Sistem informasi akuntansi (SIA) atau accounting information system adalah alat penting yang digunakan perusahaan untuk memantau keuangan mereka dan membuat keputusan untuk kesehatan perusahaan secara keseluruhan.
Memahami berbagai fungsi SIA merupakan langkah penting dalam menentukan fungsionalitas apa yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk SIA.
Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis membtuhkannya, komponen dan jenis AIS yang perlu Anda ketahui
Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?
Sistem informasi akuntansi adalah struktur yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan memproses data keuangan.
Sistem ini membantu bisnis dalam mengambil informasi yang berguna dari data yang dikumpulkan dan menyajikannya dalam bentuk laporan kepada pengguna seperti manajer, analis bisnis, akuntan, auditor, pemegang saham, investor, dan otoritas pajak.
Ini adalah sistem berbasis komputer yang menggunakan database lengkap dari semua catatan keuangan bisnis dan membantu dalam melacak semua aktivitas.
Sistem informasi akuntansi terutama melayani tujuan mengumpulkan secara efisien setiap data yang terkait dengan operasi keuangan organisasi dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Ini juga menyiratkan berbagai tindakan untuk memantau keakuratan pencatatan dan pemrosesan data. Sistem informasi akuntansi membantu organisasi untuk dengan mudah mendeteksi kesalahan dan penipuan yang mengarah pada kelancaran fungsi.
Baca juga: Pengertian Akuntansi Adalah? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam
Apa Saja Manfaat Sistem Informasi Akuntnasi?
Karena sistem informasi akuntansi menyediakan aliran data penting dan relevan yang lancar di seluruh organisasi, sistem ini memiliki beberapa manfaat yang membantu bisnis mengelola operasinya dengan lebih baik. Mari kita lihat manfaat ini
Komunikasi antar departemen menjadi lebih baik
Sistem informasi akuntansi yang solid membuka jalan bagi aliran informasi yang tepat di berbagai departemen dalam organisasi.
Katakanlah departemen penjualan baru saja mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini sangat penting bagi departemen persediaan untuk perencanaan inventori dan manajemen stok yang lebih baik.
Sekarang setelah persediaan dibeli berdasarkan input dan analisis departemen penjualan, informasi ini dibagikan dengan departemen hutang setiap kali inventori baru dibeli untuk faktur yang akan diajukan.
Singkatnya, AIS memastikan visibilitas lengkap transaksi perusahaan dalam berbagai fungsi untuk perencanaan dan perkiraan bisnis yang lebih baik.
Kontrol akses data
Sistem informasi akuntansi akan memungkinkan pengguna untuk menentukan berbagai konfigurasi keamanan berdasarkan persyaratan.
Jelas bahwa tidak semua departemen membutuhkan informasi tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, bukan?
Nah, itulah yang dilakukan SIA. Ini memastikan bahwa hanya informasi yang relevan yang disebarluaskan ke pengguna tertentu dengan menyediakan akses data yang terkontrol.
Dengan berbagai tingkat otorisasi keamanan yang memerlukan persetujuan untuk mengakses informasi, dan AIS membatasi informasi berdasarkan izin yang diberikan oleh otoritas utama.
Baca juga: Jenis Catatan Keuangan dan Tips Mencatat Keuangan pada Bisnis
Komponen Dasar Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang dirancang agar tetap berjalan secara efisien dan lancar:
1. Orang
Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. SIA membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif.
Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut.
Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam SIA, yang memicu proses akuntansi untuk membuat dan mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.
Departemen akuntansi, pada gilirannya, akan diberitahu tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut.
SIA dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan serta persediaan, pengiriman, dan biaya produksi.
Konsultan dapat menggunakan informasi SIA untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.
2. Prosedur dan instruksi
SIA menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana informasi keuangan dikumpulkan, disimpan, diproses dan didistribusikan dan membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini.
Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan.
Prosedur dan instruksi harus dikodekan ke dalam perangkat lunak SIA serta diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi dan harus diikuti secara konsisten agar efektif.
3. Data Sistem Informasi Akuntansi
SIA sering memiliki struktur database untuk menyimpan informasi di satu lokasi pusat untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman.
Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL), memungkinkan data di SIA diurutkan dan diambil untuk tujuan pelaporan.
SIA akan menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.
