Proses Penyusunan Anggaran, Tips, dan Tantangannya

Proses penyusunan anggaran bisa jadi panjang dan sulit. Ada banyak pertanyaan yang harus dijawab, teka-teki yang harus dipecahkan, dan tim yang harus dikonsultasikan. Akibatnya, anggaran dapat dengan mudah ditunda hingga terlambat, atau tidak dilakukan sama sekali.

Dan di sisi lain, Anda memiliki anggaran yang terlalu preskriptif atau mungkin bertele-tele. Anggaran yang memperhitungkan setiap pengeluaran kecil, dikelola dalam serangkaian spreadsheet yang tidak dapat dipahami oleh sebagian besar pengguna.

Meskipun ini jelas lebih baik daripada tidak memiliki anggaran sama sekali, tetapi dapat menimbulkan banyak masalah di sepanjang jalan.

Apapun pilihan Anda, artikel ini akan membantu. Artikel ini menjelaskan hal-hal penting dalam proses penyusunan anggaran bisnis, untuk memastikan bahwa Anda melakukan apa yang diperlukan.

Kami akan membahas praktik dan prinsip terbaik untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar, tidak peduli seberapa sederhana atau rumitnya anggaran Anda.

Proses Penyusunan Anggaran

Proses penganggaran memungkinkan organisasi merencanakan dan menyiapkan anggaran untuk periode tertentu.

Proses ini melibatkan peninjauan anggaran masa lalu, mengidentifikasi dan memperkirakan pendapatan untuk periode mendatang, dan menetapkan jumlah yang akan dibelanjakan untuk berbagai biaya perusahaan.

Jika dilakukan dengan baik, proses ini melibatkan masukan dari manajemen senior, tim keuangan, dan manajer anggaran di seluruh organisasi.

Anggaplah anggaran Anda sebagai pelaksanaan rencana bisnis Anda. Anda telah menetapkan prioritas dan tujuan perusahaan di tahun mendatang, dan anggaran mengalokasikan sumber daya keuangan untuk mencapainya.

Baca juga: 7 Kesalahan Penganggaran yang Harus Dihindari Perusahaan

Pentingnya Penganggaran dalam Bisnis

Pada dasarnya, manfaat penganggaran cukup jelas: jika bisnis kehabisan uang, bisnis tidak dapat bertahan. Jadi, rencana arus kas yang jelas dan dapat diikuti oleh semua tim sangatlah penting.

Namun lebih dari sekadar memastikan keberlangsungan bisnis, ada beberapa alasan mengapa Anda harus mengetahui proses penyusunan anggaran Anda:

• Membantu menetapkan target dan ekspektasi yang jelas. Anggaran Anda menetapkan target biaya dan pendapatan, yang membantu tim lain menyesuaikan pekerjaan mereka untuk mencapainya.
• Sangat penting untuk pendanaan. Jika Anda meminta lebih banyak uang kepada perusahaan modal ventura atau bank, mereka ingin tahu bagaimana Anda akan membelanjakannya. Mereka juga ingin melihat bahwa Anda telah membuat dan mengikuti anggaran di masa lalu.
• Hal ini menunjukkan prioritas Anda secara nyata. Kemungkinan besar tim Anda menetapkan tenggat waktu dan kerangka waktu mereka sendiri sampai batas tertentu. Anggaran memberi mereka panduan global untuk hal ini, dan melibatkan mereka dalam proses penganggaran memungkinkan hal ini dilakukan lebih awal.
• Membangun komunikasi antara tim keuangan dengan bagian bisnis lainnya. Ini adalah proses terintegrasi yang membutuhkan masukan dari seluruh bagian perusahaan. Bagian keuangan akan belajar lebih banyak tentang prioritas tim lain, dan kemudian dapat menawarkan panduan yang terstruktur.

Jelas, keuntungan terbesarnya adalah anggaran memberi perusahaan lebih banyak kontrol dan visibilitas atas pengeluaran.

