Cara Menulis Payment Reminder dan Contoh Templatenya

Semua bisnis pasti pernah mengalami masalah mengejar pelanggan untuk melakukan pembayaran dalam proses operasi harian bisnis mereka. Oleh sebab itu penting bagi Anda untuk mengetahui cara membuat payment reminder.

Faktur yang terlambat dibayar dapat menghambat arus kas yang optimal, sehingga memaksa perusahaan untuk mencari pinjaman modal kerja agar dapat bertahan. Mengirimkan payment reminder yang benar dan tepat waktu kepada klien dapat membantu mengatasi masalah ini.

Namun, membuat pengingat pembayaran untuk pelanggan lebih dari sekedar menulis perintah. Kita tidak tahu apa yang dihadapi pelanggan atau klien kita sehingga mereka tidak melakukan pembayaran tepat waktu.

Pada artikel kali ini kita akan membahas cara membuat payment reminder yang benar dan juga template yang bisa Anda gunakan untuk mempermudah bisnis.

Payment Reminder: Sebuah Keharusan dalam Bisnis

Stabilitas keuangan jangka panjang perusahaan sangat bergantung pada kemampuannya untuk mengumpulkan pembayaran tunai tepat waktu. Arus kas masuk yang optimal memungkinkan perusahaan untuk memenuhi pengeluaran harian dan mengejar peluang pertumbuhan.

Namun, karena beberapa faktor, seperti perselisihan harga, kekurangan dana, atau kesalahpahaman tenggat waktu, klien mungkin goyah dalam pembayaran faktur mereka.

Pada tahap seperti ini, mengirimkan email atau SMS payment reminder yang sopan dapat memberikan keajaiban dalam merampingkan siklus penagihan kas perusahaan.

Baca juga: Rekonsiliasi Pembayaran: Tantangan dan Tips Mengelolanya

Bagaimana Cara Menulis Payment Reminder?

Payment reminder untuk tagihan yang belum dibayar secara formal merupakan langkah terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan hukum. Di bawah ini, kami menguraikan beberapa tips yang dapat Anda ikuti untuk membuat payment reminder yang telah jatuh tempo.

Tulis pemberitahuan payment reminder di atas kop surat perusahaan

Hal ini tidak perlu dikatakan lagi, namun terlepas dari apakah Anda membuat salinan fisik payment reminder atau mengirimkan email untuk pembayaran yang terlambat, payment reminder harus ditulis di atas kop surat perusahaan untuk memastikan tampilan yang formal dan profesional.

Pastikan untuk menyertakan nama, alamat, informasi kontak, dan logo perusahaan Anda untuk memberikan dampak yang lebih besar.

Tambahkan nomor faktur dan tanggal jatuh tempo di baris subjek

Baris subjek yang ditulis dengan jelas yang melibatkan detail utama dari pembayaran yang telah jatuh tempo pasti akan menarik perhatian pelanggan. Hal ini juga memudahkan untuk mengetahui faktur mana yang sedang dibahas dan waktu yang tersisa sebelum pengenaan biaya keterlambatan pembayaran.

Singgung detail faktur dengan nada yang sopan

Paragraf pertama payment reminder Anda harus menyertakan semua detail penting, seperti kapan jumlah tagihan jatuh tempo atau seberapa jauh jatuh temponya (jika ini adalah email tindak lanjut). Sebagai alternatif, Anda juga bisa melampirkan faktur asli untuk memudahkan pengingat.

Baca juga: Pengertian Digital Payment, Manfaat, dan Jenisnya

Jelaskan ketentuan pembayaran

Payment reminder harus merinci ketentuan pembayaran yang telah disepakati dan juga menyatakan metode yang tersedia bagi klien untuk memenuhi kewajiban mereka. Seiring berlalunya waktu, pengingat yang ramah tentang pengenaan bunga dan biaya keterlambatan atas faktur yang belum dibayar dapat dikirimkan.

Sertakan tenggat waktu

Untuk hasil yang lebih baik, payment reminder harus memiliki tenggat waktu. Hal ini akan menciptakan rasa urgensi dan menguraikan waktu yang tersedia bagi klien untuk melakukan pembayaran. Jika faktur telah tertunggak dalam jangka waktu yang cukup lama, peringatan juga dapat ditambahkan untuk tahap selanjutnya, seperti tindakan hukum.

Mendorong tanggapan dari klien

Payment reminder dapat mendorong klien untuk menyatakan alasan mereka menunggak pembayaran dan rencana mereka untuk melunasi tunggakan. Anda dapat menutup surat tersebut dengan menyatakan bahwa Anda menantikan penyelesaian yang cepat dan terbuka terhadap segala permasalahan.

