Total cost of ownership (TCO) adalah suatu istilah bisnis yang membandingkan seberapa besar harga suatu produk dengan nilai jangka panjangnyaa.
TCO membantu pembeli, penjual, hingga perusahaan untuk menghitung biaya tidak langsung dari suatu produk seperti asuransi, perbaikan, dan perawatan.
Intinya, dengan mempelajari TCO, Anda akan tahu apakah suatu aset layak untuk diinvestasikan atau tidak.
Pada artikel ini, kami akan menjelaskan konsep total cost of ownership, faktor-faktor di dalamnya, cara menghitungnya, penerapannya, hingga tantangan dalam penghitungannya.
Apa itu Total Cost of Ownership?
TCO (Total Cost of Ownership) adalah perhitungan untuk memperkirakan total biaya yang terkait dengan suatu aset tertentu.
Perhitungan ini mengukur seluruh pengeluaran untuk memperoleh, menerapkan, menggunakan, serta membuang atau menghentikan penggunaan suatu produk atau peralatan.
Tujuannya adalah untuk mengetahui gambaran menyeluruh tentang suatu aset dan nilai yang dihasilkannya seiring waktu, sekaligus menjadi dasar dalam membandingkan biaya dan tingkat pengembalian investasi (Return on Investment/ROI).
Bagi bisnis, TCO tidak hanya berfokus pada biaya jangka pendek, tetapi juga menekankan nilai jangka panjang.
Semakin rendah total cost of ownership, semakin baik nilai aset tersebut dalam jangka waktu tertentu.
Baca Juga: Spend Culture dalam Bisnis: Pengertian dan Cara Optimasinya
4 Manfaat Menghitung Total Cost of Ownership
Menghitung TCO membantu pemilik bisnis atau manajer memahami semua biaya dan manfaat dari suatu aset atau pembelian, bukan hanya biaya awalnya saja.
Dengan cara ini, keputusan bisnis bisa dibuat dengan lebih bijak dan menguntungkan dalam jangka panjang.
4 manfaat menggunakan metode TCO antara lain:
1. Penilaian biaya aset yang lebih akurat
Sering kali kita hanya melihat harga beli suatu barang, padahal ada banyak biaya lain yang tersembunyi.
Misalnya, untuk sistem penyimpanan data, selain biaya awal, masih ada biaya tambahan seperti biaya perawatan.
Dengan TCO, semua biaya (baik yang terlihat maupun tidak) akan diperhitungkan.
2. Memahami nilai dan keuntungan bisnis dengan lebih jelas
TCO membantu bisnis melihat seberapa besar manfaat atau keuntungan yang didapat dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
Dalam bidang teknologi, misalnya, TCO membantu perusahaan memilih dan mengelola aset secara efisien agar bisa memberikan hasil maksimal selama penggunaannya.
3. Membuat keputusan pembelian yang lebih bijak
Dengan mengetahui seluruh biaya selama masa pakai suatu produk, bisnis bisa mengambil keputusan yang lebih tepat.
Sebab, terkadang harga awal yang murah justru menimbulkan biaya tambahan di kemudian hari.
Perhitungan TCO membantu melihat gambaran yang lebih lengkap sehingga keputusan pembelian bisa lebih objektif dan menguntungkan.
4. Membantu perencanaan dan pengelolaan jangka panjang
Memahami TCO juga bermanfaat untuk perencanaan keuangan jangka panjang.
Bisnis bisa mengatur anggaran lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan memperpanjang umur penggunaan aset atau peralatan yang dimiliki.
Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Fungsi, Elemen dan Prosesnya
Faktor-Faktor yang Termasuk dalam Total Cost of Ownership
Faktor yang memengaruhi TCO (Total Cost of Ownership) dapat berbeda-beda tergantung pada jenis produk atau layanan, model pembayaran, serta kondisi lainnya.
Namun, secara umum, beberapa jenis biaya yang termasuk dalam TCO antara lain sebagai berikut:
1. Biaya awal
Biaya awal mencakup pengeluaran pertama saat memperoleh aset. Nilainya bisa sangat bervariasi tergantung pada jenis produk atau layanan, serta sistem pembayarannya.
