Membuka cafe itu mudah, tapi menjalankannya setiap hari dengan efisiensi maksimum? Di situlah tantangannya.
Mulai dari kesulitan dalam menjaga kualitas, human error, dan inventaris yang tidak teratur, pemilik cafe sering dibuat pusing.
Apa solusinya? Jawabannya adalah membuat SOP (Standar Operasional Prosedur) cafe.
Pada artikel ini, kami akan membahas contoh SOP untuk bisnis cafe beserta cara menyusun dan mengimplementasikannya.
Mengapa Cafe Harus Memiliki SOP?
Meskipun menyusun SOP untuk seluruh proses di cafe Anda kedengarannya merepotkan, tapi manfaat yang Anda dapatkan akan sangat sepadan.
Berikut ini beberapa keuntungan menggunakan SOP (Standard Operating Procedures) untuk cafe:
1. Hasil yang konsisten
Konsistensi adalah kunci keberhasilan cafe dalam jangka panjang.
Jika suatu hari pelanggan mendapatkan kopi yang sempurna, namun di kunjungan berikutnya rasanya berbeda atau kualitasnya menurun, bukan tidak mungkin mereka tidak akan kembali.
Dengan SOP, karyawan tahu apa yang harus mereka lakukan, bagaimana melakukannya, dan kapan.
Dengan begitu, kualitas layanan dan produk di cafe Anda akan tetap terjaga.
2. Alur kerja lebih efisien
Tanpa aturan yang jelas, karyawan bisa bingung menghadapi situasi tertentu dan rentan melakukan kesalahan.
Dengan adanya SOP cafe, semua ketidakpastian ini bisa dihilangkan.
Karena proses telah disistematisasi, seluruh tim dapat bekerja lebih efisien, produktif, dan meminimalkan potensi kesalahan.
3. Pelatihan karyawan baru lebih cepat dan terstruktur
Setiap karyawan baru perlu melalui proses pelatihan sebelum mulai bekerja.
Namun, staf atau manajer yang melatih tentu memiliki keterbatasan dan bisa saja melewatkan hal penting.
Dengan SOP cafe, karyawan baru akan memiliki dokumen panduan yang menjelaskan langkah-langkah kerja secara detail.
Pengetahuan kerja yang terdokumentasi juga menjaga kesinambungan informasi meskipun terjadi pergantian karyawan.
Baca Juga: Contoh SOP Restoran dan Cara Menyusunnya
4. Memastikan kepatuhan terhadap regulasi
Inspeksi mendadak dari pihak berwenang bisa mengakibatkan denda besar, bahkan penutupan cafe jika ada pelanggaran terhadap regulasi yang berlaku.
Dengan menyusun SOP yang sejalan dengan peraturan keamanan dan kesehatan pangan di wilayah Anda, Anda dapat memastikan cafe selalu patuh terhadap ketentuan hukum yang berlaku.
5. Kepuasan pelanggan meningkat
SOP cafe membantu memastikan setiap pelanggan mendapatkan sajian yang enak dengan kualitas yang konsisten, serta pelayanan yang ramah di setiap kunjungan.
Pengalaman positif yang konsisten akan mendorong loyalitas pelanggan dan mendorong mereka merekomendasikan café Anda kepada orang lain.
Baca Juga: Contoh SOP Bengkel dan Cara Membuatnya
Contoh SOP yang Harus Dimiliki oleh Cafe
Berikut ini adalah rincian SOP cafe yang sebaiknya Anda terapkan berdasarkan kategori, lengkap dengan contohnya:
1. Contoh SOP pembukaan & penutupan cafe
Tujuan: Menstandarkan prosedur awal dan akhir operasional agar tidak ada hal penting yang terlewat.
Contoh SOP Pembukaan:
- Buka semua pintu
- Nyalakan lampu, AC, dan musik
- Aktifkan sistem kasir, mesin dapur, dan mesin kopi
- Periksa uang kecil di laci kasir
- Cek stok bahan makanan yang mudah rusak
Contoh SOP Penutupan:
- Matikan semua mesin
- Bersihkan area bar dan dapur secara menyeluruh
- Rekonsiliasi kas akhir
- Cadangkan data penjualan (jika dilakukan secara manual)
- Kunci ruang penyimpanan, lemari pendingin, dan laci kasir
2. Contoh SOP layanan pelanggan cafe
Tujuan: Menjamin semua pelanggan mendapatkan pelayanan yang baik tanpa bergantung pada siapa yang bertugas.
Contoh SOP Layanan:
- Sambut pelanggan dalam waktu 5 detik setelah masuk
- Tersenyum dan lakukan kontak mata
- Konfirmasi pesanan dan ulangi untuk memastikan
- Tawarkan menu tambahan atau paket hemat
- Ucapkan terima kasih dan ajak untuk kembali
3. Contoh SOP penyajian minuman & makanan cafe
Tujuan: Menjamin semua produk tersaji dengan kualitas dan standar yang sama setiap saat.
