Setiap perusahaan – baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar – berurusan dengan perbedaan anggaran atau varians anggaran dan tantangan keuangan lainnya.
Dalam lingkungan ekonomi dan bisnis yang berubah dengan cepat, hal ini tidak dapat dihindari. Tetapi Anda dapat mengendalikan kemunculan dan dampaknya pada neraca keuangan.
Varians anggaran berkaitan dengan perbedaan informasi akuntansi perusahaan. Istilah ini paling sering digunakan dalam hubungannya dengan skenario negatif.
Contohnya adalah ketika sebuah perusahaan gagal menganggarkan biaya secara akurat untuk pengeluaran mereka – baik untuk proyek tertentu atau untuk total pengeluaran kuartalan atau tahunan.
Hari ini kita akan membahas varians anggaran: Bagaimana hal itu terjadi, apa yang harus dilakukan ketika Anda menemukannya, dan bagaimana mengurangi kemungkinan dan dampaknya terhadap bisnis Anda.
Pengertian Varians Anggaran
Varians anggaran adalah perbedaan antara jumlah yang dianggarkan untuk departemen atau proyek tertentu dengan jumlah yang sebenarnya.
Perbedaan anggaran adalah bagian umum dari siklus keuangan sebagian besar perusahaan. Meskipun demikian, variasi anggaran yang sering atau ekstrim dapat mengganggu arus kas/
Varians dapat menandakan ketidaksesuaian antara ekspektasi dan hasil aktual pada pendapatan atau pengeluaran yang direncanakan untuk produk dan layanan.
Perbedaan dapat bersifat positif atau negatif:
Positif
Varians anggaran positif (juga disebut varians anggaran yang menguntungkan) berarti bahwa perusahaan Anda membelanjakan lebih sedikit daripada yang dimaksudkan untuk item anggaran tertentu.
Ada beberapa alasan untuk varians positif. Dan meskipun varians mungkin tidak perlu dikhawatirkan, ada baiknya Anda meneliti hal ini ketika terjadi. Jalankan laporan varians pada anggaran bisnis untuk mencari perkiraan yang terlalu tinggi atau perubahan pada kewajiban.
Varians anggaran harus selalu diamaati, bahkan jika varians tersebut tampak seperti rejeki nomplok.
Negatif
Sebagian besar profesional keuangan memikirkan hal ini ketika mendengar kata varians.
Varians negatif (varians anggaran yang tidak menguntungkan) mengacu pada pengeluaran yang melebihi anggaran yang dialokasikan. Ada beberapa alasan mengapa varians anggaran terjadi.
Meskipun tidak semua varians dapat dihindari, pemantauan dapat membantu mengurangi kejadian dan dampaknya.
Baca juga: Book To Bill Ratio: Pengertian, Rumus, Contoh Kasusnya
5 Penyebab Umum terjadinya Varians Anggaran
Selisih anggaran tidak selalu disebabkan oleh kesalahan (meskipun terkadang hal ini benar). Berikut ini adalah lima sumber varians anggaran yang paling umum yang mempengaruhi akurasi penganggaran Anda:
Perubahan ekonomi
Pergeseran kondisi ekonomi adalah salah satu sumber paling umum yang menyebabkan perubahan pada realisasi versus anggaran.
Perubahan harga komoditas, biaya tenaga kerja, biaya overhead, dan layanan dapat menciptakan perbedaan biaya yang besar antara estimasi pengeluaran dan angka di akhir periode.
Kesalahan penganggaran
Human error memang menjadi faktor dalam masalah penganggaran. Hal ini dapat berupa salah melakukan pencatatan pengeluaran aktual atau bahkan masalah entri data sederhana pada lembar Excel atau mata anggaran.
Varians jenis ini bisa positif atau negatif, namun jika terjadi berulang kali, mungkin sudah saatnya untuk meninjau proses penganggaran Anda dan merampingkannya jika diperlukan.
Baca juga: Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya
Perubahan harga
Perubahan harga layanan atau aset tetap Anda dapat menciptakan varians dalam anggaran.
Misalnya, jika premi asuransi pada saat perpanjangan lebih tinggi dari yang diantisipasi untuk biaya aset tetap yang meningkat karena ekspansi, varians mungkin akan terjadi.
Penting untuk mengawasi pengeluaran yang direncanakan yang berbeda dari anggaran awal dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.
Perampingan proses
Perbaikan dalam proses operasional atau keuangan Anda dapat menciptakan varians anggaran yang positif.
Menerapkan proses persetujuan pengeluaran yang efisien, misalnya, dapat mengurangi pengeluaran tambahan yang akan berdampak positif pada anggaran.
Fraud dan kecurangan karyawan
Salah satu sumber varians anggaran yang tidak menguntungkan adalah biaya berbasis risiko seperti pemulihan bencana, biaya hukum, dan kecurangan pengadaan.
