juga harus sepenuhnya kompatibel dengan sistem POS dan cara Anda menjalankan bisnis.
Faktor apa pun yang membuatnya tidak kompatibel, akan membuat operasi Anda tidak akan lagi berjalan dengan lancar. Anda kemungkinan besar akan membuang banyak waktu dan usaha untuk mencoba merekonsiliasi data dari setiap sistem.
Untuk memastikan Anda memilih perangkat lunak yang tepat, lihat persyaratan sebelum melakukan pembelian dan bandingkan dengan persyaratan sistem POS Anda.
Juga, hubungi vendor dan tanyakan apakah perangkat lunak akuntansi mereka kompatibel dengan sistem POS yang Anda gunakan di restoran Anda.
JIka Anda menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan integrasi dengan sistem POS ternama yang sudah banyak digunkana bisins di Indonesia. Untuk mengetahui lebih jauh mengenai fitur integrasi Kledo, Anda bisa membacanya pada halaman ini.
Baca juga: Izin Usaha Restoran: Definisi dan Cara Mendapatkannya
3. Gunakan software berbasis cloud
Software akuntansi berbasis Cloud adalah jenis software utama dalam sistem akuntansi saat ini. Sebagai pemilik atau manajer restoran, Anda akan lebih memilih untuk memilih sistem akuntansi online yang memungkinkan pencadangan langsung data akuntansi Anda.
Sistem akuntansi berbasis cloud memberi Anda akses siap pakai ke data akuntansi dan informasi keuangan Anda kapan saja dan di mana saja.
Ini memungkinkan Anda untuk tetap berhubungan dengan data keuangan restoran Anda saat bepergian dan membuat perbandingan data kapan pun diperlukan.
Hal ini juga memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan staf akuntan dan restoran Anda untuk mempercepat proses akuntansi dan pengambilan keputusan.
Baca juga: Desain Interior Restoran dan 5 Contoh Inspirasinya
4. Perhatikan aksesibilitas dan portabilitas sistem
Aksesibilitas dan portabilitas sistem merupakan indikator utama kesesuaian sistem dengan bisnis Anda. Sotware akuntansi restoran yang diinstal pada server bisnis Anda mungkin cocok untuk bisnis restoran lokasi tunggal.
Jika Anda menjalankan bisnis restoran multi-lokasi, Anda mungkin perlu mempertimbangkan bagaimana semua karyawan akan mengakses software akuntansi.
Anda harus menggunakan paket akuntansi yang mengintegrasikan data akuntansi dari semua lokasi dan memungkinkan semua karyawan Anda untuk mengaksesnya dengan mudah, seperti Kledo.
Saat Anda memikirkan tentang aksesibilitas dan portabilitas sistem akuntansi, Anda juga mempertimbangkan fitur software .akuntansi yang diperlukan untuk menjalankan sistem.
Beberapa fungsi sistem utama dapat mencakup kemampuan untuk membuat faktur dan laporan, menyimpan informasi vendor dan pelanggan, melacak transaksi harian dengan nomor akun, melacak inventaris dengan pesanan pembelian, dan membuat laporan mingguan/bulanan.
Meskipun semua ini mungkin merupakan faktor kunci untuk sistem akuntansi yang baik, tanyakan pada diri Anda apakah mereka mewakili model bisnis Anda.
Mungkin Anda memerlukan software yang berbeda atau fitur tambahan yang memungkinkan Anda memenuhi semua persyaratan kepatuhan keuangan dan pajak.
Baca juga: Ini Cara Menganalisis Bukti Transaksi Akuntansi, Valid!
5. Keamanan data
Di era big data saat ini, di mana data tersedia dengan mudah, keamanan menjadi masalah yang harus diperhatikan. Anda harus memilih sistem akuntansi restoran yang menjaga keamanan data Anda dari peretasan atau kehilangan data.
Berinvestasi dalam sistem akuntansi berbasis web adalah cara yang efektif dan mudah untuk menjaga keamanan data Anda, dibandingkan dengan menyimpannya di sistem desktop.
