Sistem Informasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat, Komponen dan Jenisnya

sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi atau accounting information system (AIS) adalah alat penting yang digunakan perusahaan untuk memantau keuangan mereka dan membuat keputusan untuk kesehatan perusahaan secara keseluruhan.

Memahami berbagai fungsi AIS merupakan langkah penting dalam menentukan fungsionalitas apa yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk AIS.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu sistem informasi akuntansi, mengapa bisnis membtuhkannya, komponen dan jenis AIS yang perlu Anda ketahui

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

sistem informasi akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah struktur yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan memproses data keuangan.

Sistem ini membantu bisnis dalam mengambil informasi yang berguna dari data yang dikumpulkan dan menyajikannya dalam bentuk laporan kepada pengguna seperti manajer, analis bisnis, akuntan, auditor, pemegang saham, investor, dan otoritas pajak.

Ini adalah sistem berbasis komputer yang menggunakan database lengkap dari semua catatan keuangan bisnis dan membantu dalam melacak semua aktivitas.

Sistem informasi akuntansi terutama melayani tujuan mengumpulkan secara efisien setiap data yang terkait dengan operasi keuangan organisasi dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Ini juga menyiratkan berbagai tindakan untuk memantau keakuratan pencatatan dan pemrosesan data. Sistem informasi akuntansi membantu organisasi untuk dengan mudah mendeteksi kesalahan dan penipuan yang mengarah pada kelancaran fungsi.

Apa Saja Manfaat Sistem Informasi Akuntnasi?

Karena sistem informasi akuntansi menyediakan aliran data penting dan relevan yang lancar di seluruh organisasi, sistem ini memiliki beberapa manfaat yang membantu bisnis mengelola operasinya dengan lebih baik. Mari kita lihat manfaat ini

Komunikasi antar departemen menjadi lebih baik

Sistem informasi akuntansi yang solid membuka jalan bagi aliran informasi yang tepat di berbagai departemen dalam organisasi.

Katakanlah departemen penjualan baru saja mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini sangat penting bagi departemen persediaan untuk perencanaan inventori dan manajemen stok yang lebih baik.

Sekarang setelah persediaan dibeli berdasarkan input dan analisis departemen penjualan, informasi ini dibagikan dengan departemen hutang setiap kali inventori baru dibeli untuk faktur yang akan diajukan.

Singkatnya, AIS memastikan visibilitas lengkap transaksi perusahaan dalam berbagai fungsi untuk perencanaan dan perkiraan bisnis yang lebih baik.

Kontrol akses data

Sistem informasi akuntansi akan memungkinkan pengguna untuk menentukan berbagai konfigurasi keamanan berdasarkan persyaratan.

Jelas bahwa tidak semua departemen membutuhkan informasi tentang segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi, bukan?

Nah, itulah yang dilakukan AIS. Ini memastikan bahwa hanya informasi yang relevan yang disebarluaskan ke pengguna tertentu dengan menyediakan akses data yang terkontrol.

Dengan berbagai tingkat otorisasi keamanan yang memerlukan persetujuan untuk mengakses informasi, dan AIS membatasi informasi berdasarkan izin yang diberikan oleh otoritas utama.

Baca juga: Jenis Catatan Keuangan dan Tips Mencatat Keuangan pada Bisnis

Komponen Dasar Dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam bagian yang dirancang agar tetap berjalan secara efisien dan lancar:

1. Orang

Ini termasuk siapa saja yang menggunakan sistem informasi. Ini dapat mencakup akuntan, manajer, CFO dan eksekutif C-suite lainnya, analis keuangan dan auditor. AIS membantu departemen yang berbeda bekerja sama secara efektif.

Misalnya, untuk merampingkan operasi, manajemen dapat menetapkan sasaran penjualan, yang kemudian dapat memberi tahu staf tentang jumlah inventaris yang tersedia untuk memenuhi sasaran tersebut.

Tenaga penjualan dapat memasukkan pesanan pelanggan mereka ke dalam AIS, yang memicu proses akuntansi untuk membuat dan mengirim faktur, memberi tahu karyawan gudang untuk mengemas pesanan dan departemen pengiriman untuk mengirimkannya.

Departemen akuntansi, pada gilirannya, akan diberitahu tentang piutang baru dan tim layanan pelanggan dapat melacak pengiriman tersebut.

AIS dapat membuat laporan penjualan dari manajemen, menunjukkan kepada mereka total penjualan serta persediaan, pengiriman, dan biaya produksi.