Contoh SOP Pembuatan Cappuccino Klasik:
- Giling 18 gram biji kopi segar
- Tekan (tamp) dengan tekanan 30 lbs
- Ekstrak espresso selama 25–28 detik
- Steam susu hingga suhu 65°C tanpa gelembung besar
- Tuang dengan membentuk latte art
- Sajikan dengan sendok kecil dan tisu
Yang perlu dicantumkan dalam SOP ini:
- Takaran (gram/ml)
- Panduan suhu
- Peralatan yang digunakan
- Instruksi penyajian/plating
Baca Juga: Contoh SOP Minimarket, Manfaat, dan Cara Membuatnya
4. Contoh SOP manajemen stok & persediaan cafe
Tujuan: Menghindari kelebihan stok, kekurangan bahan utama, serta mengontrol biaya.
Contoh SOP Inventaris:
- Cek bahan segar setiap pagi sebelum buka
- Cek bahan kering setiap hari Minggu
- Gunakan metode FIFO
- Notifikasi stok minimum (contoh: stok susu <5L = pemesanan ulang)
- Catatan pemborosan diisi setiap hari
5. Contoh SOP kebersihan & sanitasi cafe
Tujuan: Menjaga standar kebersihan dan mematuhi peraturan keamanan pangan.
Contoh SOP kebersihan harian:
- Sanitasi meja kerja setiap 2 jam
- Bersihkan kepala mesin espresso saat pergantian shift
- Pel lantai setiap 4 jam
- Blender dicuci setiap kali selesai dipakai
- Bersihkan lemari pendingin setiap hari Minggu
6. SOP manajemen karyawan
Tujuan: Menciptakan lingkungan kerja yang profesional, konsisten, dan adil.
Contoh SOP Karyawan:
- Karyawan absen masuk/keluar melalui mesin biometrik atau POS
- Wajib mengenakan seragam dan tanda nama
- Dilarang menggunakan ponsel di area pelayanan
- Waktu istirahat maksimal 20 menit
Baca Juga: Contoh SOP Hotel dan Tips Menerapkannya
Cara Menyusun dan Menerapkan SOP di Cafe
Berikut panduan untuk membuat dan menerapkan SOP yang efektif di lingkungan kafe:
1. Tentukan ruang lingkup dan tujuan
Mulailah dengan menjelaskan secara jelas tujuan dari setiap SOP yang akan Anda buat.
Apa hasil yang Anda harapkan? Hasil ini bisa berupa memastikan sanitasi yang baik, penerimaan bahan baku segar, atau penanganan bahan makanan yang sensitif.
Jelaskan ruang lingkupnya dengan menyebutkan tugas, bagian, atau lokasi mana saja yang tercakup dalam SOP tersebut.
2. Bentuk tim penyusun SOP
Kumpulkan tim yang terdiri dari orang-orang yang memahami operasional kafe, seperti manajer operasional, barista senior, dan staf dapur.
Kolaborasi tim ini penting untuk memastikan SOP yang dibuat nanti akan mencerminkan praktik terbaik di lapangan.
3. Lakukan evaluasi menyeluruh
Tinjau prosedur operasional yang saat ini diterapkan untuk mengidentifikasi celah atau area yang perlu distandarkan.
Fokuskan evaluasi pada proses penting seperti penerimaan bahan, penyimpanan, persiapan, penyajian, kebersihan, dan sanitasi, agar seluruh aspek operasional kafe tercakup dengan baik.
4. Buat instruksi langkah demi langkah
Susun petunjuk teknis yang rinci dan mudah dipahami untuk setiap prosedur. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas, serta tambahkan ilustrasi seperti diagram atau alur kerja jika perlu.
Cantumkan juga peralatan, bahan, atau tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menjalankan SOP dengan konsisten.
Baca Juga: Berikut 16 Tips Mengembangkan Usaha Kafe Anda
5. Identifikasi risiko dan tetapkan tindakan pengendalian
Masukkan elemen identifikasi risiko dan langkah pengendaliannya untuk menjaga standar kebersihan dan keamanan makanan/minuman.
Contohnya termasuk risiko kontaminasi silang, penyimpanan pada suhu yang tidak tepat, atau kebersihan alat yang kurang.
Tetapkan langkah pencegahan seperti penggunaan APD, protokol sanitasi, atau batas suhu tertentu untuk mengurangi risiko tersebut.
6. Latih dan edukasi karyawan
Agar SOP berjalan efektif, pastikan semua karyawan memahami isinya dan pentingnya penerapan SOP tersebut.
Berikan pelatihan secara menyeluruh, baik saat onboarding maupun secara berkala, untuk memastikan bahwa tim bisa menjalankan setiap prosedur dengan benar.
