Dalam bisnis, mengetahui cara menulis quotation letter adalah hal yang penting. Karena, quotation letter ini adalah dokumen penting yang Anda berikan kepada klien untuk menawarkan barang atau jasa Anda.
Dan karena ‘kesan pertama itu penting’, makanya Anda harus membuat dokumen yang rapi dan jelas bukan?
Dengan memberikan kesan pertama yang baik, klien cenderung lebih puas dan percaya pada profesionalitas Anda, sehingga meningkatkan kemungkinan kesepakatan yang sukses.
Artikel ini akan membahas cara menulis quotation letter, komponen dan jenis-jenisnya, serta template yang bisa Anda unduh.
Pengertian Quotation Letter
Quotation letter atau surat penawaran adalah dokumen resmi dari penjual kepada pembeli yang memuat harga, syarat, dan ketentuan atas barang atau jasa yang ditawarkan.
Surat ini sangat penting agar:
- Komunikasi menjadi jelas
- Kedua pihak tahu apa yang bisa mereka ekspektasikan dari transaksi ini, sehingga mencegah kesalahpahaman
- Membangun kepercayaan dan transparansi antara pembeli dan penjual.
- Menjadi acuan jika terjadi masalah selama transaksi.
Dalam industri yang kompetitif, memberikan penawaran yang akurat dan cepat dapat membantu perusahaan membedakan diri sekaligus membangun hubungan jangka panjang dengan klien.
Baca Juga: Apa Itu Inquiry Letter? Pembahasan Lengkap dan Contohnya
Jenis-Jenis Quotation Letter
Quotation letter dapat berbeda-beda tergantung pada sifat dan tingkat formalitas transaksi. Berikut adalah jenis-jenis quotation letter yang biasanya digunakan oleh bisnis:
1. Business Quotation Letter Sample
Jenis quotation letter ini umumnya digunakan dalam transaksi rutin ketika pembeli meminta harga atas suatu produk atau layanan.
Surat ini berisi informasi detail seperti jumlah barang, harga per unit, syarat pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
Bentuk surat ini biasanya sederhana karena tujuannya adalah agar kedua belah pihak dapat memahami isi surat dengan mudah dan mencapai kesepakatan.
2. Formal Quotation Letter
Perusahaan menggunakan formal ini ketika mereka membutuhkan surat yang lebih profesional dan terstruktur.
Contohnya, ketika sedang berkomunikasi dengan klien dari korporat atau perusahaan besar yang memerlukan pendekatan yang tepat dan profesional.
Surat penawaran formal biasanya lebih rinci serta sering menggunakan bahasa hukum atau kontraktual untuk memenuhi ekspektasi formal dari pihak yang terlibat, dengan tetap menjaga nada profesional.
3. Quotation Enquiry Letter
Surat ini biasanya dikirim oleh pembeli kepada penjual untuk meminta informasi harga secara lengkap.
Surat jenis ini biasanya memuat pertanyaan mengenai harga barang atau jasa, syarat penjualan, dan ketersediaan.
Setelah menerima quotation enquiry letter, penjual akan membalas dengan formal quotation letter yang mencantumkan semua detail yang diminta, termasuk harga dan ketentuannya.
Baca Juga: Letter of Credit: Surat “Sakti” dalam Bisnis Ekspor dan Impor
Komponen Utama dalam Quotation Letter
Quotation letter adalah komunikasi formal antara penjual dan pembeli yang memuat harga, syarat, dan ketentuan dari suatu penawaran.
Dokumen ini harus tersusun dengan baik untuk memastikan kejelasan dan menghindari kesalahpahaman.
Berikut adalah komponen utama yang perlu dimasukkan dalam sebuah quotation letter:
- Informasi Kontak: Mencakup nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Tujuannya untuk memudahkan kedua pihak dalam berkomunikasi.
- Tanggal: Untuk memberi tahu pembeli mengenai jangka waktu harga dan ketentuan yang berlaku.
- Pendahuluan: Penjelasan singkat mengenai tujuan surat serta berisi rangkuman poin-poin utama dari penawaran.
