Beberapa kesalahan dasar akuntansi dapat merugikan bisnis Anda dan proses akuntansi yang akuntansi akurat akan membuat pengelolaan bisnis Anda menjadi lebih baik.
Akuntansi yang akurat sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda. Tanpa akuntansi yang akurat:
- Anda tidak akan memiliki informasi yang diperlukan untuk mengarahkan bisnis Anda menuju pertumbuhan yang menguntungkan.
- Mengarsipkan pengembalian pajak tahunan Anda dengan benar dapat menjadi rumit dan penuh dengan kesalahan.
- Bisnis Anda bisa dibiarkan rentan terhadap tindakan fraud.
Cara terbaik untuk memastikan akuntansi Anda akurat adalah dengan mengetahui kesalahan dasar akuntansi dan bagaimana menghindarinya.
Dalam artikel ini, kami akan membagikan 10 kesalahan dasar akuntansi dan langkah-langkah sederhana yang dapat Anda ambil untuk memastikan Anda tidak melakukannya.
1. Pencatatan yang Tidak Benar
Kami mengerti, tidak ada yang suka melakukan pencatatan manual. Teknologi digital hampir menghilangkan tumpukan kertas yang harus Anda sortir ke dalam folder di lemari arsip, tetapi itu tidak berarti pencatatan dan manajemen arsip menjadi usang.
Anda harus mengelola catatan digital Anda dengan sangat hati-hati seperti halnya catatan kertas.
Mengapa ini penting? Dalam audit pajak, Anda mungkin diminta untuk memberikan tanda terima atau catatan lain untuk membuktikan keabsahan pengeluaran bisnis. Tetapi pentingnya pencatatan yang tepat melampaui konsekuensi pajak.
Jika Anda memutuskan untuk menjual bisnis Anda, pembeli kemungkinan akan meminta audit eksternal atas keuangan perusahaan Anda atau penilaian formal bisnis tersebut.
Dalam kedua kasus tersebut, tanda terima dan dokumentasi lainnya akan diperlukan untuk memverifikasi keakuratan laporan keuangan Anda.
Pencatatan yang tepat juga mencegah penipuan karyawan. Ketika karyawan tahu bahwa mereka harus menyerahkan tanda terima untuk pembelian, mereka tidak bisa menggunakan dana bisnis untuk pengeluaran pribadi.
Cara menghindarinya: Terapkan sistem pengambilan tanda terima, pengarsipan, dan pencadangan, dan terapkan penggunaannya dengan benar.
Baca juga: 12 Kesalahan Finansial yang Biasa Dilakukan Oleh Para Pemilik Bisnis
2. Checks and Balances yang Tidak Memadai
Sudah umum bagi satu orang untuk menangani semua masalah keuangan dalam bisnis kecil.
Lagi pula, ada begitu banyak pekerjaan yang harus dilakukan, dan tidak masuk akal untuk mempekerjakan staf tambahan hanya untuk tujuan check and balances.
Sayangnya, checks and balances yang tidak memadai dapat menimbulkan masalah besar bagi bisnis Anda.
Mengapa ini penting? Jika orang lain selain Anda, yang menangani semua urusan keuangan untuk bisnis Anda, bisnis Anda rentan terhadap fraud.
Bahkan jika karyawan Anda seperti keluarga — atau bahkan jika mereka sebenarnya adalah keluarga — tidak ada orang dalam bisnis (selain pemilik bisnis) yang boleh menangani dana bisnis tanpa pengawasan.
Cara menghindarinya: Terapkan checks and balances sebanyak mungkin dalam bisnis Anda. Minimal, pastikan orang yang melakukan pembukuan di bisnis Anda bukan orang yang sama yang melakukan penyetoran untuk bisnis tersebut.
Hindari memberikan wewenang kepada karyawan untuk menandatangani rekening bank bisnis Anda. Dan pastikan Anda meninjau laporan bank bisnis Anda — termasuk gambar cek yang dibatalkan — setiap bulan.
Baca juga: 11 Cara Meningkatkan Cashflow dalam Bisnis
3. Mengubah Periode Tutup Buku
Perubahan pada periode tutup buku dapat membuat laporan keuangan Anda tidak valid dan menyebabkan Anda membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi yang salah.
