Surat penawaran harga memberikan harga tetap untuk suatu produk atau layanan. Penawaran harga diberikan kepada klien atau pelanggan oleh pemasok dan dapat berupa tertulis atau lisan.
Harga yang ditawarkan biasanya hanya berlaku untuk jangka waktu tertentu dan tidak dapat diubah setelah klien menerimanya.
Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu surat penawaran harga, cara membuatnya, dan contoh file surat penawaran yang bisa Anda download secara gratis.
Apa itu Surat Penawaran Harga?
Surat penawaran harga adalah dokumen formal. Dokumen ini menjelaskan harga Anda untuk suatu pekerjaan atau pesanan, dan memberikan pelanggan Anda biaya yang jelas untuk pekerjaan tersebut.
Ketika pelanggan meminta penawaran harga kepada Anda, itu berarti mereka serius mempertimbangkan untuk berbisnis dengan Anda. Semua upaya penjualan dan pemasaran Anda telah membuahkan hasil!
Anda telah menunjukkan bahwa layanan Anda memiliki nilai, dan Anda selangkah lagi untuk menutup kesepakatan.
Jika dilihat, proses penawaran mungkin tampak seperti formalitas, tetapi sebenarnya tidak. Bisnis baru dimenangkan atau dikalahkan pada tahap ini, jadi penting untuk melakukannya dengan benar.
Surat penawaran harga mungkin berbeda dari industri satu ke industrik lainnya. Misalnya bisnis konstruksi, tentu berbeda surat penawarannya dengan bisnis retail.
Jika Anda memperkirakan proyek pada akhirnya akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan daripada yang tertulis dalam penawaran, sebaiknya sertakan syarat dan ketentuan yang merinci biaya tambahan apa yang akan berlaku.
Untuk menyiapkan penawaran terbaik, bicarakan dulu dengan klien tentang apa yang mereka inginkan dan harapkan dari proyek tersebut.
Baca juga: Contoh Laporan Laba Rugi Perusahaan Jasa dan Bedanya dengan Perusahaan Dagang
Apa manfaat penawaran harga untuk bisnis Anda?
Penawaran harga adalah bagian penting dalam menjalankan beberapa jenis bisnis, terutama bisnis jasa. Penawaran harga berguna karena mereka:
- Membantu Anda dan pelanggan Anda saling memahami
- Menyatakan harga, syarat dan ketentuan bisnis dengan jelas
- Membawa Anda lebih dekat ke penjualan dengan mendorong pelanggan untuk membuat keputusan
- Melindungi pembeli secara hukum, yang membuat mereka lebih memilih berbisnis dengan Anda
- Membantu Anda menyusun harga dan layanan yang Anda tawarkan
- mendorong transparansi antara Anda dan pelanggan Anda
Perbedaan Antara Penawaran dan Perkiraan Harga
Jika Anda memulai bisnis Anda sendiri, ada baiknya Anda mengetahui perbedaan di antara keduanya. Penawaran biasanya merupakan penawaran harga tetap. Ini berarti bahwa Anda telah:
- Mempelajari pekerjaan yang akan dikerjakan dengan cermat
- Mendiskusikan persyaratan secara lengkap dengan klien Anda
- Menghitung bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan
Setelah diterima, penawaran ini memiliki status hukum. Mau tidak mau, suka tidak suka, Anda harus menyelesaikan pekerjaan tersebut setelah surat penawaran harga disetujui kedua belah pihak.
Jadi, Anda biasanya tidak dapat mengenakan biaya lebih untuk pekerjaan tersebut daripada yang telah Anda tawarkan.
Perkiraan memiliki nilai hukum yang lebih rendah daripada penawaran. Ini memberi klien gambaran kasar tentang biaya pekerjaan, tetapi tidak ada jaminan bahwa harga tidak akan berubah saat pekerjaan dilakukan.
Anda mungkin harus menjelaskan perbedaan ini kepada sebagian pelanggan Anda, sehingga mereka tahu apa yang mereka dapatkan.
Mereka mungkin akan lebih memilih penawaran harga daripada perkiraan, karena hal ini memberi mereka ketenangan pikiran.
Baca juga: Tabel Persamaan Dasar Akuntansi: Pengertian dan Contohnya
Pikirkan tentang harga
Karena penawaran harga mengikat secara hukum, pikirkan baik-baik tentang setiap penawaran yang Anda berikan. Berikut ini beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam hal strategi penetapan harga:
Apakah Anda sepenuhnya memahami persyaratannya?