Varians ini sulit diprediksi dan juga sulit dihindari. Pencegahan terbaik untuk kekurangan anggaran tersebut adalah dengan meningkatkan uji tuntas dan pemantauan keuangan yang kuat.
Baca juga: Download Template Proposal Anggaran Beserta Tips Membuatnya
Rumus Penghitungan Varians Anggaran
Untuk menghitung varians anggaran, Anda dapat menggunakan salah satu dari dua rumus berikut.
Varians = Nilai Aktual – Nilai yang Diproyeksikan
atau
Varians = Nilai yang Diproyeksikan – Nilai Aktual
Ukuran perbedaan anggaran adalah faktor yang paling penting di sini. Apakah jumlah yang Anda hitung positif atau negatif tidak terlalu penting, karena keberpihakan tergantung pada mata anggaran.
Selain mengukur jumlah aktual, Anda dapat menghitung varians anggaran sebagai persentase dengan menggunakan rumus ini:
Varians % = ([Nilai Aktual – Nilai Proyeksi] / Nilai Proyeksi) x 100
Sekali lagi, tujuannya adalah untuk fokus pada ukuran perbedaan persentase. Persentase positif tidak secara otomatis menguntungkan, dan persentase negatif tidak secara otomatis tidak menguntungkan.
Baca juga: 5 Jenis Strategi Penyusunan Anggaran Bisnis Beserta Contohnya
Contoh Kasus dalam Melakukan Analisis Varians Anggaran
Katakanlah Anda memiliki angka-angka berikut dan Anda ingin menganalisis varians anggaran.
Langkah pertama adalah menghitung varians untuk setiap mata anggaran.
| Nilai Proyeksi | Nilai Aktual | |
| Total pendapatan | 8 Milyar | 8,5 Milyar |
| Total biaya | 7 Milyar | 8,2 Milyar |
| Laba bersih | 1 Milyar | 300 Juta |
Dalam contoh ini, gunakan rumus pertama: Varians = Nilai Aktual – Nilai yang Diproyeksikan.
| Nilai Proyeksi | Nilai Aktual | Varians | |
| Total pendapatan | 8 Milyar | 8,5 Milyar | 500 Juta |
| Total biaya | 7 Milyar | 8,2 Milyar | 1,2 Milyar |
| Laba bersih | 1 Milyar | 300 Juta | (700 Juta) |
Selanjutnya, tafsirkan varians dari setiap mata anggaran untuk melihat apakah varians tersebut menguntungkan atau tidak menguntungkan.
- Total pendapatan: Pendapatan aktual Anda lebih tinggi 500 juta dari nilai yang diharapkan, yang merupakan varians yang menguntungkan.
- Total biaya: Biaya aktual Anda lebih tinggi 1,2 milyar dari jumlah yang dianggarkan, yang menjadikannya varians yang tidak menguntungkan.
- Laba bersih: Anda memiliki varians negatif sebesar -700 juta, dan laba aktual Anda lebih rendah dari yang diharapkan, menjadikannya varians yang tidak menguntungkan.
Setelah Anda menginterpretasikan setiap mata anggaran, sekarang saatnya menghitung persentase varians anggaran untuk menandai varians yang signifikan untuk diselidiki lebih lanjut.
Untuk contoh ini, gunakan ambang batas 10%.
| Nilai Proyeksi | Nilai Aktual | Varians | % Varians | |
| Total pendapatan | 8 Milyar | 8,5 Milyar | 500 Juta | 6,2% |
| Total biaya | 7 Milyar | 8,2 Milyar | 1,2 Milyar | 17,1% |
| Laba bersih | 1 Milyar | 300 Juta | (700 Juta) | 70% |
Varians total pendapatan Anda berada dalam kisaran normal 10%. Namun, varians biaya dan laba bersih Anda lebih tinggi dari ambang batas 10%.
Pada titik ini, Anda harus menyiapkan laporan varians terperinci yang menjelaskan mengapa biaya Anda jauh lebih tinggi, dan laba Anda jauh lebih rendah. Anda dapat melihat akar penyebab yang umum: angka anggaran yang tidak akurat, perubahan lingkungan bisnis, atau kinerja yang tidak terduga.
Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya
Bagaimana Varians Anggaran Dapat Memengaruhi Laba Anda
Selisih anggaran dapat menggerus pendapatan jika dibiarkan. Kelebihan anggaran Anda, terutama kelebihan anggaran yang tidak dapat dikaitkan dengan produk atau proyek, harus dimitigasi sedini mungkin.
Masalah anggaran yang memengaruhi arus kas dapat memengaruhi laporan keuangan dan kelayakan kredit Anda sebagai dampak hilir jika masalah yang sedang berlangsung tidak terselesaikan.
