Terms of payment (TOP) atau surat pembayaran adalah kesepakatan tertulis antara penjual dan pembeli mengenai kapan dan bagaimana suatu transaksi bisnis harus dilunas
Syarat ini sangat penting bagi penjual karena menentukan kapan dan bagaimana uang kas masuk dari pelanggan serta keluar kepada pemasok, sehingga menjaga likuiditas dan memastikan dana selalu ada untuk operasional harian.
Namun selain untuk penjual, pembeli juga membutuhkan TOP ini karena bisa menjadi kepastian untuk barang/jasa yang sudah mereka bayar dan mendapat waktu pelunasan yang sesuai.
Artikel ini akan membahas bagaimana cara menentukan dan menerapkan terms of payment atau syarat pembayaran dalam transaksi bisnis.
Apa Itu Terms of Payment?
Terms of payment adalah ketentuan dalam perjanjian yang menjelaskan kapan pembayaran harus dilakukan serta kondisi apa saja yang berlaku.
Ketentuan ini biasanya dicantumkan pada faktur, purchase order (PO), dan kontrak.
Beberapa unsur yang umumnya terdapat dalam syarat pembayaran meliputi:
- Jatuh tempo pembayaran (misalnya Net 30, Net 60, atau Due on Receipt)
- Diskon untuk pembayaran lebih awal (misalnya 2/10 Net 30)
- Denda atau bunga atas keterlambatan pembayaran
- Metode pembayaran yang diterima (misalnya transfer bank, kartu kredit/debit, atau ACH)
Syarat pembayaran membuat kesepakatan bisnis menjadi kewajiban yang jelas dan dapat diukur.
Bagi penjual, ini membantu mereka memprediksi arus kas karena mengetahui kapan dana akan masuk.
Baca Juga: Bagaimana Cara Mengelola Utang Bisnis Jangka Panjang?
Apa Saja Jenis Terms of Payment?
Terms of payment terbagi menjadi beberapa jenis seperti pembayaran di muka, Net D, COD, hingga pembayaran dengan cicilan.
Anda bisa memilih salah satunya tergantung standar industri, tingkat kelayakan kredit pelanggan, dan kebutuhan arus kas usaha Anda.
Berikut penjelasannya masing-masing:
1. Pembayaran di Muka (Advance Payment)
Pada syarat pembayaran ini, pelanggan wajib membayar sebelum penjual mengerjakan barang atau jasa.
Pelanggan tidak harus selalu membayar semuanya secara full, mereka bisa membayar sebagian saja sesuai kesepakatan.
Pembayaran di muka sering diterapkan oleh perusahaan manufaktur yang memproduksi barang berdasarkan pesanan khusus (custom order) maupun perusahaan jasa yang harus mengeluarkan biaya dan melakukan sebagian besar pekerjaan sebelum proyek selesai.
2. Net D (misalnya Net 30 atau Net 60)
Istilah Net mengacu pada jumlah yang harus dibayar pelanggan setelah dikurangi diskon, potongan harga, atau kredit lainnya.
Sementara itu, huruf D (Days) menunjukkan jumlah hari sejak tanggal faktur hingga batas akhir pembayaran.
Baik penjual maupun pembeli dapat menentukan jangka waktu Net D sesuai kebutuhan arus kas masing-masing.
Perusahaan besar umumnya menetapkan jangka waktu pembayaran yang lebih panjang, misalnya Net 60 atau bahkan lebih lama, untuk menjaga likuiditas mereka.
Dalam situasi seperti ini, pemasok sering kali tidak memiliki banyak pilihan selain menerima syarat tersebut jika ingin tetap bekerja sama.
3. Cash on Delivery (COD)
Cash on Delivery (COD) berarti pembayaran dilakukan segera setelah barang diterima oleh pembeli. Istilah ini juga sering disebut sebagai Due on Receipt (dibayar saat barang diterima).
Metode ini banyak digunakan ketika penjual baru pertama kali bekerja sama dengan pelanggan atau ketika pelanggan memiliki riwayat pembayaran yang kurang baik, sehingga mengurangi risiko gagal bayar.
4. End of Month (EOM)
Pada syarat pembayaran End of Month (EOM), seluruh tagihan harus dilunasi pada akhir bulan ketika faktur diterbitkan, tanpa memperhatikan tanggal pasti faktur tersebut dibuat.
Perusahaan biasanya menggunakan metode ini agar bisa menyamakan seluruh penerimaan pembayaran dengan pencatatan dan pelaporan keuangan bulanan.
5. 2/10 Net 30 (Diskon Pembayaran Lebih Awal)
Jenis syarat pembayaran ini memberikan insentif berupa diskon apabila pelanggan membayar lebih cepat dari batas waktu normal. Skema ini dikenal sebagai Early Cash Discount (ECD).