Baca juga: Varians Anggaran: Pengertian, Penyebab, Rumus, dan Contohnya

8 Langkah Proses Penyusunan Anggaran yang Harus Anda Lakukan

Sebeneranya tidak ada “pakem” yang benar saat Anda membuat anggaran, namun untuk memandu Anda dalam prosesnya, berikut ini delapan langkah penting yang harus diikuti:

• Tinjau periode sebelumnya
• Hitung pendapatan yang ada
• Tetapkan biaya tetap
• Buat daftar biaya variabel
• Memperkirakan pengeluaran tambahan
• Meneliti arus kas
• Membuat keputusan bisnis
• Mengkomunikasikannya dengan jelas

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing secara bergantian.

1. Tinjau anggaran periode sebelumnya

Awal yang bagus adalah dengan melihat informasi yang ada yang Anda miliki saat ini.

Dan dalam hal ini, bukti terbaik untuk mengetahui bagaimana anggaran baru Anda seharusnya berjalan adalah dengan mengetahui anggaran sebelumnya.

Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Apakah Anda menghabiskan lebih banyak atau lebih sedikit uang dari yang sudah dianggarkan?
• Apakah asumsi Anda tentang industri dan pertumbuhan bisnis sendiri sudah tepat?
• Apakah ada hambaatan atau kekurangan yang tidak terduga, dan apa penyebabnya?
• Apakah anggaran tersebut mudah dilaksanakan? Apakah anggota tim mengikutinya?

Anda harus melakukan hal ini pada tingkat yang tinggi untuk seluruh perusahaan, dan Anda juga harus mendorong manajer anggaran (jika ada) untuk melakukan hal yang sama untuk ruang lingkup mereka sendiri.

Hal yang juga penting dalam langkah ini adalah berkonsultasi dengan pemimpin tim lainnya. Seperti yang akan kita lihat, anggaran terbaik bersifat kolaboratif, dan Anda perlu mengetahui seberapa baik anggaran sebelumnya bekerja untuk semua orang yang terpengaruh.

2. Hitung pendapatan yang ada

Hal penting lain dalam proses penyusunan anggaran adalah mencari tahu berapa banyak yang harus Anda keluarkan.

Tentu saja ini akan melibatkan biaya-biaya lain yang mungkin tak terduga, namun kita akan membahasnya lebih lanjut.

Di tingkat perusahaan, Anda perlu mengidentifikasi aliran pendapatan. Berapa banyak uang yang Anda hasilkan secara kotor?

Buat daftar produk inti Anda, harganya, dan volume yang diharapkan untuk masing-masing produk di tahun mendatang. Tentu saja, ini melibatkan beberapa perkiraan dan kita tahu, ini tidak akan sempurna.

Untuk usaha baru yang belum menguntungkan (atau tidak memiliki pelanggan yang membayar sama sekali), Anda akan menggunakan modal investor atau utang usaha.

Jadi untuk tahap ini, Anda perlu mengidentifikasi “burn rate” yang Anda rasa nyaman – berapa banyak dari total investasi yang bisa Anda keluarkan untuk setiap periode waktu.

3. Tetapkan biaya tetap

Biaya tetap – sering disebut “overhead” – adalah biaya yang tidak dapat Anda kendalikan.

Yang terpenting, biaya ini tidak terpengaruh oleh penjualan Anda – apakah bisnis Anda berhasil atau tidak, tidak akan berpengaruh pada jumlah yang Anda bayarkan.

Biaya tetap dapat mencakup:

• Pembayaran sewa atau cicilan untuk ruang kantor
• Hosting dan server website
• Gaji karyawan
• Asuransi
• Bunga pinjaman
• Utilitas (Seperti listrik dan internet)

Dengan asumsi Anda mengetahui jumlah karyawan Anda untuk tahun ini, dan ruang kantor serta asuransi Anda sudah diatur, Anda bisa merencanakan biaya-biaya ini dengan nyaman.

Sebagai bagian dari proses ini, ada baiknya Anda memahami terminologi penggajian utama agar Anda tidak salah paham atau kurangnya pengalaman membuat Anda salah langkah, terutama dalam menilai biaya kepegawaian.

Baca juga: Pengendalian Anggaran: Tahapan, Tujuan, dan Tekniknya

4. Tambahkan biaya variabel

Biaya variabel biasanya dianggap sebagai biaya diskresioner. Berbeda dengan biaya tetap, biaya ini lebih cair dan dapat diutak-atik.