Jika Anda mengubah informasi dalam periode di mana pengembalian pajak telah diajukan, Anda mungkin juga harus mengajukan pengembalian pajak yang diubah. Kesalahan-kesalahan ini dalam pembukuan Anda mudah dihindari tetapi bisa mahal untuk diperbaiki.
Mengapa ini penting? Suatu periode akuntansi dianggap ditutup setelah semua data untuk periode tersebut dimasukkan, rekening bank dan rekening kewajiban telah direkonsiliasi, dan laporan-laporan telah dianggap benar.
Setiap perubahan pada periode tutup buku mengharuskan Anda untuk menyelesaikan proses penutupan lagi.
Sayangnya, sangat mudah untuk secara tidak sengaja memposting transaksi ke periode tutup buku akuntansi.
Yang diperlukan hanyalah salah memasukkan tanggal transaksi. Tapi ada kabar baik: Satu langkah sederhana di akhir periode akuntansi Anda dapat mencegah kesalahan dasar akuntansi ini.
Cara menghindarinya: Sebagian besar software akuntansi seperti Kledo memungkinkan Anda untuk membuat periode akuntansi.
Jika Anda mencoba memposting atau mengubah transaksi dalam periode tutup buku, Anda akan mendapatkan peringatan tentang perubahan tersebut, mencegah Anda melakukan kesalahan dalam melakukan perubahan.
Jika Anda tertarik menggunakan Kledo, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: 12 Kesalahan Dasar Akuntansi Pada Bisnis Yang Wajib Dihindari
4. Melewatkan Rekonsiliasi Bank
Bank feed yang disinkronkan dengan software akuntansi memungkinkan entri data yang disederhanakan dan pencocokan real-time dari saldo akun di pembukuan Anda dengan saldo yang ditunjukkan oleh bank Anda.
Namun, Anda juga harus melakukan merekonsiliasi laporan bank dan kartu kredit Anda setiap bulan.
Mengapa ini penting? Ketika Anda merekonsiliasi akun Anda di akhir bulan, Anda memvalidasi informasi dalam pembukuan Anda dengan dokumen eksternal (laporan bank atau kartu kredit).
Melakukan hal ini tidak hanya membantu Anda mendeteksi dan mengatasi kesalahan, tetapi juga membantu Anda mencegah penipuan.
Cara menghindarinya: Biasakan untuk merekonsiliasi rekening bank dan kartu kredit Anda setiap bulan. Cantumkan pengingat di kalender Anda untuk memastikan hal ini dilakukan dalam beberapa hari setelah menerima laporan Anda. Jika Anda menggunakan bank feed, rekonsiliasi hanya akan memakan waktu beberapa menit.
Baca juga: Panduan Belajar Akuntansi Dasar bagi Pemula
5. Tidak Merekonsiliasi Akun Pinjaman
Rekening bank dan kartu kredit bukan satu-satunya akun yang perlu Anda rekonsiliasi. Anda juga harus merekonsiliasi rekening pinjaman Anda setiap kali Anda menerima pernyataan pinjaman Anda.
Mengapa ini penting? Merekonsiliasi rekening pinjaman Anda adalah cara termudah untuk memastikan porsi kewajiban dari neraca Anda akurat.
Ini juga memastikan Anda mencatat bagian bunga dari pembayaran pinjaman Anda dengan benar.
Seringnya, seluruh pembayaran pinjaman diposting terhadap saldo pokok dalam pembukuan Anda, yang berarti kewajiban dan beban bunga Anda akan dikecilkan.
Cara menghindarinya: Seperti halnya rekonsiliasi bank Anda, tulislah catatan di kalender Anda untuk memastikan rekening pinjaman Anda direkonsiliasi secara teratur.
Minimal, Anda harus merekonsiliasi rekening pinjaman Anda sebelum mengajukan pengembalian pajak Anda setiap tahun.
Baca juga: Mengetahui Manfaat Otomatisasi Akuntansi dalam Sebuah Bisnis
6. Melebih-lebihkan Pendapatan
Ini adalah kesalahan dasar akuntansi yang sangat umum bagi perusahaan yang mengeluarkan faktur kepada pelanggan mereka untuk pembayaran nanti dan juga menggunakan umpan bank untuk tujuan entri data.
