Pengertian Lengkap Vendor Management, Jenis, dan Prosesnya

Vendor management dalam bisnis seperti menyusun puzzle. Anda perlu mengumpulkan vendor yang tepat dan memastikan mereka cocok. Proses ini akan menciptakan rantai pasokan yang luar biasa, yang pada akhirnya berkontribusi terhadap pertumbuhan bisnis.

Saat potongan-potongan teka-teki saling bertautan untuk menghasilkan gambar yang koheren, vendor bekerja secara sinkron untuk memastikan pengoperasian yang lancar. Sebagai pemilik bisnis, Anda harus menjaga sinkronisasi ini dengan membuat proses manajemen yang kuat.

Dalam artikel kali ini kami akan membahas secara mendalam apa itu vendor management, beserta manfaat, jenis, dan alur prosesnya dalam bisnis.

Apa itu Vendor Management?

Vendor management adalah seni memulai, memelihara, dan mengoptimalkan hubungan dengan pemasok eksternal atau penyedia layanan, yang biasa disebut vendor.

Hal ini memastikan vendor perusahaan memenuhi persyaratannya, memberikan produk atau layanan berkualitas, dan mempertahankan harga yang kompetitif.

Proses vendor management yang efektif membantu mengurangi biaya, memitigasi risiko dengan lebih baik, menyederhanakan operasi, dan memastikan kinerja vendor puncak.

Proses vendor management adalah metode komprehensif untuk mengelola hubungan vendor. Beberapa langkah penting dalam proses ini membantu Anda mendorong nilai, kualitas, dan layanan dari vendor Anda.

Identifikasi vendor, manajemen kontrak, manajemen kinerja, manajemen risiko vendor, manajemen hubungan vendor, pembayaran vendor, dan peninjauan merupakan langkah mendasar dari proses manajemen standar.

Baca juga: Pengertian Cost of Debt, Contoh, dan Cara Hitungnya

Mengenal Berbagai Jenis Vendor Management

Karena tidak ada klasifikasi tipe yang universal, kami dapat mengkategorikan vendor management berdasarkan sifat hubungan atau tingkat keterlibatan.

Vendor management strategis

Proses ini melibatkan pembentukan hubungan jangka panjang dengan pemasok utama yang berdampak signifikan terhadap keberhasilan organisasi.

Hubungan ini didasarkan pada kepercayaan, kolaborasi, dan saling menguntungkan, dengan fokus pada perbaikan berkelanjutan, inovasi, dan tujuan bersama.

Vendor management taktis

Vendor management taktis berfokus pada hubungan transaksional jangka pendek dengan vendor. Ini menekankan pengendalian biaya, kepatuhan kontrak, dan pelaksanaan operasi sehari-hari secara efisien.

Vendor management terpusat

Vendor management jenis ini menawarkan kontrol, konsistensi, dan visibilitas yang lebih baik di seluruh organisasi namun mungkin kurang memiliki fleksibilitas dan daya tanggap yang diperlukan untuk unit atau departemen bisnis tertentu. Dalam proses terpusat, satu departemen atau tim mengawasi hubungan vendor.

Baca juga: Management By Objective (MBO): Pengertian, Tahapan, dan Contohnya

Vendor managament desentralisasi

Vendor management yang terdesentralisasi mendelegasikan tanggung jawab pengelolaan hubungan vendor ke unit bisnis individu atau departemen dalam organisasi.

Pendekatan ini memberikan fleksibilitas dan daya tanggap yang lebih besar terhadap kebutuhan bisnis setiap unit namun dapat menyebabkan inkonsistensi dan inefisiensi di seluruh organisasi.

Vendor management hibrid

Vendor management hibrid menggabungkan elemen terpusat dan terdesentralisasi, memungkinkan organisasi menyeimbangkan kontrol dan fleksibilitas.

Misalnya, vendor strategis tertentu mungkin dikelola secara terpusat, sementara unit bisnis atau departemen individual mengelola vendor yang lebih terspesialisasi atau regional.

Pendekatan yang ideal bergantung pada ukuran, struktur, industri, dan tujuan strategis organisasi. Perusahaan dapat mengadopsi pendekatan yang berbeda berdasarkan kebutuhan dan tujuan tim.

Manfaat Proses Vendor Management yang Baik dalam Bisnis Anda

Vendor management menawarkan beberapa manfaat bagi bisnis. Berikut ini beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan:

Peningkatan efisiensi dan kinerja

Bisnis dapat secara efektif merampingkan operasi dengan mengoptimalkan kinerja vendor. Hal ini mencakup pengurangan lead times, meningkatkan daya tanggap, dan memastikan kolaborasi yang efektif antara organisasi dan vendornya.

Inovasi dan keunggulan kompetitif

Hubungan vendor yang kuat dapat meningkatkan kolaborasi dan berbagi pengetahuan, sehingga mendorong inovasi untuk memungkinkan bisnis tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan.

