Pengertian Analisis Pengeluaran Bisnis, Tahapan, dan Manfaatnya

Analisis pengeluaran adalah proses bisnis penting yang membantu organisasi mengidentifikasi cara-cara untuk mengurangi biaya dan mendapatkan nilai yang lebih baik dari hubungan dengan pemasok.

Analisis ini menyediakan cara yang mendetail untuk memeriksa dan melacak pengeluaran di seluruh organisasi pada tingkat yang mendetail, mengungkap pola dan wawasan yang membantu perusahaan mengurangi pemborosan dan memperkuat daya beli mereka.

Analisis pengeluaran yang terus menerus membantu perusahaan memastikan bahwa dalam hal pengadaan, mereka tidak akan pernah menyisakan uang di atas meja.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas secara lengkap apa itu analisis pengeluaran dalam bisnis dan cara yang harus Anda lakukan.

Apa yang Dimaksud dengan Analisis Pengeluaran?

Analisis pengeluaran adalah proses peninjauan pengeluaran saat ini dan historis untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, serta meningkatkan hubungan pengadaan dan pemasok.

Proses ini melibatkan identifikasi dan pengumpulan data pengeluaran dari semua sumber, membersihkan dan mengklasifikasikan data, kemudian menganalisis informasi untuk memahami bagaimana organisasi membelanjakan uangnya dan di mana perbaikan dapat dilakukan.

Analisis pengeluaran memungkinkan organisasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan keuangan yang krusial seperti: Untuk apa kita membelanjakan uang? Dengan siapa kita membelanjakan uang? Apakah kita mendapatkan nilai yang sepadan dengan uang yang kita keluarkan? Apakah ada opsi pengadaan yang lebih baik?

Di sebagian besar perusahaan, data pengeluaran didistribusikan di berbagai sistem di berbagai departemen dan unit bisnis.

Hal ini menyulitkan untuk mendapatkan gambaran keseluruhan dari pengeluaran. Analisis pengeluaran mengoreksi data ini sehingga perusahaan dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang area dan tren pengeluaran utama.

Secara tradisional, analisis pengeluaran yang komprehensif dan menyeluruh di seluruh organisasi sering kali merupakan proses padat karya yang melibatkan banyak langkah manual untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber, kemudian menganalisis dan menyajikannya.

Saat ini, tugas ini dapat diselesaikan dengan lebih cepat, berkat alat analitik canggih seperti software akuntansi atau enterprise resource planning (ERP) yang mengelola data keuangan dari seluruh bisnis.

Baca juga: Pengertian Landed Cost dan Contoh dalam Pencatatan Akuntansi

Mengapa Analisis Pengeluaran Penting?

Analisis pengeluaran merupakan langkah kunci untuk meningkatkan sumber bahan, produk, dan layanan. Analisis pengeluaran sering dipandang sebagai bagian penting dari proses manajemen pengeluaran yang lebih luas yang juga mencakup kontrol pengeluaran dan pengadaan otomatis.

Dengan mengumpulkan wawasan yang mengungkapkan dari siapa perusahaan membeli dan berapa banyak yang dibayarkan, analisis pengeluaran dapat menghasilkan biaya pengadaan barang dan jasa yang lebih rendah.

Analisis ini membantu perusahaan melacak metrik pengeluaran utama dan memberikan dasar untuk mengukur dampak dari strategi baru dan upaya untuk mengurangi pengeluaran.

Dengan membandingkan metrik pengeluaran dengan tolok ukur industri, perusahaan dapat fokus pada area di mana mereka dapat memangkas biaya dan meningkatkan profitabilitas.

Baca juga: Akuntansi Bisnis Konstruksi: Aturan dan Semua hal yang Perlu Anda Tahu

Bagaimana Cara Kerja Analisis Pengeluaran?

Proses analisis pengeluaran dimulai dengan menentukan tujuan utama, seperti menemukan peluang penghematan, memantau tren pengeluaran, atau mengidentifikasi vendor strategis.

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi semua sumber data yang relevan – data pengeluaran mungkin tersebar di beberapa sistem yang digunakan oleh departemen yang berbeda.

Ketika menggabungkan informasi dari sistem-sistem ini, sering kali perlu dilakukan pembersihan dan pengubahan ke format yang sama. Hal ini dapat menjadi aspek yang paling memakan waktu dalam analisis pengeluaran.

Terakhir, perusahaan dapat menganalisis dan memvisualisasikan data menggunakan intelijen bisnis atau alat pelaporan. Hasil analisis memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan bisnis yang strategis.