Pertahankan nada yang tegas

Email payment reminder awal harus berempati pada kebutuhan klien, memberikan ruang untuk menjelaskan kejadian-kejadian saat klien lupa akan tanggal jatuh tempo. Namun, jika faktur tetap tidak dibayar dalam jangka waktu yang lama, sebaiknya diskusikan tindakan pengadilan, biaya terkait, dan hilangnya reputasi merek dan hubungan bisnis.

Baca juga: Contactless Payment: Pengertian dan Cara Menerapkannya

Kapan Harus Mengirim Pesan Payment Reminder

Ada beberapa waktu berbeda untuk pengiriman payment reminder yang akan mengingatkan klien Anda dan menyatakan bahwa Anda memperhatikan faktur yang belum dibayar.

• Seminggu sebelumnya: Waktu terbaik untuk mengirimkan pesan payment reminder adalah sebelum faktur Anda jatuh tempo. payment reminder pertama Anda harus dikirim seminggu sebelum faktur jatuh tempo untuk mengingatkan klien Anda tentang tanggung jawab mereka yang akan datang.
• Hari jatuh tempo: Pada hari jatuh tempo faktur Anda, pesan payment reminder yang lembut akan membantu klien Anda mengingat untuk membayar faktur mereka sebelum dikenakan biaya keterlambatan.
• Seminggu (atau lebih) setelahnya: Jika klien belum membayar faktur Anda tepat waktu, Anda harus tetap bersikap profesional dan sopan saat Anda terus mengirimkan payment reminder. Umumnya, Anda harus terus mengingatkan klien Anda tentang faktur yang telah jatuh tempo dan biaya keterlambatan yang mungkin telah mereka keluarkan setiap minggu setelah tanggal pembayaran awal.

Template Payment Reminder

Membuat email payment reminder yang tegas namun sopan bisa terasa seperti tugas yang berat. Kami telah menguraikan beberapa templat payment reminder untuk referensi Anda di bawah ini.

Templat 1: payment reminder sebelum tanggal jatuh tempo

Subjek: Payment reminder Faktur No. #6789; Jatuh Tempo: 19 April 2XXX

Body:

Kepada Yth. PT XYZ,

Kami harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Kami menulis untuk mengingatkan Anda tentang faktur yang jatuh tempo pembayaran pada (tanggal). Rincian faktur adalah sebagai berikut:

• Nama Perusahaan
• Nomor dan Jumlah Referensi Faktur
• Waktu yang tersisa untuk pembayaran jatuh tempo
• (Lampirkan faktur asli)

Mohon konfirmasi penerimaan faktur ini dan pastikan pembayaran telah dijadwalkan. Anda dapat membayar melalui transfer ke Bank ABC dengan Nomor rekening 1234556 A/n PT AGER. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan.

Terima kasih,

(Informasi perusahaan)

Baca juga: Cara Hitung Average Payment Period dan Contohnya

Template 2: payment reminder pada tanggal jatuh tempo

Subjek: Payment reminder faktur No. #6789; Jatuh Tempo Hari Ini

Body:

Kepada Yth. PT XYZ,

Ini adalah pengingat bahwa faktur #6789, yang awalnya dibagikan pada (tanggal), jatuh tempo untuk pembayaran hari ini. Anda dapat memilih untuk membayar secara online (lampirkan tautan), dengan cek atau kartu kredit. Mohon diperhatikan bahwa Anda akan dikenakan denda keterlambatan pembayaran jika faktur tidak dibayar hari ini.

Silakan hubungi kami jika Anda memerlukan bantuan dalam memproses pembayaran Anda.

Terima kasih,

(Informasi perusahaan)

Template 3: Cara menindaklanjuti payment reminder dengan sopan

Subjek: Payment reminder faktur No. #6789 sudah lewat waktu [waktu]

Body:

Kepada Yth. PT XYZ,

Ini adalah pengingat ketiga/keempat/terakhir dari kami mengenai faktur (nomor referensi) yang belum dibayar sebesar (jumlah), meskipun telah jatuh tempo pada (tanggal). Biaya keterlambatan sebesar 10% akan dikenakan jika faktur tetap tidak dibayar pada (tanggal).

Kami melampirkan faktur asli untuk Anda periksa. Mohon untuk segera melakukan pembayaran, atau kami akan terpaksa mengambil tindakan hukum, yang akan menyebabkan penambahan biaya pengadilan pada total iuran Anda.

Kami mengharapkan penyelesaian yang cepat untuk masalah ini.

Hormat kami,

(Informasi perusahaan)

Catatan: Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara menulis SMS payment reminder, Anda dapat mengikuti format isi SMS yang sama, dengan merinci nomor faktur dan detail pembayaran.

Poin-poin penting

Perusahaan dapat merasionalisasi arus kas mereka dan menjaga tingkat likuiditas yang optimal dengan menindaklanjuti faktur yang belum dibayar secara efektif dengan mengirimkan payment reminder kepada klien secara tepat waktu. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau dapat diotomatisasi untuk memudahkan pemantauan.

