Supplier management pada dasarnya adalah cara untuk mengetahui bagaimana perusahaan tertentu menemukan, memilih, dan bekerja dengan bisnis yang menyediakan barang-barang yang mereka butuhkan untuk membuat produk mereka.
Bayangkan sebuah perusahaan yang memproduksi sepeda. Seperti setiap perusahaan manufaktur lainnya di dunia, mereka membutuhkan pemasok – pemasok yang menyediakan berbagai suku cadang sepeda seperti roda, kursi, rangka, dan setang.
Nah, supplier management adalah proses yang dilalui oleh perusahaan tersebut. Proses yang tidak hanya menemukan pemasok terbaik untuk suku cadang tersebut dan memastikan bahwa semuanya dikirim tepat waktu (dan dengan harga yang baik), tetapi juga bekerja sama untuk menyelesaikan masalah apa pun yang mungkin muncul selama proses tersebut.
Untuk mengetahui lebih jelasnya, pada artikel kali ini kami akan membahas secara mendalam apa itu supplier management dan tantangan yang ada di dalamnya.
Apa Sebenarnya Supplier Management Itu?
Supplier management adalah pendekatan sistematis untuk mengelola hubungan pemasok atas nama bisnis. Hal ini mencakup sejumlah besar aktivitas dan proses pengadaan, mulai dari pengadaan hingga negosiasi dan manajemen risiko.
Anda dapat melihat supplier management sebagai titik temu antara pengadaan strategis dan pengadaan operasional atau pembelian. supplier management menetapkan organisasi pengadaan sebagai antarmuka pusat antara bisnis dan dunia eksternal jaringan pemasok.
Mengapa hal ini penting?
Pemasok atau supplier adalah pusat keberhasilan setiap bisnis manufaktur dan dagang. Sejujurnya, sebagian besar bisnis dagang tidak dapat beroperasi tanpa mereka!
Supplier management memberikan konsistensi dan prediktabilitas pada bagaimana hubungan penyedia utama dikelola di seluruh bisnis dan kelompok pemangku kepentingan utama.
Supplier management yang sistematis berusaha untuk memastikan rantai pasokan yang andal, mengurangi risiko, serta meningkatkan kualitas dan inovasi.
Dengan mengelola pemasok secara efektif dan konsisten, Anda dapat mencapai penghematan biaya, meningkatkan kinerja pemasok, dan membangun kemitraan yang lebih kuat. Hal ini sangat penting di pasar global saat ini, di mana gangguan pasokan dapat berdampak signifikan terhadap bisnis Anda.
Baca juga: Cara Melakukan Optimasi Produksi dalam Manufaktur
Bagaimana Supplier Management Muncul?
Supplier management sebagai disiplin ilmu dalam pengadaan muncul dari kebutuhan untuk menyederhanakan proses pembelian dan memastikan kualitas dan pasokan yang konsisten di seluruh portofolio pemasok yang semakin besar.
Pengembangan konsep seperti Matriks Kraljic pada tahun 1980-an menyoroti pentingnya mengkategorikan pemasok berdasarkan risiko dan dampaknya, yang menekankan pendekatan strategis terhadap pengadaan.
Namun, banyak ahli berpendapat bahwa pandangan ini mengarah pada penyederhanaan yang berlebihan, di mana administrasi pemasok sering kali dikaitkan dengan pengurangan biaya dan upaya untuk meningkatkan pengaruh dan daya beli pembeli.
Dr. Oliver E. Williamson, Professor Emeritus of Business, Ekonomi, dan Hukum di University of California, “Pembeli yang berotot tidak hanya menggunakan pemasok mereka, tetapi mereka sering kali ‘menghabiskan’ pemasok mereka dan membuangnya. Pendekatan yang berotot terhadap pengalihdayaan barang dan jasa adalah rabun dan tidak efisien.”
Saat ini, penekanan dalam supplier management ditempatkan pada penciptaan situasi yang saling menguntungkan dan membina hubungan yang berkelanjutan dengan para pemasok. Tujuan pengadaan adalah mengelola basis pemasok yang terus bertambah secara efektif dalam kondisi pasar yang tidak menentu.
Baca juga: Supply Chain Forecasting: Metode, Tantangan, dan Manfaatnya
Empat Elemen Utama dalam Supplier Management
Supplier management merupakan topik yang banyak diteliti di kalangan akademisi dan industri swasta, namun tidak ada teori atau kerangka kerja yang mapan untuk mengaturnya.
Sebaliknya, Anda dapat menganggapnya sebagai serangkaian pendekatan sistematis yang berpusat pada pemasok yang mencakup setidaknya empat elemen utama:
- Manajemen Siklus Hidup Supplier: Proses yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok yang tepat untuk bisnis Anda. Hal ini dapat mencakup apa saja, mulai dari menentukan kriteria keberhasilan, menilai kemampuan, meminta informasi atau proposal, menerima penyedia baru, serta mengelola kontrak dan pembaruan.