Sumber Data Analisis Pengeluaran

Untuk melakukan analisis pengeluaran, perusahaan biasanya perlu mengumpulkan data dari berbagai sumber.

Sumber-sumber tersebut biasanya mencakup aplikasi bisnis internal dan mungkin juga mencakup sumber eksternal, seperti rekening bank dan data pembanding.

Apa saja yang termasuk dalam analisis pengeluaran?

Contoh sumber internal dan eksternal dari data yang digunakan dalam analisis pengeluaran meliputi:

• Sistem akuntansi.
• Sistementerprise resource planning (ERP).
• Sistem manajemen pengeluaran.
• Procurement software.
• Software payroll.
• Rekening bank dan kartu kredit.
• Informasi tolok ukur industri.

Baca juga: Analisis ROI: Pengertian, Manfaat, dan Cara Melakukannya

Pengeluaran Langsung dan Tidak Langsung

Pengeluaran dapat dibagi menjadi dua kategori menyeluruh: langsung dan tidak langsung.

Pengeluaran langsung mengacu pada barang dan jasa yang secara langsung terkait dengan pembuatan produk.

Hal ini dapat berupa bahan baku, mesin yang digunakan untuk produksi, biaya tenaga kerja langsung, layanan produksi, dan biaya pengiriman.

Pengeluaran tidak langsung mengacu pada barang dan jasa yang tidak secara langsung terkait dengan produksi tetapi memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan dan mengembangkan operasinya.

Contoh kategori pengeluaran tidak langsung termasuk jasa akuntansi dan hukum, perjalanan dan penginapan, pemeliharaan dan utilitas untuk fasilitas administrasi, dan sumber daya manusia.

Perusahaan dapat mengelola kedua kategori ini secara berbeda. Pada pengadaan tidak langsung, tujuan utamanya adalah penghematan biaya, yang berarti keuntungan yang lebih tinggi.

Untuk pengeluaran langsung, terdapat pertimbangan yang kompleks karena pengeluaran langsung dapat memengaruhi pendapatan dan profitabilitas.

Misalnya, bahan baku berkualitas lebih tinggi mungkin lebih mahal, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk membuat produk yang lebih baik sehingga menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Baca juga: Mengenal Analisis Trend (Trend Analysis) dalam Laporan Keuangan

Manfaat Analisis Pengeluaran

Melakukan analisis pengeluaran secara teratur memberikan manfaat utama di berbagai bidang seperti penghematan biaya, hubungan pemasok yang lebih baik, pengadaan yang lebih efisien, dan perkiraan pengeluaran yang lebih baik. Perusahaan dapat

Mendapatkan visibilitas penuh

Manfaat paling langsung dari analisis pengeluaran adalah visibilitas yang jelas tentang bagaimana perusahaan membelanjakan uangnya.

Informasi ini kemudian dapat digunakan dengan berbagai cara di seluruh perusahaan oleh berbagai staf, mulai dari CEO dan kepala departemen hingga spesialis pengadaan.

Transparansi yang lebih besar terhadap uang yang dibelanjakan untuk material dan layanan memberikan perusahaan kecerdasan untuk mengembangkan inisiatif yang mengurangi biaya, mendorong pendapatan, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Mewujudkan penghematan

Analisis pengeluaran memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi area untuk pengurangan biaya dan peningkatan proses, yang mengarah pada biaya keseluruhan yang lebih rendah untuk pengadaan barang dan jasa.

Analisis ini menyediakan data untuk memahami pengeluaran pada tingkat yang lebih rinci, serta menyoroti pola pengeluaran dan potensi penghematan di seluruh kategori pengeluaran.

Bisnis kemudian dapat memangkas biaya dengan menggunakan produk alternatif, menemukan cara untuk mengkonsolidasikan pemasok, menegosiasikan ulang kontrak, dan mengurangi pengeluaran departemen yang tidak perlu.

Menerapkan efisiensi administrasi

Pengetahuan yang diperoleh dari analisis pengeluaran memungkinkan grup pengadaan menjadi lebih produktif dan efisien.

Sebagai contoh, mereka dapat fokus pada konsolidasi kontrak pembelian untuk mengurangi upaya administratif dan mendapatkan diskon yang lebih baik.

Meningkatkan hubungan dengan pemasok

Perusahaan dapat menggunakan analisis pengeluaran untuk mengevaluasi dan membandingkan pemasok.

