Surat jalan barang adalah salah satu dokumen penting dalam aktivitas logistik yang menyertai setiap perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah melakukan pengiriman barang yang sesuai dengan data yang tercantum, dan nantinya bisa diverifikasi oleh penerima.
Banyak pelaku bisnis yang menganggap surat jalan hanya sebagai formalitas, padahal dokumen ini penting sekali untuk keperluan pencatatan stok, rekonsiliasi transaksi, hingga pemantauan pengiriman.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas semuanya secara lengkap, termasuk contoh surat jalan yang bisa langsung digunakan serta tips membuatnya dengan benar sesuai kebutuhan bisnis.
Apa itu Surat Jalan Barang?
Surat jalan barang adalah dokumen penting dalam industri logistik dan supply chain.
Dokumen ini diterbitkan oleh consignee, agennya, atau freight forwarder untuk mengizinkan pengeluaran barang dari carrier (seperti perusahaan pelayaran atau operator gudang) kepada penerima akhir.
Surat jalan barang berfungsi sebagai bukti hak atas barang dan untuk memastikan bahwa barang diserahkan kepada pihak penerima.
Tujuan utama dari surat jalan barang adalah untuk memfasilitasi kelancaran perpindahan barang pada tahap akhir proses logistik.
Dengan memvalidasi pelepasan kargo, dokumen ini membantu mencegah akses tidak sah serta memastikan bahwa semua kewajiban legal, operasional, dan finansial telah terpenuhi.
Tanpa surat jalan barang yang benar, carrier mungkin tidak dapat mengeluarkan barang, yang dapat menyebabkan keterlambatan dan potensi perselisihan.
Baca Juga: Download Contoh Surat Pengajuan Barang Beserta Pengertiannya
Fungsi dan Manfaat Surat Jalan Barang
Surat jalan barang memiliki fungsi dan manfaat sebagai berikut:
1. Memastikan proses logistik yang legal dan taat peraturan
Surat jalan barang berperan penting dalam memastikan kepatuhan legal dalam proses logistik.
Alasannya adalah sebagai berikubat:
- Bukti Otorisasi: Surat jalan barang adalah bukti tertulis bahwa consignee berhak menerima barang. Tanpa surat jalan barang yang benar, carrier atau operator gudang berisiko menyerahkan barang kepada pihak yang tidak berwenang.
- Kepatuhan Bea Cukai dan Regulasi: Dalam perdagangan internasional, surat jalan barang sering menjadi persyaratan dalam proses clearance bea cukai. Dokumen ini menunjukkan bahwa semua bea dan pajak telah dibayar serta kargo telah memenuhi regulasi lokal, sehingga proses pemeriksaan di pelabuhan dapat berlangsung lancar.
- Mitigasi Risiko: Dengan mewajibkan surat jalan barang untuk pelepasan kargo, carrier dan operator gudang dapat meminimalkan risiko penipuan, pencurian, atau kesalahan selama proses penyerahan.
- Dokumentasi untuk Sengketa Hukum: Apabila terjadi perselisihan atau klaim atas pengiriman, surat jalan barang berfungsi sebagai bukti penting untuk memperjelas kepemilikan yang sah dan pelepasan barang.
2. Dampak pada manajemen supply chain
Surat jalan barang memberikan pengaruh besar terhadap operasional supply chain.
Pengelolaan yang tepat memastikan koordinasi yang lancar antara berbagai pihak seperti shipper, carrier, dan consignee.
- Peningkatan Visibilitas dan Traceability: Surat jalan barang memuat informasi penting mengenai pengiriman, seperti deskripsi kargo, informasi consignee, dan instruksi pengiriman. Hal ini memungkinkan semua pihak memantau pergerakan barang dan memastikan pengiriman dilakukan dengan akurat dan tepat waktu.
- Meminimalkan Keterlambatan: Penerbitan dan pengelolaan surat jalan barang yang tepat mencegah keterlambatan pelepasan kargo dengan memastikan semua dokumen lengkap dan akurat sebelum barang tiba di tujuan.
- Operasional yang Lebih Terstruktur: Surat jalan barang mempermudah komunikasi dan kolaborasi antara berbagai entitas dalam supply chain. Carrier, gudang, dan petugas bea cukai dapat menggunakan surat jalan barang sebagai acuan untuk memproses dan menyerahkan barang dengan lebih efisien.
- Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Ketika surat jalan barang dikelola secara efektif, barang dapat diserahkan kepada consignee dengan cepat dan tanpa masalah. Hal ini meningkatkan kepuasan pelanggan karena pengiriman terpenuhi tepat waktu dan bebas kendala.
- Penghematan Biaya: Kesalahan atau keterlambatan dalam pengelolaan surat jalan barang dapat menyebabkan biaya tambahan, seperti biaya penalti. Dengan memastikan penanganan surat jalan barang yang tepat, semua pihak dapat mengurangi risiko tersebut dan mencapai efisiensi biaya.
Baca Juga: 13 Jenis Surat Niaga Beserta Template dan Contohnya
Komponen Wajib dalam Surat Jalan Barang
Surat jalan barang biasanya memuat informasi seperti:
- Detail Consignee: Nama, alamat, dan informasi kontak pihak yang berwenang menerima barang.
- Informasi Carrier: Informasi mengenai perusahaan pelayaran, freight forwarder, atau gudang yang menangani kargo, termasuk detail kontak serta referensi terkait peran mereka dalam proses pengiriman.
- Deskripsi Kargo: Uraian lengkap mengenai barang, termasuk jenis, jumlah, berat, dimensi, dan instruksi penanganan khusus (misalnya persyaratan suhu terkontrol).
- Nomor Referensi Pengiriman: Referensi penting seperti nomor bill of lading (BOL), nomor kontainer, dan ID pelacakan pengiriman. Referensi ini memungkinkan semua pihak menelusuri dan memverifikasi perjalanan pengiriman barang.
- Instruksi Pengiriman: Instruksi khusus mengenai lokasi dan waktu pengiriman barang, serta kebutuhan khusus lainnya terkait proses pengiriman (misalnya penjadwalan janji temu atau area tujuan dengan akses terbatas).
- Konfirmasi Pembayaran: Dokumentasi atau bukti bahwa semua biaya terkait (seperti ongkos pengiriman, bea cukai, pajak) telah diselesaikan. Hal ini memastikan bahwa kewajiban finansial telah dipenuhi sebelum kargo dilepaskan.
Baca Juga: Download Contoh Surat Permohonan Pembayaran Docs
Langkah / Cara Membuat Surat Jalan Barang
1. Tentukan data yang dibutuhkan
Sebelum membuat dokumen, pastikan Anda sudah memiliki semua informasi penting, yaitu:
- Nomor surat jalan
- Tanggal pengiriman
- Nama dan alamat pengirim
- Nama dan alamat penerima
- Detail barang (nama barang, jumlah, berat, kode barang jika ada)
- Instruksi pengiriman (jika diperlukan)
- Nama sopir / kurir dan nomor kendaraan (opsional)
- Tanda tangan pengirim & penerima
2. Buat header surat
Di bagian atas, cantumkan:
- Nama perusahaan / toko
- Logo (jika ada)
- Alamat dan kontak perusahaan
- Judul: SURAT JALAN BARANG untuk memudahkan penerima mengenali dokumen resmi.
3. Cantumkan data pengiriman
Tuliskan informasi dasar pengiriman seperti:
Nomor Surat Jalan : ___________
Tanggal : ___________
Nama Pengirim : ___________
Nama Penerima : ___________
Alamat Tujuan : ___________
Jika pengiriman menggunakan armada sendiri, bisa tambahkan nama sopir dan nomor kendaraan:
Nama Sopir : ___________ Nomor Kendaraan : ___________
4. Buat tabel daftar barang
Gunakan tabel agar mudah dibaca. Kolom umum meliputi Nama Barang, Jumlah, Berat / Volume, dan Keterangan.
Jika perlu, tambahkan kolom opsional seperti SKU / Kode Barang, No. Batch, Tanggal Kedaluwarsa, dll.
5. Tambahkan pernyataan & tanda tangan
Barang telah diterima dalam kondisi baik dan sesuai jumlah.
Tanda Tangan Pengirim : __________________
Tanda Tangan Penerima : __________________
Nama Jelas : __________________
Tanggal Penerimaan : __________________
Untuk pengiriman internal perusahaan, bisa tambahkan Stempel Perusahaan (jika ada).
