Faktur Penjualan: Pengertian, Fungsi, Komponen dan Cara Membuatnya

faktur penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang dikirim oleh penyedia produk atau layanan kepada pembeli yang menunjukkan barang atau layanan yang disediakan dan jumlah yang terutang.

Faktur menetapkan kewajiban di pihak pembeli untuk membayar. Faktur adalah bagian penting dari pembukuan dan sistem pencatatan akuntansi bisnis Anda karena mereka mencatat transaksi penjualan.

Setiap bisnis berbeda dalam banyak hal dan melakukan berbagai tugas, layanan, dan menjual berbagai produk. Masing-masing dari mereka harus profesional dalam hal komunikasi klien.

Ada beberapa cara bisnis perlu berkomunikasi dengan klien, dan salah satunya adalah “Faktur” yang merupakan elemen yang sangat penting untuk mendapatkan bayaran.

Faktur harus seprofesional promosi penjualan dan sesuai dengan tujuan bisnis Anda, menonjol sebagai faktor branding, dan memenuhi kebutuhan klien Anda.

Faktur penjualan profesional sangat cocok untuk memenuhi persyaratan penagihan bisnis inti dan membantu Anda memastikan arus kas yang stabil.

Pelajari lebih lanjut tentang apa yang disertakan dalam faktur, cara kerjanya, dan cara membuat faktur penjualan yang baik serta cara membuat faktur secara online

Apa itu Faktur Penjualan?

faktur penjualan

Masih banyak pemilik usaha yang belum paham apa itu faktur penjualan? Orang-orang mengambil banyak definisi untuk jenis faktur ini, tetapi setiap orang harus mengikuti definisi standar faktur penjualan.

Menurut Kamus Cambridge, “Faktur penjualan atau sales invoice adalah dokumen yang dikirim ke pelanggan dengan daftar barang/produk atau layanan yang telah mereka beli dan harganya, pajak penjualan, jumlah total, dan tanggal sebelum pelanggan harus membayar.”

Secara umum, tagihan penjualan akan mencakup deskripsi layanan dan barang yang diberikan, rincian jumlah, batas waktu pembayaran, dan berapa banyak uang yang harus dibayar klien.

Detail kecil ini memungkinkan Anda untuk menyimpan transaksi terperinci dari penjualan Anda untuk tujuan akuntansi faktur.

Fungsi Faktur Penjualan

faktur penjualan

Sekarang Anda telah mengetahui faktur penjualan adalah untuk meminta pembayaran atas produk dan layanan yang telah Anda berikan kepada konsumen.

Sangat penting bagi bisnis untuk mendapatkan bayaran tepat waktu untuk tetap konstan dalam arus kas mereka. Dan untuk itu, mereka perlu mengirim tagihan ke klien tepat waktu. Jadi, mari kita lanjutkan untuk memahami mengapa tagihan penjualan sangat penting bagi bisnis.

Untuk alat pembukuan yang tepat

Faktur penjualan sangat penting bagi bisnis karena setiap bisnis harus jelas tentang dasar sistem pembukuan keuangan bisnis.

Dokumen ini membantu bisnis sebagai bukti dalam mencatat penjualan. Dengan mengatur dan mengarsipkan semua faktur yang telah Anda kirim ke klien dengan tepat, Anda akan memiliki semua informasi yang berguna.

Sehingga Anda dapat menggunakannya kapan pun Anda perlu melacak penjualan yang telah Anda buat, memantau arus kas konstan dan keseimbangan bisnis. , dan membuat laporan keuangan yang kuat.

Baca juga: Cara Membuat Kwitansi Pembayaran Anti Ribet, Ini Formatnya

Dasar untuk pelaporan pajak

Faktur penjualan penting sebagai dokumen hukum untuk memverifikasi klaim yang Anda buat atas pelaporan pajak. Pemerintah merekomendasikan bahwa penyedia layanan atau pemilik bisnis harus menyimpan dokumen pendukung mereka seperti faktur di tempat yang aman, jika mereka perlu mengkonfirmasi informasi yang Anda sertakan selama pelaporan pajak Anda.