Tanpa alur kerja yang tepat, bisnis dapat dengan mudah menunjukkan hampir dua kali lipat pendapatan aktualnya pada laporan laba rugi.
Mengapa ini penting? Pendapatan yang dilebih-lebihkan dapat membebani Anda pada penilaian pajak yang sebenarnya tidak Anda miliki.
Namun, yang lebih buruk adalah Anda mungkin berpikir bisnis Anda memiliki pendapatan yang meningkat, padahal sebaliknya.
Cara menghindarinya: Kesalahan ini mudah dihindari dengan menyiapkan alur kerja yang tepat. Pastikan akuntan Anda mengetahui bahwa semua pembayaran yang Anda dapatkan harus dimasukkan ke dalam software akuntansi dengan benar dan diposting ke faktur penjualan bukan diposting langsung ke pendapatan.
Pemeriksaan bulanan atas piutang Anda akan dengan cepat menunjukkan kepada Anda apakah proses ini diikuti atau tidak.
7. Dana yang Belum Disetorkan di Pembukuan
Mirip dengan Nomor 6, kesalahan dasar akuntansi ini sebagian besar terjadi di perusahaan yang menggunakan bank feed untuk tujuan entri data.
Dan, seperti halnya pendapatan yang dilebih-lebihkan, kesalahan ini dapat dihindari dengan alur kerja yang tepat.
Ketika ada dana yang belum disetorkan di pembukuan, itu berarti pembayaran telah diposting ke perangkat lunak pembukuan, tetapi setoran tersebut belum diposting.
Mengapa ini penting? Dana yang tidak disetorkan di pembukuan adalah cara lain pendapatan dapat dilebih-lebihkan.
Seperti disebutkan di atas, ini dapat menyebabkan Anda membayar lebih pajak dan membuat asumsi yang salah tentang pertumbuhan bisnis Anda.
Cara menghindarinya: Pastikan Anda memasukkan setoran secara akurat sebagai bagian dari proses akuntansi Anda.
Anda dapat memverifikasi setiap proses yang diikuti dengan mencar dana yang belum disetorkan di neraca Anda setiap bulan.
Saldo di akun ini seharusnya 0 (mungkin tidak muncul di neraca Anda sama sekali jika tidak ada saldo di akun).
Jika ada saldo di akun ini, selidiki. Mungkin saja Anda menahan setoran pada akhir bulan yang telah dibawa ke bank, tetapi jika ada transaksi yang sangat lama di akun dana yang tidak disetorkan, berarti Anda sudah memiliki kesalahan akuntansi di tangan Anda.
Baca juga: Cara Membuat dan Menyusun Laporan Keuangan Dengan Mudah
8. Pos-pos Neraca pada Laporan Laba Rugi
Kesalahan dasar akuntansi ini paling sering terjadi ketika seorang pencatat pembukuan tanpa pengetahuan akuntansi mengelola pembukuan bisnis.
Dalam kesalahan ini, pembelian aset, pembayaran kewajiban dan penarikan pemilik atau distribusi pemegang saham dicatat sebagai beban, dan pinjaman dapat dicatat sebagai pendapatan.
Mengapa ini penting? Laporan laba rugi Anda harus menunjukkan pendapatan dan pengeluaran untuk jangka waktu tertentu.
Sedangkan neraca adalah ringkasan dari apa yang Anda miliki (aset dan ekuitas) dan apa yang Anda berutang (kewajiban) pada suatu saat. Kedua laporan keuangan memiliki tujuan yang berbeda dan “harus” ditinjau secara terpisah.
Terkadang pemegang buku akan membuat keputusan strategis untuk memasukkan item neraca pada laporan laba rugi untuk menunjukkan kepada pemilik bisnis posisi kas bisnis mereka, tanpa perlu menggunakan laporan arus kas.
Meskipun ini secara teknis tidak benar, kami menganjurkan melakukan apa pun yang diperlukan untuk membantu pemilik bisnis memahami keuangan bisnis mereka dengan lebih baik.