- Manajemen Kinerja Supplier: Proses dan sistem yang digunakan untuk memantau dan menilai kinerja pemasok. Hal ini dapat mencakup penetapan KPI yang selaras dengan tujuan bisnis Anda dan tinjauan kinerja secara berkala, serta metrik utama yang terkait dengan kualitas pasokan, pengiriman, dan biaya.
- Supplier Relationship Management (SRM): Pengembangan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok utama. SRM dapat mencakup apa saja, mulai dari saluran dan protokol komunikasi yang jelas, pengembangan bersama, transparansi harga, dan inisiatif inovasi bersama.
- Manajemen Risiko Supplier: Identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko terkait pemasok. Hal ini melibatkan kepatuhan terhadap peraturan dan standar etika dan juga dapat mencakup upaya diversifikasi untuk mengurangi ketergantungan pasokan.
Selain keempat elemen tersebut, supplier management merupakan bidang yang sedang berkembang di bidang teknologi pengadaan, di mana Anda akan menemukan banyak alat bantu dan solusi untuk berbagai aspek seperti manajemen informasi pemasok, data risiko pasokan, manajemen kontrak, dan pengadaan secara elektronik.
Baca juga: Tips Mencari Supplier Bahan Makanan Terbaik untuk Restoran
Siapa yang Bertanggung Jawab Atas Supplier Management? (Contoh dari manajemen pengeluaran pemasaran)
Supplier management bukanlah sesuatu yang dapat didelegasikan dan ditugaskan kepada satu pemangku kepentingan atau fungsi dalam bisnis.
Hal ini membutuhkan tingkat kolaborasi yang mendalam dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal – dan kolaborasi ini sering kali diatur oleh bagian pengadaan.
Mari kita ambil contoh dari kategori pemasaran, di mana bagian pengadaan dan pemasaran berbagi tanggung jawab.
Di sebagian besar perusahaan, tim pemasaran memiliki mandat yang jelas untuk mengelola pemasok eksternal dan agensi yang bertanggung jawab atas ratusan layanan pemasaran dan komunikasi yang berbeda.
Namun, manajemen yang efektif untuk pengeluaran terkait pemasaran di seluruh bisnis besar dan unit bisnis yang berbeda membutuhkan dukungan tim pengadaan dan proses pengadaan yang jelas.
Dengan mengikuti proses supplier management yang konsisten, tim pemasaran dapat meningkatkan daya beli mereka dengan lebih baik dan memastikan bahwa nilai dari hubungan pemasok secara konsisten direalisasikan di seluruh bisnis.
Supplier management membutuhkan kolaborasi lintas fungsi, tetapi di sebagian besar organisasi, bagian pengadaan harus memimpin dan mengatur upaya ini untuk memaksimalkan nilai dan meminimalkan risiko.
Baca juga: Tips Menyikapi Kenaikan Harga Supplier dan Mitigasi Risikonya
Manfaat Supplier Management
Pendekatan yang lebih terstruktur terhadap supplier management menawarkan banyak manfaat bagi organisasi pengadaan:
1. Penciptaan nilai
Supplier management yang efektif dapat menghasilkan penghematan biaya yang besar atau penciptaan nilai. Dengan membina hubungan jangka panjang dengan pemasok utama, organisasi dapat menegosiasikan diskon volume dan syarat pembayaran yang menguntungkan.
Selain itu, upaya kolaboratif dalam peningkatan proses dan inovasi dapat mengurangi total biaya kepemilikan. Hubungan pemasok strategis dapat menciptakan nilai melalui pengembangan produk bersama, wawasan pasar bersama, dan akses ke inovasi pemasok.
Baca juga: Shop Floor Management: Pembahasan dan Tips Mengelolanya
2. Peningkatan kualitas dan keandalan
Hubungan pemasok yang erat biasanya memastikan kontrol kualitas yang lebih baik. Komunikasi rutin, pemantauan kinerja, dan pemecahan masalah secara kolaboratif menghasilkan kualitas dan konsistensi produk yang lebih baik.
Hal ini, pada gilirannya, mengurangi cacat, pengerjaan ulang, dan keluhan pelanggan. Selain itu, hubungan pemasok yang kuat meningkatkan keandalan pasokan, mengurangi risiko kehabisan stok atau gangguan produksi.
Baca juga: Online Reputation Management: Pengertian dan Tipsnya
3. Peningkatan operational agility
Supplier management dapat menyederhanakan proses bisnis, mengurangi biaya administrasi dan waktu siklus. Integrasi sistem dan proses dengan pemasok utama dapat menghasilkan pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, dan peramalan yang lebih efisien.