Data bisnis apa pun yang memengaruhi keuangan perusahaan harus masuk ke SIA. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada sifat bisnis, biasanya mencakup:
- Data invetori
- Informasi pajak
- Register
- Jurnal umum
- Laporan tagihan pelanggan
- Pesanan penjualan
- permintaan pembelian
- Faktur vendor
- Laporan analisis penjualan
- Informasi penggajian
- Informasi ketepatan waktu
Data yang tidak masuk ke SIA mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.
Baca juga: Apa itu Laba Kotor? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya dengan Laba Bersih
4. Software Sistem Informasi Akuntansi
SIA memiliki komponen perangkat lunak atau software yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan.
Meskipun SIA dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis.
Salah satu software akuntansi yang cocok untuk digunakan banyak pemilik bisnis dalam menyempurnakan sistem informasi akuntansi mereka adalah Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terbaik dengan harga paling terjangkau yang cocok untuk segala jenis bisnis di Indonesia.
Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui gambar di bawah ini
5. Infrastruktur TI
Infrastruktur TI mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan SIA dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis.
Infrastruktur TI harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dipilih untuk AIS, dapat berjalan secara efisien dan dioptimalkan untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan.
Infrastruktur juga harus mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.
6. Kontrol internal
Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam SIA. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi.
Ini harus menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh.
Kontrol internal adalah komponen penting dari SIA, karena biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial serta data keuangan perusahaan.
Jenis Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Manual
Sistem informasi akuntansi manual adalah salah satu yang bekerja sepenuhnya secara manual dan tidak menggunakan sistem komputerisasi otomatis.
Sistem ini biasa digunakan oleh bisnis ukuran kecil atau bisnis rumahan. Disini semua proses akuntansi dilakukan secara manual dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal umum, jurnal khusus, jurnal pembantu, dan buku besar.
Sistem akuntansi manual terdiri dari catatan manual ini (yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar). Semua catatan berbasis kertas dan karyawan harus mengikuti proses yang ditetapkan dengan benar untuk mempersiapkan dan memelihara catatan ini.
Baca juga: Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Penjurnalannya
Sistem Warisan (Legacy)
Maksud dari sistem akuntansi warisan adalah yang saat ini beroperasi di dalam perusahaan atau bisnis.
Sistem ini disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan. Sistem warisan didasarkan pada teknologi lama dan menguntungkan karena dipahami dengan baik oleh karyawan yang bekerja dan tidak memerlukan pelatihan.
Perusahaan berinvestasi dalam jumlah besar ke dalam sistem ini untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan mereka.
Menggantinya dengan paket akuntansi baru yang canggih membutuhkan proses yang cukup mahal dan memakan waktu.
Selain itu, software akuntansi generik tidak dapat dikustomisasi, tidak seperti sistem ini. Namun, sistem warisan tidak bebas dari keterbatasan seperti mahal, ketidakmampuan untuk mendukung dokumentasi up-to-date, memerlukankomputer yang lebih tua dan non-kompatibel dengan perangkat keras baru.
Baca juga: Goodwill dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya
Sistem TI Terintegrasi dan Modern
Sistem akuntansi ini adalah paket perangkat lunak canggih yang tersedia saat ini yang mengintegrasikan semua proses dalam suatu organisasi.
Sistem seperti itu lebih efisien dan canggih daripada sistem lama karena menggunakan teknologi terbaru dalam antarmuka internet dan penyimpanan data.
Sistem modern lebih ekonomis untuk dipasang dibandingkan dengan sistem lama karena di sini biayanya tergolong rendah dan bisa digunakan di berbagai perangkat dan bisa auto update, contohnya adalah software akuntansi Kledo.
Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan solusi akuntansi terlengkap seperti proses pencatatan pembukuan, manajemen stok dan gudang.