Konsultan dapat menggunakan informasi AIS untuk menganalisis data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Auditor dapat menggunakan data tersebut untuk menilai pengendalian internal perusahaan, situasi keuangan dan kepatuhan akuntansi.

2. Prosedur dan instruksi

AIS menggunakan prosedur dan instruksi untuk mengatur bagaimana informasi keuangan dikumpulkan, disimpan, diproses dan didistribusikan dan membantu karyawan menyelesaikan pelatihan tentang prosedur ini.

Metode ini manual dan otomatis dan dapat berasal dari sumber internal seperti karyawan atau sumber eksternal seperti pesanan online yang dilakukan oleh pelanggan.

Prosedur dan instruksi harus dikodekan ke dalam perangkat lunak AIS serta diimplementasikan dengan karyawan melalui pelatihan dan dokumentasi dan harus diikuti secara konsisten agar efektif.

3. Data Sistem Informasi Akuntansi

AIS sering memiliki struktur database untuk menyimpan informasi di satu lokasi pusat untuk pencatatan dan pelaporan yang nyaman.

Strukturnya, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL), memungkinkan data di AIS diurutkan dan diambil untuk tujuan pelaporan.

AIS akan menyimpan informasi apa pun yang relevan dengan praktik bisnis organisasi yang dapat memengaruhi keuangannya.

Data bisnis apa pun yang memengaruhi keuangan perusahaan harus masuk ke AIS. Meskipun data dapat bervariasi tergantung pada sifat bisnis, biasanya mencakup:

  • Data invetori
  • Informasi pajak
  • Register
  • Jurnal umum
  • Laporan tagihan pelanggan
  • Pesanan penjualan
  • permintaan pembelian
  • Faktur vendor
  • Laporan analisis penjualan
  • Informasi penggajian
  • Informasi ketepatan waktu

Data yang tidak masuk ke AIS mencakup hal-hal seperti manual, memo, dan korespondensi. Meskipun hal-hal ini dapat dikaitkan dengan keuangan perusahaan, mereka tidak dianggap sebagai bagian dari pencatatan keuangan.

Baca juga: Apa itu Laba Kotor? Berikut Pengertian Lengkap dan Bedanya dengan Laba Bersih

4. Software Sistem Informasi Akuntansi

AIS memiliki komponen perangkat lunak atau software yang penting untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan.

Meskipun AIS dulunya merupakan sistem berbasis manual, perusahaan saat ini menggunakan program perangkat lunak yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan setiap bisnis.

Salah satu software akuntansi yang cocok untuk digunakan banyak pemilik bisnis dalam menyempurnakan sistem informasi akuntansi mereka adalah Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur terbaik dengan harga paling terjangkau yang cocok untuk segala jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui gambar di bawah ini

Banner 2 kledo

5. Infrastruktur TI

Infrastruktur TI mengacu pada perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan AIS dan mencakup hal-hal seperti komputer, server, router, dan komponen lain yang sudah dimiliki sebagian besar bisnis.

Infrastruktur TI harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dipilih untuk AIS, dapat berjalan secara efisien dan dioptimalkan untuk perangkat lunak lain yang mungkin digunakan perusahaan.

Infrastruktur juga harus mencakup rencana darurat untuk hal-hal seperti pemadaman listrik, kegagalan perangkat keras, dan hal lain yang dapat memengaruhi kemampuan sistem untuk berjalan seperti yang dirancang.

6. Kontrol internal

Kontrol internal mengacu pada langkah-langkah keamanan yang digunakan untuk melindungi data yang disimpan dalam AIS. Kontrol internal mencakup semuanya, mulai dari kata sandi hingga metode verifikasi biometrik hingga metode enkripsi.

Ini harus menyaring data sensitif untuk karyawan tanpa akses terverifikasi sambil tetap membuat informasi tersedia bagi mereka yang memiliki akses penuh.

Kontrol internal adalah komponen penting dari AIS, karena biasanya berisi informasi karyawan dan pelanggan yang sensitif seperti kartu kredit dan nomor Jaminan Sosial serta data keuangan perusahaan.

Jenis Sistem Informasi Akuntansi

sistem informasi akuntansi

Sistem Manual

Sistem informasi akuntansi manual adalah salah satu yang bekerja sepenuhnya secara manual dan tidak menggunakan sistem komputerisasi otomatis.