Misalnya, jika Anda perusahaan IT yang sedang mempertimbangkan pembelian ERP. Pertimbagan Anda ada dua jenis: on-premises (di lokasi sendiri) dan off-premises (berbasis cloud).
- On-premises: Pembelian dilakukan untuk perangkat keras seperti hard disk, server penyimpanan, kabel, dan rak penyimpanan. Selain itu, perlu juga dilakukan instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, yang membutuhkan investasi awal cukup besar.
- Off-premises (Cloud): Tidak memerlukan instalasi fisik karena penyimpanan dilakukan di server pihak ketiga. Namun, perlu analisis awal untuk menentukan jenis penyimpanan yang sesuai, seperti hot storage (data sering diakses) atau cold storage (data jarang diakses).
Cloud storage umumnya menggunakan sistem langganan, bukan pembelian sekali bayar. Karena itu, biaya awal terlihat lebih murah, tetapi biaya jangka panjang bisa lebih besar.
2. Biaya penyiapan
Setelah pembelian awal, perusahaan harus menyiapkan sistem, baik itu instalasi perangkat keras maupun langganan cloud baru.
Sering kali, bisnis tidak memperhitungkan biaya waktu, tenaga, dan penyesuaian dalam tahap ini, padahal biaya ini cukup signifikan.
Contohnya:
- Karyawan atau konsultan eksternal perlu waktu untuk membuat sistem file, memindahkan data, dan melatih tim agar bisa menggunakan sistem baru.
- Jika menggunakan konsultan eksternal, biayanya bisa dihitung langsung. Namun jika dikerjakan oleh karyawan internal, TCO harus memperhitungkan waktu kerja yang dialihkan dari tugas lain, termasuk gaji, tunjangan, pajak, biaya pelatihan, dan fasilitas kerja.
3. Biaya operasional
Setelah sistem berjalan, biaya tidak berhenti di situ. Ada banyak pengeluaran berkelanjutan, seperti:
- Untuk sistem on-premises: listrik, pendingin ruangan, ruang tambahan untuk server, biaya staf pemeliharaan, keamanan jaringan, dan infrastruktur tambahan.
- Untuk cloud storage: biaya langganan bulanan yang terus berjalan, serta biaya tambahan seperti egress fees (biaya pengunduhan atau transfer data dari cloud).
Selain itu, produktivitas karyawan juga perlu dievaluasi. Apakah sistem baru mempermudah pekerjaan atau justru menambah permintaan bantuan ke tim TI?
Kehilangan data atau waktu kerja juga dapat dihitung sebagai bagian dari biaya operasional.
Baca Juga: Cara Menghemat Biaya Operasional Agar Bisnis Untung
4. Biaya pemeliharaan
Untuk sistem on-premises, biaya ini mencakup upgrade perangkat keras, pembelian penyimpanan tambahan, perbaikan, serta lisensi perangkat lunak baru.
Sedangkan pada cloud storage, biaya pemeliharaan lebih rendah, tetapi jika ingin menambah kapasitas atau mengubah paket langganan, biaya bulanan bisa meningkat.
Beberapa perusahaan juga menggunakan otomatisasi seperti data lifecycle management (DLM) untuk memindahkan data lama ke penyimpanan yang lebih murah.
Namun, penerapan sistem otomatis ini juga membutuhkan biaya tambahan.
5. Biaya downtime
Jika terjadi gangguan sistem atau kehilangan data, bisnis bisa mengalami kerugian besar. Beberapa jenis kerugian yang perlu dihitung antara lain:
- Produktivitas hilang: karyawan tidak bisa bekerja atau menjadi kurang efisien.
- Kehilangan pelanggan: pelanggan bisa kehilangan kepercayaan dan beralih ke pesaing.
- Biaya pemulihan: biaya untuk mengembalikan data, sistem, dan reputasi bisnis.
6. Nilai akhir masa pakai
TCO juga memperhitungkan nilai aset di akhir masa pakainya, untuk membantu menghitung ROI (Return on Investment).
- Pada on-premises storage, perangkat keras masih bisa dijual kembali atau digunakan ulang meski nilainya menurun.