Penyedia yang menawarkan nilai yang baik dapat dihargai dengan lebih banyak kontrak, dan penyedia yang berkinerja buruk dapat dihilangkan. Mengurangi jumlah pemasok dapat membuat pengadaan menjadi lebih efisien, sehingga perusahaan dapat fokus menjalin hubungan yang lebih kuat dengan sejumlah kecil vendor strategis.

Analisis pengeluaran juga dapat mengungkap apakah beberapa departemen menggunakan pemasok yang sama; perusahaan dapat menggunakan informasi ini untuk menegosiasikan diskon volume dan persyaratan pembayaran yang lebih baik.

Baca juga: Pengertian Analisis Peluang Pasar (Market Opportunity Analysis) dan Cara Melakukannya

Mengurangi pengeluaran yang tidak penting

Analisis pengeluaran dapat menyoroti kasus-kasus di mana karyawan membeli barang dari pemasok yang tidak disetujui.

Pengeluaran yang tidak penting sering kali menyebabkan biaya yang lebih tinggi karena pembelian ini tidak didasarkan pada harga kontrak yang telah dinegosiasikan.

Selain itu, hal ini dapat menyebabkan masalah kepatuhan karena pemasok belum diperiksa secara memadai.

Meningkatkan perkiraan

Analisis pengeluaran menyediakan data dasar yang memungkinkan organisasi untuk memperkirakan pengeluaran di masa depan dengan lebih akurat dan membuat rencana jangka panjang yang lebih baik.

Setelah perusahaan memiliki pemahaman yang jelas tentang pengeluaran di area tertentu, mereka dapat lebih memahami potensi dampak keseluruhan dari kenaikan biaya atau inisiatif bisnis baru di area tersebut.

Menghadirkan pembandingan

Dengan pemahaman yang baik tentang biaya, organisasi dapat membandingkan kinerja mereka dengan perusahaan lain atau dengan tren pasar saat ini untuk melihat apa yang perlu mereka tingkatkan.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membandingkan pengeluaran sebagai persentase dari pendapatan mereka dalam kategori tertentu dengan bisnis lain dalam industri mereka.

Mereka juga dapat membandingkan pola pengeluaran di berbagai kelompok bisnis untuk melihat apakah ada potensi untuk meningkatkan efisiensi.

Baca juga: Cara Menghitung Keuntungan Bisnis dengan Analisis Profitabilitas

8 Langkah dalam Analisis Pengeluaran

Analisis pengeluaran adalah pekerjaan yang sangat mendetail yang sebaiknya dibagi ke beberapa tim, jika memungkinkan.

Namun, penghematan, wawasan, dan efisiensi yang dihasilkan dari proses ini membuatnya sepadan dengan usaha yang dilakukan.

Langkah-langkah berikut ini dapat membantu tim keuangan Anda memulai di jalur yang benar:

1. Tentukan tujuan Anda

Tujuan yang jelas akan membantu tim mengumpulkan data yang tepat dan merancang analisis.

Tujuannya bisa berupa menemukan cara untuk menghemat uang, menetapkan garis dasar untuk memantau tren di masa depan atau mengidentifikasi vendor strategis.

2. Mengidentifikasi sumber informasi

Wawasan pengeluaran hanya sebaik data yang digunakan dalam analisis, jadi penting untuk mengambil pendekatan komprehensif dalam mengidentifikasi setiap sumber data pengeluaran – yang mencakup semua departemen dan fasilitas.

Baca juga: Mind Mapping: Pengertian, Manfaat, Jenis, Contoh, dan Cara Membuatnya

3. Kumpulkan data ke dalam pusat database

Setelah sumber data diidentifikasi, kumpulkan semua data ke dalam satu database. Data tersebut harus dikonversi ke dalam format yang sama dan mata uang yang sama.

4. Kategorikan data

Perbaiki data dan perbaiki kesalahan dalam transaksi dan deskripsinya. Menstandarisasi data sangat penting untuk analisis.

Sebagai contoh, kelompok-kelompok yang berbeda di dalam perusahaan dapat mendeskripsikan produk atau pemasok yang sama dengan cara yang berbeda.

Semakin teliti Anda pada tahap ini, semakin akurat dan dapat digunakan hasilnya. Standar dan konsistensi yang tinggi adalah kunci keberhasilan.

Baca juga: Berbagai Metode Analisis Akuntansi yang Perlu Anda Ketahui

5. Tautkan pemasok terkait

Data pengeluaran sering kali mencakup beberapa pemasok yang pada kenyataannya, merupakan divisi yang berbeda dari perusahaan yang sama.