Koordinasi yang lebih baik ini menghasilkan operasi yang lebih lancar, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan kelincahan dalam merespons perubahan pasar.
4. Mitigasi risiko
Supplier management yang efektif membantu mengidentifikasi dan memitigasi risiko rantai pasokan sebelum terjadi.
Dengan mempertahankan basis pemasok yang beragam dan mengembangkan rencana kontinjensi dengan pemasok utama, Anda dapat menangani gangguan pasokan, volatilitas harga, dan bahkan risiko geopolitik dengan lebih baik.
Baca juga: 5 Peran Supplier dalam Rantai Pasok Bisnis dan Cara Memilihnya
Tantangan dalam melakukan Supplier Management
Tantangan datang dalam berbagai bentuk dan rupa, namun bagi perusahaan yang menyusun strategi secara efisien, seharusnya tidak ada masalah:
- Fakta bahwa rantai pasokan global terkadang dapat melibatkan sejumlah besar pemasok yang tidak hanya berasal dari negara yang berbeda, namun dalam banyak kasus, juga dari benua yang berbeda. Semua itu membuat komunikasi dan koordinasi menjadi sulit – Zona waktu yang berbeda dan sering kali ada kendala bahasa, bahkan di dunia modern di mana hampir semua orang berbicara bahasa Inggris sampai batas tertentu.
- Manajemen data – Jenis masalah ini berkisar pada pengumpulan, penyimpanan, dan analisis data pemasok dengan cara yang efektif. Itulah mengapa sangat penting bagi perusahaan (yang masih berskala kecil) untuk mencoba dan menerapkan penggunaan perangkat lunak supplier management setiap hari – seperti Katana.
- Dan terakhir, mengintegrasikan software supplier management dengan proses bisnis dan memastikan bahwa semua orang dalam rantai pasokan mengikuti tren teknologi saat ini bisa jadi sulit. Misalnya, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur supplier management dan inventory terlengkap.
Baca juga: Tips Memilih Supplier Bisnis Terpercaya dan Hal yang Harus Diperhatikan
Hal yang Perlu Diperhatikan untuk Supplier Management yang Efektif
Meskipun ada banyak fitur utama yang berhubungan dengan manajemen hubungan pemasok yang efektif, kami akan mencoba sebaik mungkin untuk fokus hanya pada fitur yang paling penting.
Yang pertama adalah proses pemilihan pemasok – proses yang terdefinisi dengan baik untuk mengidentifikasi dan mengkualifikasikan pemasok potensial berdasarkan kriteria yang jelas. Ini berarti bahwa perusahaan yang baik akan melakukan proses penyaringan cepat dengan pemasok potensial.
Ini tidak berbeda dengan skenario di mana klien mencari pekerja lepas yang baik. Mereka juga perlu memeriksa berbagai aspek seperti riwayat pekerjaan, rekomendasi, dan portofolio pekerja lepas untuk menemukan yang terbaik untuk pekerjaan tersebut.
Fitur kunci lainnya di sini adalah orientasi pemasok. Ini adalah istilah yang bagus untuk mengatakan bahwa sebuah perusahaan memiliki proses yang efisien untuk mengintegrasikan pemasok baru ke dalam operasinya.
Ada juga manajemen kinerja, yang mewakili pemantauan rutin terhadap kinerja pemasok melalui metrik dan KPI (indikator kinerja utama) yang ditetapkan, bersama dengan tinjauan kinerja dan mekanisme umpan balik.
Beberapa hal utama lainnya yang penting di sini adalah:
- Manajemen kontrak
- Kolaborasi dan komunikasi
- Peningkatan berkelanjutan
- Pemanfaatan teknologi
Baca juga: Gunakan Cara Ini untuk Mencari Supplier Tangan Pertama, Mudah!
Kesimpulan
Supplier management dalam pengadaan bukan hanya tentang mengelola transaksi penyedia; ini tentang membangun kemitraan strategis yang mendorong kesuksesan organisasi.
Manfaat supplier management metodologis biasanya jauh melampaui penghematan biaya, menyentuh setiap aspek bisnis mulai dari efisiensi operasional hingga inovasi dan keberlanjutan.
Karena rantai pasokan menjadi semakin kompleks dan global, supplier management merupakan salah satu kunci utama untuk membantu tim pengadaan tetap lincah dan responsif terhadap peluang pasar.
Untuk proses integrasi yang lebih baik antara supplier management dan akuntansi bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo secara gratis selama 14 hari melaui tautan ini.
- 15 Kesalahan Menggunakan Software Akuntansi dalam Bisnis - 22 November 2024
- Tips Melakukan Pelatihan Software Akuntansi Agar Efektif - 22 November 2024
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024