6. Simpan & Cetak
Jangan lupa untuk menyimpan dokumen dalam format PDF agar tata letak tidak berubah. Setelah itu, cetak 2–3 rangkap:
- Untuk pengirim
- Untuk penerima
- Untuk arsip perusahaan (opsional)
Baca Juga: Struktur Surat Penawaran Bisnis, Komponen, dan Contohnya
Contoh Format Surat Jalan Barang
Berikut ini adalah contoh format surat jalan barang yang bisa Anda gunakan:
SURAT JALAN BARANG
No. Dokumen: __________________________
Tanggal: ___ / ___ / ______
1. Informasi Pengirim
Nama Perusahaan : __________________________________________
Alamat : __________________________________________
Nomor Telepon : __________________________________________
Email : __________________________________________
2. Informasi Penerima
Nama Penerima : __________________________________________
Perusahaan (jika ada) : __________________________________________
Alamat : __________________________________________
Nomor Telepon : __________________________________________
3. Detail Pengiriman
Nomor Referensi (BOL / No. Pesanan / Resi) : ______________________________
Carrier / Ekspedisi / Freight Forwarder : ______________________________
Nomor Kontainer / Nomor Kendaraan : ______________________________
Petugas / Driver Pengantar : ______________________________
4. Daftar Barang
| No | Deskripsi Barang | Jumlah | Satuan | Berat | Catatan |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 |
Total Jumlah Barang: __________________
Total Berat: __________________
5. Instruksi Pengiriman
Lokasi Pengiriman : __________________________________________
Tanggal Pengiriman : ___ / ___ / ______
Instruksi Khusus : __________________________________________
- Barang memerlukan penanganan khusus
- Pengiriman terjadwal / janji temu
- Lokasi akses terbatas
6. Konfirmasi Pembayaran
- Semua biaya pengiriman telah dibayar
- Bea dan pajak telah diselesaikan
Lampiran bukti pembayaran: _______________________
7. Tanda Tangan
| Pengirim | Pengantar / Carrier | Penerima |
| Tanda tangan: __________ | Tanda tangan: __________ | Tanda tangan: __________ |
| Nama: __________________ | Nama: __________________ | Nama: __________________ |
| Tanggal: ___ / ___ / ____ | Tanggal: ___ / ___ / ____ | Tanggal: ___ / ___ / ____ |
Download Contoh Format Surat Jalan Barang
Jika Anda ingin format di atas dalam bentuk word (.docx), maka Anda bisa mengunduhnya lewat tautan di bawah ini:
Selain format di atas, ada beberapa contoh bentuk surat jalan barang juga, seperti:
1. Contoh Surat Jalan Barang
2. Contoh Surat Jalan Barang
3. Contoh Surat Jalan Barang
Baca Juga: Download Contoh Surat Kenaikan Harga dan Tips Membuatnya
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Surat Jalan dan Cara Mengatasinya
Mengelola delivery order (surat jalan barang) sering kali menghadirkan berbagai tantangan, terutama saat menangani operasi logistik yang kompleks atau pengiriman internasional.
Beberapa masalah utama yang umum terjadi meliputi:
- Informasi Tidak Lengkap atau Salah: Kesalahan dalam surat jalan, seperti detail penerima yang tidak lengkap, deskripsi barang yang salah, atau nomor referensi yang tidak valid, dapat menyebabkan keterlambatan pemrosesan dan pengeluaran barang.
- Pengiriman atau Penerbitan Surat Jalan Terlambat: Keterlambatan dalam menerbitkan atau menyerahkan surat jalan kepada pihak pengangkut atau operator gudang dapat mengakibatkan penundaan pelepasan barang sehingga mengganggu jadwal rantai pasok.
- Kesenjangan Komunikasi:Koordinasi yang buruk antara para pemangku kepentingan (pengirim, pengangkut, freight forwarder, dan penerima) dapat menyebabkan kesalahpahaman dan melewati tenggat terkait surat jalan.
- Kesalahan dalam Penanganan Dokumen: Penanganan surat jalan secara manual, terutama dalam lingkungan dengan volume barang tinggi, meningkatkan risiko kesalahan, salah tempat, atau hilangnya dokumen, yang berpotensi menyebabkan keterlambatan pengeluaran barang.