Sebagai contoh, pada syarat 2/10 Net 30:
- Pelanggan memperoleh diskon sebesar 2% apabila membayar dalam waktu 10 hari sejak tanggal faktur.
- Jika tidak memanfaatkan diskon tersebut, pelanggan tetap memiliki waktu 30 hari untuk melunasi seluruh tagihan.
Misalnya, jika sebuah faktur senilai Rp16.000.000 diterbitkan pada tanggal 1 Desember, pelanggan dapat menghemat Rp320.000 apabila melakukan pembayaran penuh sebelum tanggal 10 Desember.
6. Letter of Credit (L/C)
Letter of Credit (L/C) merupakan jaminan pembayaran yang diterbitkan oleh bank atas permintaan pembeli.
Bank menjamin bahwa penjual akan menerima pembayaran setelah barang dikirim dan seluruh dokumen yang dipersyaratkan diserahkan.
Saat ini, L/C hampir selalu digunakan dalam perdagangan internasional. Importir meminta bank menerbitkan L/C untuk memberikan kepastian pembayaran kepada eksportir.
7. Konsinyasi
Dalam sistem konsinyasi, pemasok (consignor) menitipkan barang kepada pihak lain (consignee) untuk dijual kepada pelanggan akhir.
Pihak consignee hanya membayar barang yang berhasil terjual, sedangkan barang yang tidak laku dapat dikembalikan kepada pemasok.
Model ini banyak digunakan di toko buku, galeri seni, toko pakaian, maupun berbagai bisnis ritel lainnya. Keuntungan bagi pengecer adalah mereka dapat menawarkan lebih banyak produk tanpa harus membeli seluruh stok di awal sehingga risiko persediaan menjadi lebih rendah.
Namun, bagi pemasok, sistem konsinyasi membutuhkan arus kas yang lebih kuat karena pembayaran baru diterima setelah barang berhasil terjual. Selain itu, pemasok juga harus mengelola stok yang tersebar di berbagai mitra penjualan.
8. Pembayaran dengan cicilan
Pada metode ini, pelanggan membayar harga produk atau jasa secara bertahap dalam beberapa periode pembayaran yang telah disepakati.
Pembayaran cicilan umumnya digunakan untuk pembelian aset bernilai besar, investasi modal, kontrak jasa jangka panjang, atau proyek yang berlangsung selama beberapa bulan.
Dengan sistem ini, pelanggan tidak perlu mengeluarkan seluruh dana sekaligus, sementara penjual tetap memperoleh pembayaran secara bertahap sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Baca Juga: Pahami Jurnal Pelunasan Piutang dalam Akuntansi dan Contoh Kasusnya
Apa Saja Komponen dalam Terms of Payment?
Berikut beberapa komponen yang harus ada dalam syarat pembayaran agar perjanjian tersebut semakin eksplisit dan tidak ada ruang untuk kesalahan interpretasi:
1. Jatuh tempo pembayaran
Jatuh tempo menetapkan kapan pembayaran harus diterima oleh pihak penjual. Biasanya ada 2 tanggal krusial yang harus dicantumkan, yaitu due date dan payment period:
- Due date: Tanggal spesifik batas pembayaran, misalnya “pembayaran paling lambat 15 Agustus 2025.”
- Payment period: Rentang waktu yang diberikan kepada pembeli untuk melunasi tagihan, dihitung dari tanggal invoice atau tanggal pengiriman barang, sesuai kesepakatan kedua belah pihak.
2. Metode pembayaran
Bagian ini menyebutkan metode pembayaran apa saja yang diterima secara eksplisit.
Biasanya, metode pembayaran yang diterima luas di Indonesia adalah transfer bank, virtual account, kartu kredit, e-wallet, giro, dan cek.
3. Mata uang transaksi
Jika transaksi melibatkan harga valuta asing, misalnya transaksi dengan pihak luar negeri, Anda perlu mencantumkan mata uang transaksi yang jelas.
Definisikan mata uang apa yang digunakan sebagai dasar penagihan, kurs mana yang menjadi acuan jika ada konversi, dan pada tanggal berapa kurs tersebut ditetapkan.
4. Denda keterlambatan
Sebutkan secara spesifik berapa persentase denda yang dikenakan, apakah dihitung per hari atau per bulan, dan dihitung dari nilai invoice penuh atau sisa tagihan yang belum dibayar.
Dengan mencantumkan denda, pembeli akan terdorong untuk membayar tepat waktu sekaligus mengompensasi kerugian yang dialami penjual akibat keterlambatan penerimaan kas.
5. Diskon pembayaran lebih awal
Kebalikan dari denda keterlambatan, diskon pembayaran lebih awal adalah insentif yang diberikan kepada pembeli yang melunasi tagihan sebelum jatuh tempo.