Cara menghindarinya: Pastikan pemegang buku Anda memahami dasar-dasar akuntansi, atau minta mereka bekerja dengan akuntan Anda untuk membangun praktik pembukuan yang baik.
Juga, minta akuntan Anda untuk meninjau laporan keuangan Anda setidaknya setiap tiga bulan.
Akhirnya, jika item neraca disertakan dalam laporan laba rugi untuk tujuan manajemen, pastikan laporan tersebut dikoreksi sebelum mengajukan pengembalian pajak Anda atau menggunakan laporan Anda untuk mengajukan pembiayaan atau pendanaan.
9. Terlalu Mengandalkan Otomatisasi
Otomasi telah menyederhanakan banyak proses pembukuan dan akuntansi, tetapi manusia tetap dibutuhkan di dalamnya.
Masalah paling umum yang kami lihat terkait dengan kesalahan dasar akuntansi ini adalah nama penerima pembayaran yang salah pada transaksi, transaksi yang diposting ke akun pengeluaran yang salah, dan penarikan atau distribusi pemilik diposting sebagai transfer ke akun aset.
Mengapa ini penting? Software akuntansi yang menggunakan kecerdasan buatan atau kecerdasan tambahan terus-menerus “belajar”. Itu membuat saran dan asumsi berdasarkan transaksi serupa dalam sejarah bisnis Anda. Ini juga dapat menggunakan data agregat yang dikumpulkan dari bisnis lain.
Proses pembelajaran ini berarti otomatisasi tidak sempurna. Dari tiga kesalahan yang disebutkan di sini, nama penerima pembayaran yang salah pada transaksi adalah yang paling mungkin menyebabkan masalah.
Kesalahan ini dapat menyebabkan pelaporan yang salah pada pelaporan pajak, yang dapat menyebabkan vendor Anda dikenai pajak atas penghasilan yang sebenarnya tidak mereka terima.
Cara menghindarinya: Sekali lagi, alur kerja dan proses yang telah ditentukan dapat membantu menghindari kesalahan ini.
Pastikan orang yang melakukan pembukuan Anda tahu untuk tidak begitu saja menerima transaksi di bank feed tanpa terlebih dahulu memastikan saran untuk transaksi tersebut benar.
Melakukan entri data terlebih dahulu dan kemudian menggunakan feed bank untuk mencocokkan transaksi adalah praktik terbaik yang juga dapat membantu Anda menghindari kesalahan ini.
Anda juga bisa melihat perbandingan software akuntansi di Indonesia melalui tautan ini.
10. Tidak Menggunakan Software Akuntansi dengan Benar
Software akuntansi sudah banyak digunakan oleh banyak bisnis.. Ini dapat menghasilkan laporan yang sangat spesifik dan terperinci untuk Anda gunakan untuk membuat keputusan bisnis.
Namun pastikan Anda harus menggunakan software akuntansi dengan benar.
Mengapa ini penting? Akuntan dan pemegang buku adalah orang yang akan membuat dan mencatat entri jurnal. Pembukuan menggunakan entri jurnal saja, atau memperbaiki kesalahan akuntansi dengan entri jurnal, akan memberi Anda laporan keuangan yang benar. Namun, itu akan mendatangkan malapetaka pada laporan anak perusahaan yang mungkin ingin Anda gunakan dalam bisnis Anda.
Cara menghindarinya: Pastikan orang yang melakukan pembukuan Anda tahu cara menggunakan software dengan benar dan gunakan software akuntansi yang mudah digunakan oleh siapapun namun memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, salah satunya adalah Kledo.
Kledo adalah software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.
Dengan menggunakan Kledo, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan seluruh transaksi, otomatisasi lebih dari 30 jenis laporan keuangan, proses rekonsilisasi otomatis, manajemen persediaan, dan masih banyak lagi fitur yang akan Anda dapatkan.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Isi dan Elemen dalam Dalam Laporan Keuangan yang Harus Anda Tahu - 29 April 2024
- 10 Tujuan Membuat Laporan Keuangan yang Baik - 29 April 2024
- Pengertian Order To Cash (O2C), Tahapan, Contoh, dan Optimasinya - 26 April 2024