Vendor dapat memberikan wawasan berharga, keahlian industri, dan akses terhadap teknologi atau proses bisnis baru yang dapat membantu bisnis membedakan dirinya di pasar.

Baca juga: Purchasing Management: Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Tipsnya

Peningkatan komunikasi dan kolaborasi

Vendor management yang efektif menumbuhkan komunikasi yang terbuka dan transparan antara bisnis dan vendornya, sehingga menghasilkan hubungan yang lebih kuat dan keselarasan tujuan dan harapan bisnis yang lebih baik.

Hal ini menghasilkan peningkatan kolaborasi, penyelesaian masalah yang lebih cepat, dan pendekatan pemecahan masalah yang lebih proaktif.

Skalabilitas dan fleksibilitas

Seiring pertumbuhan dan perkembangan bisnis, kebutuhan vendor Anda mungkin berubah.

Basis vendor yang dikelola dengan baik memungkinkan bisnis untuk meningkatkan skala operasinya, cepat beradaptasi dengan kebutuhan baru, dan merespons perubahan kondisi pasar dengan lebih efektif

Tahapan dan Langkah yang Terlibat dalam Proses Vendor Management?

Langkah-langkah dalam proses vendor management mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Hal ini didasarkan pada proses internal Anda dan pendekatan yang Anda pilih.

Berikut prosedur umum untuk mengelola vendor; Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Penilaian dasar

Sebelum memilih vendor, nilai kebutuhan perusahaan Anda, batasan anggaran, dan budaya organisasi. Identifikasi kesenjangan dan area perbaikan untuk membangun landasan bagi pemilihan vendor.

Pencarian calon vendor

Kembangkan beragam daftar vendor potensial dengan melakukan riset pasar, berkonsultasi dengan jaringan spesifik industri, dan memanfaatkan rujukan dari sumber tepercaya. Proses ini membuka beberapa opsi untuk organisasi Anda.

Baca juga: Work Order Management: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Kualifikasi vendor

Mengevaluasi calon vendor berdasarkan pengalaman industri, kualitas produk atau layanan, skalabilitas, dan standar kepatuhan mereka. Anda dapat menerapkan sistem penilaian standar untuk melakukan perbandingan objektif.

Permintaan informasi atau propsal

Buat dokumen permintaan informasi dan permintaan proposal yang disesuaikan untuk mengumpulkan informasi penting dan proposal dari vendor terpilih.

Dokumen-dokumen ini harus komprehensif, jelas, dan terstruktur untuk perbandingan yang efisien.

Evaluasi proposal dan negosiasi kontrak

Tinjau proposal menggunakan serangkaian kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, dan negosiasikan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Pertimbangkan untuk memasukkan insentif berbasis kinerja dan menetapkan key performance indicator (KPI) pada tahap ini.

Orientasi vendor

Setelah vendor dipilih, kembangkan rencana orientasi untuk memastikan transisi yang lancar.

Hal ini mencakup penandatanganan kontrak, pengaturan metode pembayaran, penyediaan dokumentasi yang diperlukan, dan pembuatan saluran komunikasi.

Baca juga: Pengertian Revenue Management, Manfaat, Strategi dan KPI-nya

Integrasi vendor

Integrasikan vendor dengan lancar ke dalam proses dan sistem organisasi Anda. Anda harus melatih staf, berbagi data, mengimplementasikan software, dan memutuskan jadwal dan hasil proyek.

Pemantauan kinerja

Evaluasi kinerja vendor secara terus-menerus menggunakan KPI, umpan balik pelanggan, dan metrik relevan lainnya.

Jadwalkan check-in dan pertemuan rutin untuk membahas kemajuan, mengatasi masalah, dan mengidentifikasi area perbaikan.

Pengembangan vendor

Mendukung pertumbuhan dan pengembangan vendor dengan menawarkan umpan balik yang konstruktif, berbagi wawasan industri, dan merekomendasikan sumber daya atau peluang pelatihan.

Hal ini akan berkontribusi pada hubungan vendor yang lebih kuat dan berkelanjutan.

Memelihara hubungan baik

Pertahankan jalur komunikasi terbuka dengan vendor dan tumbuhkan budaya kolaborasi. Terlibat dalam peluang networking secara rutin, rayakan kesuksesan bersama, dan atasi tantangan sebagai tim yang bersatu.

Pembayaran vendor

Pastikan vendor Anda dibayar tepat waktu tanpa penundaan dan hapus faktur mereka berdasarkan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Jika vendor harus menunggu selama beberapa hari atau menindaklanjuti secara konsisten, hal ini dapat memengaruhi hubungan Anda dengan mereka.