Sistem akuntansi berbasis web memungkinkan Anda untuk menyimpan data keuangan restoran Anda di server eksternal, melindunginya dari peretasan dan segala jenis bahaya fisik dalam bisnis Anda.
Pastikan sistem mencadangkan data Anda sesering mungkin untuk menghindari kehilangan data yang penting.
Meskipun banyak pemilik restoran cenderung ragu menggunakan software akuntansi berbasis cloud, sebenarnya ini adalah cara paling efektif untuk menjaga keamanan data. Data Anda akan disimpan pada teknologi terbaru dan dilindungi dari ancaman yang akan datang.
Software akuntansi Kledo misalnya, dengan keamanan terbaik dan enkripsi setara bank membuat data keuangan bisnis Anda selalu dalam keadaan aman. Untuk mengetahui fitur keamanan Kledo, Anda bisa membacanya melalui halaman ini.
Baca juga: Contoh Laporan Neraca Restoran dan Download Templatenya
6. Harga software akuntansi
Harga yang harus Anda bayar untuk mendapatkan software akuntansi restoran sangat penting. Jika Anda adalah pemilik usaha kecil, Anda akan mencari perangkat lunak terjangkau yang masih menyediakan semua fitur penting.
Pemilik restoran yang lebih besar mungkin memiliki kekuatan finansial untuk membeli sistem yang lebih mahal, tetapi sangat penting untuk tetap berpegang pada anggaran Anda.
Jumlah yang Anda pilih untuk dibelanjakan pada sistem akuntansi restoran harus layak. Meskipun ini adalah modal investasi, Anda harus berhati-hati tentang berapa banyak uang yang Anda investasikan.
Lihatlah ukuran bisnis Anda, jumlah pendapatan yang dihasilkan, dan berapa banyak yang dapat Anda belanjakan untuk investasi ini tanpa mempengaruhi kelancaran bisnis Anda.
Biaya sistem akuntansi restoran tidak berhenti pada harga awal pembelian. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya lisensi, alat pendukung apa pun yang diperlukan, peningkatan di masa mendatang, dan apakah Anda akan membayar untuk fitur berlangganan.
Bandingkan informasi ini di antara paket dukungan teknis yang tersedia untuk memastikan Anda mendapatkan paket terbaik untuk restoran Anda.
Jika Anda memilih software akuntansi Kledo untuk restoran Anda, Anda bisa menggunakannya mulai dari paket gratis selamanya. Dan jika bisnis Anda Anda berkembang Anda bisa berlangganan paket Kledo mulai dari 140 ribu perbulan sampai 190 ribu perbulan. Lebih hemat dibanding software akuntansi lainnya.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
7. Layanan dukungan pelanggan
Baik Anda membeli sistem akuntansi dasar atau lanjutan, Anda perlu bekerja dengan perusahaan yang memiliki layanan dukungan pelanggan yang baik.
Staf restoran Anda akan membutuhkan dukungan dari pakar sistem untuk memastikan mereka memahami cara menggunakannya. Ini juga akan membantu dalam menyelesaikan proses integrasi sistem ke dalam operasi restoran Anda.
Jika dukungan yang tepat tidak diberikan selama fase implementasi, transisi akan tertunda dan operasi harian restoran Anda terpengaruh.
Dukungan pelanggan juga harus mencakup pemeliharaan sistem seiring pertumbuhan bisnis Anda. Anda perlu bertanya pada diri sendiri apakah software akuntansi restoran yang Anda pilih dapat diskalakan dan akan tumbuh seiring pertumbuhan bisnis Anda.
Sebagian besar perusahaan software di pasar menawarkan aplikasi yang dapat diupgrade. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan sistem akuntansi restoran ke paket yang mencakup fitur-fitur baru dari bisnis Anda yang sedang berkembang.
Jika dikombinasikan dengan ketersediaan dukungan teknis yang hebat seperti Kledo, Anda dapat yakin bahwa operasi bisnis Anda tidak akan terpengaruh.
Baca juga: Mengetahui Pentingnya Literasi Keuangan Bagi Para Pemilik Bisnis
8. Keahlian yang dibutuhkan untuk menggunakan software tersebut
Sebelum memasang sistem apa pun dalam operasi harian restoran Anda, pertimbangkan apakah Anda memiliki keahlian yang tepat untuk mengoperasikannya.
