Download Contoh Laporan Proyek, Cara Membuatnya, dan Tipsnya

Laporan proyek adalah cara yang berguna bagi tim dan stakeholders untuk melacak kemajuan tugas. Ada berbagai laporan yang dapat Anda buat, tergantung pada kebutuhan spesifik tim Anda.

Jika Anda tertarik untuk memperkuat praktik manajemen proyek tim Anda, mempelajari cara melakukan pelaporan proyek mungkin berguna bagi Anda.

Dalam artikel ini, kami membahas apa itu laporan proyek dan mendiskusikan langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat laporan yang efektif.

Apa yang Dimaksud dengan Laporan Proyek?

Laporan proyek adalah dokumen yang memungkinkan perusahaan atau tim memiliki gambaran umum tentang persyaratan dan kemajuan penugasan.

Ini berisi data yang berkaitan dengan pengembangan dan penyelesaian tugas.

Biasanya, manajer proyek membuat laporan yang mudah dimengerti, sehingga para pemangku kepentingan, klien, dan anggota berbagai departemen dapat memahami informasi proyek.

Anda bahkan juga dapat membuat aporan kemajuan proyek sebagai alat komunikasi yang merangkum upaya terkini Anda menuju penyelesaian tugas.

Anda mungkin harus menunjukkan laporan kemajuan proyek kepada supervisor, klien, tim atau perusahaan.

Mereka dapat menggunakan laporan tersebut untuk melacak kemajuan Anda, meninjau tindakan yang Anda lakukan atau memahami berbagai fase proyek.

Anda mungkin harus membuat laporan yang dijadwalkan secara teratur atau mengirimkannya secara acak sebagai tanggapan atas permintaan supervisor atau klien.

Anda mungkin juga memilih untuk membuat laporan untuk catatan Anda sendiri atau untuk digunakan oleh tim proyek Anda.

Laporan kemajuan proyek biasanya mencakup:

• Ringkasan pekerjaan yang diselesaikan sejauh ini
• Pembaruan baru tentang proyek
• Tanggal penyelesaian proyek atau tanggal penyelesaian fase yang diharapkan
• Masalah atau kekhawatiran tentang status proyek
• Pembaruan angka biaya, sumber daya atau kinerja
• Perkiraan yang direvisi
• Penjelasan untuk hasil yang tidak diantisipasi
• Pencapaian

Baca juga: Biaya Standar (Standard Costing): Pengertian, Cara Hitung, & Bedanya dengan Actual Costing

Contoh Laporan Proyek

Berikut adalah contoh laporan proyek yang bisa Anda download format .docs secara gratis:

Mengapa Membuat Laporan Proyek itu Penting?

Berikut ini beberapa alasan mengapa pelaporan itu penting:

Memberikan wawasan tentang rencana

Laporan proyek memberikan wawasan tentang rencana penyelesaian tugas yang dimaksudkan.

Anggota tim dapat merujuk ke laporan selama pengembangan proyek untuk mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang persyaratan proyek.

Menjelaskan tujuan proyek

Pelaporan proyek menjelaskan tujuan penugasan, yang dapat memberikan konteks kepada anggota tim untuk pengembangan proyek.

Misalnya, jika sebuah tim membuat perangkat lunak untuk sekolah dasar, mereka mungkin fokus pada fitur kegunaan yang dapat membantu anak-anak mengoperasikan perangkat lunak atau software tersebut dengan mudah.

Menetapkan tugas

Laporan proyek memberikan tugas kepada anggota tim, yang dapat membantu mereka dalam mencapai tujuan dan menghasilkan hasil-hasil utama.

Baca juga: Absorption Costing Adalah: Manfaat, Komponen, Cara Hitung, dan Contohnya

Menjelaskan kemajuan

Stakeholder, klien dan staf dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kemajuan tugas, dan mereka dapat mengidentifikasi apakah proyek dapat memenuhi tenggat waktu tertentu atau jika tim mungkin perlu menetapkan tenggat waktu baru.

Jenis Laporan Proyek

Jenis laporan proyek yang Anda buat bervariasi, tergantung pada informasi yang ingin Anda tunjukkan dan jenis tugas yang sedang dikerjakan oleh tim Anda.

Berikut ini beberapa jenis laporan yang berbeda:

Laporan status

Laporan status memberikan wawasan tentang kemajuan proyek. Ini menunjukkan tingkat kemajuan tim untuk memenuhi tujuan mereka. L

aporan ini juga memberikan wawasan tentang apakah tim dapat menyelesaikan tugas mereka sesuai tenggat waktu awal.

