Memahami gaji yang harus dibayarkan atau utang gaji membantu tim akuntansi Anda melacak gaji dan pengeluaran terkait gaji. Jika Anda dapat menghitung gaji yang harus dibayarkan, maka Anda dapat membantu karyawan menerima gaji mereka tepat waktu dan dalam jumlah yang benar.
Namun mencatat gaji yang masih harus dibayar memerlukan pengetahuan, terutama dalam proses pembukuan bisnis agar Anda mendapatkan laporan keuangan yang valid.
Memastikan bahwa Anda mengetahui pencatatan akuntansi terkait gaji yang harus dibayarkan dengan ketentuan penggajian terkait dapat membantu Anda menjaga pembukuan akuntansi Anda bebas dari kesalahan penghitungan dan mendukung proses penggajian.
Pada artikel ini, kami membahas dasar-dasar utang gaji yang harus dibayar dan menjelaskan cara menghitung gaji yang harus dibayar dengan benar.
Apa yang Dimaksud dengan Utang gaji?
Utang gaji adalah jenis ayat dalam jurnal akuntansi bisnis yang menjelaskan berapa banyak perusahaan berutang kepada karyawan mereka.
Profesional akuntansi atau manajer mencatat utang gaji ketika mereka berutang gaji kepada karyawan mereka, tetapi belum mendistribusikan uang tersebut.
Ketika karyawan memperoleh gaji dengan bekerja, utang gaji meningkat berdasarkan jumlah uang yang mereka hasilkan. Ketika mereka menerima gaji, utang gaji berkurang sebesar jumlah tersebut.
Profesional akuntansi biasanya mencatat utang gaji perusahaan atau klien mereka dalam akun kewajiban di mana mereka melacak utang. Ayat kredit menambah jumlah utang gaji perusahaan, sementara ayat debit mengurangi saldo total utang gaji.
Anda biasanya mencatatnya di akhir periode akuntansi bisnis untuk memberikan cerminan yang akurat atas keuangan perusahaan.
Baca juga: Mengetahui Apa Itu Fill Rate dalam Manajemen Rantai Pasok
Mengapa bisnis perlu mengetahui tentang utang gaji?
Pemimpin perusahaan dan profesional akuntansi perlu mengetahui jumlah utang gaji mereka sehingga mereka dapat membayar karyawan mereka tepat waktu dan beroperasi sesuai anggaran.
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan mungkin belum membayar jumlah penuh gaji karyawan pada akhir periode akuntansi, yang mengakibatkan adanya saldo gaji yang masih harus dibayarkan. Beberapa alasan umum perusahaan mencatatnya karena:
- Periode pelaporan atau akuntansi berbeda dengan tanggal siklus penggajian.
- Perusahaan memiliki sebagian besar karyawan yang digaji.
- Posisi kepemimpinan di perusahaan mendapatkan gaji besar yang secara signifikan mempengaruhi anggaran.
- Seorang mantan karyawan belum menerima gaji penuh mereka untuk waktu bekerja di perusahaan.
Perbedaan Utang Gaji dan Beban Gaji dalam Akuntansi
Utang gaji dan beban gaji adalah konsep yang mirip, tetapi keduanya memiliki peran yang berbeda dalam akuntansi.
Beban gaji adalah jumlah gaji yang diterima karyawan. Utang gaji hanya mengacu pada jumlah pembayaran gaji yang belum didistribusikan oleh pemberi kerja kepada karyawan.
Sementara utang gaji berubah berdasarkan transaksi keuangan antara perusahaan dan karyawannya, beban gaji tetap sama terlepas dari pembayaran perusahaan kepada karyawan.
Sebagian besar bisnis biasanya mencatat beban gaji dalam akun biaya untuk tujuan penganggaran, sementara melacak utang gaji dalam buku besar yang terpisah.
Baca juga: Pengertian Segment Margin, Rumus, Cara Hitung, dan Contohnya
Utang Gaji dalam Akuntansi Akrual
Profesional akuntansi hanya perlu mencatat gaji yang harus dibayarkan jika departemen atau klien mereka mengelola akun mereka melalui metode akuntansi akrual.
Akuntansi akrual berarti bahwa bisnis mencatat semua pendapatan dan pengeluaran saat terjadi, bahkan jika karyawan tidak akan menerima uang sampai tanggal kemudian.
Ketika sebuah bisnis menggunakan metode akuntansi akrual, terkadang biaya yang masih harus dibayar tidak sesuai dengan biaya yang sebenarnya ketika perusahaan membayarnya.
Artinya, biaya gaji yang masih harus dibayar dan gaji yang dibayarkan mungkin tidak selalu sama jumlahnya. Sebagai contoh, jika seorang karyawan mengundurkan diri secara tiba-tiba, biaya gaji yang masih harus dibayar perusahaan tersebut mungkin berbeda dengan gaji yang harus dibayarkan.