7. Pantau dan verifikasi kepatuhan
Bangun sistem pemantauan untuk memastikan pelaksanaan SOP berjalan sesuai standar. Ini bisa berupa audit rutin, observasi langsung, atau pelaporan mandiri oleh karyawan.
Gunakan metode verifikasi seperti log suhu, catatan kebersihan, atau uji kualitas produk untuk menilai efektivitas langkah-langkah pengendalian.
8. Tinjau dan perbarui secara berkala
Jadwalkan evaluasi SOP secara rutin agar tetap relevan dan sesuai dengan perkembangan operasional, teknologi baru, atau perubahan regulasi.
Lakukan revisi bila perlu dan segera komunikasikan perubahan tersebut kepada seluruh staf.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Bisnis Cafe yang Menguntungkan
Tantangan yang Kafe Hadapi Saat Menerapkan SOP
Kafe sering kali menghadapi berbagai tantangan dalam menyusun dan menerapkan SOP (Standard Operating Procedures) di setiap tahapannya.
Namun, jangan khawatir. Berikut ini penjelasan dan cara mengatasinya:
Tahap pengembangan dan implementasi SOP
Pada tahap awal penyusunan dan implementasi, banyak kafe memerlukan waktu dan sumber daya yang cukup besar.
Apalagi jika operasionalnya melibatkan banyak proses atau cabang, maka penyusunan SOP yang lengkap dan terstruktur akan menyita banyak tenaga.
Tim manajemen perlu melibatkan berbagai pihak seperti barista, staf dapur, dan bagian kebersihan agar SOP mereka buat benar-benar mencerminkan kebutuhan operasional secara menyeluruh.
Selain itu, kafe juga perlu memastikan bahwa setiap karyawan memahami isi dan tujuan SOP melalui pelatihan rutin.
Kurangnya pemahaman bisa menyebabkan pelanggaran prosedur yang seharusnya bisa dicegah.
Masalah lain yang muncul adalah keterbatasan teknologi. Ketika kafe masih mengandalkan SOP berbasis kertas, proses pembaruan menjadi lambat dan kurang efisien.
Sementara itu, penggunaan sistem SOP digital sering kali membutuhkan biaya tambahan dan pemeliharaan teknis yang tidak semua kafe sanggup tangani.
Mempertahankan dan memperbarui SOP
Setelah menerapkan SOP, kafe masih harus terus memperbarui dan menyesuaikannya dengan perkembangan regulasi maupun teknologi.
Perubahan dalam peraturan kebersihan atau keamanan pangan, misalnya, bisa memaksa manajemen untuk segera merevisi SOP yang berlaku.
Begitu pula ketika kafe mengganti peralatan atau menambahkan produk baru, maka prosedur kerja juga harus disesuaikan.
Jika tidak memiliki sistem kontrol versi yang baik, karyawan bisa saja menggunakan SOP yang sudah tidak relevan, dan ini dapat menimbulkan ketidaksesuaian standar kerja.
Kepatuhan terhadap SOP
Dalam menjaga kepatuhan terhadap SOP, kafe juga perlu mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk audit dan pemantauan rutin.
Manajer harus aktif mengevaluasi apakah staf benar-benar menjalankan SOP sesuai standar.
Ketika menemukan pelanggaran, manajemen harus segera mengambil tindakan dan memberikan pembinaan agar kejadian serupa tidak terulang.
Upaya ini menjadi bagian penting dari proses perbaikan berkelanjutan.
Meski begitu, mengukur efektivitas SOP secara nyata bisa menjadi hal yang sulit, apalagi jika tidak ada indikator kinerja atau data pendukung yang digunakan untuk menilai dampaknya terhadap kualitas layanan maupun kepuasan pelanggan.
Baca Juga: 15 Strategi Pemasaran Kafe yang Wajib Anda Coba
Kesimpulan
Jadi, begitulah contoh SOP cafe beserta cara menyusun, mengimplementasikan, dan kesalahan saat penerapan yang bisa Anda hindari.
Dengan SOP, semua kegiatan di kafe Anda akan berjalan dengan lebih lancar, konsisten, serta efisien.
Untuk membantu proses bisnis yang sesuai dengan SOP, gunakan aplikasi kasir Kledo POS untuk mencatat transaksi, membuat pelaporan, dan mengelola inventaris Anda.
Kledo POS akan mengotomatiskan banyak pekerjaan di kafe, sehingga pekerjaan akan lebih cepat selesai dan meminimalisir kesalahan.
Jika Anda tertarik menggunakan Kledo POS, klik tautan ini sekarang juga untuk mencobanya.
- SOP Cafe: Contoh dan Cara Menyusunnya - 2 Juli 2025
- 8 Aplikasi Kasir Bisnis Franchise dan Tips Memilihnya - 1 Juli 2025
- Berapa Modal Membuka Toko Sembako? Ini Estimasinya! - 30 Juni 2025