Anda bisa memberikan diskon ini untuk mempercepat arus kas masuk.
6. Uang muka
Jika untuk transaksi bernilai besar, proyek jangka panjang, atau pesanan yang memerlukan produksi khusus, kami sarankan Anda untuk meminta dan mencantumkan uang muka.
Sebutkan berapa persentase uang muka yang disyaratkan, kapan uang muka harus dibayarkan, dan bagaimana perlakuan uang muka tersebut jika transaksi dibatalkan oleh salah satu pihak.
7. Termin pembayaran
Untuk transaksi dengan nilai besar atau proyek bertahap, pembayaran sering dipecah menjadi beberapa termin yang dikaitkan dengan pencapaian (milestone) tertentu, misalnya 30% uang muka, 40% saat pengiriman, dan 30% setelah serah terima.
| Komponen | Fungsi | Contoh |
|---|---|---|
| Due Date | Menentukan batas waktu pembayaran | 30 hari sejak invoice |
| Payment Period | Menetapkan rentang waktu pelunasan | Net 30, Net 60 |
| Metode Pembayaran | Menentukan cara pembayaran yang diterima | Transfer bank, virtual account |
| Mata Uang | Menghindari ambiguitas nilai transaksi | IDR, USD |
| Down Payment (DP) | Mengurangi risiko penjual di awal | 30% di muka |
| Termin Pembayaran | Memecah pembayaran sesuai progres | 30% DP, 40% kirim, 30% serah terima |
| Early Payment Discount | Mendorong pembayaran lebih cepat | Diskon 2% jika bayar dalam 10 hari |
| Late Payment Penalty | Mengurangi risiko keterlambatan | 1% per bulan dari sisa tagihan |
Baca Juga: Cara Menulis Payment Reminder dan Contoh Templatenya
Cara Menentukan Terms of Payment yang Tepat dalam Transaksi Bisnis
Kita tidak bisa menggunakan satu syarat pembayaran yang sama untuk semua pelanggan atau situasi.
Ada beberapa faktor yang perlu Anda evaluasi sebelum menentukan terms of payment dalam sebuah transaksi, seperti:
1. Pertimbangkan jenis pelanggan
Cara pertama menentukan terms of payment adalah memahami jenis pelanggan. Jenis pelanggan sangat memengaruhi syarat pembayaran yang ditetapkan.
Misal, jika pelanggannya dari korporat yang perlu melalui proses pengadaan panjang dan birokrasi internal yang kompleks, maka mereka membutuhkan payment period yang lebih panjang daripada pelanggan dari UMKM.
Pelanggan baru yang belum memiliki rekam jejak pembayaran juga perlu diperlakukan berbeda dari pelanggan lama yang sudah terbukti membayar tepat waktu.
Selain itu, pertimbangkan juga posisi tawar. Pelanggan besar dengan volume pembelian tinggi memiliki daya tawar untuk meminta syarat yang lebih longgar, dan keputusan untuk mengakomodasi permintaan tersebut tergantung pada nilai hubungan bisnis jangka panjangnya.
2. Evaluasi riwayat pembayaran
Sebelum menetapkan terms of payment, terutama untuk pelanggan yang sudah pernah bertransaksi sebelumnya, evaluasi riwayat pembayaran mereka.
Apakah mereka konsisten membayar tepat waktu? Apakah pernah terlambat membayar, dan jika pernah, seberapa sering dan seberapa lama?
Jika riwayat pembayarannya buruk, sebaiknya perketat syarat seperti memperpendek payment period, menaikkan persentase uang muka, atau bahkan mensyaratkan pembayaran di muka penuh.
Tapi, jika rekam jejak pelanggan sehat, Anda bisa memberi mereka syarat yang lebih fleksibel sebagai bentuk penghargaan.
3. Sesuaikan dengan arus kas bisnis
Syarat pembayaran yang Anda berikan kepada pelanggan secara langsung memengaruhi arus kas bisnis.
Jika bisnis Anda memiliki kewajiban pembayaran rutin yang ketat, misalnya gaji karyawan di tanggal tertentu, atau pembayaran ke supplier dengan terms yang pendek, maka memberikan payment period yang terlalu panjang kepada pelanggan bisa menciptakan kesenjangan kas yang berbahaya.
Evaluasi siklus kas bisnis Anda secara keseluruhan: berapa lama rata-rata uang keluar sebelum uang masuk, dan seberapa besar buffer kas yang dimiliki untuk menanggung jeda tersebut.
4. Hitung risiko piutang
Setiap penjualan dengan payment period membawa risiko piutang tak tertagih. Semakin panjang payment period dan semakin besar nilai transaksi, semakin besar pula risiko yang Anda tanggung.