- Sementara itu, cloud storage bersifat sewa, bukan milik perusahaan. Saat masa penggunaan berakhir, perusahaan tidak memiliki aset fisik yang bisa dijual, bahkan bisa dikenai biaya tambahan untuk memindahkan data ke layanan lain.
Perubahan layanan atau kebijakan dari penyedia cloud juga bisa memengaruhi fleksibilitas dan biaya di masa depan, sehingga analisis TCO perlu diperbarui secara berkala.
Baca Juga: Rumus dan Cara Menghitung Net Cash Flow Beserta Contohnya
Cara Menghitung Total Cost of Ownership (TCO)
Perhitungan TCO dilakukan dengan menjumlahkan semua biaya yang terkait selama periode waktu tertentu.
Rumus sederhananya adalah:
TCO = biaya perolehan + (jumlah semua biaya dan pengeluaran terkait × masa pakai aset)
Jika aset tersebut bisa dijual kembali di masa depan, maka nilai jual kembali (resale value) harus dikurangkan dari hasil akhir TCO.
Contoh perhitungan:
Misalnya sebuah perusahaan menggunakan platform manajemen proses dengan rincian biaya sebagai berikut:
- Biaya implementasi awal: Rp10.000.000
- Pelatihan: Rp3.500.000
- Kustomisasi: Rp35.000.000
- Penyimpanan cloud: Rp2.500.000
Jika masa pakai platform ini adalah 5 tahun, maka perhitungannya:
TCO = Rp10.000.000 + (Rp41.000.000 × 5 tahun)
TCO = Rp215.000.000, atau biaya tahunan rata-rata sekitar Rp45.000.000.
Baca Juga: Cara Menghitung Payback Period, Contoh, dan Kalkulator Gratis
Tantangan dalam Menghitung Total Cost of Ownership (TCO)
Menghitung TCO secara akurat bukanlah hal yang mudah, karena biasanya Anda akan menemui beberapa tantangan seperti di bawah ini:
1. Kesulitan menentukan cakupan biaya operasional
Menetapkan ruang lingkup biaya operasional untuk satu peralatan TI bisa menjadi tantangan.
Beberapa biaya tersembunyi seperti depresiasi, garansi, atau biaya perawatan tambahan sering kali terlewat atau dibandingkan secara tidak akurat antar produk.
Contohnya, biaya dukungan (support) pada satu server mungkin sudah termasuk biaya suku cadang, sehingga tampak lebih mahal daripada server lain.
Namun, hal ini justru bisa menghemat biaya di kemudian hari karena perusahaan tidak perlu membeli sistem baru saat terjadi kerusakan.
2. Tidak memperhitungkan kenaikan biaya yang tidak terduga
Analisis TCO biasanya tidak bisa memprediksi kenaikan biaya yang sulit diperkirakan, seperti lonjakan harga suku cadang akibat perubahan pemasok atau gangguan rantai pasok.
Hal-hal seperti ini bisa menyebabkan total biaya kepemilikan jauh lebih tinggi dari estimasi awal.
3. Tidak memperhitungkan ketersediaan pembaruan dan layanan
Perhitungan TCO juga tidak dapat memperkirakan dampak dari perubahan layanan atau hubungan dengan vendor.
Misalnya, jika penyedia perangkat lunak menghentikan fitur tertentu setelah tiga tahun, berhenti menyediakan suku cadang setelah lima tahun, atau mengakhiri dukungan teknis, perusahaan bisa menghadapi biaya tambahan yang besar dan tidak terduga.
Baca Juga: Tips Negosiasi Supplier yang Terbukti Ampuh, Apa Saja?
Penerapan Total Cost of Ownership (TCO) dalam Berbagai Bidang
Konsep Total Cost of Ownership (TCO) dapat diterapkan di banyak bidang, karena prinsip dasarnya adalah memahami seluruh biaya yang dikeluarkan selama masa pakai suatu aset atau investasi, bukan hanya harga pembeliannya.
Berikut penjelasan penerapan TCO di berbagai sektor:
1. Teknologi Informasi (IT)
Dalam bidang TI, TCO digunakan untuk menilai biaya keseluruhan dari perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan digital.