Tinjauan dan rotasi vendor

Nilai kembali hubungan vendor secara berkala untuk memastikan bahwa mereka terus memenuhi kebutuhan organisasi Anda yang terus berkembang. Pertimbangkan untuk merotasi vendor, jika perlu, untuk merangsang persaingan dan mendorong inovasi.

Baca juga: Pengertian Order Management, Siklus, dan Contoh Softwarenya

Tips Melakukan Vendor Management yang Baik dalam Bisnis

Melakukan vendor management yang baik akan membina hubungan yang kuat, efisien, dan saling menguntungkan dengan vendor Anda.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam bisnis:

Pastikan komunikasi dengan vendor berjalan baik dan transparan

Membangun saluran komunikasi yang terbuka dan transparan dengan vendor untuk mendorong kolaborasi dan kepercayaan. Bagikan harapan, berikan umpan balik, dan atasi masalah dengan segera untuk memastikan hubungan yang lancar dan efektif.

Anda harus mengkomunikasikan harapan organisasi dan tujuan bisnis untuk setiap hubungan vendor. Ini dapat mencakup kriteria kinerja, standar kualitas, dan jadwal pengiriman.

Gunakan komunikasi tertulis ketika Anda memberi tahu vendor tentang kriteria kinerja, standar kualitas, dan jadwal pengiriman, karena ini membantu mendokumentasikan semuanya.

Hal ini membantu vendor memahami peran dan tanggung jawab mereka dan memungkinkan mereka menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan organisasi.

Memberikan feedback yang konsisten untuk meningkatkan kinerja vendor

Lacak dan evaluasi kinerja vendor menggunakan key performance indicator (KPI). Pemantauan kinerja membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa vendor secara konsisten memenuhi atau melampaui harapan.

Feedback yang tepat waktu kepada pemasok dan vendor Anda akan membantu mereka meningkatkan penawaran mereka dan lebih sesuai dengan standar pengiriman organisasi Anda.

Anda harus meninjau dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala, persyaratan kontrak, dan keselarasan dengan kebutuhan organisasi.

Hal ini dapat mencakup negosiasi ulang kontrak, pembaruan perjanjian, atau pemutusan hubungan yang tidak lagi memberikan kepentingan terbaik organisasi.

Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian Lengkap Dan Metriks Pengukurannya

Mendorong praktik berkelanjutan dan memitigasi risiko

Vendor harus mematuhi praktik bisnis yang etis dan berkelanjutan, seperti praktik ketenagakerjaan yang adil, tanggung jawab terhadap lingkungan, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Hal ini meminimalkan potensi risiko dan menyelaraskan rantai pasokan organisasi dengan tujuan tanggung jawab sosial perusahaan.

Anda harus secara proaktif menilai dan memitigasi potensi risiko serta menerapkan rencana darurat dan strategi cadangan untuk mengendalikan gangguan operasi atau mengatasi tantangan yang tidak terduga.

Mengadopsi sistem manajemen

Sistem vendor management membantu Anda memusatkan informasi vendor, informasi kontrak, data kinerja, dan detail relevan lainnya.

Anda mendapatkan visibilitas, kontrol, dan analisis yang lebih baik terhadap hubungan vendor yang ada. Hubungan yang kuat menghasilkan kolaborasi yang lebih baik, peningkatan inovasi, dan peningkatan kinerja secara keseluruhan.

Dengan database terpusat dari semua vendor, Anda dapat melibatkan banyak pemangku kepentingan dari berbagai departemen seperti pengadaan, keuangan, operasi, dan hukum dalam prosesnya.

Hal ini membantu menjaga semua orang memiliki pemikiran yang sama dan bekerja dengan lancar untuk mencapai tujuan organisasi.

Jika Anda belum memiliki data vendor, transaksi, dan keuangan terpusat, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo untuk proses pencatatan dan analisis setiap data keuangan terintegrasi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Warehouse Management System: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Pada Intinya…

Mengelola vendor management dalam bisnis adalah hal penting. Manajemen dan komunikasi yang efektif dengan vendor memastikan bisnis dapat menegosiasikan harga, syarat pembayaran, dan diskon yang lebih baik, sehingga meminimalkan biaya dan profitabilitas yang lebih baik.

Tim Anda dapat meninjau dan membandingkan penawaran vendor sambil mengidentifikasi peluang penghematan biaya.

Untuk mengotomatiskan proses vendor management, terapkan platform digital terpusat yang menyederhanakan informasi, komunikasi, dan dokumentasi vendor.

Disarankan untuk menetapkan alur kerja otomatis untuk proses-proses utama, seperti orientasi vendor, manajemen kontrak, dan pemrosesan faktur. Selain itu, integrasikan sistem seperti ERP, CRM, dan software akuntansi untuk memastikan pertukaran data yang lancar dan visibilitas waktu nyata.

Jika Anda memiliki sistem yang terintegrasi, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.