Contoh biaya diskresioner meliputi:

• Pemasaran dan periklanan
• Investasi perusahaan
• Langganan perangkat lunak, terutama jika tidak terlalu penting untuk menjalankan bisnis
• Perjalanan dan pertemuan klien
• Tunjangan tim
• Dekorasi dan renovasi kantor
• Laptop, ponsel, dan perangkat keras lainnya

“Diskresioner” bukan berarti biaya-biaya ini tidak perlu. Bisnis tidak akan berkembang tanpa pemasaran, dan tunjangan tim bisa menjadi kontributor utama untuk membuat karyawan lebih termotivasi

Namun saat menyusun anggaran bisnis, biaya-biaya ini harus dijustifikasi secara lebih kritis. Dan ketika Anda berada dalam kondisi melebihi anggaran, biaya variabel biasanya menjadi yang pertama dipotong untuk berhemat.

5. Perkirakan pengeluaran tambahan

Apakah ada pengeluaran satu kali yang akan terjadi? Ini bisa berupa merger atau akuisisi yang serius, bantuan konsultan untuk mempersiapkan audit, atau bahkan acara atau pesta khusus yang jarang terjadi.

Jika memungkinkan, cobalah untuk menetapkan pengeluaran tidak rutin ini secara terpisah dalam anggaran Anda.

Anda tentu perlu memperhitungkannya dalam pengeluaran Anda, namun pengeluaran ini tidak akan menjadi bagian inti untuk tahun-tahun mendatang.

Anda juga dapat mempertimbangkan “dana darurat”.

Karena satu-satunya kepastian adalah ketidakpastian, ada baiknya Anda menyisihkan sebagian dari anggaran Anda untuk berjaga-jaga jika ada kejadian yang tidak terduga dan Anda membutuhkan jaring pengaman.

6. Teliti dengan serius arus kas Anda

Di sinilah analisis anggaran dimulai. Anda seharusnya sudah memiliki catatan yang jelas mengenai pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan, dan Anda juga sudah memiliki catatan untuk periode sebelumnya.

Apakah pengeluaran Anda sesuai dengan yang diharapkan? Apakah Anda memiliki pendapatan yang konsisten sepanjang tahun lalu, atau dapatkah Anda melihat efek musiman?

“Arus kas” mengacu pada hubungan antara uang yang masuk dan keluar. Anda ingin mengetahui bahwa Anda membelanjakan uang yang telah dianggarkan, dan ketika pendapatan menurun, Anda dapat memperbarui pengeluaran Anda untuk menyesuaikannya.

Carilah indikator yang jelas bahwa bagian tertentu dari anggaran Anda mungkin memerlukan perhatian ekstra.

Anda ingin mengetahui aspek-aspek tertentu dari bisnis Anda yang paling mempengaruhi anggaran, dan bersiaplah untuk menyesuaikannya.

Baca juga: Download Template Proposal Anggaran Beserta Tips Membuatnya

7. Membuat keputusan bisnis

Anda sekarang perlu menggunakan semua analisis dan persiapan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Dan itu berarti membuat rencana pengeluaran yang jelas untuk masa depan.

Kami tahu, bagian tersulit dari keseluruhan proses penyusunan anggaran adalah menentukan proyek atau prioritas mana yang mendapatkan pendanaan, dan mana yang tidak.

Hal ini bisa membuat stres, dan kami telah menyertakan beberapa praktik terbaik di bawah ini untuk membantu.

Yang paling penting adalah mencoba untuk tetap konsultatif selama prosesnya – kumpulkan masukan dan andalkan keahlian anggota tim Anda yang terampil untuk memandu Anda.

Anda hampir pasti akan melakukan pembaruan dan perubahan sepanjang tahun, jadi penting untuk mengandalkan data yang Anda miliki saat ini, dan jangan terlalu terpaku.

8. Komunikasikan setiap informasi dengan jelas

Langkah terakhir adalah membagikan anggaran kepada tim Anda dan memastikan mereka tahu apa yang diminta dari mereka.

Kemungkinan besar Anda akan mengandalkan banyak pemimpin tim untuk menangani biaya mereka sendiri, dan mereka harus memiliki alat dan ekspektasi untuk melakukannya dengan baik.