Bahkan jika Anda membeli perangkat lunak akuntansi restoran yang mudah dan dapat digunakan untuk semua, itu akan sia-sia jika karyawan Anda tidak dapat menggunakannya.
Pertimbangkan tingkat pengetahuian karyawan Anda dan apakah Anda perlu berbicara dengan manajer restoran untuk mengawasi penerapan dan penggunaan software akuntansi tersebut.
Sementara beberapa software mungkin memerlukan pengetahuan akuntansi tingkat tinggi untuk diatur dan digunakan, yang lain akan datang sebagai plug-and-play siap untuk segera digunakan, contohnya Kledo.
Jika keahlian tambahan diperlukan, pikirkan biaya yang akan Anda keluarkan untuk melatih karyawan Anda. Hindari biaya tambahan di menit-menit terakhir atau menimbulkan biaya yang tidak Anda rencanakan.
9. Periksa fitur Add-On yang tersedia
Sistem akuntansi yang dilengkapi dengan fitur tambahan menyediakan fungsionalitas tambahan. Fitur tambahan memungkinkan Anda melakukan akuntansi yang lebih baik dan mencapai hasil yang lebih akurat.
Beberapa fitur tambahan yang menarik termasuk kemampuan untuk mengakses perangkat lunak dari jarak jauh, integrasi ke dalam sistem POS restoran Anda, kemampuan pembayaran online, kemampuan untuk menghasilkan tren perbandingan dari laporan, kemampuan pajak, dan banyak lagi.
Pertanyaan tentang fitur apa yang ditawarkan sistem akuntansi perlu dijawab sepenuhnya. Jangan hanya fokus pada gambaran umum sistem, tetapi masuk ke detail untuk mengetahui peran masing-masing fitur.
Tentukan apakah fitur tersebut membahas proses akuntansi yang Anda gunakan di restoran Anda dan apakah fitur tersebut memenuhi harapan Anda.
Cara yang baik untuk memastikan Anda mendapatkan penawaran yang bagus adalah dengan membandingkan fitur tambahan di antara berbagai vendor. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas dan kesempatan untuk mengetahui apakah perangkat lunak yang tersedia memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
10. Mendukung Transaksi Multi-Mata Uang
Dengan transaksi multi-mata uang menjadi lebih populer di restoran, sistem akuntansi yang mendukung transaksi tersebut mungkin berguna.
Jika restoran Anda melayani pelanggan dari luar negeri yang membayar dalam mata uang berbeda, maka ini adalah jenis perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda.
Ini akan membantu Anda mencatat dan menganalisis transaksi dalam mata uang dasar Anda untuk memastikan bisnis Anda tetap menguntungkan. Anda tidak harus terus mengonversi mata uang sebelum melakukan tugas akuntansi apa pun. Langkah ini akan otomatis, membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan akurat.
Baca juga: Tips Memilih Aplikasi Keuangan di Android
Jadi, Sistem Akuntansi Mana yang Dapat Anda Pilih untuk Restoran Anda?
Seperti disebutkan sebelumnya dalam artikel ini, sistem akuntansi terbaik untuk restoran adalah berbasis web atau online. Sistem online, juga dikenal sebagai sistem akuntansi berbasis cloud, memastikan keamanan dan kemudahan akses data keuangan Anda.
Jika Anda tertarik menggunakan software akuntansi online untuk restoran dengan harga terjangkau, mudah digunakan, dan memiliki fitur terlengkap, Anda bisa mencoba menggunkan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
Anda juga bisamengetahui apa yang bisa Kledo lakukan untuk kemudahan proses pengelolaan restoran Anda melalui halaman ini.
- Annual Recurring Revenue (ARR): Rumus dan CaraMenghitungnya - 17 Desember 2024
- Laporan Mingguan: Definisi, Manfaat, dan Tahapan Membuatnya - 17 Desember 2024
- Bukti Pembayaran: Pengertian, Manfaat dan Download Contohnya - 16 Desember 2024