Hal ini karena perusahaan mungkin telah mencatat gaji penuh mereka untuk satu periode pembayaran ketika mereka hanya mendapatkan sebagian kecil dari gaji mereka yang biasanya sebelum mengundurkan diri.
Baca juga: Cara Menghitung Rasio Utang Terhadap Pendapatan Bisnis
Utang Gaji Termasuk Akun Apa dalam Akuntansi?
“Utang Gaji” adalah akun kewajiban dalam akuntansi yang mewakili jumlah yang terutang kepada karyawan untuk layanan yang diberikan tetapi belum dibayar.
Ini menunjukkan kewajiban perusahaan kepada karyawannya yang akan diselesaikan di masa depan. Ketika sebuah perusahaan berutang upah atau gaji kepada karyawannya pada akhir periode tetapi akan membayarnya pada periode berikutnya, perusahaan mencatat kewajiban ini dalam akun utang gaji.
Poin-poin penting tentang utang gaji:
- Jenis Akun: Utang gaji adalah akun liabilitas dan dilaporkan di neraca di bawah liabilitas jangka pendek, karena kewajiban ini biasanya diselesaikan dalam jangka pendek (mis., siklus pembayaran berikutnya).
- Akuntansi Akrual: Penggunaan akun ini sesuai dengan metode akuntansi akrual, yang menyatakan bahwa biaya harus diakui pada saat terjadinya, bukan pada saat dibayar.
- Hubungan dengan Beban Gaji: Ketika gaji telah diterima oleh karyawan tetapi belum dibayarkan, perusahaan akan mengakui kewajiban tersebut dengan mendebit (menambah) akun “Beban Gaji” dan mengkredit (menambah) akun “utang gaji”. Setelah pembayaran dilakukan kepada karyawan, akun “utang gaji” didebit (berkurang), dan akun “Kas” dikredit (bertambah).
- Mencerminkan Kewajiban Jangka Pendek: Hutang gaji menunjukkan jumlah yang akan segera dibayarkan, biasanya dalam siklus pembayaran berikutnya, menjadikannya kewajiban jangka pendek.
Baca juga: Utang Lancar: Definisi, Contoh, dan Bedanya dengan Utang Tidak Lancar
Bagaimana Cara mencatat Utang Gaji dalam Akuntansi
Berikut adalah langkah-langkah untuk mendokumentasikan gaji yang masih harus dibayarkan dalam pembukuan akuntansi Anda:
Gunakan akun yang tepat
Penting untuk mencatat informasi gaji di bagian yang benar dari buku besar perusahaan Anda agar tetap teratur. Manajer dan profesional akuntansi sering mencatat gaji yang dibayarkan dan gaji yang masih harus dibayar pada akun neraca di bawah kewajiban lancar.
Kewajiban saat ini juga dapat mencakup asuransi kesehatan karyawan, pajak penghasilan, tunjangan, dan BPJS. Kolom harus mencakup tanggal, deskripsi kewajiban, apakah uang tersebut didebit atau dikredit dan jumlah totalnya.
Mengetahui biaya gaji yang masih harus dibayar
Untuk mengetahui berapa banyak utang perusahaan kepada karyawannya, Anda harus terlebih dahulu menentukan berapa banyak uang yang diperoleh setiap karyawan.
Hitung biaya gaji yang masih harus dibayar, atau berapa banyak uang yang diharapkan perusahaan Anda untuk berutang kepada karyawan mereka untuk gaji berdasarkan jam kerja dan tingkat gaji mereka.
Tuliskan angka ini di kolom kredit untuk menunjukkan bahwa ini adalah saldo terutang.
Catat pembayaran gaji yang sudah diselesaikan
Selanjutnya, tentukan berapa banyak yang sudah dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya. Jika pemberi kerja telah membayar sebagian dari gaji yang masih harus dibayar, catat angka ini di kolom debit.
Sebagai contoh, jika pemberi kerja telah membayar di muka setengah dari pendapatan yang diharapkan dari seorang karyawan sebesar 5.000.000 untuk satu periode gaji, Anda akan menulis 2.500.000 di kolom debit untuk menunjukkan bahwa Anda telah membayar jumlah tersebut.
Baca juga: Jurnal Utang Usaha: Contoh dan Cara Membuatnya
Menghitung gaji yang harus dibayarkan
Hitung dan catat jumlah total untuk kolom debit dan kredit. Jika jumlah total kredit dan debit sama, maka perusahaan saat ini tidak memiliki utang gaji.
Jika jumlah total di kolom kredit lebih tinggi dari jumlah total di kolom debit, maka kurangi jumlah total debit dengan jumlah total kredit. Selisih dari kedua total tersebut adalah gaji yang harus dibayarkan, atau berapa banyak utang gaji perusahaan saat ini.