Baca juga: Apa itu Term Of Payment? Berikut Pembahasan Lengkap yang Harus Diketahui

Template Email Payment Reminder Berdasarkan Hari Keterlambatan

Apa yang Anda sampaikan dalam email payment reminder tergantung pada seberapa jauh keterlambatan pembayaran klien dan apakah Anda sudah menghubungi mereka sebelumnya.

Merupakan praktik yang baik untuk menguraikan strategi untuk email payment reminder Anda yang mencakup semua basis Anda, seperti ketika klien hanya terlambat satu hari dibandingkan satu bulan.

Gunakan templat yang dapat disesuaikan ini untuk mulai mengembangkan proses Anda sendiri dalam menangani keterlambatan pembayaran.

Template email #1: Terlambat satu hari

Meskipun pembayaran yang terlambat satu hari bukanlah masalah besar, namun penting untuk menangani masalah ini lebih awal. Semakin cepat Anda mengirimkan pengingat, semakin cepat klien akan ingat untuk membayar Anda.

Karena ini masih dalam tahap awal, pastikan nada bicara Anda tetap ringan dan profesional. Kemungkinan besar, faktur Anda baru saja terlewat dari pikiran klien, atau mereka mungkin sedang berada di luar kota.

Cobalah templat email payment reminder ini:

Baris subjek: payment reminder dari [NAMA BISNIS] – Jatuh tempo kemarin

Hai [NAMA PELANGGAN]

Saya hanya ingin mengingatkan Anda bahwa faktur [INVOICE #] sebesar [Rp000.00] telah jatuh tempo kemarin. Saya telah melampirkan faktur untuk referensi Anda.

Mohon lakukan pembayaran melalui transfer ke rekening [no rekening] sebelum [TANGGAL JATUH TEMPO] agar tidak terkena denda keterlambatan.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan untuk mengatur pembayaran, silakan hubungi kami dengan menghubungi [NOMOR TELEPON] atau mengirim email ke [ALAMAT EMAIL].

Terima kasih atas bisnis Anda,

[NAMA BISNIS]

Baca juga: Cara Mencegah dan Mendeteksi Invoice Fraud pada Bisnis

Template email #2: Terlambat satu minggu

Jika sudah seminggu berlalu dan klien belum membalas email pertama Anda atau melakukan pembayaran, inilah saatnya untuk mengirimkan pengingat lain. Pengingat ini harus menyertakan informasi yang sama dengan yang pertama, dengan nada yang lebih langsung dan profesional.

Gunakan template email payment reminder ini:

Baris subjek: payment reminder yang telah jatuh tempo dari [NAMA BISNIS]

Hai [NAMA KLIEN],

Kami menindaklanjuti faktur yang telah lewat jatuh tempo [INVOICE #] dengan jumlah [Rp000,00], yang jatuh tempo pada [TANGGAL TERJATUH TEMPO]. Kami telah melampirkan salinan faktur untuk referensi Anda.

Untuk menghindari denda keterlambatan pembayaran, mohon lakukan pembayaran melalui rekening [Nomor Rekening].

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang faktur atau cara mengatur pembayaran, Anda dapat menghubungi kami dengan:

Menelepon kantor kami di [NOMOR TELEPON]

Mengirimkan email kepada kami di [ALAMAT EMAIL]

Mengunjungi kantor kami di [ALAMAT KANTOR]

Terima kasih,

[NAMA BISNIS]

Template email #3: Terlambat dua minggu

Setelah dua minggu tanpa tanggapan, Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda akan mendengar kabar dari klien lagi. Tapi jangan berkecil hati dulu. Bisa jadi mereka sedang ada urusan keluarga atau kehilangan akses ke akun email mereka.

Dan meskipun hal itu terjadi, itu bukan alasan untuk tidak membayar Anda. Email tindak lanjut pembayaran Anda berikutnya kepada klien harus lebih langsung, dengan tujuan agar klien melakukan pembayaran atau menghubungi Anda.

Salin dan tempel pesan payment reminder ini:

Baris subjek: payment reminder jatuh tempo dari [NAMA BISNIS] – Segera jatuh tempo

Hai [NAMA KLIEN],

Kami telah melakukan beberapa upaya untuk menghubungi Anda terkait pembayaran atas faktur [NOMOR Faktur] yang tertunggak. Jumlah total yang terhutang adalah [Rp000,00] dan jatuh tempo pada [TANGGAL TERJADWAL Faktur].

Saat ini Anda telah melewati jatuh tempo [DUA MINGGU].

Kami telah melampirkan salinan faktur untuk referensi Anda.

