Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya

Perusahaan biasanya memiliki banyak inventaris atau barang operasional untuk mendukung kelancaran proses operasional dalam bisnis tersebut. Inventaris sendiri merupakan bagian dari aset perusahaan yang harus dijaga dan dalam proses untuk membelinya seringkali diperlukan surat pengajuan barang atau inventaris.

Proses pembuatan surat pengajuan barang dalam sebuah bisnis atau perusahaan merupakan hal yang harus Anda ketahui karena ini merupakan prosedur yang banyak dilakukan banyak bisnis dan organisasi yang memiliki banyak divisi

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu surat pengajuan barang inventaris, fungsi, beserta contoh yang bisa Anda download secara gratis.

Pengertian Surat Pengajuan Barang

Melansir dari berbagai sumber, surat pengajuan barang adalah surat resmi yang dibuat dan ditujukkan kepada perusahaan, instansi, dan organisasi yang berfungsi untuk menjelaskan soal permohonan pembelian sebuah barang, baik dalam jumlah sedikit maupun banyak.

Tanpa adanya surat pengajuan barang pihak perusahaan tak bisa langsung membelinya, sebab bisa timbul kecurigaan apakah kebutuhan barang ini memang penting untuk jalannya operasional atau sejumlah karyawan yang memanfaatkan kesempatan tersebut demi mendapatkan barang yang diinginkan.

Surat pengajuan barang harus menjelaskan secara rinci barang apa saja yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan karyawan.

Selain itu, perlu disertakan juga berapa jumlah barang yang diperlukan, hal ini agar surat menjadi transparan serta bisa diketahui oleh karyawan dan perusahaan.

Pengadaan sebuah barang dalam operasional perusahaan adalah hal yang wajar, terlebih bila banyak karyawan baru yang masuk ke perusahaan tersebut.

Lantas, pihak perusahaan perlu menyediakan berbagai inventaris guna mendukung kinerja karyawan baru.

Baca juga: Panduan Mempelajari Akuntansi Dasar bagi Pemula

Fungsi Surat Pengajuan Barang

Menghormati hierarki jabatan

Tujuan utama dari pembuatan surat pengajuan inventaris adalah untuk menghormati hierarki jabatan yang ada pada sebuah instansi atau perusahaan.

Dengan menggunakan surat secara resmi, tentu saja seluruh aktivitas keluar masuknya barang dapat dipantau dengan jelas sesuai tanggung jawab jabatan masing masing yang menerima dan memberikan surat tersebut.

Hal ini memang harus menjadi salah satu hal yang wajib diterapkan dalam suatu perusahaan agar setiap informasi bisa dipertanggungjawabkan sesuai jabatan yang berlaku.

Sebagai dasar hukum yang jelas

Dengan adanya danya surat tentang pengajuan inventaris, tentu akan membuat perusahaan tersebut memiliki dasar hukum yang jelas.

Artinya terdapat dasar hitam di atas putih sebagai acuan yang kuat jika suatu hari nanti terjadi sebuah masalah yang tidak diinginkan.

Pengadaan barang-barang kantor benar-benar sangat diperlukan bagi sebuah instansi dan perusahaan.

Oleh sebab itu enggunaannya juga harus disertai dengan bukti surat sebagai dasar dalam dunia kearsipan. Inventaris kantor juga harus sesuai dengan isi surat pengadaan untuk kepentingan arsip di perusahaan tersebut.

Baca juga: Laporan Keuangan Perusahaan Jasa dan Bedanya dengan Perusahaan Dagang

Dokumentasi aset lebih baik

Seperti yang sudah kami katakan di awal, inventaris dalam suatu perusahaan adalah sebuah aset. Dengan adanya surat permintaan inventaris, perusahaan bisa melakukan manajemen aset yang lebih baik.

Karena dalam surat pengajuan inventaris terdapat tanggal pengajuan, Anda bisa melakukan penghitugan depresiasi aset dengan lebih baik untuk mengetahui nilai aset Anda nantinya.

Jika perusahaan tidak mengetahui umur aset, maka hal ini bisa menyulitkan untuk memberikan nilai taksiran dari inventaris yang dimiliki perusahaan tersebut.

Syarat dan Komponen dalam Surat Pengajuan Barang Inventaris

Ada beberapa syarat dan komponen yang harus Anda perhatikan dalam membuat surat pengajuan barang inventaris yang harus Anda ketahui.

Berikut adalah penjelasan lengkapnya:

Syarat pembuatan pengajuan barang inventaris

1. Mencantumkan identitas

Pada saat mengirim atau menyampaikan surat pengajuan, Anda harus mencantumkan identitas dengan jelas, misalnya menyebutkan nama divisi Anda.

Meski sifatnya surat internal perusahaan, identitas pengirim maupun penerima harus tetap disertakan.

Hal ini untuk memastikan surat tersebut tepat sasaran dan penerima dapat lebih mudah mengidentifikasi isi juga maksud dari surat tersebut.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

2. Format penulisan yang benar

Sebagai surat resmi, maka sudah pasti menggunakan Bahasa Indonesia baku dan sesuai EYD.

Penggunaan frasa juga harus diperhatikan, jangan membingungkan tidak to the point.

Jadi pastikan Anda membuat surat pengajuan yang singkat dan jelas, agar tujuan dari surat tersebut lebih mudah dipahami dan bisa segera di setujui.

3. Tujuan jelas dan dapat dipertanggung jawabkan

Tujuan dari pembuatan surat pengajuan inventaris kantor harus ditulis dengan jelas. Anda juga bisa menyertakan alasan yang melatar belakangi dibutuhkannya pengadaan barang tersebut.