Jika Anda ragu-ragu, kembalilah dan bicarakan dengan klien. Pastikan Anda tahu persis apa yang terlibat. Jika tidak, Anda tidak bisa menentukan harga dengan benar.
Dapatkah Anda memenuhi tenggat waktu?
Jika pekerjaan harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, apakah Anda memiliki sumber daya? Jangan terlalu berkomitmen pada diri sendiri atau staf Anda, atau Anda mungkin harus membayar ekstra untuk pekerja sementara.
Apakah harga Anda sudah up to date?
Periksa biaya tetap dan variabel Anda, termasuk bahan dan tenaga kerja. Ingatlah untuk memperhitungkan semuanya, termasuk nilai tukar mata uang. Ini bisa dan memang berubah, yang mungkin memengaruhi harga Anda.
Sudahkah Anda memasukkan margin keuntungan yang sesuai?
Anda berbisnis untuk menghasilkan uang, jadi penawaran harga Anda harus memperhitungkannya. Tentu saja, Anda tidak akan membuat ini jelas, tetapi harga Anda harus menyertakan margin keuntungan yang masuk akal.
Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha dari Desa Beserta Syarat dan Contohnya
Komponen dalam Surat Penawaran Harga
Penawaran yang baik adalah ringkasan diskusi Anda dengan klien. Surat penawaran ini harus mencakup segala sesuatu yang relevan dengan pekerjaan atau layanan yang Anda rencanakan untuk diberikan.
Surat penawaran harga yang baik adalah singkat, namun akurat dan komprehensif. Kutipan ini memberi tahu klien segala sesuatu yang perlu mereka ketahui. Berikut ini beberapa item yang perlu disertakan:
- Informasi bisnis standar: Ini termasuk nama dan alamat perusahaan Anda, detail klien, nomor ID pelanggan dan nomor penawaran.
- Harga: Total keseluruhan dan entri terinci yang menjelaskan setiap komponen. Jaga agar ini tetap transparan dan terperinci, tetapi tidak
- Pajak yang berlaku: Seperti pajak penjualan, jika bisnis Anda mengenakan pajak untuk penjualan tersebut.
- Tanggal jatuh tempo: Atau jadwal pengiriman produk atau layanan.
- Ketentuan pembayaran: Lihat artikel kami untuk membuat faktur untuk tips yang berguna agar dibayar lebih cepat.
- Tanggal ‘berlaku hingga’: 30 hari mulai dari tanggal penawaran adalah periode waktu normal, kecuali jika harga berubah lebih cepat di lini bisnis Anda.
- Syarat dan ketentuan (S&K) Anda: Ini harus ditulis dalam bahasa yang sederhana untuk menghindari kebingungan. Karena ini adalah bidang hukum, Anda mungkin ingin berbicara dengan pengacara. Tetapi situs web bisnis kecil pemerintah sering kali memiliki templat S&K yang dapat Anda gunakan. Kamar dagang juga bisa membantu.
- Ruang untuk tanda tangan: Tanda tangan Anda sendiri harus sudah ada, bersama dengan tanggal. Sisakan ruang untuk ditandatangani pelanggan juga. Anda bahkan bisa membiarkan mereka menandatangani secara online atau melalui email, sehingga Anda bisa langsung menerima tanda terima mereka.
Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Kledo untuk menyiapkan penawaran harga yang terlihat profesional, dengan semua informasi yang diperlukan.
Baca juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Kledo secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Atau Anda juga bisa mendownload surat penawaran harga dalam format .docs dan PDF seperti dibawah ini:
Download Surat Penawaran Harga
Berikut adalah contoh surat penawaran harga dalam format .Docs yang bisa Anda download secara gratis:
Atau Anda bisa mencoba untuk mendownload surat penawaran harga format PDF pada tautan di bawah ini:
Untuk mengetahui kumpulan surat bisnis lainnya, Anda bisa mengetahuinya melalui tautan ini.
Baca juga: Diskriminasi Harga: Pengertian, Tingkatan, Syarat, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya
Lima Tips Agar Surat Penawaran Harga Anda Diterima
Anda dapat memenangkan bisnis baru dengan penawaran harga yang efektif. Berikut adalah lima tips untuk membantu agar penawaran Anda diterima oleh pelanggan:
1. Pastikan penawaran Anda dibuat dengan benar
Buatlah kesan yang baik. Jaga agar tetap jelas, profesional dan komprehensif. Mungkin mengejutkan klien Anda dengan menambahkan sedikit nilai lebih dari yang mereka harapkan.