Sistem ini biasa digunakan oleh bisnis ukuran kecil atau bisnis rumahan. Disini semua proses akuntansi dilakukan secara manual dengan menggunakan dokumen sumber, jurnal umum, jurnal khusus, jurnal pembantu, dan buku besar.

Sistem akuntansi manual terdiri dari catatan manual ini (yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar). Semua catatan berbasis kertas dan karyawan harus mengikuti proses yang ditetapkan dengan benar untuk mempersiapkan dan memelihara catatan ini.

Sistem Warisan (Legacy)

Maksud dari sistem akuntansi warisan adalah yang saat ini beroperasi di dalam perusahaan atau bisnis.

Sistem ini disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik masing-masing perusahaan. Sistem warisan didasarkan pada teknologi lama dan menguntungkan karena dipahami dengan baik oleh karyawan yang bekerja dan tidak memerlukan pelatihan.

Perusahaan berinvestasi dalam jumlah besar ke dalam sistem ini untuk menyesuaikannya sesuai kebutuhan mereka.

Menggantinya dengan paket akuntansi baru yang canggih membutuhkan proses yang cukup mahal dan memakan waktu.

Selain itu, software akuntansi generik tidak dapat dikustomisasi, tidak seperti sistem ini. Namun, sistem warisan tidak bebas dari keterbatasan seperti mahal, ketidakmampuan untuk mendukung dokumentasi up-to-date, memerlukankomputer yang lebih tua dan non-kompatibel dengan perangkat keras baru.

Baca juga: Goodwill dalam Akuntansi: Pengertian Lengkap dan Cara Hitungnya

Sistem TI Terintegrasi dan Modern

Sistem akuntansi ini adalah paket perangkat lunak canggih yang tersedia saat ini yang mengintegrasikan semua proses dalam suatu organisasi.

Sistem seperti itu lebih efisien dan canggih daripada sistem lama karena menggunakan teknologi terbaru dalam antarmuka internet dan penyimpanan data.

Sistem modern lebih ekonomis untuk dipasang dibandingkan dengan sistem lama karena di sini biayanya tergolong rendah dan bisa digunakan di berbagai perangkat dan bisa auto update, contohnya adalah software akuntansi Kledo.

Hanya dengan 130 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan solusi akuntansi terlengkap seperti proses pencatatan pembukuan, manajemen stok dan gudang.

Keuntungan penting lainnya yang disediakan oleh sistem ini adalah memiliki bug yang relatif lebih sedikit karena telah diuji dengan benar dan terbukti andal sebelum menjualnya di pasar.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Pada Tabel dibawah ini menjelaskan berbagai fungsi AIS dalam mempermudah proses bisnis Anda:

PerformaMembuat AnggaranKeputusan BisnisKeputusan Investasi
Mengukur kinerja berbagai operasi bisnis.a) Informasi yang diberikan oleh akuntansi umumnya digunakan untuk membuat anggaran.Hal ini umumnya digunakan untuk membuat keputusan bisnis.Pengguna eksternal sering menggunakan data ini untuk membuat keputusan investasi.
Manajer dapat memanfaatkan informasi yang diberikan oleh rasio setelah informasi yang diberikan oleh Laporan Keuangan.Data masa lalu memberi tahu perusahaan tentang pengeluaran perusahaan.AIS menyediakan biaya berbagai operasi dan dengan demikian ini dapat dibandingkan dengan pengembalian dari operasi ini.Bank dan lembaga keuangan lainnya meninjau informasi akuntansi perusahaan untuk memeriksa kesehatan keuangan.
Rasio dapat dibandingkan dengan rasio perusahaan lain atau standar industri.Pemilik bisnis mengembangkan anggaran masa depan berdasarkan informasi untuk memastikan rute keuangan yang sehat.Biaya Tinggi dan Pendapatan Rendah sering ditolak dan Biaya Rendah dan Pendapatan Tinggi diterima.Ketidakmampuan untuk menyediakan lingkungan eksternal dengan informasi dapat membatasi keuangan.

Kesimpulan

Itu adalah pembahasan sistem informasi akuntansi secara lengkap dan mendalam. Sistem informasi akuntansi sejatinya harus diadaptasikan dalam setiap jenis dan skala bisnis.

Untuk membuat proses adaptasi sistem informasi akuntansi berjalan dengan baik, pastikan Anda menggunakan software akuntansi yang mudah digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Anda juga bisa menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

12 + twenty =