Pastikan Anda memberikan alasan harus yang akal dan dapat dipertanggung jawabkan kevalidannya.

Hal itu dikarenakan, pengadaan inventaris berhubungan dengan pengeluaran anggaran belanja perusahaan yang seharusnya diperuntukkan bagi kelancaran operasional bisnis.

Dan jika Anda memberikan informasi yang tidak valid, bukan tidak mungkin Anda akan mendapatkan masalah hukum dari tempat Anda bekerja

4. Tata letak yang tepat

Dikarenakan surat pengajuan ini termasuk surat resmi, maka pengaturan tata letaknya sangat penting diperhatikan.

Pengaturan dari tata letak tersebut diantaranya meliputi kop surat, identitas, salam pembuka, serta isi dan juga penutup yang harus ditulis secara runut.

Namun biasanya beberapa perusahaan sudah menyiapkan format surat sesuai keperluan.

Dengan begitu Anda hanya perlu mengisi identitas serta isi surat sesuai tujuan. (Baca terus sampai selesai untuk mengetahui komponen dalam surat permintaan inventaris kantor)

Baca juga: Mengetahui Tugas Marketing dan Parameter Keberhasilannya

5. Mencantumkan Batas Waktu

Seperti yang kita tahu, surat pengajuan inventaris dibuat karena adanya kebutuhan akan suatu barang.

Oleh sebab itu, selain mencantumkan tanggal pembuatan surat, Anda juga harus mencantumkan tanggal batas waktu balasan.

Hal ini dapat meminimalkan kemungkinan surat pengajuan yang Anda buat diabaikan. Dengan begitu, respon dari pihak berwenang yang menerima surat pengajuan tersebut bisa segera Anda dapatkan dengan cepat.

Komponen dalam surat pengajuan barang

Karena surat pengajuan barang tergolong surat formal, maka untuk membuatnya tidak bisa dilakukan secara asal detikers. Berikut format surat pengajuan yang baik dan benar seperti dilansir situs barki.unma.ac.id:

• Kepala surat
• Nomor surat
• Tanggal, bulan dan tahun surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Nama organisisasi
• Nama terang dan tanda tangan penanggung jawab surat
• Tembusan
• Inisial / kaki surat

Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya

Contoh Surat Pengajuan Barang Inventaris dan File yang bisa Anda Download

Contoh surat pengajuan barang inventaris

Surat Pengajuan Inventaris

Kepada Yth,
Kepala Logistik
Di tempat

Yang bertanda tangan dibawah ini:
Nama: Ahmad Zulfikar
Jabatan: Kepala Divisi IT
Lokasi: Jakarta

Bersamaan dengan surat ini, saya bermaksud untuk melakukan pengajuan barang untuk operasional di bagian IT. Adapun barang yang saya ajukan adalah sebagai berikut:

1. Komputer 1 unit
2. Keyboard 1 unit
3. Mouse 1 unit

Demikian surat ini saya buat dengan baik dan benar. Atas waktu perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.

Jakarta, 8 November 2018
Hormat saya,

Ahmad Zulfikar

Baca juga: Format Isi dan Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Benar

Contoh surat pengajuan barang inventaris

Surat Pengajuan Barang

Kepada Yth,
Bapak Michael Santoso
Di tempat

Perihal: Pengajuan Barang

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan perlunya cek ketebalan bahan baku sebelum coil diproduksi, maka dari itu dari divisi produksi membutuhkan alat sebagai berikut:

1. Micrometer digital 2 buah

Demikian surat permohonan pengadaan barang ini dibuat. Atas waktu dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 10 September 2021
Hormat saya,

Mukhlisin

Baca juga: Surat Setoran Pajak: Pengertian, Jenis, Fungsi, Komponen dan Cara Isinya

Contoh surat pengajuan barang inventaris

Surat Pengajuan Inventaris

Lampiran: –
Hal: Permohonan Pengajuan Barang

Kepada Yth,
Kepala Bagian Umum
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilakukannya upaya pencegahan dan penanggulangan COVID-19 di lingkungan Rumah Sakit Sehat Selalu, khususnya untuk para staf yang berpotensi terpapar virus COVID-19, maka diperlukan kelengkapan APD (Alat Pelindung Diri) pada setiap masing-masing divisi.

Dengan alasan tersebut, kami bermaksud mengajukan permohonan pengadaan APD dengan jumlah sebagai berikut:

1. Alat Pelindung Diri 200 unit
2. Masker medis 500 dus

Demikian surat permohonan pengadaan barang ini dibuat. Untuk harga barang akan kami lampirkan bersama surat ini ke depannya jika sudah disetujui. Atas waktu dan perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 15 Januari 2021
Hormat saya,

Yanti Rahayuningsih

Baca juga: Buat Bisnis Lebih Profesional dengan Contoh Surat Jalan Barang Ini

Download surat pengajuan barang inventaris

Jika Anda menginginkan file surat pengajuan inventaris yang bisa Anda download dan Anda edit dengan mudah, Anda bisa mengunduhnyua melalui tautan pada tombol di bawah ini:

Baca juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang surat pengajuan barang inventaris kantor beserta fungsi, contoh, dan file yang bisa Anda unduh secara gratis.

Untuk kemudahan dalam mengelola inventaris dan menghitung penyusutan aset dalam perusahaan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen aset dan menghitung depresiasi secara otomatis seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online yang sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu pengguna dan memiliki fitur terlengkap seperti pencatatan transaksi yang mudah, pembuatan laporan keuangan instant, manajemen aset dan stok, pengelolaan multi gudang dan multi user, dan masih banyak lagi fitur Kledo yang memudahkan operasional bisnis Anda.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.