Anda juga dapat merujuk ke faktur terkirim sebelum mengirim dokumen Anda untuk pelaporan pajak dan membuat informasi dalam bisnis Anda terrmasuk pendapatan dan pengeluaran.

Proses manajemen persediaan yang lebih baik

Jika Anda memiliki bisnis kecil yang menjual produk fisik kepada pelanggan, faktur penjualan Anda mudah melakukan manajemen persediaan dan membantu Anda memastikan bahwa Anda selalu memiliki persediaan yang cukup untuk setiap produk yang paling laris untuk memenuhi pesanan Anda yang akan datang.

Yang terbaik adalah bahwa dokumen ini dapat membantu Anda melacak berapa banyak persediaan yang Anda miliki dan berapa banyak stok yang Anda perlukan di masa depan berdasarkan catatan masa lalu dan permintaan klien.

Standar perlindungan hukum

Faktur penjualan dapat membantu Anda melindungi diri dari tuntutan hukum yang tidak penting atau tidak terbukti yang mungkin muncul di jalur bisnis Anda.

Dalam kasus seperti itu, dokumen ini dapat membantu Anda mengungkapkan jenis layanan apa yang telah diberikan bisnis Anda kepada klien dan durasi pekerjaan. Terutama, ketika ditandatangani oleh klien, itu menjadi dasar hukum yang jelas bagi bisnis Anda.

Data kolektif untuk strategi bisnis

Faktur penjualan memainkan peran penting ketika Anda merencanakan strategi bisnis masa depan Anda. Invoice dapat membantu Anda menganalisis berapa banyak pendapatan yang Anda hasilkan dan perubahan apa yang ada dalam hal produk dan arus kas.

Anda dapat menggunakan data untuk memperkirakan anggaran rencana bisnis Anda, misalnya, Anda dapat mengidentifikasi berapa banyak uang tunai yang tersedia untuk diinvestasikan untuk peningkatan bisnis.

Berdasarkan data invoice sebelumnya, Anda dapat mengidentifikasi produk/jasa Anda yang paling populer dan terburuk dan mengidentifikasi produk/layanan yang tidak menghasilkan pendapatan.

Dengan semua informasi kolektif, Anda akan dapat membuat keputusan yang kuat untuk penawaran bisnis Anda guna menghasilkan lebih banyak klien potensial dan meningkatkan keuntungan.

Banner 1 kledo

Hubungan Faktur Penjualan dan Akuntansi

Faktur penjualan dalam akuntansi keuangan adalah alat yang digunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan klien tentang jumlah yang harus dibayar untuk ditukar dengan barang yang telah dijual.

Faktur penjualan harus mencakup informasi tentang barang mana yang telah dibeli pelanggan, jumlah yang dibelinya, diskon yang diterimanya, dan jumlah total utangnya.

Selain itu, faktur penjualan harus berisi ringkasan singkat tentang persyaratan transaksi, seperti jeda waktu yang dapat diterima antara penjualan dan pembayaran.

Faktur penjualan dan buku besar

Faktur penjualan menunjukkan pendapatan yang diperoleh perusahaan Anda. Jika menggunakan metode akuntansi akrual, yang memperlakukan penjualan sebagai pendapatan bahkan sebelum Anda benar-benar dibayar untuk itu, faktur penjualan adalah item yang harus dimasukkan di bagian pendapatan dari buku besar Anda.

Total penghasilan bisnis Anda adalah angka yang mencakup jumlah total semua faktur penjualan Anda untuk periode tertentu, serta pendapatan tambahan apa pun yang diperoleh perusahaan Anda, seperti dari penjualan atau penyewaan properti bisnis.

Baca juga: Contoh Invoice Hotel Paling Lengkap dan Mudah untuk Dibuat

Faktur penjualan dan piutang usaha

Akuntansi keuangan Anda juga harus mencakup sistem untuk melacak faktur penjualan mana yang telah dibayar oleh klien Anda, dan transaksi mana yang mewakili pendapatan yang masih perlu dikumpulkan.