Keuntungan penting lainnya yang disediakan oleh sistem ini adalah memiliki bug yang relatif lebih sedikit karena telah diuji dengan benar dan terbukti andal sebelum menjualnya di pasar.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Pada Tabel dibawah ini menjelaskan berbagai fungsi SIA dalam mempermudah proses bisnis Anda:
| Performa | Membuat Anggaran | Keputusan Bisnis | Keputusan Investasi |
| Mengukur kinerja berbagai operasi bisnis. | a) Informasi yang diberikan oleh akuntansi umumnya digunakan untuk membuat anggaran. | Hal ini umumnya digunakan untuk membuat keputusan bisnis. | Pengguna eksternal sering menggunakan data ini untuk membuat keputusan investasi. |
| Manajer dapat memanfaatkan informasi yang diberikan oleh rasio setelah informasi yang diberikan oleh Laporan Keuangan. | Data masa lalu memberi tahu perusahaan tentang pengeluaran perusahaan. | AIS menyediakan biaya berbagai operasi dan dengan demikian ini dapat dibandingkan dengan pengembalian dari operasi ini. | Bank dan lembaga keuangan lainnya meninjau informasi akuntansi perusahaan untuk memeriksa kesehatan keuangan. |
| Rasio dapat dibandingkan dengan rasio perusahaan lain atau standar industri. | Pemilik bisnis mengembangkan anggaran masa depan berdasarkan informasi untuk memastikan rute keuangan yang sehat. | Biaya Tinggi dan Pendapatan Rendah sering ditolak dan Biaya Rendah dan Pendapatan Tinggi diterima. | Ketidakmampuan untuk menyediakan lingkungan eksternal dengan informasi dapat membatasi keuangan. |
Dasar Proses dan Transaksi Bisnis dalam Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa dasar proses dan transaksi bisnis yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi, di antaranya adalah:
Pembelian dan pengeluaran
Proses pembelian dan pengeluaran meliputi pembelian barang atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, pengeluaran untuk membayar karyawan, biaya overhead, dan lain sebagainya.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan pembelian, persetujuan pembayaran, pengeluaran uang tunai, dan rekonsiliasi bank.
Penjualan dan penerimaan
Proses penjualan dan penerimaan mencakup penjualan barang atau jasa kepada pelanggan, penerimaan uang tunai atau pembayaran lainnya dari pelanggan, serta penerbitan faktur.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan penjualan, pengiriman faktur, penerimaan pembayaran, dan rekonsiliasi piutang.
Penggajian dan upah
Proses penggajian dan upah mencakup pembayaran gaji atau upah karyawan, penghitungan dan pemotongan pajak, dan lain-lain.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan penggajian, pembayaran gaji, dan pembayaran pajak.
Persediaan dan pergudangan
Proses persediaan dan pergudangan mencakup pengelolaan persediaan barang atau bahan baku, penyebaran barang, dan penyimpanan barang yang belum dijual.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan persediaan, pengadaan barang, pengiriman barang, dan penilaian persediaan.
Akuntansi dan pelaporan
Proses akuntansi dan pelaporan meliputi pengolahan dan analisis data keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan pelaporan pajak.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pencatatan transaksi, pengolahan data keuangan, penyusunan laporan keuangan, dan pelaporan pajak.
Pengendalian dan audit
Proses pengendalian dan audit meliputi pengawasan dan pemeriksaan terhadap transaksi keuangan dan sistem informasi akuntansi.
Dalam sistem informasi akuntansi, proses ini meliputi pengawasan terhadap akses data, audit terhadap transaksi keuangan, dan penerapan kontrol internal.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Berikut ini adalah contoh sederhana dari sistem informasi akuntansi untuk bisnis kecil:
Modul Pembelian dan Pengeluaran:
- Pencatatan faktur pembelian dari vendor
- Persetujuan pembayaran faktur dari manajer
- Pengeluaran uang tunai atau pembayaran melalui transfer bank
- Rekonsiliasi bank dengan catatan pembelian
Modul Penjualan dan Penerimaan:
- Pencatatan penjualan ke pelanggan dan pengiriman faktur
- Penerimaan pembayaran melalui uang tunai atau transfer bank
- Rekonsiliasi piutang dengan catatan penjualan
Modul Penggajian dan Upah:
- Pencatatan penggajian karyawan dan pemotongan pajak
- Pembayaran gaji karyawan melalui transfer bank atau cek
- Pembayaran pajak melalui transfer bank atau cek
Modul Persediaan dan Pergudangan:
- Pencatatan persediaan barang atau bahan baku
- Pengadaan barang atau bahan baku dari vendor
- Pengiriman barang ke pelanggan
- Penilaian persediaan berdasarkan metode FIFO atau LIFO
Modul Akuntansi dan Pelaporan:
- Pencatatan transaksi keuangan secara akurat
- Pengolahan data keuangan dan analisis keuangan
- Penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas
- Pelaporan pajak sesuai peraturan perpajakan yang berlaku
Modul Pengendalian dan Audit:
- Penerapan kontrol internal pada setiap modul untuk mencegah penyalahgunaan atau kesalahan
- Pengawasan terhadap akses data dan informasi
- Audit terhadap transaksi keuangan dan pelaporan keuangan secara berkala untuk memastikan keakuratan dan keabsahan informasi
Dalam sistem informasi akuntansi ini, setiap modul saling terkait dan saling mempengaruhi satu sama lain. Informasi keuangan yang tercatat dalam sistem ini dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
FAQ
Apa yang dimaksud dengan sistem informasi akuntansi?