Untuk menghindari biaya bunga atau denda keterlambatan, silakan hubungi kami untuk mengatur pembayaran:

Menghubungi kantor kami di [NOMOR TELEPON]

Mengirimkan email kepada kami di [ALAMAT EMAIL]

Mengunjungi kantor kami di [ALAMAT KANTOR]

Anda juga dapat melakukan pembayaran secara penuh melalui nomor rekening [Nomor rekening Anda].

Terima kasih,

[NAMA PERUSAHAAN]

Baca juga: Cara Melakukan Manajemen Dokumentasi Utang dalam Bisnis

Template email #4: Terlambat satu bulan

Jika sebuah faktur sudah masuk ke dalam piutang selama satu bulan, ini adalah masalah serius. Terutama jika Anda baru memulai bisnis atau jika faktur itu untuk pekerjaan besar.

Meskipun tujuan dari email ini adalah untuk mendapatkan pembayaran atau setidaknya meminta pelanggan untuk menghubungi, email ini juga untuk membuat jejak kertas.

Seperti halnya email lainnya, Anda ingin bukti bahwa Anda telah melakukan segala upaya untuk menghubungi klien jika Anda perlu menagih pembayaran secara hukum di kemudian hari.

Setelah 30 hari berlalu, email Anda seharusnya masih terlihat profesional, tetapi sekarang saatnya untuk menerapkan biaya keterlambatan yang berlaku dan memberi tahu klien bahwa jumlah faktur telah meningkat.

Gunakan template payment reminder ini:

Baris subjek: MENDESAK – payment reminder terlambat dari [NAMA BISNIS]

Hai [NAMA KLIEN],

Tagihan [# Faktur] Anda sebesar [Rp00000,00] sudah terlambat satu bulan.

Seperti yang dinyatakan dalam ketentuan pembayaran kami, kami akan mengenakan biaya keterlambatan pembayaran sebesar [Rp00,00] untuk pembayaran yang dilakukan setelah 30 hari setelah jatuh tempo.

Kami telah melampirkan faktur terbaru untuk catatan Anda.

Silakan hubungi kami sesegera mungkin untuk mengatur pembayaran:

Menghubungi kantor kami di [NOMOR TELEPON]

Mengirimkan email kepada kami di [ALAMAT EMAIL]

Mengunjungi kantor kami di [ALAMAT KANTOR]

Anda juga dapat melakukan pembayaran secara penuh melalui nomor rekening [Nomor rekening bisnis].

Terima kasih,

[NAMA PERUSAHAAN]

Baca juga: 8 Cara Mengatasi Pembayaran Duplikat dalam Bisnis

Template email #5: Pemberitahuan terakhir

Email terakhir Anda harus dikirim sekitar enam minggu setelah tanggal jatuh tempo pembayaran dan berfungsi sebagai pemberitahuan terakhir. Ini adalah kesempatan untuk menawarkan klien satu kesempatan terakhir untuk membayar sebelum Anda melanjutkan ke bagian proses penagihan berikutnya.

Baris subjek: PEMBERITAHUAN AKHIR – Tindakan mendesak diperlukan untuk faktur yang telah jatuh tempo dari [NAMA BISNIS]

Hai [NAMA KLIEN],

Ini adalah pemberitahuan [kelima] dan terakhir untuk faktur [NOMOR Faktur], yang saat ini sudah terlambat [# hari] hari.

Jika kami tidak menerima pembayaran atau tanggapan dalam [#] hari ke depan, kami akan mengambil tindakan lebih lanjut untuk menagih pembayaran yang tertunggak ini.

Lihat faktur terlampir untuk faktur terbaru, termasuk biaya keterlambatan yang berlaku.

Silakan hubungi kami sesegera mungkin untuk mengatur pembayaran dengan cara apa pun:

Menghubungi kantor kami di [NOMOR TELEPON]

Mengirimkan email kepada kami di [ALAMAT EMAIL]

Mengunjungi kantor kami di [ALAMAT KANTOR]

Anda juga dapat melakukan pembayaran secara penuh melalui nomor rekening [Nomor rekening bisnis].

Terima kasih,

[NAMA PERUSAHAAN]

Baca juga: Vendor Fraud: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya

Kesimpulan

Perusahaan dapat merasionalisasi arus kas mereka dan mempertahankan tingkat likuiditas yang optimal dengan menindaklanjuti faktur yang belum dibayar secara efektif dengan mengirimkan payment reminder kepada klien secara tepat waktu. Proses ini dapat dilakukan secara manual atau dapat diotomatisasi untuk memudahkan pemantauan dan mempersingkat waktu.

Jika Anda memerlukan solusi otomatis dalam pembuatan sampai pengingat faktur pembayaran dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo.

Kledo adalah software akuntansi online berbasis cloud yang memiliki fitur pembukuan terintegrasi dengan manajemen faktur, inventory, manajemen aset, multi gudang dan cabang, sampai pembuatan laporan keuangan instan.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.