Setiap kali bisnis Anda mengirimkan pesanan pembelian atau biasa disebut purchase order (PO), hal ini akan memulai rangkaian proses yang melibatkan tim dan mitra dagang Anda. Setiap titik proses merupakan titik potensial terjadinya masalah kecuali organisasi Anda telah menguasai seni purchase order management.
Mengelola purchase order secara efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan memastikan visibilitas keuangan yang memadai dalam sebuah bisnis.
Selain itu, purchase order management yang efisien dan transparan juga akan membantu bisnis memiliki hubungan yang baik dengan klien atau pelanggan Anda.
Pada artikel kali ini kami akan menjelaskan tujuh tips terbaik dalam mengelola purchase order management yang akan membantu Anda merampingkan proses pesanan pembelian.
Apa yang Dimaksud dengan Purchase Order Managament?
Purchase order management atau manajemen pesanan pembelian melibatkan pembuatan, pelacakan, dan pemenuhan pesanan pembelian dalam bisnis. Hal ini mencakup segala hal, mulai dari meminta barang atau jasa hingga menerima dan membayarnya.
Manajemen yang efektif memastikan bahwa pesanan dilakukan dengan benar, pemasok diberitahu, dan tingkat inventaris dipertahankan secara akurat.
Purchase order management melibatkan lebih dari sekadar tim pengadaan. Proses pembelian dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian, yang berarti setiap departemen di semua tingkat organisasi akan memengaruhi proses pesanan pembelian.
Misalkan anggota tim Anda tidak mengetahui prosedur yang tepat untuk mengisi permintaan pembelian. Dalam hal ini, Anda mungkin akan mengalami keterlambatan dalam proses pengadaan barang, yang dapat menyebabkan kekurangan peralatan atau inventaris penting.
Proses manajemen pesanan pembelian Anda harus secara holistik menangani setiap aspek pembelian barang dan jasa. Semakin dini Anda terlibat dalam pengadaan, semakin mudah untuk mengoptimalkan manajemen pesanan pembelian.
Baca juga: Cara Mengoptimalkan Manajemen Invoice dalam Bisnis
Mengapa Purchase Order Management Penting?
Manajemen pesanan pembelian secara langsung berdampak pada beberapa area utama bisnis Anda. Mengoptimalkan cara Anda mengelola pesanan pembelian dapat membantu Anda melakukan kontrol anggaran yang lebih baik.
Dengan melacak komitmen dan pengeluaran, Anda dapat mempertahankan pengeluaran sesuai anggaran yang dialokasikan.
Pesanan pembelian atau PO adalah dokumen yang mengikat secara hukum. Setelah Anda dan pemasok Anda menandatangani formulir tersebut, perjanjian tidak dapat dibatalkan. Jika pesanan pembelian yang salah secara tidak sengaja disetujui, dokumen tersebut masih mengikat secara hukum, meskipun terdapat kesalahan.
Bisnis Anda secara hukum berkewajiban untuk mematuhi ketentuan pesanan pembelian. Jika Anda memiliki hubungan pemasok yang baik, mitra dagang Anda mungkin mengizinkan Anda untuk mengembalikan kelebihan barang. Namun, Anda masih harus membayar biaya pengiriman ulang dan pengembalian barang yang cukup besar.
Purchase order management yang baik membantu mencegah kesalahan yang merugikan dan mendorong manajemen pemasok yang lebih baik. Solusi otomatis untuk membantu manajemen PO juga dapat meringankan beban entri data manual dan memudahkan untuk mengetahui kesalahan.
Baca juga: 7 Tips Meningkatkan Efisiensi Pembayaran Vendor dalam Bisnis
7 Tips Terbaik untuk Purchase Order Management
Berikut adalah tujuh cara untuk meningkatkan alur proses pengadaan Anda melalui optimalisasi manajemen PO.
1. Standarisasi proses kebijakan pembelian Anda
Proses pemesanan pembelian yang terstandarisasi akan mendorong efisiensi yang lebih baik dan mengurangi risiko kesalahan. Tim Anda memerlukan panduan yang jelas mengenai setiap langkah proses pesanan pembelian, termasuk:
- Cara memulai proses pembelian
- Bagaimana proses persetujuan untuk formulir permintaan dan PO
- Detail apa saja yang harus disertakan pada pesanan pembelian
- Kepada siapa PO harus dikirim
Kebijakan pembelian Anda harus secara menyeluruh membahas proses pembelian internal dan eksternal, termasuk aturan untuk mengirimkan dan menyetujui PO.