Sertakan ajakan bertindak atau call to action di bagian akhir, dengan proses penerimaan yang sederhana. Semakin baik penawaran Anda dibuat, semakin besar kemungkinan Anda melakukan penjualan – pertama kali.
2. Kirim penawaran harga Anda dalam waktu 24 jam
Jika pelanggan meminta penawaran harga, berikan kepada mereka dengan cepat untuk memperkuat keputusan mereka.
Pertimbangkan untuk menggunakan software akuntansi cloud seperti Kledo untuk mempersiapkan dan mengirim penawaran Anda dengan cepat setelah rapat penawaran penjualan.
Baca juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
3. Sediakan surat penawaran di situs web Anda
Mengapa tidak melakukan bisnis saat Anda sedang tidur? Anda tidak selalu dapat tersedia untuk menanggapi pelanggan, jadi menambahkan surat ke situs web Anda dapat menghemat waktu Anda. Ini bekerja paling baik untuk penawaran sederhana dengan biaya tetap.
4. Tindak lanjuti dalam dua hingga tiga hari
Tidak ada waktu yang tepat untuk menindaklanjuti. Itu tergantung pada model dan industri bisnis Anda. Tetapi tidak ada salahnya untuk sesegera mungkin melakukan tindak lanjut.
Kirimkan penawaran melalui email, kemudian tindak lanjuti dengan panggilan telepon setelah satu atau dua hari untuk memeriksa apakah penawaran sudah sampai.
Anda bisa menggunakan panggilan ini untuk mencari tahu apakah ada masalah atau pertanyaan. Melakukan hal ini akan membuat Anda tetap berada dalam pikiran klien Anda. Ini menunjukkan bahwa Anda tertarik dan meningkatkan peluang Anda.
5. Jika penawaran Anda tidak berubah menjadi penjualan, cari tahu mengapa
Ajukan pertanyaan! Jika pelanggan menolak penawaran Anda, tanyakan alasannya dengan sopan. Gunakan pengetahuan tersebut untuk meningkatkan proses penjualan dan penawaran Anda.
Anda dapat menggunakan software akuntansi berkualitas untuk mengukur bagian bisnis Anda ini. Lacak penawaran yang Anda kirimkan, cari tahu bagaimana penawaran apa saja yang diterima, dan analisis yang tidak.
Apakah Harga Bisa Berubah Setelah Penawaran?
Penawaran harga biasanya tetap setelah diterima. Tetapi sesuatu yang tidak terduga dapat terjadi, atau pelanggan dapat mengubah persyaratan mereka.
Misalnya, mungkin Anda seorang tukang kayu yang sedang mengganti pintu, dan Anda menemukan bahwa kusennya sudah lapuk dan harus diganti juga.
Atau, mungkin Anda sedang meng-upgrade komputer pusat panggilan, dan klien memutuskan untuk menambah jumlah memori pada PC baru.
Dalam situasi seperti ini, Anda bisa menegosiasikan kenaikan harga. Diskusikan secara rinci dengan klien Anda terlebih dahulu. Kemudian Anda dapat memberikan penawaran baru atau yang diperbarui yang mencakup perubahan tersebut.
Baca juga: Surat Pembatalan Faktur Pajak: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya
Kesimpulan
Surat penawaran harga mungkin merupakan dokumen formal pertama yang diterima pelanggan baru dari Anda. Jika Anda melakukannya dengan benar, kesan pertama itu akan sangat berarti. Bersikaplah profesional, sopan, jelas dan membantu.
Ingatlah untuk berbicara dengan pelanggan Anda sepanjang waktu – sebelum dan sesudah Anda memberikan penawaran. Buat mereka tetap terlibat dan bantu mereka membuat keputusan, tanpa memaksa. Berikan semua informasi yang mereka butuhkan.
Terus pelajari dan tingkatkan proses penawaran Anda. Semakin baik prosesnya, semakin besar kemungkinan pelanggan Anda untuk menandatangani surat yang Anda berikan.
Mudahkan diri dan bisnis dalam membuat surat penawaran dan proses pembukuan dengan mengguankan software akutansi modern dari Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis.
Anda juga bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
- Download Template dan Contoh Laporan Neraca Bisnis Kontraktor - 20 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Manufaktur dan Download Templatenya - 20 November 2024
- Contoh Laporan Neraca Restoran dan Download Templatenya - 19 November 2024