Biasanya, manajer proyek dapat memutuskan apakah tim memerlukan perpanjangan tenggat waktu setelah meninjau laporan status tugas.

Laporan status juga menyertakan rincian tentang masalah potensial yang dapat menyebabkan kemajuan berhenti untuk jangka waktu tertentu, atau elemen kunci yang memengaruhi penyelesaian proyek, seperti kemajuan industri atau perubahan persyaratan.

Laporan kesehatan proyek

Tim membuat laporan kesehatan bagi para stakeholders untuk memahami kesehatan proyek.

Hal ini memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melihat apakah suatu penugasan berjalan normal, atau jika ada risiko proyek tidak mencapai tenggat waktu.

Setelah menerima laporan kesehatan, para pemangku kepentingan dapat mengidentifikasi apakah mereka dapat berkontribusi kepada tim, seperti jika mereka dapat menyediakan lebih banyak materi kepada tim atau memperluas anggaran mereka.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dijawab oleh manajer proyek dalam laporan kesehatan:

• Apakah tim akan mencapai tenggat waktu proyek?
• Apa yang membuat tim tidak dapat menyelesaikan proyek tepat waktu?
• Elemen proyek apa yang paling menantang?
• Apa yang bisa dikontribusikan oleh pemangku kepentingan untuk membantu tim mencapai tenggat waktu?

Laporan ketersediaan tim

Laporan ketersediaan tim menunjukkan fungsi dan tugas setiap anggota tim dalam sebuah proyek.

Hal ini memungkinkan anggota tim lain untuk melihat ketersediaan di seluruh tim mereka jika terjadi tantangan atau krisis di mana mereka mungkin memerlukan bantuan untuk menyelesaikan tugas.

Laporan ketersediaan tim memungkinkan anggota tim untuk mendistribusikan pekerjaan secara merata dan memastikan bahwa setiap anggota dapat menangani beban kerja mereka dengan aman dan efisien.

Baca juga: Biaya Historis Adalah: Konsep, Fungsi, dan Bedanya dengan Fair Value

Laporan risiko

Laporan risiko memberi tim dan pemangku kepentingan wawasan tentang tantangan potensial yang dapat membuat tim tidak dapat menyelesaikan proyek tepat waktu.

Hal ini mendorong para pemangku kepentingan untuk memiliki ekspektasi yang realistis tentang penyelesaian proyek dan membantu tim mempersiapkan diri untuk menghadapi masalah.

Laporan risiko juga memungkinkan tim untuk memprediksi hambatan, yang dapat mereka gunakan untuk mengukur tingkat keparahan setiap masalah sehingga mereka dapat memprioritaskan tantangan dari yang paling parah hingga yang paling tidak parah.

Laporan-laporan ini juga membantu tim mencegah masalah serupa terjadi pada proyek-proyek di masa mendatang, karena mereka dapat merujuk ke laporan risiko sebelumnya untuk melihat tantangan yang mereka hadapi sebelumnya.

Laporan pelacakan waktu

Laporan pelacakan waktu membantu tim melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap anggota untuk menyelesaikan setiap tahap proyek.

Mereka dapat menjumlahkan waktu setiap anggota tim untuk memahami berapa banyak waktu yang dihabiskan tim secara keseluruhan untuk tugas tertentu.

Misalnya, jika lima anggota tim menghabiskan satu jam untuk memprogram perangkat keras, maka seluruh tim menghabiskan total lima jam untuk memprogram perangkat lunak.

Laporan ini memungkinkan tim untuk melihat di mana mereka dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu mereka untuk meningkatkan efisiensi.

Baca juga: Komisi Sales: Manfaat, Jenis, dan Cara Menghitungnya

Cara Membuat Laporan Proyek yang Efektif

Informasi spesifik yang dapat Anda sertakan dalam laporan Anda tergantung pada jenis laporan proyek yang Anda buat, meskipun sebagian besar laporan menyertakan rincian tentang kemajuan, tantangan, dan tujuan tugas.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa Anda ambil untuk membuat laporan proyek yang efektif:

1. Tentukan alasan Anda membuat laporan

Pertama-tama, tentukan alasan Anda menulis laporan. Berikut ini beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan untuk membantu Anda memutuskan laporan mana yang akan dibuat:

• Informasi apa yang ingin saya sampaikan?
• Apakah saya ingin memasukkan informasi tentang risiko proyek?
• Siapa yang akan melihat laporan?
• Apa poin-poin penting yang ingin saya sampaikan dalam laporan?