Jika debit gaji perusahaan lebih tinggi, itu berarti bisnis membayar lebih kepada karyawannya.
Perbarui catatam pembukuan setelah periode penggajian
Setelah pemberi kerja membayar karyawan mereka, perbarui catatan akuntansi untuk mencerminkan saldo terutang gaji yang baru.
Memperbarui gaji yang dibayarkan secara teratur untuk mencerminkan cek gaji memastikan bahwa perusahaan memiliki catatan yang akurat tentang pembayaran gaji di masa lalu dan masa depan.
Ingatlah untuk mencatat kas
Jika perusahaan atau klien membayar sebagian dari gaji karyawan menggunakan kas, ingatlah untuk memasukkan jumlah ini ke dalam perhitungan Anda.
Pembayaran dari kas harus dimasukkan ke dalam kolom debit karena pembayaran tersebut mencerminkan penurunan kewajiban perusahaan atas utang kepada karyawannya.
Kumpulkan tanda terima untuk semua pembayaran tunai sehingga Anda memiliki konfirmasi bahwa perusahaan telah membayar karyawan.
Baca juga: Manajemen Utang: Hal Penting yang Harus Diperhatikan Bisnis
Contoh Ayat Jurnal dalam Pencatatan Utang Gaji
Berikut adalah beberapa contoh ayat jurnal akuntansi untuk mencatat gaji yang masih harus dibayarkan:
Contoh 1
Periode pelaporan praktek dokter gigi Caca berakhir pada tanggal 30 Juni, namun periode penggajian mereka berakhir pada tanggal 15 Juli. Pada tanggal 30 Juni, praktek dokter gigi Caca berutang gaji sebesar 10.000.000 kepada karyawan. Informasi yang dicatat pada tanggal 30 Juni akan terlihat seperti ini:
| Tanggal | Keterangan | Kredit | Debit |
|---|---|---|---|
| 6/30 | Beban gaji | 10.000.000 | |
| 6/30 | Utang gaji | 10.000.000 |
Contoh 2
Seorang karyawan dari Pleasant Cafe tiba-tiba mengundurkan diri pada tanggal 1 Februari. Periode penggajian Pleasant Cafe dilakukan setiap bulan pada tanggal 15, sehingga karyawan tersebut belum menerima pembayaran untuk 10 hari kerja antara tanggal 16 Januari dan 31 Januari.
Karyawan biasanya mendapatkan gaji sebesar 4.000.000 selama setiap periode penggajian bulanan, sehingga perusahaan berhutang setengah dari jumlah tersebut kepada karyawan yang mengundurkan diri. Informasi yang tercatat pada tanggal 1 Februari akan terlihat seperti ini:
| Tanggal | Keterangan | Kredit | Debit |
|---|---|---|---|
| 2/1 | Beban gaji | 2.000.000 | |
| 2/1 | Utang gaji | 2.000.000 |
Contoh 3
Redtech Solutions berhutang sejumlah 50.000.000 untuk biaya gaji selama bulan Oktober. Redtech Solutions membayar 20.000.000 dari total biaya gaji ini pada tanggal 31 Oktober, yang berarti bahwa total gaji yang harus dibayarkan adalah 30.000.000. Informasi yang dicatat pada tanggal 31 Oktober akan terlihat seperti ini:
| Tanggal | Keterangan | Kredit | Debit |
|---|---|---|---|
| 10/31 | Beban gaji | 50.000.000 | |
| 10/31 | Kas | 20.000.000 | |
| 10/31 | Utang gaji | 30.000.000 |
Baca juga: 11 Jenis Laporan Utang Usaha, Manfaat, dan Tips Mengelolanya
Kesimpulan
Setelah Anda mengetahui utang gaji termasuk akun apa dalam akuntansi dan cara mencatatnya, langkah selanjutnya adalah memastikan pos pengeluaran dan pemasukan lainnya dicatat dengan benar dalam laporan keuangan.
Dengan pencatatan informasi yang baik, Anda akan mendapatkan data keuangan yang benar sehingga memudahkan Anda dalam membaut keputusan bisnis berdasarkan data yang valid.
Jika Anda kesulitan dalam melakukan pencatatan pembukuan dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.
Kledo telah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dalam memabantu proses pembukuan, manajemen persediaan, dan pengelolaan akutnansi terintegrasi.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo untuk mencatat pembukuan yang lebih baik secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Rumus Biaya Variabel dan Kalkulator Biaya Variabel Gratis - 20 Desember 2024
- Cara Menggunakan Aplikasi SIAPIK dari BI dan Download PPTnya - 19 Desember 2024
- Monthly Recurring Revenue (MRR): Rumus dan Cara Menghitungnya - 19 Desember 2024