Mulailah dengan meninjau proses dan kebijakan Anda saat ini. Pertimbangkan cakupan kebijakan Anda dan pastikan kebijakan tersebut menjawab pertanyaan atau masalah yang mungkin dimiliki oleh anggota tim Anda. Jelaskan semuanya, termasuk daftar detail yang diperlukan untuk pesanan pembelian.
Setelah Anda membuat proses standar dan serangkaian kebijakan untuk mengatur semua aktivitas pengadaan, akan lebih mudah bagi tim Anda untuk menyelesaikan dan mengirimkan pesanan pembelian.
Baca juga: Pengertian Purchase Requisition dan Bedanya dengan Purchase Order (PO)
2. Gunakan software purchase order management
Dengan software manajemen pesanan pembelian, Anda dapat mengotomatiskan berbagai proses pengadaan, termasuk mengirimkan beberapa dokumen pesanan pembelian, mendapatkan persetujuan yang diperlukan, dan banyak lagi.
Software purchase order management memusatkan semua aktivitas pengadaan dan mengotomatiskan persetujuan. Pelacakan status pesanan secara real-time memudahkan pencocokan faktur dengan pesanan pembelian yang sesuai.
Pelacakan PO dan waktu pemenuhan yang diproyeksikan akan membantu Anda tetap berada dalam ambang batas inventaris dan menghindari kekurangan produk yang kritis.
Sistem pesanan pembelian terbaik juga akan membantu aspek back-end manajemen persediaan dan akuntansi. Dengan mengintegrasikan teknologi manajemen sumber daya Anda, software yang memiliki fitur terbaik dapat membantu pengiriman dan pemeriksaan kualitas, merekonsiliasi faktur dengan PO, manajemen stok, dan pengoptimalan rantai pasokan.
Pertimbangkan teknologi yang mudah diintegrasikan dengan platform perencanaan sumber daya perusahaan dan akuntansi yang sudah ada saat menjelajahi solusi dan software mana yang harus Anda pilih.
Mengintegrasikan teknologi Anda akan memberikan pandangan holistik tentang rantai pasokan Anda sekaligus memodernisasi kemampuan manajemen pesanan pembelian Anda.
Jika Anda membutuhkan solusi terintegrasi untuk proses akuntansi, manajemen persediaan, dan purchase order management dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang sudah digunakan oleh lebih dari 75 ribu pengguna dari berbagai jenis dan skala bisnis di Indonesia.
Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Baca juga: Apa Fungsi Purchase Order untuk Bisnismu?
3. Menyimpan catatan yang akurat
Catatan pesanan pembelian yang terperinci sangat penting untuk melacak pengeluaran dan menyelesaikan perbedaan yang mungkin timbul. Catatan yang akurat membantu dalam mengaudit dan memberikan riwayat yang jelas tentang semua transaksi.
Mengandalkan proses manual membuat sangat sulit untuk mempertahankan catatan yang akurat karena entri data manual memungkinkan terjadinya kesalahan manusia.
Mendigitalkan manajemen pesanan pembelian akan membantu bisnis tetap terorganisir dan mengotomatiskan tugas-tugas yang berlebihan sementara tim Anda dapat menggunakan bakat mereka untuk tugas-tugas yang lebih strategis yang menambah nilai bagi bisnis Anda.
Dengan meningkatkan kemampuan Anda untuk menyimpan catatan yang akurat dan mengurangi kesalahan, perangkat lunak PO juga dapat meningkatkan visibilitas keuangan secara drastis.
Baca juga: Tips Menghadapi Peak Order untuk Keuntungan Maksimal
4. Tentukan hierarki persetujuan
Apakah Anda memiliki hierarki persetujuan yang jelas untuk meninjau dan menandatangani pesanan pembelian? Jika belum, inilah saatnya untuk mempertimbangkan seperti apa proses persetujuan yang tepat untuk bisnis Anda.
Hirarki persetujuan memastikan informasi dan proses pembelian besar tidak lolos dari pengawasan. Pastikan semua pemangku kepentingan terkait mengetahui alur kerja persetujuan Anda. Departemen akuntansi Anda dan semua kepala departemen harus mengetahui proses PO dan kapan mereka harus meneruskan permintaan ke direktur keuangan.
Sebagai contoh, katakanlah sebuah organisasi layanan kesehatan memiliki proses persetujuan faktur dua tahap. Kepala departemen dapat menyetujui pesanan hingga 5.000.000.