2. Teliti audiens Anda

Usahakan untuk selalu mengingat audiens Anda ketika membuat laporan. Untuk meneliti audiens Anda, cobalah mengidentifikasi siapa yang mungkin menerima laporan.

Tergantung pada audiensnya, Anda dapat menggunakan bahasa atau istilah yang berbeda.

Misalnya, jika Anda menulis laporan untuk klien, Anda mungkin menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh mereka. Jika Anda menulis laporan untuk anggota tim Anda, Anda mungkin menggunakan lebih banyak istilah yang terkait dengan industri dan bahasa teknis.

3. Pilih jenis laporan proyek

Tentukan jenis laporan proyek yang ingin Anda buat. Untuk melakukan ini, evaluasi kebutuhan tim Anda, kebutuhan stakeholders, dan jenis proyek yang sedang Anda kerjakan.

Misalnya, jika para stakeholders meminta Anda memperbarui mereka tentang kemajuan tugas, maka Anda dapat memberi mereka laporan status.

Baca juga: Pengertian Proyeksi Pendapatan, Cara dan Metode Penghitungannya

4. Sertakan informasi yang relevan

Setelah memutuskan jenis laporan mana yang akan dibuat, tarik informasi yang relevan dari proyek Anda. Pastikan untuk menyertakan informasi terbaru sehingga Anda dapat membuat laporan yang akurat.

Agar laporan Anda tetap singkat, cobalah untuk hanya menyertakan detail penting. Berikut ini informasi yang mungkin Anda sertakan:

• Tenggat waktu awal
• Tugas-tugas yang sudah diselesaikan tim Anda sejauh ini
• Tugas-tugas yang masih perlu diselesaikan oleh tim Anda
• Masalah potensial
• Tugas masing-masing anggota tim

Setelah Anda menarik informasi untuk dimasukkan ke dalam laporan Anda, masukkan ke dalam satu dokumen. Anda bisa mengatur informasi sesuai dengan kepentingannya.

Misalnya, jika Anda memberikan laporan risiko kepada para pemangku kepentingan, Anda dapat menyertakan risiko yang parah di bagian atas dokumen, kemudian diikuti dengan masalah yang tidak terlalu parah.

5. Susun laporan Anda

Langkah terakhir melibatkan penataan laporan Anda sehingga berisi semua informasi yang diperlukan dan mengikuti format yang terorganisir. Biasanya, laporan kemajuan berisi empat elemen, yang meliputi:

• Ringkasan eksekutif: Laporan sering kali diawali dengan ringkasan yang mencakup ikhtisar singkat tentang isi laporan, biasanya dalam satu paragraf.
• Pendahuluan: Bagian ini memberikan konteks untuk bagian laporan lainnya dan juga memberikan garis besar isi dokumen.
• Body: Bagian ini menyajikan informasi penting tentang penugasan, termasuk masalah, kebutuhan tim dan analisis proyek.
• Kesimpulan: Anda dapat menyelesaikan laporan dengan menyatakan kembali informasi dan memberikan pembaca langkah-langkah yang dapat mereka ambil untuk berkontribusi kepada tim. Misalnya, seorang manajer proyek dapat meminta klien untuk memberikan persetujuan kepada mereka untuk melanjutkan fase proyek berikutnya.

Baca juga: Proyeksi Arus Kas: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya

Tips untuk Menulis Laporan Proyek

Berikut ini beberapa kiat tambahan untuk membuat laporan proyek yang efektif:

1. Buatlah laporan yang menarik secara visual

Pertimbangkan format terbaik untuk laporan Anda. Jika Anda membuat laporan untuk klien, buatlah laporan terbaru Anda menarik secara visual, meyakinkan dan informatif.

Menyertakan visual dan grafik bisa membantu mengilustrasikan poin-poin Anda dan membuat laporan lebih menarik. Daripada menyertakan pembaruan dalam dokumen, Anda bisa membuat presentasi untuk disampaikan pada pertemuan pembaruan.

Dengan membuat konten Anda menarik dan berwawasan, Anda bisa memengaruhi kepuasan audiens Anda terhadap kemajuan Anda.

2. Jaga agar konten Anda tetap mudah diakses

Ketika menulis lapora, tinjau laporan Anda untuk mencari jargon bisnis, singkatan, atau pembaruan yang tidak masuk akal tanpa konteks.