- Rincian Barang atau Jasa: Menjelaskan produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk deskripsi, jumlah, dan informasi relevan lainnya. Catat dengan jelas dan cantumkan juga margin laba, sehingga penjual dapat menilai apakah strategi harga sesuai dengan target.
- Rincian Harga: Termasuk pajak yang berlaku, diskon, maupun biaya tambahan seperti ongkos kirim atau biaya penanganan.
- Syarat dan Ketentuan: Bagian ini berisi syarat dan ketentuan yang terkait dengan penjualan. Misalnya, ketentuan pembayaran, jadwal pengiriman, atau detail garansi.
- Masa Berlaku Penawaran: Cantumkan periode waktu berlakunya penawaran. Dengan begitu, ada batas waktu yang jelas dan pembeli memiliki tenggat untuk mengambil keputusan.
- Penutup: Sebaiknya menyampaikan keinginan penjual untuk melanjutkan negosiasi atau menjawab pertanyaan dari pembeli. Penutup harus ditulis dengan sopan dan profesional, menunjukkan kesediaan penjual untuk melanjutkan komunikasi.
Baca Juga: Letter OF Intent (LOI): Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Cara Menulis Quotation Letter
Surat penawaran harus ditulis dengan jelas dan profesional, karena sering kali menjadi komunikasi formal pertama antara penjual dan pelanggan.
Surat yang ditulis dengan baik membantu perusahaan menyampaikan informasi penting mengenai harga, syarat, dan ketentuan, sekaligus menetapkan ekspektasi yang jelas.
Untuk membuat quotation letter yang efektif, ikuti langkah-langkah berikut:
1. Pilih template surat yang profesional
Gunakan template yang memuat nama perusahaan dan/atau logo.
Cantumkan juga istilah “quote” di bagian atas halaman agar pembaca langsung memahami tujuan dokumen tersebut.
Anda juga bisa menggunakan template quotation letter yang kami sediakan di heading selanjutnya.
2. Masukkan nomor quotation
Nomor quotation adalah nomor unik dan berurutan yang ada pada setiap penawaran yang dikirimkan ke klien, mirip dengan nomor invoice.
Sebaiknya, tampilkan nomor ini di bagian atas agar Anda bisa mudah mengidentifikasinya nanti.
Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:
- Nomor quotation dapat berupa alfanumerik (huruf dan angka, tanpa simbol khusus).
- Umumnya terdiri dari 3–5 digit, tergantung format yang Anda pilih.
- Bisa ditambahkan nama atau inisial klien jika perlu.
3. Tambahkan informasi pelanggan
Detail pelanggan adalah bagian penting dalam setiap surat. Isikan informasi pelanggan untuk memudahkan tindak lanjut.
Bagian ini biasanya mencakup nama, alamat, nomor telepon, atau alamat email.
4. Tambahkan deskripsi produk atau layanan
Cantumkan produk dan/atau layanan yang ditawarkan dalam bentuk line items pada quotation. Sertakan deskripsi, jumlah, nomor produk, harga per unit, serta total harga (jika ada).
Produk dan layanan bisa dikelompokkan berdasarkan tahapan proyek. Pisahkan harga tenaga kerja, material, dan ketentuan pembayaran agar lebih jelas.
Gunakan template quotation yang sesuai dengan industri Anda untuk mempermudah penyusunan rincian biaya.
Baca Juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
5. Tambahkan informasi bisnis dan kontak Anda
Pastikan informasi kontak bisnis dicantumkan secara jelas, akurat, dan mudah ditemukan. Hal ini memudahkan klien menghubungi Anda jika ada pertanyaan.
Informasi ini sebaiknya mencakup:
- Nomor fax (jika ada)
- Nama dan logo perusahaan
- Alamat
- Nomor telepon
- Alamat email
6. Cantumkan tanggal penerbitan
Pastikan untuk mencantumkan tanggal penerbitan surat, yaitu hari ketika dokumen dikirimkan kepada klien. Hal ini penting untuk melacak kapan quotation dikirim.