Jika mereka menerima permintaan yang lebih tinggi dari itu, mereka harus menandatangani permintaan tersebut dan kemudian mengirimkannya ke direktur keuangan untuk persetujuan akhir.
Baca juga: Mau Pelanggan Melakukan Repeat Order? Lakukan Strategi Ini
5. Menerapkan 3 way matching
3 way matching adalah langkah penting dalam alur kerja persetujuan Anda. Langkah ini membandingkan pesanan pembelian dan tanda terima pengiriman dengan faktur pemasok.
Hal ini memastikan jumlah dan harga sesuai dengan ketiga dokumen tersebut sebelum membayar pemasok Anda. Proses pencocokan yang menyeluruh membantu mencegah kelebihan pembayaran dan penipuan.
6. Memantau kinerja pemasok
Solusi purchase order management menyediakan sarana untuk mengevaluasi kinerja pemasok untuk memastikan kualitas dan keandalan. Lacak indikator kinerja utama seperti:
- Ketepatan waktu pengiriman
- Kualitas produk
- Kepatuhan terhadap persyaratan kontrak
Anda dapat mengidentifikasi pemasok yang berkinerja buruk dan mengambil tindakan perbaikan dengan memantau metrik ini.
Misalnya, salah satu mitra dagang Anda secara konsisten memenuhi PO beberapa hari terlambat, yang melanggar ketentuan kontrak Anda. Tim kepemimpinan Anda dapat mengevaluasi tren ini dan menentukan apakah hal tersebut berdampak negatif terhadap operasional perusahaan Anda.
Selama negosiasi kontrak di masa mendatang, Anda dapat membahas masalah ini dengan pemasok Anda dan berpotensi menerapkan sistem penalti untuk pelanggaran ketentuan.
Misalnya, Anda dapat meminta mereka untuk menawarkan diskon 5% untuk semua pengiriman yang terlambat. Atau, Anda dapat mencari pemasok lain yang dapat memenuhi kebutuhan kinerja Anda.
Baca juga: Inilah Contoh Purchasing Order yang Paling Sering Digunakan oleh Pebisnis
7. Tinjau dan perbarui proses secara teratur
Purchase order management bukanlah proses “set it and forget it”. Anda harus terus menilai dan memperbarui proses manajemen pembelian Anda untuk menjaga efisiensi dan kepatuhan. Hal ini melibatkan peninjauan alur kerja secara berkala dan melakukan audit kinerja.
Selama penilaian, penting untuk mengevaluasi kemampuan tim dan juga software yang Anda gunakan. Apakah rangkaian teknologi Anda secara efektif memenuhi kebutuhan organisasi Anda, atau apakah Anda terhambat oleh alur kerja yang berlebihan?
Jika Anda mengalami masalah dalam proses ini, mungkin sudah saatnya mengganti software lama dengan teknologi manajemen pesanan pembelian modern yang memiliki kemampuan otomatisasi.
Baca juga: RFQ (Request for Quotation): Arti, Jenis, Format, dan Manfaatnya
Pada Intinya…
Mengelola purchase order management merupakan hal yang penting dilakukan oleh setiap bisnis terutama bisnis dagang. Namun ini bukan datang tanpa hambatan, dan Anda harus menemukan cara yang tepat agar setiap pesanan pembelian yang Anda lakukan sesuai, baik dari segi informasi dan nilai yang dibayarkan.
Dibutuhkan strategi dan sistem yang baik untuk memastikan proses pengelolaan pesanan pembelian dalam bisnis berjalan efektif. Dengan mengikuti tujuh tips yang kami jelaskan diatas, diharapkan Anda bisa memiliki sistem purchase order management yang transparan sehingga meningkatkan keuntungan dan juga hubungan baik dengan mitra bisnis Anda.
Pastikan juga Anda menggunakan sistem akuntansi yang memiliki fitur terintegrasi dengan pencatatan transaksi, pembuatan faktur PO, manajemen persediaan, manajemen aset, sampai manajemen multi gudang seperti Kledo.
Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau. Hanya dengan 170.000 rupiah perbulan, Anda akan mendapatkan kemudahan pengelolaan pembukuan dan operasional bisnis dalam satu platform.
Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.
- Corporate Card: Definisi, Cara Kerja, Hingga Manfaatnya untuk Bisnis - 4 Oktober 2024
- 6 Tips untuk Mengelola Budget Klien Lebih Hemat dan Efektif - 4 Oktober 2024
- Spend Analysis: Pengertian dan Tahapan Melakukannya dalam Bisnis - 4 Oktober 2024