- Risiko Penipuan dan Keamanan: Perubahan tidak sah atau pemalsuan surat jalan dapat mengancam keamanan barang dan memunculkan sengketa antar pemangku kepentingan.
Cara mengatasi tantangan dalam membuat surat jalan barang
- Pastikan Informasi Akurat dan Lengkap: Memverifikasi keakuratan dan kelengkapan surat jalan sebelum dikirim sangatlah penting. Buatlah daftar pengecekan (checklist) untuk informasi utama dapat membantu menghindari kesalahan.
- Perkuat Komunikasi: Mendorong komunikasi yang jelas dan tepat waktu antar seluruh pihak dalam rantai pasok dapat mencegah kesalahpahaman. Pembaruan rutin antara pengirim, pengangkut, dan penerima menjadi faktor penting untuk kelancaran proses.
- Standarisasi Proses: Membuat template dan alur kerja yang terstandarisasi untuk surat jalan dapat menyederhanakan proses serta memastikan konsistensi, terutama bagi organisasi dengan volume pengiriman yang tinggi.
- Berikan Pelatihan kepada Staf: Minimalisir risiko kesalahan dan keterlambatan dengan melatih staf yang terlibat dalam pengelolaan surat jalan barang.
- Manfaatkan Teknologi untuk Keamanan: Menggunakan sistem digital yang aman dengan protokol autentikasi dapat membantu mencegah penipuan dan memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang dapat mengakses atau mengubah surat jalan.
- Pantau dan Tinjau Kinerja: Menganalisis metrik kinerja secara berkala, seperti waktu proses rata-rata dan tingkat kesalahan, dapat membantu mengidentifikasi hambatan serta area yang perlu ditingkatkan dalam pengelolaan surat jalan.
- Siapkan Rencana Kontinjensi: Memiliki rencana cadangan, seperti rute alternatif atau prosedur percepatan, dapat membantu mengurangi dampak keterlambatan tak terduga atau masalah dokumen.
Baca Juga: Strategi Bisnis Ekspedisi Terbaik Bagi Anda Pemilik Bisnis Ekspedisi
Bagaimana Software Akuntansi Kledo Membantu Membuat Surat Jalan Barang
Software akuntansi Kledo adalah salah satu tool yang bisa Anda gunakan untuk membantu membuat dan mengelola surat jalan barang dengan lebih efisien.
Dengan Kledo, Anda bisa membuat surat jalan barang yang terintegrasi dengan pemesanan, pergudangan, dan tagihan.
Anda bisa membuat surat jalan barang dari data transaksi penjualan, sehingga Anda tidak perlu mengetik ulang data barang.
Hal ini tentu saja menghemat waktu dan meminimalisir kesalahan input.
Anda juga bisa menambahkan detail pengiriman dan mencetak surat jalan barang untuk keperluan Anda.
Untuk penjelasan lebih lengkapnya, Anda bisa tonton video di bawah ini:
Baca Juga: Strategi Bisnis Ekspedisi Terbaik Bagi Anda Pemilik Bisnis Ekspedisi
Kesimpulan
Surat jalan barang sangat penting dalam proses logistik, karena menjadi dokumen resmi yang mengizinkan barang dilepas ke carrier.
Tetapi, mengelola surat jalan barang secara manual cukup memakan waktu dan rentan menyebabkan keterlambatan pengiriman yang merugikan.
Di era operasional yang serba cepat seperti sekarang, bisnis Anda tidak bisa lagi bertumpu pada sistem lama.
Gunakanlah aplikasi modern seperti software akuntansi Kledo. Kledo memungkinkan Anda membuat surat jalan secara otomatis langsung dari transaksi penjualan.
Anda juga bisa menambahkan informasi pelanggan, stok, dan detail barang. Selain itu, surat barang ini pun terintegrasi secara real-time dan siap dicetak atau dikirim dalam format PDF hanya dalam hitungan detik.
Yuk, jadikan pengelolaan bisnis Anda menjadi lebih baik bersama Kledo! Coba gratis sekarang lewat tautan ini!
- Download Contoh Surat Jalan Barang yang Benar Dan Gratis - 2 Desember 2025
- Mengenal Bisnis Toko Serba 35 dan Cara Memulainya - 2 Desember 2025
- 15 KPI Bisnis Retail Terpenting Yang Harus Anda Ketahui - 1 Desember 2025