Tambahkan juga batas waktu berlakunya quotation.
Hal ini sangat penting karena harga dari pemasok, permintaan musiman, dan ketersediaan tenaga kerja dapat berubah seiring waktu, begitu juga harga yang Anda tawarkan.
Dengan adanya tanggal kedaluwarsa, quotation tetap akurat dan dapat disesuaikan dengan proposal bisnis Anda.
Biasanya quotation berlaku selama 14 hingga 30 hari, dengan 30 hari sebagai jangka waktu yang paling umum.
7. Cantumkan syarat dan ketentuan dalam sales quotation
Bagian ini menjelaskan tanggung jawab Anda dan pelanggan dan membantu menghindari perbedaan persepsi dengan klien dan menetapkan ekspektasi sejak awal.
Tanpa syarat dan ketentuan, quotation belum lengkap.
Beberapa contoh yang biasanya dicantumkan antara lain:
- Syarat pembayaran: Misalnya, ada uang muka yang harus dibayar di awal, metode pembayaran yang diterima (dompet digital atau transfer bank), dan jangka waktu pembayaran yang diharapkan.
- Biaya pekerjaan tambahan: Jika proyek membutuhkan pekerjaan tambahan, Anda bisa melindungi bisnis dari risiko tidak dibayar dengan mencantumkan biaya tambahan dalam syarat dan ketentuan. Misalnya, kontraktor dapat mengenakan biaya tetap untuk pemasangan lemari dapur, tetapi tidak untuk biaya pengambilan lemari dari toko (yang bisa dilakukan sendiri oleh pemilik rumah).
- Perubahan proyek yang tidak terduga: Hal ini sangat penting terutama bagi bisnis yang bergantung pada kondisi cuaca atau faktor eksternal lain untuk menyelesaikan pekerjaan.
Setelah semua biaya dihitung, tambahkan pajak (jika berlaku) untuk mendapatkan total akhir.
8. Cantumkan catatan dan/atau detail tambahan
Setelah mencantumkan semua informasi utama, tambahkan komentar tambahan, misalnya:
- Potensi potongan harga (misalnya diskon musiman atau diskon referral)
- Ruang untuk tanda tangan (termasuk e-signature agar lebih praktis)
- Nomor purchase order dari klien
- Diskon khusus (jika ada)
- Catatan ucapan terima kasih atas kerja sama mereka
Usahakan untuk mengirim quotation sesegera mungkin setelah klien menghubungi Anda, idealnya dalam 24 jam setelah kontak pertama.
Selalu lakukan pengecekan ulang sebelum mengirim, termasuk koreksi kesalahan harga atau penulisan, agar quotation mencerminkan profesionalisme Anda.
Baca Juga: Yakinkan Pemilik Usaha dengan Contoh Surat Penawaran Barang Ini
Contoh Template Quotation Letter
Berikut ini adalah beberapa contoh template quotation letter yang bisa Anda unduh, tersedia dalam format DOCX dan PDF:
- Surat penawaran resmi untuk barang/jasa:
- Surat penawaran formal
Baca Juga: Download Surat Penawaran Harga Beserta Contohnya
Kesimpulan
Quotation letter adalah surat untuk menawarkan produk atau jasa kepada pelanggan. Surat penawaran ini sangat penting karena menjadi jembatan komunikasi antara dua pihak.
Oleh karena itu, Anda harus teliti dalam membuat surat penawaran ini. Gunakan template surat penawaran di atas atau gunakan software akuntansi Kledo untuk membantu Anda membuat surat penawaran.
Selain membuat surat penawaran, Kledo juga bisa memudahkan Anda dalam memantau keuangan bisnis, mencatat pembukuan, dan mencetak invoice.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba Kledo melalui tautan ini!
- 9 Strategi Kelola Stok Bisnis Retail Paling Efektif - 25 September 2025
- 8 Strategi Marketing Efektif untuk Bisnis Retail - 23 September 2025
- 10 KPI Keuangan Bisnis FnB yang Harus Anda Tahu - 22 September 2025