Menghubungkan pemasok-pemasok ini akan memberikan gambaran yang lebih akurat mengenai jumlah total pemasok dan bisnis yang dilakukan dengan masing-masing pemasok.

Dengan pengetahuan akan muncul kekuatan: Langkah ini memungkinkan Anda untuk menegosiasikan diskon volume yang lebih baik dan mengelola pemasok dengan lebih baik.

6. Kategorikan pengeluaran

Langkah ini sangat penting untuk memungkinkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti diekstraksi dari data pengeluaran dalam jumlah besar.

Anda dapat mengklasifikasikan pengeluaran menggunakan kategori khusus perusahaan atau sistem klasifikasi standar.

Contoh kategori termasuk hukum, pemasaran, perlengkapan kantor, dan pengeluaran langsung dan tidak langsung.

7. Menganalisis data

Banyak organisasi menetapkan key performance indicator (KPI) untuk melacak pengeluaran.

Selain memantau pengeluaran berdasarkan kategori, departemen dan fungsi, Anda dapat melacak persentase pengeluaran yang ditujukan kepada pemasok pilihan Anda dan persentase pengeluaran tidak penting.

Banyak perusahaan yang memantau pengeluaran sebagai persentase dari pendapatan. Melacak KPI ini dari waktu ke waktu memungkinkan Anda untuk memantau kemajuan terhadap tujuan pengeluaran

8. Ulangi dan sempurnakan prosesnya

Terus perbarui data untuk memastikan bahwa semua orang mematuhi persyaratan kontrak, bekerja dengan pemasok pilihan dan mengenali peluang penghematan.

Analisis pengeluaran secara teratur dan identifikasi praktik terbaik tambahan untuk bisnis setiap kali Anda menggali data.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Anggaran Beserta Tahapannya

Contoh Analisis Pengeluaran

Sebuah perusahaan manufaktur melakukan pemesanan suku cadang dengan ratusan vendor.

Proses analisis pengeluaran perusahaan mengumpulkan data pengeluaran ini dari semua sumber, membersihkan data dari kesalahan dan konsistensi, dan memusatkan data dalam database.

Proses ini mengelompokkan semua pembelian dan mengelompokkan pemasok berdasarkan perusahaan induknya. Data tersebut kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi tren dan pencilan.

Sebagai bagian dari analisis ini, perusahaan membandingkan syarat pembayaran pesanan pembelian, harga, dan jumlah inventaris yang dibeli dari vendor yang bersaing dalam sistem.

Proses analisis mengungkapkan bahwa beberapa pemasok suku cadang dimiliki oleh induk perusahaan besar yang sama.

Tim pengadaan perusahaan manufaktur mendeteksi adanya peluang penghematan dengan melakukan negosiasi ulang dengan induk perusahaan untuk mendapatkan diskon yang lebih baik, berdasarkan total volume pembelian perusahaan.

Jika negosiasi tidak berhasil, perusahaan dapat memilih vendor pesaing yang berbeda yang diidentifikasi selama analisis pengeluaran.

Baca juga: Cara Melakukan Analisis Perbandingan dalam Laporan Laba Rugi

Dapatkan Kejelasan dan Kontrol Pengeluaran Lebih Baik dengan Kledo

Software akuntansi online Kledo memberikan visibilitas real-time ke dalam data keuangan dari seluruh bisnis, membantu organisasi menganalisis dan mengontrol pengeluaran.

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan menghilangkan kebutuhan untuk mengumpulkan dan menormalkan data dari departemen yang berbeda, software akuntansi cloud Kledo menghemat waktu tim keuangan setiap bulan, memungkinkan mereka untuk fokus pada peninjauan detail transaksi, menyelidiki anomali, dan menganalisis tren.

Kemampuan pelaporan keuangan yang komprehensif dan dasbor yang mudah dimengerti dapat membantu tim keuangan melacak metrik pengeluaran dan KPI untuk memantau dan meningkatkan kemajuan menuju tujuan pengeluaran.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Kledo secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Pahami Analisis Arus Kas (Cash Flow Analysis) untuk Bisnis

Kesimpulan

Analisis pengeluaran merupakan langkah penting dalam proses yang lebih luas dalam mengelola dan mengoptimalkan pengeluaran organisasi.

Mengumpulkan, mengkategorikan, dan menganalisis data pengeluaran membantu organisasi mengidentifikasi peluang pengurangan biaya, meningkatkan mitra strategis, dan mengurangi biaya pengadaan secara keseluruhan.