Apakah semua orang yang terlibat tahu berapa banyak yang boleh mereka belanjakan, dan untuk apa

Dan apakah mereka juga tahu cara melaporkan pengeluaran mereka saat mereka melakukannya?

Jika Anda tidak dapat menjawab “ya” untuk kedua pertanyaan tersebut, Anda mungkin akan kesulitan untuk melacak dan mengukur efektivitas anggaran Anda secara memadai.

Bagi banyak bisnis, “hari pembuatan anggaran” adalah hari terbesar dalam setahun. Ada alasan mengapa para pemimpin bisnis menanggap hari tersebut dengan sangat serius.

Baca juga: 5 Jenis Strategi Penyusunan Anggaran Bisnis Beserta Contohnya

Tips Tebaik dalam Proses Penyusunan Anggaran Bisnis

Setelah kita menetapkan prosesnya, mari kita pertimbangkan juga beberapa prinsip yang dapat diterapkan di sepanjang prosesnya.

Berikut ini beberapa saran yang kami bisa berikan:

1. Pikirkan asumsi sebelum angka

Tentu saja, kami tahu anggaran Anda nantinya akan penuh dengan angka.

Namun, terkadang merupakan ide yang bagus untuk memulai dengan menetapkan dengan jelas apa dasar anggaran tersebut, untuk apa anggaran itu dibuat, dan bagaimana anggaran tersebut harus ditafsirkan.

Saat Anda membayangkan sebuah anggaran, kemungkinan besar Anda akan melihat spreadsheet dengan banyak angka.

Namun yang lebih penting dari angka-angka tersebut adalah asumsi-asumsi yang mendasari perhitungannya.

Oleh karena itu, halaman pertama dari anggaran Anda harus berisi asumsi-asumsi ini – produk/jasa apa yang dijual dengan harga dan volume berapa, dan apa pendorong utama untuk pengeluaran, seperti jumlah staf dan lokasi, berbagai inisiatif pemasaran, dll.

Intinya, Anda memiliki anggaran operasional dan keuangan, dan keduanya saling terkait erat.

2. Pertimbangkan KPI Anda

Sangat penting bahwa anggaran Anda, terutama bagian biaya variabel – mencerminkan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Jadi, berusahalah untuk mengaitkan pengeluaran dengan prioritas-prioritas tersebut, dan lacak kemajuan Anda seiring berjalannya anggaran.

Key performance indicator (KPI) dapat mengarahkan Anda ke arah yang benar saat menetapkan anggaran.

KPI dapat membantu Anda merencanakan detail yang lebih kecil sekaligus berfokus pada gambaran besar. Tantangannya adalah menentukan KPI apa saja yang perlu dipertimbangkan.

KPI yang umum digunakan untuk menetapkan rencana anggaran biasanya meliputi:

• Arus kas operasional dan pengeluaran
• Inisiatif penjualan dan pemasaran
• Biaya penggajian
• Laba atas ekuitas
• Tingkat pembakaran
• Hutang dan piutang usaha
• Tingkat turnover

Pastikan KPI Anda jelas dan dapat diukur dengan mudah.

3. Hindari tiga “dont’s” ini

Selalu ada baiknya untuk memiliki beberapa area yang harus diperhatikan. Dan meskipun Anda mungkin sudah mengetahui ketiga faktor yang tidak bolah Anda lakukan ini, namun tetap perlu diulangi:

• Jangan melebih-lebihkan estimasi pendapatan dan keuntungan
• Jangan lupa pajak, termasuk: pajak penjualan, pajak negara bagian dan pajak federal
• Jangan lupakan faktor musiman – bisnis bisa saja berjalan lancar di satu bulan dan melambat di bulan berikutnya

4. Tinjau kembali anggaran secara teratur

Anggaran jelas bukan hal yang bisa Anda “atur dan lupakan”.

Faktanya, Anda perlu memeriksa kembali, menganalisis, dan memperbarui pengeluaran Anda seiring berjalannya tahun.

Itulah mengapa Anda harus menjadwalkan peninjauan anggaran dari waktu ke waktu.