Terkadang, pembaca laporan Anda memiliki sedikit keterlibatan dengan aktivitas Anda dan membutuhkan informasi tambahan untuk memahami tindakan Anda atau relevansi inklusi Anda.

Dengan membuat laporan Anda mudah diakses, Anda memastikan laporan tersebut informatif bagi pembaca dan menjawab pertanyaan mereka. Pastikan nada bicara Anda profesional, informatif dan positif.

Ketika mengkomunikasikan konsep teknis kepada audiens non-teknis, seperti menjelaskan proses pengembangan perangkat lunak, gunakan bahasa yang sederhana dan jelaskan kata-kata yang bukan pengetahuan umum.

3. Tambahkan penjelasan

Cobalah untuk menawarkan penjelasan untuk penundaan atau kejadian yang tidak terduga.

Jika Anda harus mengubah aspek proyek atau menyimpang dari ketentuan yang telah disepakati, jelaskan alasan Anda.

Misalnya, jika Anda menjalankan proyek konstruksi dan material Anda melebihi anggaran, laporan kemajuan proyek Anda kepada manajer Anda mungkin menjelaskan kenaikannya, dengan mengatakan bahwa harga material lebih tinggi karena ketersediaan sumber daya.

Hal ini membantu para pemangku kepentingan memahami perubahan, dan membantu mengomunikasikan perubahan substansial di satu tempat.

Baca juga: Apa itu Manajemen Proyek? Berikut Pembahasan Lengkap dan Mendalam

4. Proofread

Sebelum menyajikan laporan Anda kepada penerima, pastikan untuk mengoreksinya.

Carilah kesalahan ejaan atau masalah format, dan pastikan untuk memastikan bahwa perhitungan dan angka-angka dalam laporan sudah benar.

Cobalah meminta anggota tim untuk memeriksa laporan untuk menemukan kesalahan yang terlewatkan oleh Anda.

5. Jadikan rutinitas

Cobalah menjaga rutinitas yang ketat saat membuat laporan. Dengan melakukan ini, Anda mungkin memiliki pandangan yang lebih akurat tentang kemajuan proyek.

Misalnya, Anda dapat membuat laporan kesehatan proyek setiap dua minggu untuk diberikan kepada para stakeholders sehingga mereka dapat melihat seberapa banyak kemajuan yang diselesaikan tim Anda dua kali per bulan.

6. Jaga agar pemformatan tetap konsisten

Jika Anda berencana untuk mengirimkan laporan secara teratur, gunakan format yang sama setiap saat.

Hal ini membantu menjaga agar laporan tetap jelas dan berguna. Hal ini juga dapat mempermudah membandingkan kemajuan proyek dari waktu ke waktu dan melacak berbagai aspek proyek secara efektif.

Gunakan sasaran untuk membuat judul untuk berbagai bagian laporan Anda dan ubah konten di bawah judul.

Jika Anda menyertakan metrik dalam laporan Anda, pertimbangkan untuk menggunakan visual untuk merepresentasikannya dan tetap konsisten dengan cara Anda menampilkan data.

Gunakan metrik yang sama jika Anda menulis beberapa laporan untuk proyek yang sama. Ini dapat membantu Anda membandingkan perubahan dan mengukur kemajuan Anda.

Dengan menetapkan metrik yang dapat diandalkan berdasarkan sasaran proyek di awal tugas Anda, Anda dapat membuat laporan tetap berwawasan dan berguna.

Berikut ini beberapa judul konten yang mungkin Anda pilih untuk disertakan dalam laporan Anda:

• Pembaruan
• Metrik
• Kontribusi departemen atau anggota tim tertentu
• Tujuan
• Masalah atau kekhawatiran
• Pencapaian
• Pengeluaran
• Keterangan
• Pertanyaan

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Roadmap untuk Bisnis?

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai laporan proyek dan cara membuatanya dalam proses bisnis.

Membuat laporan ini memang bukanlah perkara mudah, terlebih Anda harus memasukan informasi yang relevan seperti informasi keuangan proyek yang sedang Anda tangani kepada para stakeholder Anda.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola keuangan proyek secara praktis dan transparan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur multi proyek seperti Kledo.

Kledoa adalah software akuntansi online buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh lebih dari 30 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indoensia.

Kina semua proses keuangan proyek Anda bisa erpantau secara transparan untuk menghindari pemborosan dengan lebih mudah dan lebih baik.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.