Contohnya:
- Saat membeli server, perusahaan tidak hanya mempertimbangkan harga perangkat, tetapi juga biaya instalasi, listrik, pendinginan, keamanan data, pemeliharaan, lisensi software, dan dukungan teknis.
- Dalam sistem berbasis cloud, TCO membantu menghitung total biaya langganan, penyimpanan, bandwidth, serta biaya tambahan seperti data transfer atau egress fees.
Tujuannya: membantu manajer TI memilih solusi yang paling efisien dan berkelanjutan dalam jangka panjang.
2. Manufaktur
Dalam industri manufaktur, TCO digunakan untuk menilai mesin atau peralatan produksi.
Contohnya:
- Saat membeli mesin baru, perusahaan mempertimbangkan harga mesin, biaya instalasi, pelatihan operator, perawatan rutin, energi listrik, serta biaya suku cadang selama masa pakainya.
Tujuannya: memastikan bahwa investasi pada mesin memberikan nilai maksimal dan tidak ada biaya tersembunyi yang tinggi.
3. Transportasi dan logistik
Dalam bidang logistik, TCO digunakan untuk menghitung biaya kepemilikan kendaraan atau armada pengiriman.
Contohnya:
- Perusahaan logistik menghitung biaya pembelian truk, bahan bakar, pajak kendaraan, asuransi, servis rutin, serta penurunan nilai kendaraan (depresiasi).
- TCO juga dapat digunakan untuk membandingkan antara memiliki armada sendiri dengan menyewa jasa transportasi pihak ketiga.
Tujuannya: menentukan opsi transportasi yang paling hemat biaya dan efisien.4
4. Pemerintahan dan pengadaan publik
Instansi pemerintah menggunakan TCO dalam proses pengadaan barang dan jasa untuk memastikan penggunaan anggaran yang efisien.
Contohnya:
- Saat membeli komputer untuk kantor pemerintahan, tidak hanya harga unit yang diperhitungkan, tetapi juga biaya listrik, pemeliharaan, pembaruan software, dan pelatihan pegawai.
Tujuannya: memastikan bahwa keputusan pembelian berdasarkan nilai jangka panjang, bukan hanya harga terendah.
5. Konsumen dan Rumah Tangga
Bahkan dalam kehidupan sehari-hari, TCO bisa diterapkan oleh konsumen individu.
Contohnya:
- Saat membeli mobil, seseorang sebaiknya memperhitungkan harga beli, pajak, asuransi, bahan bakar, servis rutin, dan nilai jual kembali.
- Atau ketika membeli peralatan rumah tangga seperti kulkas, pertimbangan tidak hanya harga, tetapi juga konsumsi listrik dan biaya perawatan.
Tujuannya: membantu konsumen membuat keputusan pembelian yang lebih bijak dan hemat dalam jangka panjang.
Baca Juga: Cara Menghitung Laba Rugi dalam Sebuah Bisnis
Kesimpulan
Jadi, begitulah penjelasan mengenai Total Cost of Ownership dan penerapannya dalam bisnis dan kehidupan kita.
Saat hendak membeli sesuatu, sebaiknya jangan mudah tergiur dengan harga yang tampak murah di awal.
Selalu lakukan analisis untuk mengetahui biaya tersembunyi dan biaya lain dalam jangka panjang.
Untuk membantu Anda menganalisis biaya dengan lebih baik, gunakan software akuntansi Kledo yang memiliki fitur pelacakan aset tetap, menghitung depresiasi secara otomatis, hingga mendapatkan laporan secara real-time.
Selain itu, Kledo juga hadir dengan fitur akuntansi lainnya seperti manajemen inventaris, pencatatan transaksi, laporan keuangan, dan lainnya.
Jadi, tunggu apa lagi? Coba Kledo sekarang juga lewat tautan ini!
- Apa Itu Total Cost of Ownership? Definisi dan Cara Menghitung - 29 Oktober 2025
- Mengetahui Penggunaan Balance Sheet dan Cara Menyusunnya - 29 Oktober 2025
- Burn Rate adalah: Cara Menghitung dan Menguranginya - 28 Oktober 2025