Kami sarankan untuk memulainya dengan meninjaunya setiap bulan dan kemudian beralih ke jadwal yang menurut Anda nyaman.

Peninjauan setiap bulan dapat membantu Anda mengetahui kekurangan dari rencana Anda (yang sangat penting jika Anda tidak memiliki banyak pengalaman dalam hal ini) serta memahami seberapa stabil bisnis Anda.

Jika Anda merasa tidak perlu melakukan perubahan terlalu sering, Anda dapat mulai meninjau rencana Anda setiap tiga atau enam bulan sekali.

Anda mungkin menemukan bahwa Anda memiliki lebih banyak dana yang tersedia daripada yang Anda perkirakan. Dan Anda perlu mengetahuinya lebih awal, selagi masih ada yang bisa Anda lakukan.

Baca juga: Laporan Anggaran (Budget Report): Fungsi, Format, dan Cara Buatnya

Beberapa Tantangan dalam Proses Penysunan Anggaran yang Harus Anda Tahu

Lima Pertimbangan Keuangan yang Sering Diabaikan untuk Bisnis:

1. Perencanaan kontingensi: Sangat penting untuk bersiap menghadapi hal-hal yang tidak terduga, apakah itu kerusakan peralatan yang tiba-tiba atau pergeseran permintaan atau tren pasar. Selalu pastikan anggaran memiliki ketentuan untuk pengeluaran tak terduga untuk bertindak sebagai penyangga terhadap kejutan.
2. Belanja modal: Biaya operasional sering kali menutupi pentingnya investasi jangka panjang. Jadi, ingatlah untuk menganggarkan peningkatan infrastruktur, teknologi baru, atau peluncuran produk baru.
3. Pelatihan dan pengembangan: Meskipun terlihat seperti prioritas kedua, berinvestasi dalam pertumbuhan dan peningkatan keterampilan karyawan Anda sangatlah penting. Mengalokasikan anggaran untuk hal ini tidak hanya meningkatkan keterlibatan karyawan, namun juga meningkatkan produktivitas dan kemampuan beradaptasi secara keseluruhan.
4. Pemasaran dan inovasi: Meskipun biaya langsung dapat mendominasi perencanaan keuangan, penting untuk tidak melupakan pentingnya proyek pemasaran dan inovasi. Keduanya mendorong pertumbuhan jangka panjang dan keunggulan kompetitif, memastikan bisnis tetap relevan dan dinamis.
5. Depresasi: Meskipun sering diabaikan karena merupakan biaya non-tunai, penyusutan atau depresiasi memainkan peran penting dalam laporan keuangan. Memperhitungkannya secara akurat sangat penting untuk tujuan perpajakan dan untuk memberikan gambaran yang akurat tentang nilai aset dan kesehatan keuangan perusahaan.

Baca juga: Download Contoh Anggaran Pemasaran, Komponen, dan Cara Membuatnya

Kesimpulan

Penyusunan penganggaran adalah waktu untuk mengatur ulang, menyegarkan, mengevaluasi ulang, dan bahkan mengubah.

Ini adalah waktu untuk menentukan apa yang dapat dilakukan bisnis, sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukannya, dan mekanisme untuk mengoreksi anggaran itu sendiri dan memetakan arah anggaran yang menyiapkan bisnis untuk sukses.

Penganggaran yang efektif membutuhkan perpaduan antara data yang akurat, peramalan yang tepat, kolaborasi antar departemen, dan pandangan strategis terhadap tujuan dan sasaran perusahaan.

Namun tanpa data keuangan yang lengkap, Anda akan mengalami hambatan dalam proses penyusunan anggaran.

Hal ini karena Anda tidak memiliki informasi yang jelas sehingga Anda tidak dapat mengambil keputusan yang tepat.

Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi seperti Kledo yang memiliki fitur pembukuan dan laporan keuangan terlengkap sehingga Anda bisa melakukan analisis keuangan secara efisien.

Kledo adalah software akuntansi online yang memliki fitur akuntansi terintegrasi dengan manajemen persediaan, aset, POS, dan banyak cabang bisnis. Anda bahkan bisa membuat lebih dari 50 jenis laporan keuangan secara instan.

Jika Anda tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.