Apa yang Harus Dilakukan Ketika Anda Melihat Adanya Perbedaan Anggaran
Teliti penyebab varians
Akses granular ke data adalah sekutu terbaik Anda dalam melacak dan menyelesaikan varians anggaran. Ketika Anda menemukan masalah antara anggaran dan realisasi, luangkan waktu untuk menggali angka-angka dan memastikan bahwa selisih tersebut terjadi (bukan karena kesalahan entri data atau kekeliruan) dan akar penyebabnya, jika ada.
Rencanakan tindakan
Setelah Anda memastikan bahwa varians anggaran telah terjadi, Anda perlu memutuskan bagaimana Anda akan menangani varians tersebut di masa mendatang.
Ada beberapa skenario yang mungkin dilakukan untuk menangani perbedaan antara anggaran dan realisasi.
- Menambah atau mengurangi anggaran untuk menyesuaikan dengan informasi baru.
- Mengalihkan dari mata anggaran lain untuk memenuhi kekurangan.
- Cari cara untuk meningkatkan pendapatan aktual agar sesuai dengan ekspektasi.
Jika Anda menemukan penyesuaian ini menjadi sering terjadi, ada baiknya Anda menyelidiki dan memperbaiki kriteria penganggaran atau estimasi.
Baca juga: Tips Mengelola Anggaran Paling Efektif untuk Bisnis Anda
4 Cara Menghindari Varians Tak Terduga dalam Anggaran Anda
Peninjauan dan pengelolaan anggaran Anda secara berkala adalah cara terbaik untuk menghindari perubahan aktual di luar parameter anggaran.
Proses yang efisien dan bantuan teknologi juga dapat meningkatkan hasil anggaran.
Lakukan analisis varians anggaran
Kinerja biaya dan tinjauan anggaran secara teratur sangat penting untuk mengurangi atau menghilangkan varians. Lakukan penelitian adalah secara rutin untuk mengetahui kesehatan keuangan Anda. Misalnya, varians yang besar dapat muncul selama bulan dan aktivitas penutupan untuk flux analysis.
Sebagai tindakan pencegahan tambahan, tinjauan anggaran triwulanan adalah cara yang telah dicoba dan benar untuk mencegah varians dalam anggaran Anda sebelum menjadi masalah yang lebih signifikan.
Hubungi kepala departemen Anda untuk memahami perubahan pada rencana pengeluaran sebelum terjadi dan lakukan penyesuaian yang diperlukan sebagai langkah proaktif.
Lakukan scenario analysis
Untuk kasus-kasus di mana parameter penganggaran Anda dapat berubah, pertimbangkan untuk menjalankan scenario analysis dan membuat kontinjensi untuk hasil yang mungkin terjadi.
Dengan membuat anggaran yang dapat menyerap berbagai hasil, Anda akan lebih percaya diri dalam proses penganggaran dan memperlancar proses analisis selanjutnya.
Pertimbangkan anggaran bergulir
Jika industri atau bisnis Anda tunduk pada biaya variabel, masalah musiman, atau perubahan lainnya, pertimbangkan untuk beralih dari anggaran statis ke anggaran bergullir atau rolling budget.
Anggaran bergulir, yang disesuaikan setiap bulan atau triwulanan, dapat memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan untuk perencanaan keuangan yang lebih akurat dan lincah.
Melacak setiap penggunaan
Melacak penggunaan setiap alat yang menghabiskan anggaran Anda, terutama jika bisnis Anda menggunakan SaaS berbasis penggunaan atau paket.
Ini dapat membantu Anda menghindari pengeluaran penggunaan software yang berlebihan sebelum hal itu menjadi tidak terkendali.
Buat penanda kalender rutin untuk memeriksa jumlah penggunaan atau mengatur pemberitahuan dalam platform Anda yang dapat memperingatkan Anda tentang perubahan antara penggunaan yang direncanakan dan yang sebenarnya.
Langkah kecil ini akan menghasilkan penghematan besar dan penghindaran biaya jika rencana proyek atau ruang lingkup pekerjaan Anda berubah.
Baca juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya
Kesimpulan
Dalam dunia yang ideal, Anda ingin menghindari varians anggaran yang tidak menguntungkan di atas ambang batas Anda. Sayangnya, perbedaan dalam anggaran dan biaya aktual adalah hal yang sangat sering terjadi dalam kebanyakan bisnis.
Melakukan mitigasi risiko dan menggunakan tools modern merupakan beberapa solusi yang bisa Anda terapkan untuk meminimalisir dampak perbedaan anggaran bisnis.
Anda bisa menggunakan software akuntansi Kledo untuk membantu Anda melakukan anggaran berdasarkan histori data keuangan dengan mudah dan lebih baik.
Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia dalam membantu menghadirkan solusi akuntansi dan anggaran terintegrasi.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