Jadi, coba tetapkan batas maksimal piutang per pelanggan, dan evaluasi apakah nilai transaksi yang sedang diproses masih dalam batas yang wajar.
Untuk transaksi bernilai sangat besar atau dengan pelanggan baru yang belum terverifikasi, mintalah uang muka atau pembayaran bertahap.
5. Sesuaikan dengan industri
Praktik terms of payment berbeda-beda antar industri. Di beberapa industri, Net 30 adalah standarnya, sementara di industri lain, Net 60 atau bahkan Net 90 adalah hal yang lazim.
Untuk mengetahui standar industri Anda, sebaiknya bertanyalah langsung kepada asosiasi industri yang relevan, atau mendiskusikannya dengan rekan bisnis di industri yang sama.
Pertimbangan ini sering dilupakan dalam menentukan terms of payment, padahal krusial karena jika syarat pembayaran terlalu jauh dari norma industri, bisnis bisa menjadi kurang kompetitif.
6. Cantumkan secara tertulis di dalam kontrak
Terms of payment yang hanya disepakati secara lisan atau hanya tercantum di invoice tanpa konfirmasi eksplisit dari pembeli sangat lemah secara hukum jika terjadi sengketa.
Pastikan semua syarat tercantum secara eksplisit dalam kontrak atau perjanjian tertulis yang ditandatangani kedua pihak.
Untuk hal-hal yang berkaitan dengan aspek hukum kontrak dan keberlakuannya, sebaiknya konsultasikan dengan konsultan hukum atau notaris.
Baca Juga: Kontrak Memberatkan dalam Akuntansi: Ciri dan Pencatatannya
Contoh Terms of Payment
Berikut adalah contoh syarat pembayaran untuk bisnis jasa maupun dagang.
Anda bisa menirunya dan mencantumkannya pada penawaran harga, kontrak kerja sama, purchase order, atau faktur.
Contoh Terms of Payment untuk Bisnis Jasa
TERMS OF PAYMENT
- Nilai jasa yang disepakati sebesar Rp [Nominal] (termasuk/tidak termasuk PPN).
- Klien wajib membayar uang muka (Down Payment/DP) sebesar 30% dari total nilai kontrak sebelum pekerjaan dimulai.
- Sisa pembayaran sebesar 70% harus dilunasi maksimal 7 hari kalender setelah pekerjaan selesai dan faktur diterbitkan.
- Pembayaran dilakukan melalui transfer ke rekening berikut:
- Bank: [Nama Bank]
- Nama Rekening: [Nama Perusahaan]
- Nomor Rekening: [Nomor Rekening]
- Keterlambatan pembayaran akan dikenakan denda sebesar 1% per bulan dari nilai tagihan yang belum dibayar.
- Revisi pekerjaan di luar ruang lingkup yang telah disepakati akan dikenakan biaya tambahan sesuai penawaran baru.
- Hasil pekerjaan menjadi hak penuh klien setelah seluruh pembayaran diterima.
Contoh Template Terms of Payment untuk Bisnis Dagang
TERMS OF PAYMENT
- Seluruh harga produk tercantum dalam faktur dan belum/sudah termasuk PPN sesuai ketentuan yang berlaku.
- Pembayaran dilakukan dengan syarat Net 30, yaitu maksimal 30 hari sejak tanggal faktur diterbitkan.
- Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank atau metode pembayaran lain yang telah disepakati.
- Kepemilikan barang berpindah kepada pembeli setelah pembayaran diterima secara penuh.
- Keterlambatan pembayaran dikenakan bunga sebesar 2% per bulan dari saldo yang belum dibayar.
- Apabila terjadi keterlambatan pembayaran lebih dari 30 hari, penjual berhak menunda pengiriman pesanan berikutnya hingga seluruh tagihan dilunasi.
- Klaim atas kerusakan atau kekurangan barang harus disampaikan paling lambat 3 hari kerja setelah barang diterima.
Baca Juga: 7 Tips Dalam Melakukan Manajemen Penagihan Piutang
Kesimpulan
Jadi, itulah penjelasan mengenai cara menentukan terms of payment dalam transaksi bisnis.
Dalam transaksi bisnis apa pun, terms of payment yang jelas dapat membantu kedua belah pihak memiliki ekspektasi yang jelas, serta membantu penjual memprediksi arus kas dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
Menyusun syarat pembayaran yang jelas dan juga spesifik juga membantu menciptakan hubungan bisnis yang lebih profesional.
Agar pengelolaan terms of payment semakin efektif, gunakan sistem pencatatan keuangan yang terintegrasi seperti software akuntansi Kledo.
Dengan Kledo, Anda bisa memantau status pembayaran pelanggan, mengirimkan pengingat tagihan, hingga melihat laporan secara real-time.
Coba Kledo dan rasakan sendiri manfaatnya.