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem informasi yang menggabungkan teknologi informasi dan akuntansi untuk memfasilitasi pengambilan keputusan bisnis yang efektif dan efisien dalam perusahaan.
Apa saja yang ada di dalam SIA?
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait dan saling mendukung untuk memproses informasi keuangan dan non-keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa komponen penting dalam SIA:
- Input: Merupakan data dan informasi awal yang dimasukkan ke dalam SIA, seperti transaksi bisnis, faktur, dan anggaran.
- Proses: Proses SIA melibatkan pengolahan data yang telah dimasukkan ke dalam sistem, seperti pencatatan transaksi, pembuatan jurnal, dan penggolongan akun.
- Penyimpanan: SIA menyimpan data dan informasi yang telah diolah dalam database perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan efisien.
- Output: Output dari SIA dapat berupa laporan keuangan, laporan pajak, anggaran, faktur, dan lain-lain. Output ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan bisnis dan memenuhi persyaratan pelaporan keuangan dan pajak.
- Kontrol: SIA juga dilengkapi dengan kontrol internal yang dapat membantu perusahaan dalam mencegah dan mendeteksi kesalahan atau kecurangan dalam pemrosesan data.
- Software: SIA didukung oleh perangkat lunak atau software akuntansi yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan tugas akuntansi seperti pencatatan transaksi, pembuatan jurnal, dan penggolongan akun.
- Hardware: SIA membutuhkan perangkat keras seperti komputer, server, perangkat jaringan untuk menjalankan aplikasi dan menyimpan data.
Apa tujuan SIA?
Tujuan SIA adalah untuk membantu perusahaan dalam mengumpulkan, mengolah, dan melaporkan informasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk tujuan pengambilan keputusan bisnis yang efektif serta efisien.
Kapan SIA digunakan?
SIA dapat digunakan oleh perusahaan pada berbagai tahapan dalam siklus bisnis. Beberapa tahapan di mana SIA digunakan meliputi:
- Perencanaan bisnis: SIA dapat digunakan dalam perencanaan bisnis untuk membuat anggaran dan proyeksi keuangan, serta membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis.
- Pencatatan transaksi: SIA digunakan untuk mencatat transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, dan pembayaran, sehingga memudahkan perusahaan dalam memonitor arus kas dan inventaris.
- Pengolahan data: SIA digunakan untuk mengolah data yang telah dicatat, seperti penggolongan akun dan pembuatan jurnal, sehingga informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.
- Pelaporan keuangan: SIA digunakan untuk membuat laporan keuangan seperti laporan laba rugi, neraca, dan arus kas, serta laporan pajak yang diperlukan oleh pemerintah atau badan pengawas.
- Audit: SIA dapat digunakan dalam proses audit untuk memudahkan auditor dalam memeriksa data dan memverifikasi informasi keuangan yang dilaporkan oleh perusahaan.
- Pengambilan keputusan: SIA digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis yang penting, seperti pengembangan strategi, investasi, dan perencanaan pajak.
Kesimpulan
Itu adalah pembahasan sistem informasi akuntansi secara lengkap dan mendalam. Sistem informasi akuntansi sejatinya harus diadaptasikan dalam setiap jenis dan skala bisnis.
Untuk membuat proses adaptasi sistem informasi akuntansi berjalan dengan baik, pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.
Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini
- Mengetahui Customer Journey Map dengan Model Marketing Hourglass - 19 Juli 2024
- 7 Tips Dalam Melakukan Manajemen Penagihan Piutang - 19 Juli 2024
- Bagaimana Cara Melakukan Penilaian Aset dalam Sebuah Bisnis? - 18 Juli 2024