Piutang usaha adalah istilah akuntansi yang menggambarkan penjualan atau transaksi yang telah dilakukan bisnis Anda yang pembayarannya masih jatuh tempo.

Melacak piutang memungkinkan Anda menagih pelanggan tunggakan secara efisien, dan juga memberikan informasi tentang apakah kekurangan arus kas berasal dari volume penjualan yang rendah atau pelanggan yang lambat membayar.

Faktur penjualan dan penagihan

Penagihan adalah proses akuntansi keuangan untuk memberikan laporan kepada pelanggan dengan saldo terutang, memberi mereka informasi tentang berapa banyak mereka berutang dan apakah saldo mereka telah lewat jatuh tempo.

Proses penagihan membantu pelanggan Anda dengan memberikan mereka informasi yang jelas tentang saldo yang belum dibayar dan membantu perusahaan Anda dengan mendorong dan memfasilitasi pembayaran pelanggan. Membuat sistem penagihan relatif mudah jika bisnis Anda terus melacak faktur penjualan dan piutang.

Faktur penjualan dan penganggaran

Faktur penjualan adalah alat penting untuk aspek penganggaran akuntansi keuangan karena mereka memberi Anda informasi tentang berapa banyak pendapatan yang dapat Anda harapkan untuk masuk selama periode mendatang.

Jika faktur penjualan Anda mencapai jumlah yang mengesankan, masuk akal bagi bisnis Anda untuk merencanakan pembelian inventaris besar atau peningkatan modal, karena kemungkinan Anda akan segera menerima pendapatan dari faktur yang belum dibayar ini untuk membayar pengeluaran ini.

Komponen Apa yang Harus Ada dalam Faktur Penjualan?

Setiap sales invoice yang Anda buat harus memiliki komponen berikut:

Nomor faktur

Memberi setiap faktur nomor atau kode uniknya membantu Anda dan pelanggan tetap teratur. Gunakan pengidentifikasi unik untuk setiap faktur bisnis untuk membedakan antara beberapa pelanggan atau beberapa faktur untuk pelanggan yang sama.

Sebagian besar solusi faktur online akan secara otomatis menghasilkan nomor faktur unik untuk Anda, meskipun Anda dapat memutuskan format yang ingin Anda gunakan.

Misalnya, Anda dapat menetapkan nomor faktur secara kronologis (seperti Faktur #0001, Faktur #0002, dan seterusnya) atau menggunakan format tertentu untuk setiap klien (seperti Faktur #PelangganA0001, #PelangganB0002, dan seterusnya).

Tanggal faktur

Nyatakan hari faktur bisnis dibuat. Ini sangat penting jika persyaratan pembayaran Anda menentukan bahwa faktur harus dibayar dalam waktu 30, 60, atau 90 hari dari tanggal faktur, misalnya.

Logo bisnis

Logo bisnis membuat faktur Anda terlihat profesional dan memberi pelanggan rasa percaya diri tambahan saat melakukan pembayaran. Solusi seperti PaySimple dapat menambahkan logo bisnis Anda langsung ke setiap faktur.

Informasi kontak bisnis

Faktur bisnis Anda harus dengan jelas menampilkan nama bisnis, email, dan nomor telepon Anda, serta situs web dan alamat fisik Anda. Mencantumkan informasi ini memudahkan pelanggan untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan dan dapat menghilangkan penundaan pembayaran.

Informasi kontak pelanggan

Sertakan nama pelanggan Anda (atau nama dan jabatan penghubung, jika Anda bekerja dengan organisasi yang lebih besar) pada faktur bisnis. Tambahkan informasi kontak lain yang Anda miliki, termasuk email pelanggan, nomor telepon, dan alamat fisik.

Deskripsi produk dan layanan yang diberikan

Sertakan deskripsi terperinci dari setiap produk, proyek, tugas, atau layanan yang disertakan dalam faktur bisnis Anda.

Harga dan kuantitas untuk setiap produk atau jasa yang diberikan

Pada sales invoice bisnis Anda, tunjukkan jumlah setiap produk dikalikan dengan harganya. Jika Anda menyediakan layanan, cantumkan biaya tetap atau tarif per jam dikalikan dengan total jam kerja.

Subtotal, ditambah pajak atau diskon yang berlaku

Hitung subtotal untuk semua yang tercantum di faktur bisnis Anda, dan jangan lupa untuk menerapkan pajak atau diskon yang berlaku.

Jumlah jatuh tempo dan tanggal jatuh tempo

Setelah diskon atau pajak diterapkan pada subtotal di atas, tunjukkan jumlah total yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran faktur bisnis.

Tombol Klik untuk Bayar

Faktur bisnis online memudahkan pelanggan untuk segera membayar Anda, melalui kartu debit, kartu kredit, atau transfer virtual account.

Saat pelanggan mengeklik untuk membayar, mereka akan diarahkan ke formulir tempat mereka dapat mengirimkan informasi pembayaran, meninjau syarat dan ketentuan, dan cukup mengeklik “bayar”.

Catatan, komentar, dan syarat pembayaran

Ini adalah tempat untuk memasukkan informasi tentang syarat pembayaran Anda, “terima kasih telah berbisnis dengan kami”, atau keduanya.

Misalnya, Anda dapat memberi tahu pelanggan kapan tepatnya Anda mengharapkan pembayaran:

  • Apakah pembayaran jatuh tempo setelah diterima, setelah penyelesaian proyek atau pengiriman produk, atau tanggal tertentu di masa mendatang?
  • Apakah ada deposit yang harus dibayar, dan jika ya, kapan jatuh temponya?
  • Jika klien membayar melewati tanggal jatuh tempo, apakah ada biaya keterlambatan?

Terakhir, jika pelanggan meminta Anda untuk mencantumkan nomor PO pada faktur bisnis Anda, Anda dapat melakukannya di sini.

Tips Membuat Faktur Penjualan yang Mudah

Membuat faktur penjualan manual tentu akan memakan waktu, terlebih jika Anda memiliki banyak pelanggan. Untuk menghemat waktu dan membuat sales invoice yang sesuai dengan karakteristik bisnis, Anda bisa menggunakan invoice generator yang bisa Anda akses secara online, salah satunya melalui invoice generator Kledo pada tautan ini.

Pada halaman tersebut, Anda bisa dengan mudah membuat faktur dan memilih tampilan faktur yang sesuai dengan bisnis Anda. Terdapat 50 tampilan faktur yang modern, cantik, dan dinamis yang bisa Anda gunakan secara gratis.

Langkah lain yang lebih baik

Menyusun laporan keuangan bisa menjadi tugas yang membosankan. Bahkan jika Anda menggunakan tempalate faktur online, Anda harus memasukkan semua data faktur secara manual, yang bisa menjadi aktivitas yang cukup berat.

Juga, ketika Anda merekam data secara manual, Anda akan memerlukan sistem yang baik untuk mengingat nomor faktur penjualan unik yang harus dicantumkan pada dokumen berikutnya.

Pemrosesan faktur dapat diotomatisasi dengan menerapkan solusi menyeluruh pada proses pembuatan faktur, pencatatan penjualan, dan membuat laporan keuangan secara cepat dan instan.

Keuntungan yang paling jelas termasuk pengurangan biaya dan waktu pemrosesan yang lebih cepat.

Anda bisa mendapatkan seluruh kemudahan ini dengan menggunakan software akuntansi yang memiliki semua fitur tersebut, salah satunya Kledo.

Kledo adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 10 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan skala bisnis. Dengan tampilan menarik dan mudah digunakan, Kledo bisa menjadi solusi total untuk proses operasional dalam bisnis Anda.

Anda bisa menggunakan Kledo secara gratis melalui tautan ini.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *